Comptabilité générale

Configuration comptable : comptes et journaux

Comptes Comptables

Accès : Comptabilité → Configuration → Financière → Comptes Comptables

Dans le cas contraire, il faut utiliser le raccourci, en saisissant “Comptes comptables” dans le champ “Rechercher” en haut pour y accéder.

Sur la fiche du compte comptable

• Le nouvel onglet de paramètres est désormais disponible sur la fiche du compte comptable, Règles d’affectation (rapports). Les règles d’affectation permettent de savoir sur quels rapports apparaissent les comptes comptables.

Sur la fiche de type de rapport

• Exemple : il est possible de construire soi-même les rapports grâce aux types de rapport (accès : Comptabilité → Configuration → Export/import → Types de rapport).

Sur la fiche du rapport il est possible de définir certaines règles, en prenant en compte que ce type de rapport doit avoir un format d’impression “Etat personnalisé”.

• Par la suite, lors de la configuration des règles lignes, sélectionnez les comptes comptables et enregistrez les modifications apportées.

Une fois que les comptes comptables ont été sélectionnés sur l’onglet de Règles Lignes, le rapport sur lequel ils ont été appliqués sera affiché sur la page du Compte Comptable, et visible depuis l’onglet Règles d’affectation (rapports).

• Il est possible de consulter le rapport du tableau de Règles d’affectation (rapports) en cliquant sur la fiche.

info

Cette fonctionnalité permet d'évaluer les états spécifiques et aide lors des contrôles afin de confirmer qu’un compte a été considéré dans le rapport.

• En outre sur la fiche du compte comptable, il est possible de consulter l’onglet Configuration rapports/exports comptables.

1.1. Le nouvel onglet de paramétrages est disponible sur la fiche du compte comptable, celui de Règles d’affectation (rapports).

1.2. La fiche du type de rapport avec un format d’impression “Etat personnalisé”.

1.3. Sur la fiche du Compte Comptable vous trouverez l’onglet Configuration rapports/exports comptables qui contient le champ Type de service (DAS2, un système de reporting)

Les paramètres du compte comptable

• Case à cocher "Compte comptable réglementaire" : sachez que cette case est impossible à cocher ; ce compte comptable est imposé par l’administration pour faire des déclarations. Afin de la mettre à jour, il est nécessaire de faire un import.
• Activer les échéances (disponible depuis la version 6.4) : une case à cocher qui devient obligatoire lorsque vous traitez les factures des tiers. Dans le cas contraire, le système vous préviendra du fait que les échéances sont nécessaires afin de pouvoir traiter correctement les factures. La case “Utiliser pour le solde des tiers” fonctionne en parallèle avec les échéances (les deux donc doivent être activées).
• Taxes : Taxe par défaut permet de sélectionner la taxe et elle est utilisée uniquement pour la saisie des écritures. C’est-à-dire que lorsque vous remplissez les informations sur la fiche de l’écriture comptable, une fois que vous avez choisi le compte comptable associé, la taxe sera prédéfinie grâce à ce champ rempli en amont.

remarque

Dans l’onglet “Paramètres”, la case “Compte comptable réglementaire” est présente à titre informatif et ne peut pas être cochée.

Le fait de cocher la case “Autoriser la saisie de la taxe sur les lignes d’écriture” permet de faire apparaitre le champ “Taxe par défaut”. La taxe par défaut permet de sélectionner la taxe et elle est utilisée uniquement pour la saisie des écritures.

1.4. Cliquez sur la case à cocher “Activer les échéances”.

Les journaux comptables : origines fonctionnelles

Origines fonctionnelles autorisées sur la fiche du journal permettent de faire des contrôles et d’assurer la bonne saisie par l’utilisateur, agissant comme un filtre pour certaines vues.

1. Par exemple, vous avez indiqué “Achats” dans le champ Origines fonctionnelles autorisées. Par conséquent sur la fiche de l’écriture comptable, vous allez voir qu’il y a des champs à remplir comme Journal et Origines fonctionnelles autorisées. Il faudra donc sélectionner Achats dans le champ Journal, ce qui va ensuite remplir automatiquement le champ Origines fonctionnelles autorisées et, une fois renseigné, ce champ d’Origines sera caché.

remarque

Le champ reste affiché pour pouvoir choisir une origine fonctionnelle à appliquer (par exemple, Cut off ou Immobilisations) dans le cas lorsqu’il y a plusieurs champs d’Origines fonctionnelles autorisées.

2. En outre, il est possible de laisser ce champ vide sur la fiche de l'écriture comptable.

1.5.Le champ d’Origine Fonctionnelle sur la fiche d’écriture comptable.

Les configurations de journaux comptables :

• Case à cocher "Autoriser les écritures brouillard”.
• Case à cocher "Autoriser les écritures simulées”.

Pour que ces deux cases soient disponibles sur la page du Journal, il est nécessaire d'activer la fonctionnalité.

1) Afin de les activer : Config applicatives → Gestion des applications → Comptabilité, configurer → sur la page d’App Comptabilité, en bas de page dans Configurations Comptables, cliquez sur la Société qui figure dans le tableau.

2) La page de la Configuration Comptable va s’ouvrir dans un nouvel onglet , et il devient possible de cocher la case "Activer les écritures simulées et Mode Brouillard”.

3) Case à cocher "Contrôle doublon sur le champ Pièce justificative”. Cette fonctionnalité est souvent utilisée pour le Journal de Ventes ou Achats. Elle permet d'exécuter un contrôle sur le champ accounting voucher/pièce justificative et vérifie si un enregistrement similaire existe déjà pour le même tiers, sur le même journal et année fiscale (basée sur la période).

attention

Si cette option est décochée, aucun contrôle ne sera effectué.

4) Préfixe pour la pièce justificative: suite à l’activation de la case Contrôle doublon, Il est possible de mettre un préfixe pour la pièce justificative, comme EXT.

A titre d’exemple: vous avez une facture et vous décidez d’extourner l’écriture de la facture. Il faut savoir qu’il existe toujours un lien avec la pièce justificative, et par conséquent vous pouvez la préfixer (par exemple EXT.). De cette façon vous allez effectuer le contrôle de doublon, grâce au préfixe EXT.

5) Pièce justificative obligatoire sur les lignes d’écriture. Si cette option est cochée, dès lors qu’une écriture est saisie en entête d’écriture sur le journal, alors, le champ pièce justificative sera requis. L’activation de ces cases a un impact sur les écritures comptables.

1.6. La fiche du journal et les cases à cocher “Autoriser les écritures simulées” et “Autoriser les écritures brouillard”.

1.7. Comment rendre actives ces cases à cocher sur la fiche du journal ? Config applicatives → Gestion des applications → Comptabilité, Configurer → en bas de page, sous Configurations Comptables, cliquez sur la société.

1.8. L’onglet de Configuration s’ouvre si vous cliquez sur la société. Cochez les cases “Autoriser les écritures simulées” et “Mode brouillard” (pour activer le mode brouillard) pour qu’ils apparaissent sur la fiche du journal. Dans le cas contraire, chaque écriture sera comptabilisée immédiatement.

La fiche de l’écriture comptable

Accès : Comptabilité → Ecritures → Ecritures

1) Le bouton "Simuler"" apparaît sur la fiche de l'écriture comptable lorsque vous activez les options "Activer les écritures simulées" et "Mode Brouillard" via les Config applicatives et les journaux.

Par exemple, si la case Activer les écritures simulées a été cochée sur le Journal Achats, et que vous l’avez choisi comme Journal celui d’Achats sur la fiche de l’écriture comptable, le bouton "Simuler" va apparaître parmi les autres boutons à droite.

2) La fonction "Simuler" vous permet de tester l’écriture et de vous assurer de l’équilibre Débit/Crédit.

attention

Les écritures comptables de simulation ne sont pas prises en comptabilité par défaut vu leur caractère de simulation.

Le statut des écritures comptables.

Les écritures comptables se distinguent désormais par statut (brouillard, simulée, comptabilisée).

1.9. La fiche de l’écriture comptable. Les écritures simulées ont été activées sur le journal d'Achats. En sélectionnant un Journal d’Achat sur la page de l’écriture comptable, le bouton "Simuler" va apparaitre ce qui vous permettra par la suite de créer des écritures de simulation.

La fiche de rapport comptable

Accès : Comptabilité → Exports/Rapports comptables → Rapports comptables

En ce qui concerne les écritures comptables simulées, il est possible d’imprimer et de consulter le Grand Livre Comptable (Provisoire) sur la fiche du rapport comptable en cochant la case Montrer les écritures simulées et ensuite en cliquant sur Imprimer.

Rapports personnalisés

Introduction

Rapports personnalisés : l’idée principale est de permettre à l'utilisateur de pouvoir construire des rapports comptables rapidement et facilement sans avoir des connaissances préalables dans l’outil BIRT (outil de génération des rapports comptables).

