Société-Utilisateur
La société
Créer un tiers
Config applicative > Référentiel > Tiers
Afin de pouvoir configurer votre société, vous devez préalablement lui créer un tiers du même nom. Il devra être typé à la fois “client” et “fournisseur”. A l’onglet “Informations”, renseignez les coordonnées et détails de votre société. Les informations relatives à la facturation et au paiement sont à remplir dans l’onglet correspondant. Des renseignements complémentaires peuvent être complétés dans les autres onglets de la fiche.
Créer votre société
Config applicative > Utilisateurs/Sociétés > Sociétés
Créer une société est primordial pour l’utilisation du logiciel.
Cliquez sur l’icone “+” pour créer votre société. Plusieurs champs sont à remplir, et vous pouvez charger le logo. Vous devez attribuer un tiers que vous avez préalablement créé.
Créer des services dans la société
Config applicative > Utilisateurs/Sociétés > Sociétés > Onglet “Informations”
Vous pouvez créer les différents services de votre société depuis sa fiche (Config applicative > Utilisateurs/Sociétés > Sociétés) ou directement depuis l’entrée de menu “Départements” dans Config applicative > Utilisateurs/Sociétés > Configuration > Départements, et ensuite les sélectionner sur la fiche de votre société.
Créer des paramètres d’impression
Config applicative > Utilisateurs/Sociétés > Sociétés > Onglet “Configurations”
En cliquant sur l’icone “+” à côté du champ “Impressions”, vous allez pouvoir configurer vos paramètres d’impression qui apparaitront sur les rapports générés. Personnalisez ainsi votre en-tête et pied de page, la position du logo…
Gérer des enseignes commerciales
Config applicative > Gestion des app > Base > Configurer
L’enseigne identifie le local d’exploitation (une boutique, par exemple), et non l’entreprise qui en gère le fonds de commerce.
Vous pouvez activer la gestion des enseignes commerciales grâce au bouton correspondant, puis vous pourrez créer les enseignes dans l’entrée de menu “Départements” dans Config applicative > Utilisateurs/Sociétés > Configuration.
La société restera l’entité juridique sur tous les documents mais vous pourrez renseigner l’enseigne concernée pour les devis, livraisons, factures….
A l’onglet “Configurations” de la fiche de votre société, vous pouvez renseigner certaines infrormations concernant les enseignes de votre société.
Créer un RIB actif
Config applicative > Utilisateurs/Sociétés > Sociétés > Onglet “RIB”
Créez d’abord les comptes bancaires de votre entreprise. Si vous souhaitez qu’un compte soit utilisable, il faut le cocher “Actif”. Sélectionnez ensuite celui que vous voulez utiliser par défaut.
Configurer votre société par module
Sur le panel de droite, vous avez accès aux configurations de votre société, par module.
Les configurations par société
Configurer les RH
Créer et sélectionner des modèles de mail
Config applicative > Utilisateurs/Sociétés > Société > Config CRM
Créez un modèle et personnalisez le à votre guise.
Vous pouvez également créer des modèles depuis Config applicative > Message > Modèle.
Config applicative > Utilisateurs/Sociétés > Société > Supply chain
Vous pouvez autoriser par défaut la génération de BL / BR pour les produits stockables et / ou non stockables tels que les services. Vous pouvez également faire ensorte que les quantités de produits soient allouées automatiquement lors d’un réception fournisseur. Si vous activez l’option Demander auto. la quantité pour la réservation, la quantité demandée sera par défaut et automatiquement égale à la quantité des lignes de commande. Enfin si la date de livraison estimée n’est pas renseignée dans la commande, vous pouvez choisir que, par défaut, le champ sera laissé vide ou sera rempli automatiquement avec la date du jour.
Les utilisateurs
Créer un utilisateur
Il est obligatoire d’indiquer le nom de l’utilisateur et de l’associer à une société active. Définissez ensuite son identifiant Axelor. Pour définir son mot de passe il faut d’abord indiquer le mot de passe de la session active. Si l’utilisateur est un employé de votre société vous devez relier sa fiche à la fiche employé préalablement créée (panel de droite). Vous devez également lui associer un groupe qui va définir ses permissions. Vous pouvez définir un thème d’affichage par défaut et paramétrer une navigation sans onglet (case à cocher Onglet unique) et/ou sans aide contextuelle (case à cocher Aucune aide). Vous pouvez déterminer une période d’activation du compte et/ou bloquer l’utilisateur. Si vous avez sélectionné un groupe vous n’avez pas à remplir les onglets Rôles et Permissions. A l’onglet Informations de contact vous pouvez créer l’adresse mail de l’utilisateur. L’onglet Configuration des calendriers vous permet d’abonner l’utilisateur à d’autres calendriers et de définir son calendrier principal. L’onglet Signature électronique permet de télécharger une signature électronique à un utilisateur pour pouvoir notamment l’utiliser par la suite pour les devis / commandes et / ou pour le certificat de conformité (cases à cocher).
