Créer et configurer un budget
Quatre façons de créer un budget
Vous pouvez créer un budget de plusieures manières :
-
Manuelle : créez un budget depuis la vue formulaire du budget global.
-
Modèle budgétaire : depuis le menu Modèle budgétaire, il est possible de générer un budget à partir d’un modèle de budget préalablement créé. La structure et noms de chaque niveau sont initialisés. Il suffit ensuite de saisir les périodes et les montants à attribuer à chaque niveau.
-
L’outil d’import avancé : à l’aide d’un fichier sous format Excel, il est possible d’importer un budget (ou modèle de budget). Avantage : toutes les données peuvent être importées et il y a ainsi moins de saisie et manipulations à faire depuis l’outil.
-
Scénario budgétaire & Générateur de budget : depuis le générateur de budget, il est possible de générer un budget à partir d’une structure et scénario budgétaire constitué de variable de scénarios (Détaillé dans la partie Budget - Avancé).
Il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité, ajoutée depuis la version 8.0.
Le générateur de budget permet de construire un budget automatiquement à partir d’une structure et d’un scénario budgétaire.
Vous pouvez également choisir différentes années pour comparer les différentes hypothèses du scénario budgétaire. En effet, il est possible de prévisualiser le résultat avant de générer le budget pour une année sélectionnée.
Création manuelle
Accès : Gestion budgétaire → Budget → sélectionnez le type de budget souhaité, par exemple, Budgets de dépenses.
-
Créez un nouvel enregistrement depuis l’entrée de menu du type de votre choix (recettes, dépense, etc).
-
Il faut tout d’abord saisir les informations générales dans l’entête du budget global (Nom, code, période, société, etc ). Le type du budget est initialisé par défaut.
-
Quand ces informations sont saisies, vous avez ensuite la possibilité de saisir les niveaux inférieurs.
-
Vous pouvez créer soit une section, si vous souhaitez avoir un niveau intermédiaire, soit vous pouvez créer une ligne budgétaire. Il n’y a pas de règle en nombre de sections / lignes à créer.
-
Une fois la saisie de la structure terminée (sections et lignes budgétaires), il faut ouvrir les lignes budgétaires, et générer les postes budgétaires.
En remplissant les informations essentielles, il est important d’arriver jusqu’au niveau “Lignes budgétaires”.
Dans le cas contraire, le budget n’apparaîtra pas au moment de la saisie de la distribution budgétaire.
Avant de saisir la périodicité, et avant de générer les postes budgétaires dans vos lignes, il faut tout d’abord finir la création de la structure générale, et sauvegarder votre budget global.
Une fois cette étape terminée, vous pouvez passer à l’allocation des montants.
-
Sauvegardez les modifications apportées.
-
Créer une allocation des montants :
-
Cliquez sur “Voir détail” et sélectionnez Lignes.
-
Ouvrez les lignes budgétaires.
-
Pour chaque ligne budgétaire, saisissez dans l’assistant le montant et la périodicité souhaités.
-
Par la suite, générez des postes budgétaires.
Par exemple, sur une ligne budgétaire vous pouvez indiquer “Durée de périodes : 2 mois” et “Montant pour chaque ligne : 200”. Cliquez par la suite sur le bouton ”Générer les périodes”.
Dans cet exemple, vous allez par conséquent avoir six postes budgétaires répartis sur la période. Ce fait donnera un montant total initial de 1200 euros pour cette ligne.
Répétez cette opération pour l’ensemble de lignes budgétaires. Une fois que vous avez terminé la saisie, vous pouvez revenir sur la fiche du budget global.
Dans l’avant dernier niveau Lignes, il est possible de choisir une durée de périodes avec un montant, puis générer automatiquement des postes budgétaires avec les bons montants et périodes.
Il est également possible d’assigner un responsable à la ligne de budget.
-
Rafraîchir : rafraîchissez l’enregistrement, vous allez remarquer que les montants totaux Initial et Disponible ont bien été mis à jour.
-
Valider : une fois que le budget global est prêt, cliquez sur le bouton “Valider”.
Créer un budget à partir d’un modèle
Accès : Gestion budgétaire → Modèles → Modèles budgétaire
-
Modèle budgétaire : depuis l’entrée de menu Modèles budgétaires, il faut d’abord créer un Modèle budgétaire afin de définir la structure du budget global souhaité (sections et lignes). Il est intéressant d’utiliser un modèle de budget si vous avez un budget récurrent et qui revient souvent qui va par exemple être créé en chaque d ébut de l’année pour plusieurs sociétés différentes. La saisie du modèle de budget reste similaire à celle de la saisie manuelle d’un budget.
-
Générer le budget : cliquez ensuite sur le bouton “Générer le budget” et choisissez l’année pour la période à définir dans le budget.
-
Une nouvelle fenêtre “Générer budget global” va s’ouvrir. Vous allez remarquer que c’est la même structure.
-
Pour l’allocation des montants et la validation, le principe est similaire à la saisie manuelle.
Lorsque vous avez créé un modèle de budget, et vous souhaitez l’utiliser, sachez qu’il faut accéder au menu depuis le menu “Modèle budgétaire” à chaque création d’un budget basé sur un modèle. C’est-à-dire, si vous créez une nouvelle fiche du budget depuis le menu Budget, il sera impossible de sélectionner un modèle depuis cette fiche.
Créer un budget via l’outil d’import avancé
Pour créer un budget à l'aide de l'outil d'import avancé de AOS, il faut préparer en amont un fichier Excel avec les données à importer.
Cette option de création nécessite tout de même une certaine aisance technique.