C’est-à-dire qu'un rapport personnalisé permet à l'utilisateur de paramétrer un rapport sans avoir des connaissances techniques sachant qu’il est toujours possible d’aller plus loin dans les paramètrages.

Les rapports personnalisés, comme tous les rapports comptables, se basent sur les écritures comptables.

Les règles: les règles permettent définir quelle écriture vous allez récupérer dans quelle colonne / quelle ligne. Ensuite, le croisement de ces différentes règles se traduit par un résultat affiché dans une cellule.

Il est nécessaire d’abord de créer un Type de rapport, qui sera par la suite utilisé dans un Rapport Comptable.

Les informations générales concernant les Types de rapport

Accès : Comptabilité → Configuration → Export/Import → Types de rapport / soit utilisez le Raccourci

Il faut savoir que dans les types de rapport il existe une subdivision des rapports qui s’appelle Etat personnalisé. 1) Dans l’entrée de menu de Rapports comptables, sélectionnez “Etat personnalisé” comme Format d’impression. 2) Ensuite, appuyez sur le bouton Enter du clavier afin de trier les types de rapport.

1.1. Sélectionnez “Etat personnalisé” comme Format d’impression. Ensuite, appuyez sur le bouton Enter afin de trier les types de rapport.

3) Sur la fiche du Type de rapport il est possible d’importer le Modèle de rapport en cliquant sur le bouton Modèle de rapport. Cependant, il est inutile d’importer le Modèle de rapport pour un rapport personnalisé. 4) Il est possible de filtrer les types de rapport dans le référentiel en sélectionnant Le Format d’Impression → Etat personnalisé et en appuyant ensuite sur Enter. 5) Il existe 3 états personnalisés : Bilan / Compte de résultat / Soldes Intermédiaires de Gestion.

remarque

L’Etat personnalisé : est un format d’impression générique qui permet de faire une mise en page selon un certain nombre de règles prédéfinies par l’utilisateur (vous pouvez faire des sommes, des soustractions d’un compte ou d’un ensemble de comptes, pour ensuite générer des éléments sur un rapport etc).

6) Sur la fiche du type de rapport, le champ Comparaison vous permet de comparer le rapport avec un rapport de l’année précédente par exemple. Par défaut, ce champ ne met aucune valeur. 7) Tableau de Règle Ligne sur la fiche du Type de rapport : en cliquant sur une Règle, vous accédez à l’onglet Règle Ligne. Dans cet onglet, vous trouverez le champ Comptes Comptables qui vous permet de sélectionner des comptes et faire du mapping. Vous avez également la possibilité d’organiser l’ordre des lignes du tableau Règles lignes et d’ajouter des lignes.

Comment créer un nouveau rapport personnalisé ?

Accès : Comptabilité -> Configuration -> Export/Import -> Types de rapport -> cliquez sur “Nouveau”.

1. Renseignez les informations : le nom, la société, le type (Rapport Comptable)

attention

Il est nécessaire de sélectionner comme type le Rapport Comptable afin de créer un Rapport personnalisé. En outre, si vous sélectionnez comme type un Export comptable, le format d’impression sera également différent et il sera impossible de choisir l’état personnalisé nécessaire à la création du Rapport personnalisé.

2. Indiquez le format d’impression (ici, état personnalisé) et le titre du rapport.
3. Comparaison - Aucune Comparaison : aucune comparaison n'est faite au niveau de la comptabilité.

Comparaison - Année précédente : la comparaison entre l’année précédente et la période sélectionnée dans le rapport comptable.

Comparaison - Même période l’année précédente : par exemple, si vous avez un rapport comptable que sur deux mois, il sera intéressant de le comparer avec les deux mois de l’année précédente.

Comparaison - Autre période : définissez vous-même la période de comparaison

4. Modèle de rapport : il est possible d’importer un modèle de rapport, cependant il est inutile de télécharger un si vous souhaitez créer un rapport personnalisé.
5. Règles colonnes : constituent la partie principale des rapports personnalisés. Le rapport contient plusieurs colonnes, et par conséquent vous allez besoin des règles pour les construire.
6. Règles lignes : ce sont des lignes qui seront présentes à l’impression du rapport comptable (par exemple, une ligne TTC ou TVA). Les règles lignes comprennent des lignes de type aucune valeur / somme de comptes / règle personnalisée.

1.1. Comment créer un nouveau rapport personnalisé? Sur la fiche du type de rapport, renseignez les informations nécessaires et ajoutez des règles colonnes et des règles lignes. Il est important de sélectionner comme type le Rapport comptable afin de pouvoir créer un Rapport personnalisé. En outre, sélectionnez comme format d’impression "Etat personnalisé".

7. Ensuite, procédez à la création du Rapport Comptable (accès : Comptabilité - Exports/Rapports comptables - Rapports Comptables - Nouveau)

Accès : Comptabilité - Exports/rapports comptables - Rapports comptables

8. Sur la page des rapports comptables, renseignez les informations nécessaires
9. Indiquez comme Type de rapport “Etat personnalisé” (le type de rapport que vous avez créé vous-même).
10. Renseignez l’année fiscale et la période.

info

Même si sur la fiche de type de rapport vous avez choisi "Aucune comparaison", il est toujours possible d’indiquer les dates dans la partie “Comparer avec la période” sur la fiche de Rapport comptable et ensuite cocher la case “Calculer sur la période de comparaison” sur l’onglet de configuration Règle Colonne (sur la fiche du type de rapport).

11. Cliquez sur “Imprimer”.

1.2. Sur la fiche de rapport comptable, renseignez les informations nécessaires. Sélectionnez comme Type de rapport un Etat personnalisé. Si sur la fiche de type de rapport vous avez choisi "Aucune comparaison", vous pouvez indiquer les dates sur le rapport comptable dans la partie dédié “Comparer avec la période”, et en parallèle sur la fiche du type de rapport vous pouvez cocher la case “Calculer sur la période de comparaison” sur l’onglet de configuration Règle Colonne.

1.3. Sur la fiche de type de rapport, cliquez sur une Règle colonne afin d’accéder à l’onglet Règle Colonne. Sur l’onglet, cochez la case “Calculer sur la période de comparaison” si vous souhaitez appliquer les dates renseignées sur le Rapport Comptable dans la partie “Comparer avec la période”.

astuce

Le rapport de la TVA aide à la déclaration de TVA sur encaissement

Exemple #1. Création du Rapport basique.

Accédez à la fiche de type de rapport ( accès: Comptabilité - Configuration - Export/Import - Types de rapport - Nouveau)

A) D’abord créez une première règle colonne.

1. Ajoutez une nouvelle règle colonne : sur l’onglet Règle Colonne, sélectionnez le type, par exemple, “Valeur”.
2. Renseignez le libellé, par exemple TITRE I.
3. Type de règle : aucune valeur (vous pouvez sélectionner “aucune valeur” si vous avez simplement besoin d’afficher le libellé).
4. Indiquez un Code (il n’y a pas de code obligatoire à indiquer, c’est à vous de le définir).
5. Dans la partie Configuration, sélectionnez un style (par exemple, Surligné). A l’impression, si vous avez indiqué “Surligné”, la couleur sera différente du reste du tableau sur le document généré.

1.1. Afin de configurer une Règle Colonne, renseignez les informations nécessaires sur l’onglet de configuration de Règle Colonne.

B) Ensuite ajoutez une autre règle colonne.

1. Indiquez comme Type “Valeur”.
2. Type de règle “Somme de comptes”.
3. Libellé et Code “Solde”.
4. Dans l’onglet Compte Comptables, définissez les règles pour sélectionner les comptes.

Sélectionnez le résultat souhaité : Débit moins Crédit / Crédit moins Débit / Celui de la ligne / Celui du groupe. Dans l’exemple ce sont les lignes qui portent les résultats.

1.2. Si vous sélectionnez le type de règle “Somme de comptes”, il devient possible de configurer les Comptes Comptables et de définir la façon comment est calculé le résultat (par exemple, Débit - Crédit).

attention

Quand vous avez des règles différentes sur vos lignes, vous allez par exemple définir une certaine ligne comme Débit - Crédit, tandis que l’autre ligne sera configurée comme Crédit - Débit.

Il est important d'éviter toute contradiction entre les règles colonnes pour que ça fonctionne.

C’est-à-dire, la première ligne est Débit - Crédit, et la deuxième ligne est Crédit - Débit et sur la colonne vous avez sélectionné Débit - Crédit.

La première ligne et la colonne sont identiques, mais il y a un conflit entre la deuxième ligne et la colonne. Par la suite, un message d’erreur va être affiché.

Il faut toujours configurer de telle façon que ça soit les colonnes, soit les lignes qui portent le résultat.

Dans l’exemple ci-dessus il a été décidé que ce sont les lignes qui portent les résultats.

Par conséquent, sur l’onglet “Règle colonne” le Résultat a été défini comme “Celui de la ligne”.

5. Sélectionnez soit un Type de compte, soit un Compte Comptable, soit un Compte analytique

Par exemple, vous souhaitez que votre solde soit calculé en fonction des types de comptes qui sont Clients.