Les permissions
Les permissions
Avant de créer vos utilisateurs, vous devez d’abord configurer les droits (ici les permissions).
Configurer les permissions d’utilisation
Les permissions correspondent au droits en lecture, écriture, création, suppression et export des differents objets.
Les permissions sont regroupées dans les “Rôles” (qui peuvent être assimilés aux différents postes de votre entreprise) qui eux même sont rangés dans des “Groupes” (qui eux, peuvent être considérés comme les différents services de votre entreprise).
Les configurations de l’app “Base”
Config applicative > Gestion des app > Base
Configurer les bases
Config applicative > Gestion des app > Base > Configurer > Onglet “Configuration”
Depuis cet objet, vous pouvez configurer un certain nombre d’éléments comme l’activation d’envoi d’email, activer les modules comme Messenger ou Calendrier… Si l’option Activer l’envoi d’email est ativée vous pourrez envoyer des emails depuis le système à condition d’avoir configuré un compte SMTP. Si vous souhaitez configurer un compte SMTP par utlisateur, activez l’option Gérer les ciomptes mail par user. Si vous souhaitez gérer différentes enseignes commerciales, activez l’option correspondante. Il est possible de choisir si les prix des produits définis sur les fiches produits sont toujours en H.T., toujours en T.T.C, par défaut en H.T. ou par défaut en T.T.C. Les choix “par défaut en H.T.” et “par défaut en T.T.C.” laissent la possibilité de modifier au cas par cas (via une case à cocher) le type de prix pratiqué sur la fiche produit. Concernant les remises commerciales vous avez plusiseurs options sélectionnables : Le calcul de la remise à part, inclure la remise dans le prix unitaire. Si vous souhaitez gérer vos employés par équipe activez l’option correspondante. Si vous activez l’option Générer une séquence pour les tiers, à chaque création d’un nouveau tiers un numéro sera attribué automatiquement au tiers selon la séquence configurée. Une fois l’option Gérer les variantes de produit activée, vous pourrez, dans le référentiel produit (dans config applicative/Référentiel/Produits) créer des modèles de produit. A partir d’un modèle, vous allez pouvoir créer différentes variantes d’un produit, selon certains attributs (couleur, taille…etc.). L’option Messenger permet d’activer l’application “Messenger” qui est une messagerie interne, avec une boîte de réception. Vous allez recevoir dans cette messagerie toutes les notifications internes de l’ERP. L’option Documents permet d’activer la gestion documentaire électronique. L’application “Documents” deviendra visible et vous servira à importer et exporter des fichiers, créer des documents et feuilles de calcul, des dossiers et gérer leur arborescence. Le système vous permet d’activer la génération de code barre pour un produit, sélectionnez un type de code barre par défaut. SI vous cliquez sur le bouton Modifier le type de code-barre du produit, cela vous permettra de gérer différents formats, selon le produit. L’option Générer une séquence pour les produits permet de définir une séquence pour les produits. A chaque création de nouveau produit un numéro sera attribué automatiquement au produit selon la séquence configurée.
Afin de pouvoir configurer les différentes unités, vous devez préalablement les avoir créées dans Config applicative > Données générales > Unités. N’oubliez pas d’effectuer les conversions d’unités ensuite.
Se connecter aux interfaces
Config applicative > Gestion des app > Base > Configurer > Onglet “Interfaces”
Vous pouvez ici vous connecter aux interfaces disponibles.
Pour les cartes : Open street map vous permet de vous connecter à un réseau de carte gratuit, sinon, vous pouvez acheter une clé API chez Google pour avoir accès à Google Maps. Pour la conversion de devises, vous pouvez vous interfacer avec l’ECB dans “Services web”.
Convertir les devises
Config applicative > Gestion des app > Base > Configurer > Onglet “Conversion des devises”
Après vous être interfacé avec l’ECB pour les taux des devises actuelles, vou spouvez implémenter et configurer de nouvelles devises. Il est possible de définir une période d’application. Il est indispensable de configurer chaque conversion de devise dans les deux sens.