RH

Introduction

Cette application permet de gérer les ressources humaines de l’entreprise. Elle se compose de différentes sous-applications couvrant un large spectre des ressources humaines. Elle permet de gérer : La gestion des employés dont les contrats de travail, la préparation de la paie, la gestion des titres restaurants et des primes, les demandes de congés, les notes de frais, les feuilles de temps, les heures supplémentaires, le recrutement, les formations, les évaluations. Vous pouvez choisir d’activer ou non les différentes sous-applications.

Mots clés : - Préparation de la paie : l’application permet de prendre en charge en amont toute la préparation de la paie, en rassemblant toutes les informations nécessaires à son traitement. Cette préparation doit ensuite être exportée vers un logiciel de paie certifié (selon la législation en vigueur dans le pays). - Feuille de temps : une feuille de temps permet aux employés d’indiquer le temps qu’ils ont passé sur des tâches et/ou des projets. Cette fonction est souvent utilisée dans le cadre de la gestion de projet.

Gestion des employés : Application de gestion des ressources humaines : - Liste des employés : Affiche la liste des employés et permet de créer des fiches employés. - Contrats de travail : Permet de créer des contrats de travail pour les employés. - Préparation de la paie : Menu permettant de gérer la préparation de la paie des employés. - Gestion des titres restaurant : Permet de gérer les tickets restaurants. - Gestion des primes : Permet de gérer les bonus des employés. - Configuration : Activités : Permet de créer des activités de type produit (Chef de projet, projet, audit…) qui peuvent être effectuées par des employés et facturées à des clients / Raisons de fin de contrat : Permet de créer des raisons de fin de contrat de travail / Modèles de contrat de travail : Permet de créer des modèles de contrat de travail / Types de primes : Permet de créer des types de primes pour les employés / Types de contrats de travail : Permet de créer des types de contrats de travail / Années de paie : Permet de créer les années de paie / Période de paie : Permet de créer les périodes de paie / Positions fiscales : Affiche les positions fiscales / Plannings : Gestion des plannings des employés (Planning des événements : Permet de créer des plannings d’évènements pour les employés (par exemple le planning des jours fériés) / Planning hebdomadaire : Permet de créer des plannings hebdomadaires pour les employés).

Recrutement : Application de gestion du recrutement : - Offres d’emplois : Permet de créer et de gérer les offres d’emplois. - Historique des offres : Affiche l’historique de toutes les offres d’emplois. - Toutes les candidatures en cours : Affiche toutes les candidatures en cours. - Candidature : Affiche toutes les candidatures et permet d’en créer de nouvelles. - Configuration : Niveau de diplôme : Permet de créer des niveaux de diplômes / Etape de recrutement : Permet de créer des étapes de recrutement / Provenance : Permet de créer des sources permettant d’indiquer l’origine d’une candidature / Compétences : Permet de créer des intitulés de compétences professionnelles

Formations : Application de gestion des formations : - Mes formations : Affiche les formations de l’utilisateur actif. - Les formations des collab. : Affiche les formations de l’équipe de l’utilisateur actif (profil manager). - Toutes les formations : Affiche toutes les formations. - Tableau de bord de la formation : Tableaux de bord sur les formations. - Configuration : Catégories : Permet de créer des catégories de formations / Formations : Permet de créer les formations / Sessions de formation : Permet de créer les sessions de formations.

Evaluations : Application de gestion des évaluations internes : - Mes évaluations : Affiche les évaluations de l’utilisateur actif. - Les évaluations de mon équipe : Affiche les évaluations de l’équipe de l’utilisateur actif (pour un profil manager ou RH). - Evaluations : Affiche toutes les évaluations. - Configuration : Modèles d’évaluations : Permet de créer des modèles d’évaluations / Types d’évaluations : Permet de créer des types d’évaluations.

Demandes de congés : Application de gestion des demandes de congés : - Compléter ma demande de congés : Permet de compléter et d’envoyer une demande de congés. - Toutes mes demandes de congés : Affiche toutes les demandes de congés de l’utilisateur actif. - Demandes de congés à valider : Affiche les demandes de congés qui sont à valider (pour un profil manager). - Historique demandes de congés de l’équipe : Calendrier affichant les demandes de congés de l’utilisateur actif et de son équipe s’il a le statut de manager. - Calendrier des absences : Permet de créer des demandes de congés à posteriori dans le cas d’une absence imprévue que l’employé va devoir justifier. - Absence à justifier : Permet à un supérieur hiérarchique ou responsable RH de créer une absence à justifier pour un employé - Configuration : Type d’absence : Permet de créer des motifs d’absence.