Dans ce cas, le système va filtrer pour cette colonne toutes les écritures qui ont un compte comptable de type compte Client.

info

Même logique s’applique aux Comptes Comptables et Comptes analytiques.

1.3. Sur l’onglet de Règle Colonne, définissez quel Compte sera utilisé afin de filtrer les comptes comptables. Dans l’exemple, le tri s’effectue via Types de Compte - Clients. Cliquez sur “Sélectionner” dans le but d’ajouter le type de compte souhaité. Choisissiez soit un Type de compte, soit un Compte Comptable, soit un Compte analytique.

6. Toujours sur l’onglet Règle Colonne, cliquez sur Configurations. Dans la partie Configurations, vous pouvez configurer le style.

• Case à cocher "Cachée" : sachez que vous pouvez cocher la case “Cachée” si vous ne souhaitez pas afficher cette colonne. Par exemple, vous allez cacher une colonne car elle va servir pour un calcul par la suite qui sera utilisé en règle personnalisée (c’est-à-dire, le type de règle va être défini comme une règle personnalisée).

En parallèle, la case “Cachée” activée cache une colonne à l’impression. Cependant, sur la fiche de rapport la règle colonne reste visible, avec case “Cachée” activée.

Dans l’exemple, la case “cachée” est désactivée afin de démontrer le calcul.

info

La case “ne pas calculer les intersections” : si cette case est cochée sur une colonne et sur une ligne, au moment du calcul de la cellule qui est l’intersection de la ligne et de la colonne avec la case cochée, la valeur ne sera pas finalement calculée entre la ligne et la colonne.

info

Si vous le souhaitez, il est possible de faire des comparaisons dans les colonnes même si dans le champ “Comparaison” vous avez indiqué “Aucune comparaison”.

• Vous pouvez activer la case “Calculer sur l’année précédente” sur l'onglet Règle Colonne, dans la partie Configuration.

Dans ce cas vous allez prendre en compte la période du rapport comptable, c’est-à-dire que sur la période sélectionnée, et sur cette colonne-là vous allez indiquer “Calculer sur l’année précédente”. Par conséquent, même si la comparaison n’a pas été activée, cette colonne sera calculé sur l’année précédente.

1.4. Sur l’onglet de Règle colonne, cliquez sur Configurations et sélectionnez le Style.

En outre, vous pouvez cocher les cases “Cachée” afin de cacher une colonne à l’impression.

Ensuite, si vous cochez la case “Ne pas calculer les intersections” (la case doit être cochée sur une Colonne et sur une Ligne), la valeur ne sera pas calculée entre la ligne et la colonne.

Si vous cochez la case “Calculer sur la période de comparaison”, le fait de cocher cette case vous permettra de calculer sur la période de comparaison. Pour activer cette case, il est nécessaire d’avoir défini au préalable une comparaison sur le champ comparaison sur la fiche de type de rapport.

“Calculer sur l’année précédente” : le fait de cocher cette case permet de prendre en compte la période du rapport comptable, c’est-à-dire qu’il s’agit de la période sélectionnée, et sur cette colonne-là vous allez indiquer “Calculer sur l’année précédente”. Par conséquent, même si la comparaison n’a pas été activée, cette colonne sera calculée sur l’année précédente.

C) Ajoutez une règle ligne

1. Indiquez comme Type - Valeur
2. Type de règle - Somme de Comptes
3. Indiquez comme Libellé - TTC, Code - TTC
4. Résultat : Débit - Crédit
5. Enregistrez les informations
6. Ouvrez un rapport comptable dans lequel vous allez utiliser le type de rapport.

D) Créez un nouveau rapport comptable

Accès : Comptabilité - Exports/rapports comptables - Rapports comptables

1. Sur la page des rapports comptables, renseignez les informations nécessaires
2. Indiquez comme Type de rapport “Etat personnalisé” (le type de rapport que vous avez créé vous-même).
3. Renseignez l’année fiscale et la période.

info

Même si dans le type de rapport vous avez choisi aucune comparaison, il est toujours possible d’indiquer les dates dans la partie “Comparer avec la période” et cocher la case “Calculer sur la période de comparaison” sur l’onglet de configuration Règle Colonne.

4. Cliquez sur “Imprimer”

1.5. Une fois que vous avez cliqué sur Le tableau contenant une ligne et une colonne avec des styles configurés en amont, vous allez constater que le Titre 1 se différencie par une autre couleur, car le style de la colonne a été défini comme “Surligné”.

Exemple #2. Un cas plus complexe : lignes TVA, TTC, HT et colonnes Sommes de comptes & Pourcentage

A) Configurez le type de rapport (ici, le type de rapport est nommé “Présentation 1”) :

Accès : Comptabilité - Configuration - Exports/Imports - Types de rapport

1. Sur la fiche, renseignez les informations nécessaires. Indiquez le nom (ici, “Présentation 1”).
2. Type - Rapport comptable.
3. Format d’impression - Etat personnalisé.
4. Titre de rapport - Présentation 1.
5. Comparaison - Aucune période.

B) Ensuite, configurez les règles colonnes :

1. Première règle colonne est une colonne de Solde. Indiquez :

   -Type - "Valeur" ;

   -Type de règles - "Somme de comptes" ;

   -Libellé - "Solde" ;

   -Code - "SOLDE".

2. Dans la partie Compte Comptable sur la page Règle Colonne, le Résultat est défini comme “Celui de la ligne”.

Les comptes comptables n’ont pas été définis car ils sont gérés par les Règles Lignes.

3. Deuxième règle colonne est une colonne de Pourcentage. Les informations renseignées sont :

-Type - "Valeur" ;

-Type de règle - "Pourcentage".

info

Si vous sélectionnez le type de règle “Pourcentage”, ça fait apparaître le nouveau champ “Colonne à utiliser” où il faut indiquer le code de la colonne. C’est la colonne sur laquelle vous voulez calculer le pourcentage.

4. Dans l’exemple, les champs ont été renseignés de façon suivante :

-Libellé - "Pourcentage" ;

-Code - "POURCENT" ;

-Colonne à utiliser - "SOLDE" ; (le code de la première colonne). Le pourcentage sera par conséquent calculé sur la colonne de Solde.

1.1. Configuration de la règle colonne "Pourcentage" (Type de règle - Pourcentage).

1.2. Configuration de la règle colonne "Solde" (Type de règle - "Somme de comptes").

C) Afin de piloter les colonnes, configurez les règles lignes.

1. Ligne TTC. Configurez une ligne "Toutes taxes comprises".

Cette ligne TTC représente la base de 100 %. Dans l’exemple, c’est la règle ligne TTC. Les autres lignes vont être calculées en fonction de cette ligne de base 100% (autrement appelé la ligne de totale).

• La configuration de la règle ligne TTC dans l’exemple est suivante :

  -Type - "Valeur" ;

  -Type de règle - "Somme de comptes" ;

  -Libellé - "TTC" ;

  -Code - "TTC" ;

  -Ligne de total - "N/A" (car c’est une ligne de 100%, donc si vous indiquez rien c’est que la valeur par défaut sera de 100%) ;

  -Détailler la ligne - "Ne pas détailler".

• Dans la partie Compte Comptables sur l’onglet Règle Ligne :

-le Résultat est "Débit - Crédit" ; -Comptes Comptables sont "comptes classe 4".

2. Ligne HT. Configurez une ligne Hors Taxes.

• Dans l’exemple, les informations qui ont été renseignées sont :

-Type - "Valeur";

-Type de règle - Somme de comptes;

-Libellé - HT;

-Code - HT;

-Ligne de Total - TTC;

-Détailler la ligne - Ne pas détailler.

• Dans la partie Compte Comptables sur l’onglet Règle Ligne :

-Résultat est Crédit - Débit ;

-Types de compte - produit.

3. Ligne TVA. Configurez une ligne de TVA.

• La configuration de la ligne TVA est suivante :

-Type - Valeur;

-Type de règle - Somme de comptes;

-Libellé - TVA;

-Code - TVA;

-Ligne de Total - TTC;

-Détailler la ligne - Ne pas détailler.

• Dans la partie Compte Comptables sur l’onglet Règle Ligne :

-Résultat est Crédit - Débit ; -Types de compte - Taxes.

1.3. Le type de rapport avec les règles colonnes et règles lignes configurées.

D) Utilisez le type de rapport configuré dans le rapport comptable

Accès : Comptabilité - Exports/rapports comptables - Rapports comptables.

1. Configurez le rapport comptable

-Renseignez les dates.

-Sélectionnez le type de rapport (ici, c’est le rapport “Présentation 1” avec les lignes de taxes TTC, HT, TVA).

-Cliquez sur “Imprimer”.

1.4. Les colonnes "Solde" et "Pourcentage", ainsi que les lignes TTC, HT et TVA à l’impression.

attention

Il est possible que des erreurs surviennent lors du calcul lorsqu'il existe un conflit entre les colonnes et les lignes.