L'avantage, c'est que vous pouvez importer plusieurs budgets globaux d'un seul coup avec toutes les informations préalablement renseignées dedans, c'est-à-dire la structure globale, les noms, périodes, montant, société, etc.
Voici un exemple :
-
Dans le premier onglet du fichier, définissez dans l'en-tête le nom technique du budget global, ainsi que le nom technique des colonnes à renseigner.
-
Saisissez ensuite les informations du ou des budgets globaux que vous souhaitez importer.
-
Dans cet exemple, les informations suivantes ont été renseignées : le code, le nom, le montant initial, le disponible, la période, le statut, le type de budget et enfin la société.
-
Vous devez par la suite créer un onglet par niveau jusqu'au niveau le plus bas, celui des postes budgétaires.
-
Dans le second onglet, par exemple, vous allez donc saisir les informations des groupes tout en s'assurant de renseigner le lien vers le budget parent.
-
Import des modèles et budgets : une fois que vous avez préparé le fichier de données, il faut aller dans l'application, puis ouvrir "Import des modèles et budgets". Vous trouverez une entrée de menu pour cet usage dans le menu de gestion budgétaire. Accès : Gestion budgétaire → Import des modèles et budgets
-
Fichier de données : sélectionnez les fichiers à importer.
-
Configurations incluses dans le fichier : cochez l’option ”Configurations incluses dans le fichier”, vu que vous avez des lignes de configuration en en-tête des onglets du fichier dans votre exemple. Pensez à également activer l’option "Onglet Config" dans le fichier vu que toutes les données sont déjà contenues dans votre fichier à importer.
-
Appliquer : en cliquant suite sur le bouton “Appliquer”, vous allez remarquer alors que les données du fichier sont chargées dans le tableau “Configurations des onglets” avec l'ensemble des champs renseignés et configurés.
-
Valider : si aucune erreur n'est rencontrée, vous pouvez alors valider l'import, puis importer les budgets dans AOS.
Si vous ouvrez le menu des budgets de recettes ou de dépenses, vous devez pouvoir retrouver l'ensemble des budgets contenus dans votre fichier d'import.
Pensez à rafraîchir la liste contenant les budgets pour que les nouvelles données importées puissent apparaître.
Scénarios budgétaires & Générateur de budget
Introduction
Vous avez une autre manière plus avancée de générer des budgets : c'est en configurant des scénarios budgétaires.
Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée depuis la version 8.0 : l’impression d’un scénario budgétaire. Un bouton au niveau du scénario permet d’imprimer une ébauche du Plan Global de Financement Pluriannuel basée sur le scénario budgétaire.
Variable de scénario
Accès : Gestion budgétaire → Modèles → Variable de scénario
Il faut d’abord définir des variables de scénarios. Une variable est définie par un an, un code, une méthode de calcul, ainsi qu'une catégorie.
Il existe deux méthodes :
-
Les variables que vous pouvez saisir manuellement ;
-
Les variables qui sont calculées suivant une formule.
Une variable de scénario peut être calculée à partir d'une autre variable. Par exemple, la variable charge RH est calculée à partir de la variable “Charge” dans non-courant diverse (CHNC).
Configuration des scénarios budgétaires
Accès : Gestion budgétaire → Modèles → Scénario budgétaire
-
Sélectionnez les années de comparaison pour lesquelles vous voulez lancer le scénario.
-
Puis, vous sélectionnez les variables manuelles en saisissant le montant pour chaque hypothèse.
-
Validez le scénario. Des variables avec une méthode formule sont alors calculées et ajoutées à la liste des variables.
Section budgétaire
Avant de pouvoir exploiter un scénario, il faut définir d'abord une structure budgétaire pour le budget que vous souhaitez générer (accès : Gestion budgétaire → Modèles → Structure budgétaire).
-
Pour cet exemple, il a été défini une première section “Postes” dans laquelle 2 sous sections ont été incluses : un poste fixe et un poste variable.
-
Pour la section post variable par exemple, 3 variables de scénario ont été ajoutées (Chauffage / Eau / Gaz)
-
A la génération du budget, ce sont ces variables qui seront converties en ligne budgétaire.
Générateur budgétaire
Une fois la structure est prête, vous pouvez ouvrir le générateur de budget (accès : Gestion budgétaire → Modèles → Générateur budgétaire) :
-
Sélectionnez dedans la structure et le scénario budgétaire que vous avez préalablement créé.
-
Ensuite, sélectionnez les années de comparaison.
-
Prévisualiser : avant de générer le budget, vous avez la possibilité de prévisualiser le résultat en cliquant sur le bouton “Prévisualiser” directement depuis le formulaire du Générateur budgétaire.
-
Générer : quand vous cliquez sur le bouton “Générer le budget”, vous pourrez choisir l'année du scénario qui vous convient, puis générer le budget.
Il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité, ajoutée depuis la version 8.0.
Le générateur de budget permet de construire un budget automatiquement à partir d’une structure et d’un scénario budgétaire. Vous pouvez également choisir différentes années pour comparer les différentes hypothèses du scénario budgétaire. En effet, il est possible de prévisualiser le résultat avant de générer le budget pour une année sélectionnée.
- Par conséquent, vous allez vous retrouvez sur la fiche du budget. Vous allez retrouver alors dans celui-ci le calcul basé sur les variables de scénarios que vous avez saisi, ainsi que la structure sélectionnée. Chaque ligne budgétaire correspond à une variable scénario que vous avez choisie dans la structure. Par défaut, une ligne budgétaire aura un seul poste budgétaire généré.