Note de frais : Application de gestion des notes de frais : - Compléter ma note de frais : Permet de compléter et d’envoyer une note de frais. - Toutes mes notes de frais : Affiche toutes les notes de frais de l’utilisateur actif. - NdeF à valider : Affiche les notes de frais qui sont à valider (pour un profil manager ou RH). - Ndef à ventiler : Affiche toutes les notes de frais qui doivent être ventilées. - NDF multi-collaborateurs : Permet de gérer les notes de frais qui sont multi-collaborateurs - Historique notes de frais de l’équipe : Affiche l’historique des notes de frais de l’équipe - Configuration : Type de frais : Permet de créer des types de notes de frais / Puissances fiscales : Permet de créer les puissances fiscales des véhicules.

Feuille de temps : Application de gestion des feuilles de temps : - Compléter ma feuille de temps : Permet de compléter et d’envoyer une feuille de temps. - Toutes mes feuilles de temps : Affiche toutes les feuilles de temps de l’utilisateur actif. - Feuilles de temps à valider : Affiche les feuilles de temps qui sont à valider (pour un profil manager ou RH). - Historique feuilles de temps de l’équipe : Affiche l’historique des feuilles de temps d’une équipe. - Chronomètre : Permet de lancer un chronomètre pour calculer le temps sur les feuilles de temps

Heures supplémentaires : Application de gestion des heures supplémentaires : - Entrer des heures sup. : Permet d’entrer et d’envoyer des heures supplémentaires. - Toutes mes heures sup. : Affiche toutes les heures supplémentaires de l’utilisateur actif. - Heures sup. à valider : Affiche les heures supplémentaires qui sont à valider (pour un profil manager ou RH). - Historique heures sup. : Historique des heures supplémentaires.

Tableaux de bord : Tableaux de bord de l’application de ressources humaines : - RH Manager : Tableaux de bord RH du manager - RH Utilisateur : Tableaux de bord RH de l’utilisateur actif.

Application mobile dédiée

Application mobile dédiée

Depuis l’application mobile (téléchargeable sous Android et iOs), vous avez accès à certaines fonctionnalités du module RH : demandes de congés, feuilles de temps et notes de frais.

Astuce Vous avez la possibilité d’utiliser l’application en mode "Offline".

Les employés

RH > Gestion des employés

Gérer la liste des employés, les contrats de travail, la préparation de la paie, les titres restaurants, les primes

Alerte L’application permet de prendre en charge en amont toute la préparation de la paie, en rassemblant toutes les informations nécessaires à son traitement. Cette préparation doit ensuite être exportée vers un logiciel de paie certifié (selon la législation en vigueur dans le pays).

Configuration Vous pouvez choisir d’activer ou non les différentes sous-applications telles que "Notes de frais", "Feuilles de temps", "Recrutement", …​ L’onglet "Configuration" vous permet notamment de configurer les plannings hebdomadaires et les plannings des jours fériés.

Créer une fiche employé

RH > Gestion des employés

La fiche employé reprend les informations de base : coordonnées, contrat de travail, compteur de congés, …​ La création d’une fiche employé se fait étape par étape. Tant que le process n’est pas terminé vous avez avez toujours la possibilité de revenir aux étapes précédentes. Vous devez nécessairement renseigner un planning hebdomadaire et un planning des jours fériés. Au niveau du contrat de travail il existe une case à cocher pour indiquer si l’employé bénéficie de la prime d’intéressement. Si au sein des configurations applicatives du module RH/Gestion des congés vous avez activé l’option "Autoriser valeurs négatives pour congés employés" la case correspondante sera cochée par défaut, au niveau de la fiche employé, à l’onglet Congés et feuilles de temps, cependant vous pouvez la décocher. Si l’employé est soumis à une saisie de ses temps de travail, cochez la case correspondante. Avant de terminer le processus de création de la fiche vous devez créer l’utilisateur correspondant à l’employé. Vous pouvez le rattacher à un utilisateur existant ou en créer un nouveau. Si tel est le cas vous devez lui créer un identifiant et lui associer un groupe de droits. Vous pouvez également renseigner une période d’application.

ficheemployefr

Astuce Vous pouvez créer une nouvelle fiche employé depuis l’entrée de menu "Recrutement" dès lors que vous passez un candidat au statut d’embauché, ou encore depuis une fiche utilisateur (Config applicative > Utilisateurs / sociétés > Utilisateurs).

Dans les Config applicatives > Gestion des app > Gestion des employés, vous pouvez renseigner un nombre d’heures de travail journalier qui sera repris sur les fiches employés par défaut.

Configuration Les plannings de jours fériés et les plannings hebdomadaires sont à configurer au préalable dans les configurations RH par société (Config applicative).

Déterminer le responsable RH

Sur une fiche employé une case à cocher vous permet d’indiquer si celui-ci est le responsable RH. Le statut de responsable RH permet d’avoir accès à toutes les informations relatives aux ressources humaines ainsi qu’à l’historique.