Par exemple, dans le type de rapport “Présentation 1” le calcul de la ligne TTC est configurée comme : -Débit - Crédit ; -la ligne HT a pour calcul Crédit - Débit ; -et la ligne TVA a comme calcul Crédit - Débit.

En ce qui concerne la colonne, le résultat de calcul a été défini comme “Celui de la ligne”. C’est-à-dire que c’est la ligne qui pilote le calcul.

Cependant, si  la règle colonne comporte comme calcul “Débit - Crédit”, une erreur de calcul surviendra car un conflit se produit entre les colonnes et les lignes.

Règle personnalisée et la priorité

En outre, vous avez la possibilité de configurer une règle personnalisée selon vos besoins.

info

Utilisez les expressions Groovy afin de créer votre règle personnalisée.

En parallèle vous pouvez utiliser les codes des règles afin de configurer la règle personnalisée, par exemple “SOLDE - POURCENT”. Toutes les opérations arithmétiques simples sont réalisables, par exemple :

-SOLDE / POURCENT

-SOLDE * POURCENT

1.1. Sur l’onglet de règle colonne, configurez la règle personnalisée. Toutes les opérations arithmétiques simples sont réalisables. Par exemple, vous pouvez indiquer SOLDE - POURCENT. En outre, vous pouvez renseigner la priorité. La priorité sert à décider quelle règle personnalisée est appliquée en premier lorsque il y a plusieurs règles personnalisées afin d’éviter le conflit.

• Notion de priorité

La priorité sert à décider quelle règle personnalisée est appliquée en premier lorsque il y a plusieurs règles personnalisées afin d’éviter le conflit.

Par exemple, vous avez deux règles personnalisées, une dans la partie colonne et l’autre dans la partie lignes. Dans ce cas, le système ne saura pas quelle règle personnalisée il est censé traiter en premier. C’est pourquoi la notion de priorité a été mise en place.

info

Sachez que c'est la priorité la plus basse qui "gagne". La règle personnalisée ayant la priorité 0 sera traitée en premier, tandis que la règle personnalisée avec la priorité de 1 sera traitée par la suite.

Exemple #3 avec l’application de Notion de groupe

Un groupe de colonnes (lié par type de compte, par exemple) vous permet d’éviter des colonnes qui se répètent.

Le groupe de colonnes a été créé sur une fiche de type de rapport comportant colonne Solde et Pourcentage, ainsi que les lignes TTC, HT, TVA (reprises de l’exemple précédent).

A titre d’illustration :

1. Créez sur le type de rapport un groupe de colonnes pour les clients.
2. Sur l’onglet de règle colonne, renseignez les informations nécessaires :

Type - Groupe ;

Type de règle - Somme de comptes ;

Libellé - Comptes clients ;

Code - CC (c’est-à-dire, compte client) ;

Résultat - Celui de la ligne ;

Types de compte - Clients.

1.1. Configuration de la règle colonne Type Groupe.

3. Créez un autre groupe pour les fournisseurs :

Type - Groupe ;

Type de règle - Somme de comptes ;

Libellé - Comptes fournisseurs ;

Code - CF (c’est-à-dire, comptes fournisseurs)

Résultat - Celui de la ligne ;

Types de compte - Fournisseurs.

4. Maintenant vous avez deux groupes de colonnes, et seulement une règle colonne “Solde”, ainsi qu’une seule colonne “Pourcentage”. Le fait d’utiliser les groupes vous permet d’éviter de dupliquer les colonnes “Solde” et “Pourcentage”.

A l’impression (fiche de rapport comptable) vous allez constater que les différentes colonnes ont bien été créés (Comptes clients avec ses colonnes “Solde” et “Pourcentage”, ainsi que Comptes fournisseurs avec ses colonnes Solde et pourcentage pour des périodes différentes).

1.2. Le type de rapport configuré avec les règles colonnes de type Groupe.

1.3. Lors de l’impression des colonnes Type Groupe, vous allez constater que les Comptes Clients / les Comptes fournisseurs ont chacun des colonnes Solde et Pourcentage.

Groupement par compte

1. Sur la fiche de type de rapport (Comptabilité - Configuration - Export/Import - Types de rapport) configurez une règle colonne avec le type “Groupement par compte”.

2. Sélectionnez par la suite des comptes sur l’onglet Règle Colonne.

Par exemple, vous avez sélectionné le type de compte “Client”. Par conséquent, le système va réaliser un groupement pour tous les comptes type Client.

Demander un détail sur une règle ligne

1. Sur la fiche de type de rapport, créez une nouvelle ligne ou modifiez une ligne existante.

2. Vous pouvez détailler la ligne par compte comptable sélectionné.

3. Sur l’onglet de règle ligne, cliquez sur le champ “Détailler la ligne” et choisissez l’option qui vous convient :

• Ne pas détailler
• Détailler par type de compte
• Détailler par compte
• Détailler par compte analytique

remarque

Détailler par type de compte : cette option vous permet de faire des combinaisons. Si vous avez sélectionné “détailler par type de compte”, ça ne vous oblige pas à sélectionner les types de compte.

Par exemple, si vous avez des comptes clients et fournisseurs, le système va générer dans ce cas deux lignes, pour les comptes clients et fournisseurs. Dans l’exemple c’est la ligne TTC qui est utilisée.

4. Ensuite, vous pouvez procéder à la création du rapport comptable.

attention

Sur la fiche de rapport comptable il est obligatoire de cocher la case “Afficher les lignes détaillées”. Si vous ne cochez pas cette case, la configuration du champ “Détailler la ligne” - “Détailler par type” de compte ne fonctionnera pas.

5. Ensuite, cliquez sur “Imprimer”. Vous allez constater que dans le tableau les informations sont affichées pour chaque type de compte (client et fournisseur).

1.1. Configuration de la règle ligne. Sélectionnez par exemple “Détailler par type de compte” dans le champ “Détailler la ligne”.

1.2. Sur le Rapport comptable, si vous souhaitez utiliser le type de rapport qu’utilise les lignes détaillées, cochez la case “Afficher les lignes détaillées” et ensuite “Imprimer”. Si cette case n’est pas cochée, les détails ne seront pas affichés.

Code compte comptable (onglet Règle Ligne)

Le champ de code compte comptable permet d'ajouter tous les comptes dont le code respecte l'expression régulière renseignée. Cette expression régulière doit être en SQL.

Les termes utiles sont :

1) _ pour remplacer par n'importe quel caractère.

2) % pour remplacer par n'importe(s) quel(s) caractère(s).

3) , pour séparer plusieurs expressions avec une logique "OR".

Par exemple :

• Sur le type de rapport, cliquez sur la ligne TTC et indiquez sur l’onglet Règle Ligne dans le champ “Code compte comptable” le chiffre avec le symbole de pourcentage 41%. Le 41% permettra de filtrer et de sélectionner que les comptes qui commencent par 41.

remarque

La configuration du type de rapport est reprise de l’exemple précédent, avec deux colonnes Soldes et Pourcentage, et trois lignes TTC, TVA, HT.

• Assurez-vous de l’absence de conflit si vous souhaitez appliquer le code compte comptable, c’est-à-dire que par exemple la case “afficher les lignes détaillées” ne doit pas être cochée sur la fiche de rapport comptable. En outre, il faut également éviter que le champ “Détailler la ligne” soit configuré (laissez-le vide) car cette action va empêcher le fonctionnement du Code compte comptable.
• Une fois le type de rapport est configuré avec le champ Code compte comptable complété, lancez le rapport comptable et cliquez sur “Imprimer”. Les lignes ne sont affichées que pour les comptes qui commencent par 41.

Un autre exemple :

• Si sur la fiche de rapport, dans l’onglet de règle ligne sur le champ “Code compte comptable” vous indiquez 41_, cela signifie que vous souhaitez sélectionner les codes qui contiennent 3 chiffres et qui commencent par 41 (donc, ce sont les codes qui comprennent les codes allant de 410 à 419).
• Si vous souhaitez séparer plusieurs expressions avec une logique “OR”, vous pouvez appliquer la virgule “,”. Pour illustrer : sur l’onglet Règle ligne, dans le champ Code compte comptable, renseignez 41% , 40%. Le fait d’appliquer la virgule signifie que le système va chercher les comptes qui commencent par 41 et ensuite par 40 (la virgule permettant d’appliquer donc la logique “OR”).

1.1. Renseignez le Code compte comptable, par exemple 41%. Pour que ce champ fonctionne, il est nécessaire de ne pas configurer le champ “Détailler la ligne” ni activer la case “Afficher les lignes détaillées” sur la fiche de rapport comptable.

Configuration des styles

Si vous souhaitez pouvoir différencier une colonne/une ligne d’une autre, vous pouvez configurer le style.

Afin de définir un style :

-Sur l’onglet de règle colonne / règle ligne, cliquez sur l’onglet Configurations.

-Ensuite, cliquez sur le champ “Style” et sélectionnez le style recherché (Gras / Italique / Surligné etc).

