Shopify

Introduction

Shopify est une solution de commerce électronique qui permet aux entreprises de concevoir, gérer et développer leur boutique en ligne, sans nécessiter de compétences techniques particulières. Elle offre un ensemble riche de fonctionnalités couvrant l’ensemble du cycle de vente et de gestion.

• Gestion des ventes et des commandes:

1. Création et personnalisation de boutiques en ligne de manière intuitive ;

2. Centralisation des commandes : création, suivi, annulation et remboursement ;

3. Synchronisation automatique des ventes avec différents canaux (Facebook, Instagram, Amazon, Google Shopping).

• Gestion des paiements:

1. Intégration d’une large gamme de moyens de paiement (cartes bancaires, PayPal, Mollie, Stripe, Shopify Payments) ;

2. Prise en charge des paiements partiels (cartes cadeaux, paiements fractionnés) ;

3. Calcul et gestion automatiques des taxes selon le pays et les réglementations locales.

• Gestion des stocks et des produits:

1. Ajout et modification des produits avec gestion des variantes (taille, couleur, etc.) ;

2. Suivi des niveaux de stock et notifications en cas de rupture ;

3. Connexion avec des entrepôts et solutions logistiques partenaires.

• Expédition et logistique:

1. Intégration avec des transporteurs pour le calcul des frais de livraison ;

2. Impression d’étiquettes d’expédition et suivi des colis ;

3. Compatibilité avec des services tiers tels que Sendcloud pour la gestion des points relais.

• Marketing et analyse:

1. Outils intégrés d’optimisation du référencement (SEO) et campagnes publicitaires sur Google et Facebook ;

2. Gestion des campagnes d’email marketing et des promotions ;

3. Tableaux de bord et rapports analytiques détaillés pour suivre les ventes et comprendre le comportement des clients.

Fonctionnalités dans AOS

Le module standard d’Axelor Open Suite (AOS) permet d’assurer une intégration fluide entre AOS et Shopify, en couvrant les principaux besoins de synchronisation pour la gestion des ventes et des opérations.

• Connexion des magasins:

1. Possibilité de connecter plusieurs magasins par entreprise ou par enseigne commerciale.

• Synchronisation AOS → Shopify:

1. Transfert automatique des produits ;

2. Mise à jour des niveaux de stock ;

3. Synchronisation de la réalisation des livraisons client.

-Synchronisation Shopify → AOS:

1. Importation des tiers (avec possibilité de mise à jour depuis AOS) ;

2. Récupération des commandes, incluant les remises et frais de port ;

3. Synchronisation du champ méta de Shopify (équivalent au Studio AOS).

• Autres fonctionnalités de synchronisation:

1. Intégration des paiements ;

2. Gestion des retours clients.

Configuration Shopify

Accès: Config applicative → Gestion des applications → Shopify, configurer → sur la page de Shopify, cliquer sur le bouton “Configurer” → cliquer sur la fiche de la société afin d’ouvrir les configurations par société

info

La configuration Shopify dépend de la configuration de l’outil de base d’utilisateur.

1. Version API: trouvez ici la version d’API.

2. ID Client: l’identifiant de client.

3. Code secret: les informations chiffrées du client secret.

4. Configuration par société: cliquer sur la fiche société afin de pouvoir accéder aux configurations par société. Ici vous trouverez un lien vers Shopify store.

remarque

Chaque enseigne commerciale aura une boutique Shopify.

Configuration des magasins

Accès: Config applicative → Maintenance technique → Connecteurs → Magasins Shopify → une liste de boutiques Shopify (Shopify Store) va par conséquent s’ouvrir

Dans Axelor Open Suite (AOS), la gestion des magasins peut s’organiser de deux manières, selon l’activation ou non de la fonctionnalité liée aux enseignes commerciales :

Avec gestion des enseignes commerciales activée : il est possible d’associer un magasin à chaque enseigne.

Avec gestion des enseignes commerciales désactivée : la sélection d’un magasin se fait alors au niveau de chaque société, directement dans les configurations applicatives correspondantes.