Renseigner un responsable hiérarchique

Sur une fiche employé vous pouvez renseigner un responsable hiérarchique, auquel cas celui-ci recevra des notifications (à condition d’avoir paramétré un compte email au préalable) lors des demandes de congés, heures supplémentaires ou encore note de frais.

Renseigner le véhicule de l’employé

Afin qu’un employé puisse faire une notre de frais kilométriques, il faut paramétrer son véhicule sur sa fiche "Employé".

Une fois le process de création d’une fiche "Employé" terminé, vous pouvez, à l’onglet "Véhicule", renseigner toutes les informations concernant son véhicule, et même y importer sa carte grise.

Sur une fiche "Employé", à l’onglet "Compétences", vous pouvez renseigner des compétences qu’il est possible de classer par type : compétences formations, compétences professionnelles et autres.

Si vous prévoyez une formation et que vous y ajoutez des compétences, lorsque l’employé aura participé à la session de formation, les compétences s’enregistreront sur la fiche employé à l’onglet "Compétences" dans la catégorie "Compétences formations".

Préparer la paie

RH > Gestion des employés > Préparation de paie

Configuration Vous devez au préalable activer l’option "Préparation de paie" dans les Config applicatives > Gestion des app > Gestion des employés.

Sélectionnez la société concernée, l’employé, le contrat concerné et la période. Un bouton « Rafraîchir » permet d’actualiser les informations. Il est possible de rajouter des lignes sur la préparation de paie pour des cas spécifiques.

prepapaiefr

Astuce Il est possible de générer les éléments de préparation de la paie depuis le contrat de travail.

Le salaire brut annuel est récupéré depuis le contrat mais le salaire net et les charges sont à renseigner manuellement.

Gérer les contrats de travail

RH > Gestion des employés > Contrats de travail

Le contrat permet de déterminer divers éléments tels que la fonction, la rémunération, la durée de la période d’essai. Un contrat de travail peut avoir 3 statuts distincts : "en essai","actif", "fermé".

contratfr

Astuce Vous pouvez créer un contrat de travail directement depuis une fiche employé, dans l’onglet "Contrats de travail".

Pensez à renseigner le contrat de travail lié à un employé, dans la fiche de celui-ci, onglet "Contrats de travail"

Gérer les tickets restaurants

RH > Gestion des employés > Gestion des titres restaurant

Configuration Vous devez au préalable activer l’option "Ticket Restaurant" dans les configurations applicatives du module Gestion des employés. Il vous faut également configurer la part salariale et la part patronale dans les configurations applicatives du module Gestion des employés par société, à l’onglet "Tickets restaurant". Dans ce même onglet vous pouvez définir le format de titre utilisé par défaut dans votre société (papier ou électronique), vous pouvez aussi défnir les éléments qui vous permettront de gérer les commandes de réapprovisionnement de vos titres (stock minimum, stock disponible, fournisseurs).

Sélectionnez la société concernée, ainsi que les périodes prises en compte pour la paie et pour les absences puis lancer le calcul. Suite à cela vous pouvez renseigner manuellement le nombre de tickets à défalquer en fonction des cas de figure (passage à la cantine, jours passés à l’étranger, ou encore invitaiton à un déjeuner).

Un lien est fait avec les notes de frais. En effet, lorsque vous saisissez des frais généraux, en fonction des types de frais, vous pouvez déduire automatiquement un ou plusieurs tickets restaurants (voir "Paramétrer des types de frais").

Gérer les avances de titre restaurant

Sur une fiche "Employé, à l’onglet "Tickets restaurant" cliquez sur le bouton "Ajouter une avance", renseignez la date de distribution et le nombre de tickets donnés. Ces informations seront reprises dans les éléments de prépaie.

Gérer les primes

RH > Gestion des employés > Gestion des primes

Configuration L’option "Prime" doit d’abord être activée dans Config applicatives > Gestion des app > Gestion des employés.

Les types de primes accordées aux salariés sont à configurer en amont dans les configurations du menu Gestion des employés. Il est nécessaire de renseigner des conditions d’application et de paramétrer une formule de calcul. Si vous souhaitez qu’une prime soit reprise dans les élements de préparation de la paie, vous devez cocher la case "Présent dans les exports de préparation de paie". Sélectionnez la société concernée, le type de prime, les périodes prises en compte pour la paie et les absences, la base de calcul de la prime et lancez le calcul.

primefr
Sur une fiche employé, à l’onglet contrat de travail vous pouvez renseigner un coefficient pour le calcul des primes. Si un salarié peut bénéficier de la prime d’intéressement vous devez cocher la case correspondante.