-En parallèle, vous pouvez indiquer la priorité d’une colonne / ligne par rapport à une autre (la priorité la plus basse qui “gagne”, c’est-à-dire, la priorité 0 est la plus importante que la priorité 1).

-Une fois que vous avez configuré les styles sur les onglets de règles lignes / colonnes, vous pouvez créer un rapport comptable pour ensuite l’imprimer.

Dans l’exemple la colonne Solde a pour le style un style “Gras”, tandis que la ligne TTC a le style “Surligné” (voir l’image).

1.1. Cliquez sur Configuration (onglet Règle Ligne / Règle Colonne) et sélectionnez le style.

1.2. Une fois que vous avez cliqué sur “Imprimer” sur le Rapport Comptable (qu’utilise le type de rapport avec ses règles lignes / règles colonnes et le style sélectionné), vous allez voir les styles lors de l’impression. Dans l’exemple la colonne Solde a pour le style un style “Gras”, tandis que la ligne TTC a le style “Surligné”.

Les règles analytiques sur les rapports comptables

1) Sur la fiche de Rapport Comptable, dans la partie “Règles analytiques” cliquez sur “Nouveau” afin d’ajouter une nouvelle règle analytique. Un nouvel onglet va apparaitre sur lequel il faut renseigner le Niveau et le Type, et par la suite le Compte analytique.

Niveau : le niveau que vous définissez en créant une règle analytique est une arborescence (1,2,3 etc).

Les comptes analytiques appliquent la logique du Compte Parent - Compte Enfant. 

attention

Il est nécessaire de connaître le plan de vos comptes analytiques existants afin de pouvoir configurer les règles analytiques et définir les niveaux.

2) Lorsque vous ajoutez des règles analytiques, un tableau par niveau sera généré via le rapport comptable personnalisé. Ce tableau est affiché à l’impression (voir l’image 1.3).

Les comptes analytiques présents dans le tableau respectent la hiérarchie, c’est-à-dire que le système va d’abord mettre les comptes avec le niveau le plus élevé (sur l’image 1.3, le compte analytique 6 a le niveau 2 donc il est affiché en premier, suivi par le compte analytique 1 avec le niveau 1).

Dans le cas lorsque l’arborescence est large (un compte avec des sous-comptes), le système va d’abord afficher le compte analytique avec le niveau le plus élevé et ensuite ses sous-comptes afin de respecter la hiérarchie existante.

1.1. Sur la fiche de Rapport Comptable, cliquez sur +Nouveau afin d’ajouter une nouvelle règle analytique.

1.2. Une fois que vous avez cliqué sur +Nouveau, l’onglet de configuration de la Règle analytique va apparaitre. Renseignez le Niveau, le type et par la suite le compte analytique, si vous avez besoin.

1.3. Sur les deux images les comptes analytiques 6 et 1 sont positionnés en fonction de la hiérarchie existante (le compte 6 a le niveau 2, tandis que le compte 1 a le niveau 1, par conséquent le compte 6 va avoir la priorité lors de l’affichage et sera placé avant le compte 1).

Les immobilisations

Comment générer les immobilisations et lancer les amortissements ?

Accès: Comptabilité  → Immobilisations → Immobilisations

• Pour les immobilisations il n’y a pas d'options à activer / désactiver dans le menu de Config Applicatives.
• Les immobilisations peuvent être créées soit manuellement, soit automatiquement (via les Achats).

Création manuelle

1) Pour créer une fiche, cliquez sur “+Nouveau”. Complétez les informations nécessaires.

2) Choisissez la catégorie d’immobilisations (matériel informatique, mobilier, etc).

3) Ensuite, toujours dans la fiche d’immobilisations, en bas de page, cliquez sur l’onglet Informations fiscales/ d’amortissement/ dérogatoires → choisissez une méthode de calcul, dégressif ou linéaire.

4) Les onglets “Informations fiscales”, “Informations d’amortissement”, “Informations dérogatoires”, “Fiches immobilisation associées”, “Commentaires” vont apparaitre une fois que vous avez indiqué la Catégorie d’immobilisation.

attention

Pensez à toujours enregistrer les modifications apportées sur la fiche.

5) Parmi d'autres champs disponibles à remplir, vous trouverez :

• Compte comptable à l’achat : un compte d’immobilisation est utilisé pour un article immobilisable. Par exemple, pour un ordinateur, il faudra sélectionner le compte pour Matériel informatique.

• Modèle de répartition analytique : ce champ est à remplir si vous avez besoin d’appliquer l’analytique.

• Choisissez le plan d’amortissement (fiscal / économique / dérogatoire/ IFRS) en sachant qu’il est possible d’activer plusieurs plans en même temps. Le plan dérogatoire est la différence entre le plan économique et fiscal. Le plan IFRS permet d’avoir une correspondance dans la comptabilité internationale et d'obtenir quelque chose d’uniforme ; à ce jour, le plan IFRS est peu appliqué et il demande toujours d’être retravaillé à la main.

• Les paramètres d’amortissement se trouvent dans l’onglet Informations d’amortissement.

1.1. L’onglet "Informations fiscales" et son champ de “Méthode de calcul” (linéaire ou dégressif). Remarquez que les onglets avec des champs à renseigner apparaîtront une fois que vous avez complété la Catégorie d’immobilisation.

remarque

Les champs “Emplacement” et “N° de Traçabilité” servent pour tracer les immobilisations (pour illustrer, il pourrait s’agir des machines qui se trouvent sur un chantier).

• En outre, les champs “Lignes de facture” et "Écriture d’Achat” peuvent être renseignés si vous avez une immobilisation qui a été créée automatiquement lors de l’achat (le déclenchement d’un achat permet de générer automatiquement une immobilisation ). Dans ce cas, vous utiliserez une facture / une écriture pour enregistrer cet achat.

6) Dans l’onglet “Informations d’amortissement”, complétez les informations suivantes :

• Vous pouvez choisir la méthode de calcul (linéaire ou dégressif).

• Dans le champ “Nombre d’amortissement” indiquez sur combien d’années vous voulez amortir (en prenant en compte le fait que l’amortissement de long terme diffère selon les produits, par exemple, un ordinateur est amorti sur 5 années et pas plus à cause d’une éventuelle obsolescence). En outre, vous pouvez indiquer un nombre d’années différent pour l’amortissement fiscal et économique, le plan dérogatoire permettant de calculer la différence entre les deux.

• Méthode de calcul dégressif : vous allez amortir davantage les premières années (le montant sera plus important). Dans les dernières années l’amortissement devient linéaire (l’amortissement devient identique). Le calcul dégressif s’utilise notamment pour les produits neufs.

• Méthode de calcul linéaire : le même montant est amorti chaque année.

• Type de période : il est nécessaire de décider sur quelle période se déroule l’amortissement, en mois ou en année. Il faut indiquer une période pour l’amortissement économique (E) et une période pour l’amortissement fiscal (F). Les informations doivent être renseignées respectivement dans l'onglet Informations fiscales et Informations d’amortissement.

1.2. L’onglet “Informations d’amortissement”.

7) Ensuite, sur la fiche de l’immobilisation, à droite, vous pouvez indiquer les Dates d’acquisition et de Premier service.

• La première date d’amortissement se trouve dans l’onglet d'Informations d’amortissement. En sachant que la date de premier service est souvent la première date d’amortissement. En outre, le mois d’acquisition peut différer du mois de mise en service et par conséquent, votre fiche d’immobilisation peut refléter ce fait.
• Dans les informations fiscales vous pouvez indiquer la première date d’amortissement fiscal, date de référence pour la première dépréciation.

info

Dans les Informations d’amortissement vous pouvez cocher “Equivalent à l’amortissement fiscal” si votre plan d’amortissement est fiscal. Dans ce cas-là, les champs “méthode de calcul” et “nombre d’amortissement” et “type de période” seront prédéfinis et impossibles à changer manuellement. Le plan dérogatoire sera également inapplicable.

8) Une fois que les informations sont remplies,  vous pouvez valider le brouillon et ensuite lancer le calcul.

9) Suite au calcul apparaît le tableau d’amortissement. Il est possible de le consulter dans les informations d’amortissement / fiscales / dérogatoires.

1.3. Dates d’acquisition / de premier service.

1.4. Le tableau d’amortissement fiscal se remplit automatiquement lorsque vous lancez le calcul d’amortissement.

Prorata Temporis

1. Si vous souhaitez appliquer Prorata Temporis (sur 365 jours) ou Prorata Temporis US (360 jours) dans une fiche immobilisation, il sera nécessaire d’activer la case à partir des Catégories d’Immobilisations.

Accès : Comptabilité → Immobilisations → Configurations → Catégories d’immobilisations → Modifier ou créer Nouvelle catégorie → Dans la fiche de catégorie, cochez “Prorata temporis”. Enregistrez les modifications apportées.

