Contrats
Introduction
Cette application permet de gérer les contrats clients et/ou fournisseurs. Selon les options activées il peut s’agir d’un simple suivi des contrats ou de la création puis du suivi des contrats.
Contrat client : permet de gérer les contrats clients Contrat fournisseur : permet de gérer les contrats fournisseurs Configuration : contrats clos : historique des contrats clos / Modèles de contrat : permet de créer des modèles de contrat / Durées : permet de créer des durées de contrat
La création de contrat
Gérer des contrats clients et fournisseurs
Contrats > Contrats client ou fournisseur
Lorsque vous créez un contrat, il est obligatoire de renseigner le client ou le fournisseur auquel il se rapporte. L’onglet “Config.” permet de gérer la facturation, le renouvellement et l’engagement.
Pour que les contrats soient entièrement gérés dans le système, depuis leur création, vous devez activer l’option “Contrat non modifiable” au sein des config applicatives du module “Contrat”.
Lier un contrat à une affaire / un projet
Vous pouvez lier un contrat à une affaire / un projet par rapport à la facturation.
Lors de la création d’un projet, le champ "Projet vous permet de sélectionner le projet ou l’affaire à laquelle le contrat est lié. Dans la vue liste qui s’affiche les projets sont identifiés en bleu foncé.
Le suivi de l’évolution des contrats
Suivre des contrats clients ou fournisseurs
Si l’option “Contrat configurable” n’est pas activée, au niveau des configurations applicatives du module Contrat, la gestion des contrats dans le système se limitera à un simple suivi. Vous ne pourrez pas créer et paramétrer de contrats dans le système, mais uniquement importer des contrats et en suivre les dates de début et de fin.
Gérer les avenants
A partir d’un contrat dont le statut est “En cours”, vous devez cliquer sur le bouton “Nouvelle version” afin de générer un avenant manuellement. Le système ne permet pas de gérer plusieurs avenants en parallèle,il s’agit plutôt ici d’une gestion des versions, dans laquelle la dernière version en date et vient remplacer la version précédente qui reste toutefois consultable dans la GED (module Documents).
Au niveau des config applicative il faut activer l’option “Gestion des avenants”.
Activer / clôturer un contrat automatiquement
Config applicatives > Batchs > Batchs de contrat
Un batch vous permet de résilier des contrats en masse, et 2 batchs vous permettent d’activer des contrats en masse (activation de la version courante ou activation de la prochaine version).
Gérer l’engagement
Dans l’onglet “Configuration”, il est possible de déterminer une durée d’engagement et/ou de préavis. Si vous activez l’option “Début d’engagement en fonction des nouvelles versions”, la date d’engagement sera automatiquement celle du début de chaque nouvelle version du contrat.
Gérer le renouvellement des contrats
Dans l’onglet “Configuration”, cliquez sur le bouton “Renouvellement tacite”. Définissez une durée de renouvellement. Si l’option renouvellement tacite est activée, le contrat se renouvellera automatiquement pour une durée que vous pouvez préciser. Il est possible de déterminer des périodes de préavis et d’engagement. L’historique des versions de contrat est disponible dans la GED (module Documents).
💡 Astuce Le fait de cocher “Activer automatiquement la version au renouvellement” permet d’activer une nouvelle version à chaque renouvellement.
Au niveau des config applicative il faut activer l’option “Gestion des renouvellements”.
Consulter l’historique des contrats
Contrats > Contrats clos
Vous pouvez consulter tous les contrats terminés.
Créer des modèles de contrats
Contrats > Configuration > Modèles de contrat
La fiche du modèle de contrat est à remplir de la même façon que celle d’un contrat classique.
La facturation sur contrat
Facturer un contrat
L’onglet facturation permet de définir une période et une date de facturation. Cliquez ensuite sur le bouton “Facturer”.
Dans le cas d’une facturation périodique, le prorata temporis est pris en charge si la case correspondante est activée.
Au niveau des config applicative il faut activer l’option “Gestion de la facturation”.
Facturer une version
Facturation au pro-rata
Vous pouvez facturer 2 types de prorata : le prorata temporis et le prorata en fonction des versions. Dans les deux cas ce sont des options que vous devez activer uniquement lorsque le contrat est au statut brouillon, à l’onglet config.
Facturer des prestations exceptionelles
Vous devez au préalable activer l’option au sein des config applicatives du module Contrats.
Pour facturer des prestations additionnelles, vous devez activer l’option correspondante, quand le contrat est encore au statut brouillon, à l’onglet config.
Facturer des consommations.
Pour facturer des consommations, vous devez activer l’option correspondante, quand le contrat est encore au statut brouillon, à l’onglet config.
Facturation automatique
Pour facturer un contrat automatiquement, vous devez activer l’option correspondante, quand le contrat est encore au statut brouillon, à l’onglet config.
Facturation périodique
Pour facturer un contrat de façon périodique, vous devez activer l’option correspondante, quand le contrat est encore au statut brouillon, à l’onglet config. Vous pouvez ensuite activer ou non la gestion du prorata temporis et surtout vous devez définir une périodicité. Les périodes sont à confugrer au préalable au niveau des configurations du module Contrats > Durées.