Les feuilles de temps

RH > Feuilles de temps

Les feuilles de temps

Un feuille de temps permet à un employé d’indiquer les temps passés sur les tâches qu’il a effectuées.

Configurations préalables

Au niveau des configurations applicatives il y a plusieurs options : - Type de facturation pour les temps passés : cette option permet de choisir si les feuilles de temps seront facturées selon l’activité utilisée sur les lignes des feuilles de temps, ou selon l’activité définie par défaut sur la fiche employé. - Consolider lignes de feuilles de temps pour les factures - Chronomètre : permet d’utiliser sur ses feuilles de temps un chronomètre intégré pour calculer exactement le temps passé sur une activité. - Conserver le projet sur le chronomètre : le projet qui était utilisé lors de la dernière utilisation du chronomètre est repris automatiquement lorsque vous relancer de nouveau le chronomètre. - Editer le chronomètre à l’arrêt : si l’option n’est pas activée, une fois le chronomètre arrêté, la ligne de feuille de temps créée est en lecture seule et vous ne pouvez pas la modifier. Si vous activez cette option, vous pourrez éditer la ligne pour la modifier. - Editeur de feuilles de temps : cette option permet d’activer sur les feuilles de temps un éditeur "graphique" qui va permettre de rentrer ses temps directement sur un planning. - Modèle de feuille de temps : permet de définir si par défaut la date de fin d’une feuille de temps sera automatiquement en fin de semaine ou en fin de mois. Le cas échéant, allez dans la configuration RH de la société active de l’utilisateur (Configuration Applicative > Utilisateurs/Sociétés > Sociétés > Configuration RH) puis dans l’encadré « Modèles de feuilles de temps », il faut activer "Mail de notification pour feuilles de temps".

Créer et gérer une feuille de temps

Ajoutez des lignes manuellement et indiquer pour chacunes d’elle un projet, une tâche, une date, une activité, le temps passé. Si cette tâche est facturable cochez la case correspondante. Vous pouvez ajouter d’éventuels commentaires. Il est possible de générer des lignes en masse de 2 façons: - activez l’éditeur puis sélectionnez un projet et une activité - depuis les outils, utilisez l’assistant génération de lignes. A la fin de la saisie, cliquez sur "Confirmer", la feuille de temps sera alors en attente de validation par un supérieur hiérarchique.

feuilletempsfr

Astuce Il est possible de rentrer directement les temps passés sur les projets depuis l’onglet "Temps passés" d’un projet. Par contre, il ne faut pas oublier de récupérer les temps passés entrés sur le projet depuis une feuille de temps, en cliquant sur le bouton « Récupérer les temps passés sur les projets », depuis le bouton « Outils ». Au niveau des config applicatives vous pouvez définir si par défaut la date de fin d’une feuille de temps sera automatiquement en fin de semaine ou en fin de mois.

Alerte Si une autre feuille de temps est déjà ouverte au statut brouillon, vous devez la confirmer pour pouvoir en ouvrir une nouvelle.

Si un responsable est absent, le responsable de ce responsable peut consulter les feuilles de temps qu’il a à valider durant son absence en cliquant sur le bouton « Voir les f. de temps à valider par mes subordonnés » situé dans la barre des tâches.

Utiliser l’éditeur de feuilles de temps

Cette option permet d’activer sur les feuilles de temps un éditeur "graphique" qui va permettre de rentrer ses temps directement sur un planning.

Configuration Pour utiliser l’éditeur de feuilles de temps, activez au préalable l’option au sein des config applicatives du module "Feuilles de temps".

Sur une feuille de temps cochez le bouton "Editeur". Pour ajouter un projet à votre planning cliquez sur le bouton "Nouveau" et sélectionnez le projet concerné. Ensuite vous pouvez renseigner les temps passés, par projet et par jour.

Récupérer des temps sur les tâches

Cliquez sur le bouton "Outils" de la barre des tâches, vou spouvez récupérer des lignes de temps, soit prévisionnelles, soit réalisées. Les lignes de temps se remplissent automatiquement à partir des plannings, cependant elles restent modifiables manuellement.

Générer des lignes automatiquement

Vous pouvez générer des lignes automatiquement, sur une période donnée. Pour cela depuis le bouton "Outils" cliquez sur "Assitant génération de lignes". Sélectionnez un projet et une activité ainsi qu"une durée de travail par jour. Générez ensuite les lignes.

Valider une feuille de temps

RH > Feuilles de temps > Feuilles de temps à valider

En tant que responsable hiérarchique, vous pouvez consulter chaque feuille de temps et décider de les valider ou de les refuser. Si vous refusez une feuille de temps, elle revient à la personne qui l’a créée au statut "refusé". Celle-ci a alors la possibilité de l’annuler ou de la repasser au statut brouillon pour la modifier.