2. Ensuite, la case de Prorata Temporis sera appliquée automatiquement dans la fiche d’immobilisation une fois que vous avez sélectionné une catégorie.

1.5. La fiche de la catégorie d’immobilisation et les cases de Prorata Temporis.

Application du plan dérogatoire

Le plan d’amortissement dérogatoire permet de compenser la différence entre l’amortissement fiscal et l’amortissement économique (le plan économique étant le plus souvent le plan le plus avantageux pour l’entreprise).

1. Créez une fiche d’immobilisation et complétez les informations nécessaires.

2. Appliquez plusieurs plans d’amortissement : Fiscal / Économique / Dérogatoire

3. Dans l’onglet “Informations d’amortissement” (c’est-à-dire, l’amortissement économique), ne cochez pas la case “Equivalent à l’amortissement fiscal” (car, comme l’indique le titre, les deux plans d’amortissement dans ce cas-là seront équivalents). Dans l’exemple, le Nombre de période d’amortissement est égal à 5 ans et la Méthode de Calcul est définie comme “Dégressif”.

4. Dans l’onglet “Informations fiscales”, sélectionnez la Méthode de Calcul “Linéaire”, et indiquez le Nombre de période d’amortissement (par exemple, 5 ans).

5. Cliquez sur “Calculer l’amortissement” et “Valider”.

6. Cliquez sur l’onglet “Informations dérogatoires”. Dans le tableau d’amortissement, vous pouvez consulter les colonnes “Reprise dérogatoire” et “Dotation dérogatoire”.

astuce

Si vous cliquez sur une Ligne dans le tableau d’amortissement (l’onglet Informations dérogatoires), vous allez ouvrir une nouvelle fenêtre nommée “Ligne d’amortissement dérogatoire”.

Sur cette fenêtre il est possible de consulter “Ecriture reprise dérogatoire” en cliquant sur l’écriture générée. Pour ce type d’écriture, il faudra utiliser un compte comptable différent (le type 7, par exemple le compte 787250 “Amortissement dérogatoire”).

1.1. Sur la fiche d’immobilisation, sélectionnez plusieurs plans d’amortissement. Renseignez les informations nécessaires. Pour que le plan d’amortissement dérogatoire fonctionne, faites attention : dans l’onglet “Informations d’amortissement”, ne cochez pas la case “équivalent à l’amortissement fiscal” car si cette case est cochée, l’amortissement économique sera équivalent à l’amortissement fiscal. Le méthode de calcul a été défini comme “Dégressif” dans cet exemple. Pensez à indiquer le nombre d’amortissement (en années. Ici, c’est 5 ans).

1.2. Dans l’onglet “Informations fiscales” la méthode de calcul a été définie comme “Linéaire”. Le nombre de période d’amortissement est égale à 5 ans (le même nombre que dans le plan économique, défini dans l’onglet informations d’amortissement).

1.3. Cliquez sur l’onglet “Informations dérogatoires” et consultez les colonnes “Dotation dérogatoire” et “Reprise dérogatoire” dans le tableau d’amortissement fiscal.

1.4. Si vous cliquez sur une Ligne dans le tableau d’amortissement (l’onglet Informations dérogatoires), vous allez ouvrir une nouvelle fenêtre nommée “Ligne d’amortissement dérogatoire”. Sur cette fenêtre il est possible de consulter “Ecriture reprise dérogatoire” en cliquant sur l’écriture générée (pour que l’écriture soit générée, il faut que la ligne d’amortissement ait le statut “réalisée”).

Comment lancer l’amortissement pour une seule ligne ?

Accès : Fiche de l’Immobilisation → Informations d’amortissement → Tableau d’amortissement → cliquez sur une ligne pour lancer l’amortissement → le statut passera du planifié au réalisé

1. Cliquez sur la fiche d’’immobilisation

2. Dans la fiche, cliquez sur l’onglet informations d’amortissement

3. Ensuite, cliquez sur une ligne du tableau d’amortissement afin d’accéder à l’onglet de “Ligne d’immobilisation”. Dans cet onglet, cliquez sur le bouton “Réaliser” (pour pouvoir cliquer, la fiche doit être validée. Une fois que la manipulation a été faite, la ligne passera du statut “planifié” au statut “réalisé”.

remarque

Vous pouvez seulement cliquer sur les lignes d’amortissement prévues dans l’année (l’application ne vous laissera pas amortir l’immobilisation pour l’année prochaine).

Les écritures comptables peuvent être consultées en cliquant sur la ligne avec statut “réalisé” dans le tableau d’amortissement.

1.1. Cliquez sur une ligne dans le tableau d’amortissement afin d’ouvrir l’onglet “Ligne d’immobilisation”. Cliquez sur le bouton “Réaliser” afin de réaliser cette ligne manuellement. L’écriture comptable va être générée et visible depuis le même onglet.

Comment lancer l’amortissement en traitement de masse ?

1. Accès : Config applicatives → Traitements de masse → Batchs de comptabilité → cliquer sur Nouveau → dans le champ Action, sélectionnez “Réaliser les lignes d’immobilisations” (qui est l’équivalent de “déclencher les écritures de taux d’amortissement”)→ complétez les informations sur la fiche.

2. Ensuite, dans l’onglet “Intervalle de date de la réalisation des lignes d’immobilisations”, indiquez la période concernée. Par exemple, du 01/01/2023 au 31/12/2023.

3. Cliquez sur le bouton “Réaliser les lignes d’immobilisations”.

   Vous constaterez que sur la fiche d’immobilisation, dans le tableau d’amortissement, le statut des lignes passera du planifié au réalisé.

1.1.Sur la fiche de routine comptable (fiche des batchs de comptabilité) sélectionnez l’action “Réaliser les lignes d’immobilisation”.

1.2. Sur la fiche de routine comptable, cliquez sur l’onglet “Intervalle de date de la réalisation des lignes d’immobilisations” et renseignez la date de début et la date de fin. Pour lancer ce batch, cliquez sur le bouton “Réaliser les lignes de batch d’immobilisation”.

Comment scinder une immobilisation ?

1. Si vous souhaitez pouvoir suivre une fiche de l’immobilisation individuellement, vous pouvez scinder une immobilisation qui comprend plusieurs articles (par exemple, il est possible de scinder une immobilisation qui contient 5 ordinateurs).

2. Par la suite, une nouvelle fenêtre d’immobilisation va s’ouvrir, et la première fenêtre va être actualisée afin de refléter la bonne quantité.

info

Les fiches restent liées : dans la fiche d’immobilisation, en bas de page, l’onglet “Fiches immobilisations associées” permet de consulter le lien entre les deux fiches scindés car elles proviennent d’un seul achat.

3. Vous pouvez scinder la fiche après ou avant le fait de cliquer sur “Valider”.

Exemple :

1) Sur la fiche de l’immobilisation, indiquez la quantité et la valeur brute (4 ordinateurs d’une valeur brute de 9000 euros).

2) Cliquez sur Scinder.

3) Dans la fenêtre “Scinder l’immobilisation”, il faut choisir le type de Scission (par exemple, la Quantité).

4) Ensuite, indiquez la Quantité à scinder (par exemple, 2). Une fois que vous avez choisi la quantité à scinder, une nouvelle fiche d’Immobilisation avec la nouvelle quantité est créée. Dans la fiche précédente la quantité est recalculée. 

5) Sur chaque fiche, il est possible de consulter l’onglet “Fiches immobilisation associées” qui est un lien entre deux fiches scindées qui représentent un seul achat.

1.1. La fiche d’immobilisation à scinder (4 ordinateurs d’une valeur brute de 9000). Cliquez sur le bouton “Scinder” afin de scinder la fiche.

1.2. Une fois que vous avez cliqué sur “Scinder”, un nouvel onglet “Scinder l’immobilisation” apparait. Sur cet onglet, sélectionnez le type de scission (Quantité ou Montant) et renseignez par la suite soit la Quantité à scinder, soit la Valeur brute. Cliquez sur le bouton “Scinder” afin de confirmer l’action.

1.3. Dès que les fiches ont été scindé, vous allez constater qu’une nouvelle fiche d’immobilisation vient d’être créée et que désormais deux fiches distinctes sont ouvertes en même temps. Vous allez également remarquer que la quantité est passée de 4 à 2 ordinateurs. Vu que c’est toujours un seul achat, les deux fiches restent liées. Vous pouvez consulter les fiches liées dans l’onglet “Fiches immobilisation associées”.

Comment mettre à jour les paramètres de la fiche de l’immobilisation ?

Accès : Comptabilité → Immobilisations → Immobilisations → Modifier fiche existante

1) Sur la fiche d’immobilisation validée, vous pouvez cliquer sur le bouton “Modifier les paramètres d’amortissement”. Cela vous permet de renseigner la VNC réévaluée et le Nombre d'amortissements.

remarque

VNC : valeur net comptable

2) Une fois que vous avez indiqué la VNC réévaluée et le nouveau nombre d’amortissement, vous pouvez cliquer sur le bouton “Confirmer la mise à jour”.