1. Ouvrir un Shopify Store.

2. Configuration Webhoook: Webhook permet au Shopify de communiquer à l’utilisateur quand il y a une évolution sur un objet / alerter sur la création d’une commande afin de pouvoir lancer le traitement des données. Le but de Webhook est de réaliser des actions quasiment en instantané. Il est possible d’avoir plusieurs Webhook. Par exemple :

• Webhook qui permet de créer une nouvelle fiche client suite à la création d’un nouveau client ;

• Webhook qui permet de mettre à jour la fiche client suite aux nouvelles informations transmises par le client dans son espace client ;

• Webhook qui permet le traitement des données lors de la création d’une commande ;

• Webhook qui permet de mettre à jour les données lors d’une mise à jour de la commande.

3. Devise: d’autres informations sont associées, par exemple, la devise. La devise est importante car elle va être associée au référentiel de produits. En outre, une conversion automatique peut avoir lieu s' il y a une différence dans les devises.

info

Chaque magasin est lié à un emplacement de stock.

4. Emplacement de stock Shopify: cliquer sur le champ. Une liste déroulante de tous les emplacements de stock va s’ouvrir. Chaque emplacement de stock a une configuration utilisable pour la vente.

astuce

Synchroniser l’emplacement de stock: pensez à synchroniser votre stock avec les emplacements de stock Shopify lors d’initialisation en cliquant sur le bouton “Synchroniser l’emplacement de stock”.

Batch de synchronisation

Un batch de synchronisation des produits a été mis en place à partir du référentiel de partage.

Ce mécanisme assure la mise à jour automatique de plusieurs informations essentielles pour chaque produit, à savoir :

• Nom

• Code (SKU)

• Description

• Prix de vente et prix de revient

• Code-barres (Barcode)

• Quantité disponible en stock (calculée comme : currentQty – ReservedQty)

• Poids

Grâce à ce processus, les données produits restent cohérentes et actualisées, ce qui facilite leur exploitation dans l’ensemble du système.

info

Un variant est considéré comme un produit.

Créer et synchroniser un tiers

Création de tiers depuis Shopify

• Client Online: comme tout client issue du e-commerce, la connexion commence par la création d’un compte par le client via son adresse email.

Le client va ainsi compléter les informations suivantes : nom / prénom / adresse postale principale / autres adresses postales.

La création du compte va automatiquement créer le tiers sur AOS (via webhook). Si l’adresse email est existante dans les tiers, le formulaire tiers est uniquement synchronisé avec le compte Shopify.

• Add customer: sur Shopify, vous pouvez ajouter un client directement en cliquant sur le bouton “Add customer”. Par conséquent, la fenêtre New Customer va s’ouvrir vous permettant de renseigner les informations essentielles :

• Nom / Prénom

• Langue

• Email

• Numéro de téléphone

• Adresse

Save: pour enregistrer les informations de client, il suffit de cliquer sur le bouton “Save” en haut de la page sur Shopify.

Une fois le tiers a été créé dans Shopify, il sera trouvable sur AOS (accès: Config applicative → Référentiel → Tiers).

astuce

Les informations sont mises à jour grâce aux Webhook.

info

En cas de création de doublons, AOS standard vous propose la fonctionnalité de fusion qui permet de fusionner un doublon avec une fiche déjà existante dans le but d’éviter toute confusion.

Création de tiers depuis AOS

Il est possible de mettre en place un batch de synchronisation permettant de charger l’ensemble des tiers présents dans Axelor Open Suite (AOS) vers Shopify.

Dans ce scénario :

• Tous les tiers disposant d’une adresse e-mail sont automatiquement générés dans Shopify.

• Les clients provenant de Shopify qui n’auraient pas encore été importés (identifiés grâce à la clé unique de l’adresse e-mail) sont également intégrés lors de ce processus.

Ainsi, le batch assure une cohérence entre les deux systèmes en évitant les doublons et en garantissant que chaque client soit correctement synchronisé.

attention

Il est possible de mettre à jour la fiche client sur Shopify et la mise à jour sera prise en compte sur AOS.

Cependant, il est impossible de réaliser l’action en envers : les mises à jour sur AOS ne seront pas prises en compte par Shopify.

Référentiel des produits

Synchronisation des produits / du stock

Un assistant est mis à disposition afin de créer votre référentiel de partage.

Cet outil vous permet de définir des critères de sélection en fonction d’un produit donné et/ou d’une catégorie de produits.