Astuce Si un responsable est absent, le responsable de ce responsable peut consulter les feuilles de temps qu’il a à valider durant son absence en cliquant sur le bouton Outils puis « Voir les f. de temps à valider par mes subordonnés ».

Facturer des feuilles de temps

Les lignes de feuilles de temps peuvent être facturées notamment dans le cadre d’une affaire. Vous avez le choix dans les options de la sous-application "Feuilles de temps" entre deux types de facturation : utiliser l’activité des lignes ou utiliser l’activité des employés. Si vous utilisez l’activité des lignes, vous pourrez facturer les différentes lignes de feuilles de temps d’un employé, avec potentiellement différentes activités par lignes de feuilles de temps. Si avoir le détail des temps et des activités peut être utile pour un employeur, on n’a pas forcément besoin d’autant de détails quand on facture des temps à un client dans le cadre d’une affaire ou d’un projet par exemple. Dans ce cas-là, vous pouvez utiliser l’activité des employés pour la facturation des feuilles de temps. Dans une fiche employé, dans l’onglet feuille de temps, vous pouvez définir par défaut une activité pour un employé, dans le champ "Produit pour les temps passés".

Si l’option "Consolider lignes de feuilles de temps pour les factures" est activée, les lignes de feuilles de temps seront regroupées par type d’activité sur les factures. Au niveau des config applicatives vous pouvez définir un type de facturation pour les temps passés par défaut, soit l’activité des lignes, soit l’activité des employés.

Envoyer des emails de notification

Il est possible de recevoir un e-mail pour chaque nouvelle feuille de temps à valider, validée et refusée. Pour cela, il suffit d’aller dans la configuration RH de la société active de l’utilisateur (Configuration Applicative > Utilisateurs > Sociétés > Configuration RH) puis dans l’encadré « Modèles de feuilles de temps », il faut activer "Mail de notification pour feuilles de temps", ce qui permettra de configurer les modèles d’envoi d’e-mail pour les feuilles de temps envoyées, validées et refusées.

Utiliser le chronomètre

RH > Feuilles de temps > Chronomètre

Configuration Vous devez au préalable activer l’option au niveau des config applicatives du sous-module Feuilles de temps.

Afin de saisir des temps automatiquement et précisément, il est possible d’utiliser le chronomètre. En cliquant sur "Démarrer", le chronomètre se déclenche. Quand c’est terminé vous cliquez sur "Stop" et une ligne de feuille de temps est automatiquement créée. Vous avez la possibilité de faire pause et de redémarrer le chronomètre quand vous le souhaitez. La ligne de feuille de temps sera alors créée quand le chronomètre aura été définitivement arrêté.

feuilleheurefr
Si vous activez l’option "Conserver le projet sur le chronomètre", au niveau des config applicatives du sous-module Feuilles de temps, le projet qui était utilisé lors de la dernière utilisation du chronomètre est repris automatiquement lorsque vous relancer de nouveau le chronomètre. Si vous activez l’option "Editer le chronomètre à l’arrêt", la ligne de feuille de temps créée est en lecture seule. Si vous activez cette option, vous pourrez éditer la ligne pour la modifier.

Les heures supplémentaires

RH > Heures supplémentaires

Créer et gérer des heures supplémentaires

Configuration Vous devez au préalable activer l’option "Gestion des heures supplémentaires" dans Config applicative > Gestion des app > Demandes de congés.

Ajoutez manuellement des lignes d’heures supplémentaires. Pour chaque ligne indiquez une date, un nombre d’heures et éventuellement une description.

heuressupfr

Astuce Les lignes d’heures supplémentaires peuvent être associées à un projet.

Alerte Une nouvelle feuille d’heures supplémentaires s’ouvre uniquement si aucune autre feuille d’heures supplémentaires n’est en cours, au statut brouillon. Un message d’erreur s’affichera si tel est le cas et la valeur passera automatiquement au nombre d’heures de travail journalier renseigné sur l’employé.

Le nombre d’heures ne peut être supérieur au nombre d’heures de travail journalier renseigné sur l’employé rattaché à l’utilisateur.

Valider des heures supplémentaires

RH > Heures supplémentaires > Heures sup. à valider

En tant que responsable hiérarchique vous pouvez consulter chaque déclaration d’heures supplémentaires et décider de les valider ou de les refuser. Si vous refusez une déclaration d’heures supplémentaires, celle-ci revient au salarié qui l’a créée au statut "refusé". Celui-ci a alors la possibilité de l’annuler ou de la repasser au statut brouillon pour la modifier.

Astuce Si un responsable est absent, le responsable de ce responsable peut consulter les heures supplémentaires qu’il a à valider durant son absence en allant dans le menu « Heures sup. à valider par mes subordonnés » situé dans la barre des tâches.