3) Cliquez sur l’icône “Enregistrer” pour que les modifications apportées soient prises en compte.

info

: La fiche d’immobilisation doit avoir un statut « Validé ». En outre, si la fiche n’est pas en mode de Modification, le fait de cliquer sur le bouton « Modifier les paramètres d’amortissement » n’aura pas d’effet.

Il faut également tenir en compte le fait qu’il faut jamais mettre à jour les informations fiscales mais seulement les informations d’amortissements (c’est-à-dire qu’il s’agit du plan d’amortissement économique).

• la VNC Réévaluée peut être changée en fin de la période en cours. C’est extrêmement rare de faire réévaluer la VNC en première année ( ce que sera dû à un évènement exceptionnel).

• Lorsque vous réévaluez une immobilisation, il faut que la chute de prix soit supérieure à 10%. Vous pouvez réévaluer soit les deux paramètres en même temps, soit un seul.

• Il est possible de réévaluer la VNC qu’une fois dans l’année (il est impossible de réévaluer les immobilisations à plusieurs reprises dans l’année).

info

Dès que vous avez apporté des modifications au champ VNC réévaluée, les nouvelles données seront reflétées dans le tableau d’amortissement dans la colonne nommé « VNC réévaluée ».   Bien évidemment, il y aura également un changement au niveau du montant de l’amortissement et la dépréciation.

En outre, en validant une ligne planifiée dans le tableau d’amortissement et en sachant qu’une dépréciation a eu lieu, une écriture de dépréciation sera créée. Elle est visible depuis l’onglet “Ligne d’immobilisation”. Pour ouvrir cet onglet, cliquez sur la ligne dans le tableau d’amortissement.

1.1. Sur la fiche d’immobilisation, cliquez sur le bouton “Modifier les paramètres d’amortissement” afin de renseigner la VNC et le Nombre d’amortissement.

1.2. Une fois que vous avez modifié la VNC et/ou le Nombre d’amortissement, cliquez sur le bouton “Confirmer la mise à jour”.

1.3. Dans l’onglet “information d’amortissement”, cliquez sur une ligne qui a été réalisée après la dépréciation. Vous allez constater que désormais la partie “Information Dépréciation” figure sur l’onglet et vous pouvez consulter une écriture de dépréciation.

1.4. Sur la fiche d’immobilisation, en cliquant sur l’onglet “Informations d’amortissement” vous pouvez consulter le tableau d’amortissement. Dans le tableau se trouvent les colonnes “VNC Réévaluée” et “Dépréciation”.

Création d’une fiche d’immobilisation à partir d’une facture

• Grâce à cette fonctionnalité, la fiche d’immobilisation apparaîtra dans le référentiel d’immobilisations (Comptabilité → immobilisation → immobilisation) au moment de la ventilation de la facture.

La fiche d’immobilisation créée de cette façon va avoir le statut brouillon.

• Par contre, si vous souhaitez que la fiche d’immobilisation soit créée avec un statut validée, il faut l’activer :

1. Accès : Comptabilité → Configurations → Catégories d’immobilisations  → choisir la Catégorie concernée (par exemple, si vous commandez un serveur, dans la facture dans la ligne de facture vous choisirez la catégorie d’immobilisation “matériel informatique”).

2. Dans la fiche de catégorie, activez la case “Validation automatique des immobilisations générées depuis les factures”  → la fiche d’immobilisation sera générée automatiquement avec le statut validé.

Comment créer une fiche d’immobilisation à partir d’une facture? :

Accès : Facturation → Factures fournisseurs → Modifier ou Nouveau

1. Sur la fiche, complétez les informations nécessaires. Si besoin, créez une nouvelle Ligne de Facture.
2. Sur la fiche de la Facture, cliquez sur l’onglet Contenu. Ensuite, cliquez sur la Ligne de Facture qui est dans le tableau. Dans un nouvel onglet ouvert, cliquez sur Comptabilité. Ensuite, vous pouvez activer la case “Immobilisations”.
3. Une fois que la case “Immobilisations” est cochée, renseignez la catégorie d’immobilisation. Si besoin, renseignez la période cut off. Cliquez “Ok”.
4. Validez et ventilez la facture.
5. Vous pouvez désormais consulter la fiche d’immobilisations dans le référentiel qui se trouve sur Comptabilité → Immobilisations → Immobilisations.

1.1. La fiche de la facture et l’onglet Contenu. Dans cet onglet, vous pouvez cliquer sur une Ligne de Facture pour ensuite activer la case Immobilisations.

1.2. Lorsque vous cliquez sur une Ligne de facture, vous ouvrez la nouvelle fenêtre de Ligne de facture. Cliquez sur l’onglet Comptabilité pour activer la case Immobilisations.

Le déclenchement d’une immobilisation via Achats :

Accès : Achats → Commandes d’achat → Nouveau

1. Sur la fiche de devis, complétez les informations nécessaires.

2. Sur la fiche de la Commande Achat, dans l’onglet Contenu, sur le champ de Détail, cliquez sur Nouveau → dans la fenêtre appelée Ligne Commande Achat, cochez la case “Immobilisations” afin d'activer la création automatique d’une immobilisation pour la commande actuelle.

3. Décochez “filtrer par le fournisseur” dans le cas où le catalogue fournisseur n’a pas été renseigné et pour pouvoir choisir le produit que vous voulez.

4. Sachez que si vous cochez “Immobilisations” dans la Ligne Commande Achat, il faut respecter le montant minimum pour une immobilisation (à partir de 500 euros).

5. Cliquez sur “Demandé”, remplissez les dates de réception et appuyez sur “Valider”.

6. Ensuite, cliquez sur “Générer la facture de contrôle” pour pouvoir la comptabiliser dans l’outil.

info

En ce qui concerne le produit, il est nécessaire d’indiquer la Catégorie d’Immobilisation et le Compte Comptable (Config applicative → Produit → Modifier ou Nouveau Produit). La fiche sera automatiquement remplie si vous avez indiqué la catégorie d’immobilisation dans la famille comptable.

Si la fiche de produit ne contient pas de la catégorie d’immobilisation, il faut la compléter dans la famille comptable de produit.

• Comment complèter la catégorie d'immobilisation dans la famille comptable de produit :

1. Accès : Config Applicative → Référentiel → Configuration → Familles comptables de produits.

2. Cliquez sur Modifier dans la fenêtre Configuration comptable, remplissez le champ Catégorie d’Immobilisations et le champ Compte comptable à l’achat d’immobilisation.

3. Cliquez OK et enregistrez les modifications apportées.

attention

Si ces informations sont manquantes, le message suivant sera affiché : "Informations : la configuration comptable est manquante pour le produit..."

1.1. La fiche de la commande Achat et l’onglet Contenu avec le champ Détail.

1.2. La fenêtre de Ligne Commande Achat et case à cocher “Immobilisations”.

Déclenchement d’une immobilisation à partir d’une écriture comptable.

Accès : Comptabilité → Ecriture, Ecriture → Nouveau

1. Sur la fiche sélectionnez “Achat” dans le champ de journal. Ensuite, complétez les informations sur la fiche.

2. Complétez les Lignes d’écritures (cliquer sur Nouveau) → sélectionnez le Compte comptable (par exemple, compte 218100 pour le matériel informatique) → renseignez le Tiers —> Mettez le bon montant dans le champ “Débit” → complétez la Description → cliquez sur "Confirmer".

3. Ensuite, cliquez sur “Modifier" dans la Ligne d’écriture → dans la fenêtre de Ligne d'écriture, cochez “Générer une immobilisation depuis cette ligne” (l’onglet “Génération d’immobilisation").

4. Appuyez sur “Générer la contrepartie” afin de générer les taxes.

5. Passez en mode brouillard en cliquant sur “Mettre en brouillard” → à ce moment, la création d’une fiche d’immobilisation va être déclenchée.

6. Cliquez sur “Comptabiliser”.

7. Enregistrez les modifications apportées. Une nouvelle fiche d’immobilisation va apparaître dans le référentiel d’immobilisation (comptabilité → immobilisation → immobilisation).

info

Dans la fiche d’immobilisation qui vient d’être créée, il n’y a pas de Ligne de facture car cette fiche a été déclenchée à partir d'une écriture comptable.

1.1. Si vous cliquez sur une Ligne d’écriture dans la fiche d’une écriture comptable, un nouvel onglet “Ligne d’écriture” va s’ouvrir. Cliquez sur “Génération d’immobilisation” et ensuite cochez “Générer une immobilisation depuis cette ligne” si vous souhaitez générer une immobilisation à partir d’une écriture comptable.

Codes barres pour les immobilisations.

1. D’abord, il est nécessaire d’activer les codes barres dans l’application Comptabilité.

Afin de les activer : Config applicatives → Gestion des applications → Comptabilité, Configurer → Numéro de suivi immobilisation → cochez la case “Activer la génération du code barre pour les immobilisations” → sélectionnez le type de code barre (ça sera le code barre généré automatiquement par défaut)

2. Soit, vous pouvez activer la case “Spécifier le type de code barre par immobilisation”. Cette option permettra de choisir un code barre pour chaque immobilisation.