À partir de ces choix, l’assistant génère automatiquement des conditions JPQL. Celles-ci facilitent la recherche et l’accès rapide à votre référentiel, tout en garantissant une meilleure structuration des données.

Ce référentiel est à associer au magasin.

Accès: Config applicative → Maintenance technique → Connecteurs → Partage de données → Assistant de partage des produits

1. Le référentiel partagé: le référentiel est géré par Shopify (vu que c’est l’utilisateur lui-même qui va créer son compte) et il est rattaché à la Société. Sur la fiche de la Société, ouvrez l’onglet “Configuration”. Dans cet onglet, vous trouverez le référentiel renseigné dans le champ “Référentiel partage de données”.

2. Assistant de partage des produits: l'assistant permet de lister l’ensemble des produits que vous souhaitez synchroniser avec le shopify.

astuce

Les produits que vous souhaitez créer sur l’interface Shopify, doivent être créés depuis AOS.

remarque

Il est possible d’utiliser un filtre par catégorie de produit.

3. Batch: une fois que le référentiel est rattaché, appliquez un batch (accès: Config applicative → Traitement de masse → Batch Shopify). Le batch peut être utilisé autant de fois que nécessaire.

4. Requête JPQL: suite au lancement du batch, des requêtes JPQL sont générées. Cette requête est envoyé à Shopify, et Shopify à son tour va identifier le produit à synchroniser.

info

Des requêtes plus complexes peuvent être réalisées grâce à la condition (qui doit être codée) afin de cibler l’ensemble du référentiel. Par exemple, vous pourrez cibler que les produits vendables et actifs.

Dans ce cas, le concept reste le même : rattachez le référentiel de requêtes associées afin de lancer le batch qui va synchroniser les produits.

Créer un produit sur Shopify

Vous pouvez également créer un produit sur Shopify. La plupart des options ont un lien avec le produit dans AOS.

Accès: Shopify → Products → Remplir la fiche du produit

1. Titre: renseigner le titre du produit.

2. Description: ajouter une description.

3. Media: ajouter du contenu media (images / vidéos / modèles 3D).

4. Catégorie: sélectionner une catégorie.

5. Prix de vente: renseigner le prix de vente (pricing).

6. Charger la taxe par défaut: activer la case “Charger la taxe par défaut” (“Charge tax on this product”).

7. Statut: sélectionner le statut (brouillon ou actif). Si vous sélectionnez le statut “Actif”, ça veut dire que le produit sera ajouté au magasin et il sera achetable.

8. Type de produit: le type de produit peut être automatiquement chargé.

9. Vendeur: par défaut, le vendeur de la boutique sera renseigné en tant que vendeur.

10. Prix par produit: ici, vous trouverez le prix par produit.

11. SKU (Stock Keeping Unit): il s’agit du code de produit.

12. Code barre: renseigner dans ce champ le code barre.

13. Tracer la quantité: si l’option “géré en stock” est activée sur la fiche produit dans AOS, vous allez pouvoir activer l’option “Tracer la quantité” (Track quantity). Les batchs vont permettre de mettre à jour les quantités en stock et la disponibilité des produits (dans AOS il existe également des produits qui sont réservés, donc cette quantité sera déduite de la quantité disponible).

14. Continuer à vendre quand le produit n’est plus en stock: cette option n’a pas de lien avec AOS et elle doit être activée ou désactivée sur le référentiel produit.

15. Livraison: indiquer si il s’agit d’un produit physique (case à cocher Livraison / Shipping). Lorsqu' il s’agit d’un produit physique, indiquez le poids du produit.

16. Variants: ajouter des variants depuis ce champ.

17. Champs meta: renseigner les champs meta (metafields). Voir plus d’informations dans le chapitre dédié.

Synchronisation des champs meta

Synchronisation des champs de Shopify vers AOS

Les champs meta ce sont des champs custom de type Studio que les utilisateurs peuvent ajouter dans Shopify. Les champs meta peuvent être ajoutés sur les produits, commandes ou tiers dans Shopify. Une règle s’applique :

• Champ standard Axelor & champ standard Shopify: le lien entre les deux champs est déjà existant.

• Champs custom: un champ custom sera propre à chaque client et ne doit pas être lié à un champ standard Axelor.