Envoyer des emails de notification

Il est possible de recevoir un e-mail pour chaque heure supplémentaire à valider, validée et refusée. Pour cela, il suffit d’aller dans la configuration RH de la société active de l’utilisateur (Configuration Applicative > Utilisateurs > Société > Configuration RH) puis dans l’encadré « Modèles d’heures sup. », il faut activer "Mail de notification pour heures sup.", ce qui permettra de configurer les modèles d’envoi d’email pour les heures supplémentaires envoyées, validées et refusées.

Le recrutement

RH > Recrutement

Créer et suivre des offres d’emplois

RH > Recrutement > Offres d’emplois

Les offres d’emplois se créent depuis le menu "Offres d’emplois". Une fois les différents champs d’une offre remplis, vous pouvez cliquer sur le statut "Ouvert" quand vous souhaitez indiquer que l’offre est en cours.

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Vous avez accès à un historique de vos offres d’emplois RH > Recrutement > Historique des offres

Enregistrer et suivre les candidatures reçues

RH > Recrutement > Toutes les candidatures RH > Recrutement > Toutes les candidatures en cours#

Vous pouvez créer manuellement de nouvelles candidatures à partir du menu « Toutes les candidatures » ou à partir d’une offre d’emploi en cliquant sur le bouton « Créer une candidature ». Une candidature peut avoir 4 statuts distincts : "ouverte", "embauché(e)", "rejeté", "annulé".

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Astuce La création des candidatures peut être automatisée en remplissant le champ "Email de réponse à l’offre d’emploi". Chaque email envoyé à cette adresse créera une nouvelle candidature. Si vous utilisez une seule adresse pour plusieurs offres, vous devrez simplement rattacher la candidature à l’offre concernée (champ "Offre d’emploi").

Configuration Le ou les comptes email liés au recrutement doivent avoir été configurés au préalable. Vous pouvez personnaliser les différentes étapes d’une candidature dans les configurations.

La formation des employés

RH > Formations

Créer une formation

Les formations se créent depuis la sous-menu "Configuration". Remplissez toutes les informations liées à la formation créée puis sauvegardez. Les inscriptions aux formations se font à partir du menu "Formations". Vous devez choisir votre formation ainsi que la session et cliquer sur "Accepter/planifier". Une fois la formation terminée, vous devez cliquer sur le bouton "Formation réalisée" et donner une note à la formation.

formationfr

Astuce Vous pouvez rendre une formation obligatoire. Pour cela, cochez la case correspondante.

Lors de la création d’une formation, vous pouvez dans le champ "Compétences" rajouter librement des compétences (sous forme de tags). Vous pouvez ensuite les retrouver sur chaque fiche employé dans l’onglet "Compétences".

Configuration Il est nécessaire de configurer les catégories de formations, les descriptions des formations et les sessions de formation (cf sous-menu Configuration)

Créer des sessions de formation

Les sessions de formations sont créées à partir du menu Configuration > Sessions de formation. Vous devez sélectionner la formation pour laquelle créer la session, les dates et le nombre d’heures, et sauvegarder. Une fois la session terminée, vous pouvez cliquer sur le bouton "Fermer la session".

Sur chaque session, vous pouvez retrouver la liste des inscrits à cette session qui est mise à jour automatiquement.

Gérer les inscriptions à une session de formation

Les inscriptions aux formations se font à partir du menu "Formations". Vous devez choisir votre formation ainsi que la session et cliquer sur "Accepter/planifier". Sélectionnez éventuellement un calendrier si vous souhiatez que les dates de formation y figurent.Une fois la formation terminée, vous devez cliquer sur le bouton "Formation réalisée" et donner une note à la formation.

Valider une demande de formation

En tant que responsable hiérarchique, vous avez accès aux demandes de formations de vos collaborateurs via le sous-menu "Les formations des collab.". Vous pouvez alors les valider.

Gérer les compétences acquises lors des formations

Lors de la création d’une formation, vous pouvez dans le champ "Compétences" rajouter librement des compétences (sous forme de tags). Il s’agira de compétences qui seront acquises lors de la formation. Ces compétences seront automatiquement associées aux employés qui participeront à la formation.

Vous pouvez les retrouver sur chaque fiche employé dans l’onglet "Compétences".

L’évaluation interne des employés

RH > Evaluations

Créer et gérer des processus d’évaluations internes

Vous pouvez créer de nouvelles évaluations à partir de différents menus : mes évaluations, les évaluations de mon équipe et évaluations. Renseignez le nom du salarie, le responsable de l’évaluation, le type d’évaluation et, éventuellement, ajoutez une description. Le fait de cliquer sur le bouton "Envoyer" est purement informatif.

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Astuce Vous avez accès sur chaque fiche employé à l’historique des évaluations.

Depuis le menu « Modèles d’évaluation », vous pouvez créer des modèles d’évaluation. Ensuite en cliquant sur le bouton « Créer les évaluations », vous pouvez ensuite sélectionner tous les employés concernés.

Générer des évaluations depuis un modèle

Un modèle d’évaluation doit être lié à un type d’évaluation créé préalablement. Renseignez une date d’échéance ainsi que le nom de la personne responsable de la formation. Vous pouvez éventuellement renseigner une description. Cliquez ensuite sur le bouton "Créer les évaluations". Sélectionnez les employés concernés. Le fait de cliquer sur le bouton "Envoyer" est purement informatif.

Les congés

RH > Demandes de congés

Configurer des types de congés

Dans les configurations du sous menu "Demandes de congés", vous devez créer des types de congés (ex : Absence à justifier, congés payés, …​). Pour chaque type d’absence vous avez accès à différentes options : vous pouvez créer un compteur (dans ce cas vous pouvez, ou non, autoriser l"injection), vous pouvez autoriser les valeurs négatives par type de congés. Vous pouvez renseigner des consignes d’utilisation. SI vous cochez la case "Sélection par service RH uniquement", ce type de congés ne pourra être sélectionné que par la personne identifiée comme étant Responsable RH. Si vous souhaitez que certains types de congés soient pris en compte dans les éléments de prépaie, vous devez cocher la case "Présent dans les exports de préparation de paie".

Créer des demandes de congés

En cliquant sur "Compléter ma demande de congés", vous ouvrez une nouvelle demande de congés, si aucune autre n’est en cours, au statut brouillon. Vous devez obligatoirement rensiegner un motif et des dates. Ce menu permet de créer une demande de congé après la date de celle-ci, ce que l’on ne peut pas faire avec une demande de congé classique. Un motif est obligatoire pour valider ou enregistrer la demande de congés. Dans l’onglet "Actions" à droite, cliquez sur "Demande de congés envoyées" pour l’envoyer.

Alerte Un motif est obligatoire pour valider ou enregistrer la demande de congés.

Sur la fiche employé, dans l’onglet "Compteurs de congés", rajoutez des lignes en choisissant le type d’absence que l’employé pourra sélectionner. Il faut créer une ligne par type d’absence que l’on souhaite permettre à l’employé de sélectionner.

Configuration Il est possible d’autoriser les valeurs négatives pour les congés depuis les configurations applicatives. Il faut par ailleurs, définir les types d’absences qui seront ensuite sélectionnables par les salariés. Le cas échéant, activez "Mail de notification pour demande de congés", au sein de la configuration RH de la société concernée. Les motifs de congés se configurent dans le sous-menu Configuration.

Valider des demandes de congés

RH > Demandes de congés > Demandes de congés à valider

En tant que responsable hiérarchique, vous retrouverez toutes les demandes de congés à valider dans le menu "Demandes de congés à valider".

Astuce Si un responsable est absent, le responsable de ce responsable peut consulter les demandes de congés qu’il a à valider durant son absence en allant dans le menu «Demandes de congés à valider », puis en cliquant sur le bouton «Voir les congés à valider par mes subordonnés » situé dans la barre du haut.

Autoriser des valeurs négatives

Autoriser les valeurs négatives pour les congés signifie que vous autorisez un employé à prendre des congés même si son solde est à 0.

Il faut activer l’option dans les configurations RH de la société, en cliquant sur "Autoriser les valeurs négatives pour congés employés". Désormais à chaque création d’une nouvelle fiche employé, l’option sera automatiquement activée, mais sera modifiable manuellement. L’autorisation des valeurs négatives peut aussi être gérée par type d’absence (case à cocher sur la fiche).

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Astuce Vous pouvez la désactiver au cas par cas si besoin sur la fiche employé.

Gérer les absences injustifiées

Si un employé est absent et qu’il s’agit d’une absence imprévue, c’est à dire qu’il n’a pas pu faire une demande de congé avant son absence, ce menu permet de créer une demande de congés a posteriori.

Envoyer des emails de notification

Il est possible de recevoir un e-mail pour chaque nouvelle demande de congés à valider, validée et refusée. Pour cela, il suffit d’aller dans la configuration RH de la société active de l’utilisateur puis dans l’encadré « Modèles de congés », il faut activer "Mail de notification pour demande de congés", ce qui permettra de configurer les modèles d’envoi d’e-mail pour les demandes de congés envoyées, validées et refusées.