• Champ custom Shopify & champ standard Axelor: dans ce cas, il va falloir mettre en place une synchronisation. C’est-à-dire, il faut créer une table référentielle et indiquer quel champ doit être synchronisé avec quel champ. Le processus est lancé par les différentes actions qui sont liées. Par exemple, lors d’un batch de produits, lancez une synchronisation des champs meta de tous les champs custom de produits.

1. Prérequis d’utilisation:

• Création préalable des champs méta sur les objets Commandes, Produits ou Tiers dans Shopify.

• Attention, le type de champ méta ne doit pas être de type métafichier, référence mix, lien ou variant produit.

2. Processus de synchronisation:

• Lors de la synchronisation des tiers et des commandes, l’ensemble des champs méta gérés est automatiquement chargé.

• Un webhook permet de suivre en temps réel les mises à jour de ces champs dans Shopify et de les répercuter dans AOS.

• Il est possible de synchroniser un champ méta Shopify avec un champ standard AOS grâce à une configuration de renvoi adaptée.

3. Cas d’utilisation:

Ce mode de chargement s’applique aux champs dits « simples », qui ne sont pas impliqués dans un processus métier spécifique (par exemple, un champ "Commentaire" pour la production).

attention

Synchronisation des champs de AOS vers Shopify: à ce jour, aucun paramétrage standard ne permet d’assurer la synchronisation des données depuis AOS vers Shopify.

Néanmoins, une mise en place spécifique reste envisageable (pour un cas client en particulier).

Cette évolution viserait à compléter le dispositif existant en permettant un échange bidirectionnel des informations.

Synchronisation des commandes

Synchronisation des commandes de Shopify vers AOS

1. Passage et intégration des commandes: le client peut passer sa commande et acheter les produits synchronisés directement depuis le site e-commerce. Une fois la commande réglée, celle-ci est automatiquement chargée dans AOS grâce à un webhook.

2. Conditions de chargement:

• Le produit doit être géré en TTC (configuration App Base).

• La commande doit être compatible avec la gestion en TTC (configuration App Vente par société).

Lors du chargement des lignes de commande, la configuration standard des taxes est appliquée.

3. Traitement de la commande: si le montant de la commande Shopify correspond au montant importé dans AOS :

• La facture est automatiquement générée avec le mode de paiement par défaut.

• Le bon de livraison est planifié et prêt à être traité.

Si une différence de montant est constatée :

• Une intervention manuelle est nécessaire (ex. ajustement de la position fiscale du tiers).

Synchronisation des bons de livraison

La synchronisation des bons de livraison est également réalisée de manière automatique depuis AOS vers Shopify.

Ainsi, les utilisateurs peuvent consulter directement l’état des livraisons depuis l’interface Shopify.

Le processus prend également en compte le cas des livraisons partielles, garantissant une mise à jour fidèle de la situation réelle.

Exemple fonctionnel

1. Dans Shopify : une commande a été créée (#1013) suite à la vente de la carte mère (1 unité). La commande est rattachée au vendeur (par exemple, Marc S). Vu que la commande a été réalisée en France, la TVA appliquée est de 20 %.

2. Côté Axelor : une fois que le paiement a été effectué, la commande est chargée automatiquement par webhook.

remarque

Il n’y aura pas de commande à charger tant que le paiement n’a pas été effectué.

Sur la commande vous trouverez des lignes de commande avec le produit rattaché / la quantité.

3. Vous pouvez par la suite appliquer une remise de prix.

4. Shopify total amount: comparez le prix Shopify et le prix total de la commande. Les deux montants doivent correspondre.

5. Taxes associées: les taxes associées peuvent être trouvées sur la ligne de la commande dans l’onglet Informations (configuré dans Axelor).

6. Facturation: ouvrez l’onglet Facturation afin de créer une facture. La facture va être créée et ventilée automatiquement (à condition que les montants soient égaux).

7. Génération de la facture: la génération de la facture a lieu via Axelor et non Shopify. La facture générée (accès Facturation → Facture client) doit par la suite être générée en pdf en cliquant sur le bouton “Rapports” et envoyée au client.

info

L’objectif à terme est de pouvoir créer et envoyer la facture automatiquement au client en utilisant un modèle de mail.