Les notes de frais

RH > Notes de frais

Créer et gérer une note de frais

Vous pouvez créer une note de frais depuis le sous-menu "Compléter ma note de frais". renseignez le projet lié à la dépense; le type de frais, la date de dépense, le montant. Un case à cocher permet de préciser si cette dépense est refacturable à un client. On distingue les frais généraux des frais kilométriques. Les frais peuvent avoir été réglés avec une carte de crédit professionnelle ou il peut s’agir d’un retrait d’espèces avec une carte professionnelel également.

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Astuce La date d’écriture est renseignée automatiquement à la ventilation.

Alerte Vous ne pouvez ouvrir une nouvelle note de frais si aucune autre note de frais n’est en cours, au statut brouillon.

Une période fiscale est présente sur la note de frais. Par défaut, il s’agit de la période en cours. Il est possible de la modifier uniquement par une période antérieure.

Configuration Dans les configurations comptables de la société, accessibles depuis Config applicative > Société, puis en double cliquant sur votre société et ensuite sur le bouton "Configurations des comptes comptables", vous devez indiquer un journal de notes de frais, ainsi qu’un compte de taxe. Les types de frais se créent au niveau du sous-menu configuration.

Gérer les frais kilométriques

La fiche note de frais contient un onglet "Frais kilométriques". Indiquez le projet lié à ce trajet, la date, la puissance fiscale du véhicule utilisé, s’il s’agit d’un aller simple ou d’un aller/retour, la distance parcourue, les villes de départ et d’arrivée et d’éventuels commentaires.

Configuration Les puissances fiscales se créent au niveau du sous-menu configuration. Au niveau des config applicatives du sous module Notes de frais, l’option "Calculer la distance avec un service Web", permet que le nombre de kilomètres entre l’adresse de départ et l’adresse d’arrivée soit calculé automatiquement grâce à un web service qui se connecte à Google map ou à Open Street map.

Gérer les notes de frais multi-collaborateurs

Depuis le sous-menu correspondant, créez votre note de frais; en ajoutant une ligne par collaborateur associée à la dépense.

Gérer les avances sur NDF (ponctuelles ou permanentes)

Sur une fiche "Employé", à l’onglet "Note de frais", il est possible de demander une avance, qu’elle soit ponctuelle ou permanente. Indiquez un montant ainsi qu’un mode paiement, et cliquez sur "OK" afin d’envoyer la demande.

Valider une note de frais

RH > Notes de frais > Notes de frais à valider

En tant que responsable hiérarchique, vous pouvez consulter chaque note de frais et décider de les valider ou de les refuser. Si vous refusez une note de frais, elle revient à la personne qui l’a créée au statut "refusé". Celle-ci a alors la possibilité de l’annuler ou de la repasser au statut brouillon pour la modifier.

Astuce Si un responsable est absent, le responsable de ce responsable peut consulter les notes de frais qu’il a à valider durant son absence en allant dans le menu « Notes de frais. à valider par mes subordonnés » situé dans la barre des tâches.

Pour ventiler une note de frais, il faut se rendre dans le menu « NdeF à ventiler » ou directement sur une note de frais validée.

Ventiler une note de frais

Depuis une note de frais au statut validé cliquez sur le bouton "ventiler". Une écriture comptable est alors générée, à condition d’avoir au préalable paramétré les informations comptables liées aux notes de frais, au sein des config applicatives par société du module Comptabilité.

Astuce Vous pouvez effectuer la même manipulation depuis le sous-menu "NdeF à ventiler".

Rembourser une note de frais

Suivant les options activées le fait d’enregistrer un paiement de note de frais dans le système peut être uniquement informatif.

Configuration Pour enregistrer un paiement vous devez sélectionner un mode de paiement que vous aurez configuré au préalable au niveau des configurations des ordres bancaires. Si il s’agit d’un virement, vous pouvez, à l’onglet "Config ordres bancaires", cocher la case "Générer" les ordres bancaires. Dans ce cas le fait d’enregistrer le paiement d’une note de frais va générer un ordre bancaire automatiquement.

Depuis une note de frais au statut validé cliquez sur le bouton "Enregistrer un paiement". Vous n’avez qu’à renseigner le mode de paiement. La note de frais sera considérée comme intégralement payée et passera au statut "Remboursé". Ceci est purement informatif, vous devrez gérer le paiement en lui-même par ailleurs.

Envoyer des emails de notification

Il est également possible de recevoir un e-mail pour chaque note de frais à valider, validée et refusée. Pour cela, il suffit d’aller dans la configuration RH de la société active de l’utilisateur (Configuration Applicative > Utilisateurs > Sociétés > Configuration RH) puis dans l’encadré « Modèles de note de frais », il faut activer "email de notification pour note de frais", ce qui permettra de configurer les modèles d’envoi d’e-mail pour les notes de frais envoyées, validées et refusées.