3. Ensuite, enregistrez les modifications apportées en cliquant sur “Enregistrer”, et comme il s’agit d’activation de fonctionnalités modules dans les Config applicatives, pour que le changement soit pris en compte, rafraîchissez le Navigateur.

astuce

Apportez les modifications souhaitées dans les Config Applicatives -> Enregistrez -> Rafraichissez le Navigateur.

4. Sur la fiche d’immobilisation cliquez sur “Modifier” pour pouvoir modifier la fiche d’immobilisation. Dans la fiche d’immobilisation, vous trouverez en bas de page une barre d’onglets.

5. Cliquez sur “Code barre”. Vous pouvez renseigner le numéro de série et, si vous avez coché la case “Spécifier le type de code barre pour immobilisation”, vous pourrez sélectionner le code barre souhaité.

Dans le cas contraire, il sera prédéfini et sélectionné par défaut sans possibilité de le modifier.

6. Une fois que vous avez enregistré les informations renseignées (le n° de série et le type de code barre),  le code barre sera généré et il ne sera plus modifiable. Il faut prendre en compte que le numéro de série doit être renseigné par l’utilisateur.

1.1. App Comptabilité et les cases pour activer les codes barres pour le suivi des immobilisations.

1.2. L’onglet de code barre sur la fiche de l’immobilisation.

Sorties des immobilisations

Comment faire une cession ?

Si vous avez besoin de vendre un ordinateur ou une autre machine qui vous sert à long terme, il faudra la sortir des immobilisations (opter pour Cession dans le “type de sortie”).

Accès : Comptabilité → Immobilisations → Immobilisations → cliquez sur la fiche d’immobilisation concernée

1. Sur la fiche, cliquez sur le bouton “Sortir”, ensuite dans la fenêtre qui s’ouvre, indiquez le type de sortie (donc ici Cession), et le motif de sortie (externe ou interne). Si vous optez pour la “Cession”, indiquez également le type de quantité à sortir (totale ou partielle).

attention

Le motif de sortie externe ou interne sert à titre informatif et n’a pas d’impact sur la Cession.

2. Indiquez le prix de vente HT pour calculer la plus / moins value.

3. Cochez “Générer l’écriture de vente”. Dans ce cas, il faudra renseigner le champ “Ligne de taxe”, en général, c’est la TVA de 20%.

4. Cliquez sur “Confirmer la sortie”.

5. Une fois que la sortie a été réalisée, les Écritures de sortie / de vente vont être créées et il sera possible de les consulter dans la colonne à droite.

attention

Veuillez vérifier les dates avant de lancer la sortie. Il faut d’abord amortir l’immobilisation pour pouvoir ensuite la sortir (par exemple, l’amortissement réalisé le 01/10/2022 et la vente/sortie aura lieu le 01/12/2022 - la sortie ne pourra pas être faite à l’envers).

Comment faire une sortie d’immobilisation, type Mise au Rebut?

Accès : Comptabilité → Immobilisations → Immobilisations → Modifier une fiche existante → dans la fiche, cliquez sur le bouton “Sortie”.

1. Sur la fenêtre de Sortie, indiquez la date. La date de sortie est la date qui sera utilisée pour générer l'écriture comptable de la date de sortie.

2. Choisissez le type de sortie (parmi Cession, Mise au rebut, Immobilisation en cours), dans l’exemple, c’est la Mise au rebut.

3. Indiquez le motif de sortie (casse, obsolescence, sinistre, transfert). Cliquez sur “confirmer la sortie”. Les motifs de mise au rebut proposés par défaut sont : casse / obsolescence / sinistre / transfert.

Il est possible d'ajouter un motif de sortie dans la liste : comptabilité → immobilisation → configuration → motif de sortie des immobilisations.

4. Une fois que vous avez confirmé la sortie, le système va constater la fin d’amortissement jusqu’à la date de la sortie et vous observez un recalcul au niveau du tableau d’amortissement.

5. Une écriture de sortie a été générée. Elle se trouve à droite, sous le titre "Écriture de sortie”. Si vous cliquez sur l’Ecriture de sortie, vous pourrez consulter plusieurs lignes, comme par exemple les Dotations aux amortissements.

La sortie d’immobilisation en cours

L’immobilisation en cours ne prévoit aucun amortissement. Donc vous allez annuler l’immobilisation en cours pour la passer en charges. C’est-à-dire, l'immobilisation en cours n'étant pas mise en service à la clôture de l'exercice, elle ne peut donc pas faire l'objet d'un amortissement. La sortie d’une immobilisation en cours ne génère pas une écriture. Globalement la création d’une fiche immobilisation en cours permet d’avoir un suivi d’une future immobilisation qui est en train d’être construite ou qui est confiée à un tiers, et la sortie d’une immobilisation en cours permet de clôturer cette fiche pour ensuite créer une vraie fiche d’immobilisation.

attention

Il est impossible de convertir une fiche d’immobilisation en cours en une fiche d’immobilisation existante et prête à être amortie.

1.1. Sortie type Cession. Dès que vous avez sélectionné le type de sortie, indiquez le motif de cession (externe ou interne). Choisissez si le type de quantité à sortir est total ou partiel. Cochez la case “générer l’écriture de vente” et renseignez le champ “Ligne de taxe” (en général, c’est la TVA de 20%).

1.2. Sortie type mise au rebut.

Traitement occasionnel

DADS: déclaration annuelle des données sociales

Introduction

DADS : une fonctionnalité qui doit permettre de produire un fichier qui respecte la norme N4DS pour ensuite exporter les données sociales à la direction de l'URSSAF.

info

Cette fonctionnalité est par conséquent réservée à l’usage en France.

La DADS comprend les cotisations salariales, les prestations de la retraite, les achats auprès de prestataires, les honoraires payés.

Partie honoraire DADS comprend :

• Les honoraires de l’avocat
• Les prestations de diverse nature comme expertise comptable, par exemple.

info

L’export DADS se fait une fois par an. Il est également possible de faire des rectifications au cas où il y aurait des paiements qui seraient arrivés.

Vous déclarez ce qui vous a été facturé. Il faut déclarer ce qui a été payé parmi les factures reçues. Par exemple, si en fin de l’année vous avez reçu une facture et elle n’a pas encore été payée, elle ne devrait pas apparaître dans la déclaration.

Par conséquent, vous devez uniquement exporter la fraction sur l’année fiscale de ce qui a été payé.

• Configuration :

Accès : Config applicative -> Référentiel -> Tiers

1. Au niveau du tiers : sur la fiche du tiers cliquez sur l’onglet Facturation / Paiement. Vous y trouverez le champ “Activité DAS2”. Ce champ est exporté dans la déclaration DAS2. Si le champ est vide, le fournisseur ne sera pas visible dans les exports et rapports DAS2. Sélectionnez donc une activité DAS2 (par exemple, Avocat).

Ce champ est très important car il permet de gérer les exports.

1.1. L’onglet de la Facturation/Paiement sur la fiche du Tiers, et le champ “Activité DAS2”.

L’entreprise doit préparer un rapport qui permet aux utilisateurs comptables de détecter des cas où il y aurait des soupçons. A titre d’illustration, il serait possible de détecter une facture qui contient des données DAS2 mais avec un tiers qui n’a pas été configuré.

attention

Sur la fiche du tiers, les activités DAS2 sont à sélectionner. Cependant, vous pouvez consulter le référentiel des activités DAS2 via Config applicative - Référentiel - Configuration - Activités DAS2.

1.2. La page du référentiel d’Activité DAS2 (Config applicative -> Référentiel -> Configuration -> Activités DAS2)

• La prochaine étape : les comptes comptables

1. Sélectionnez un compte comptable dédié aux honoraires.

Accès : Comptabilité - Configuration - Financière - Comptes Comptables

Afin de trouver le compte dédié aux honoraires dans la liste, renseignez dans le champ “Nom” le mot-clé “Honoraire”.

2. Sur la fiche du Compte Comptable, cliquez sur l’onglet “Configuration rapports/exports comptables”.

Vous y trouverez le champ “Type de service DAS2 - Honoraire” (il est possible de sélectionner la valeur dans ce champ).

Chaque Compte Comptable est associé à un type de service DAS2.

• Type de service.

Accès Type de service :  Comptabilité -  Configuration - Financière - Type de service (DAS2)

Ce référentiel permet de consulter les différents types de service qui sont proposés. Par exemple, vous y trouverez le Type de Service “Honoraire”.

Le code N4DS qui est présent dans ce référentiel, sera exporté dans la déclaration DAS2. Le code permet d’identifier la prestation déclarée comme Honoraire par exemple.

info

Aujourd’hui vous pouvez exporter que le code 01 (Honoraire) mais pas les autres codes malgré la case cochée “Montant à déclarer en DAS2”.

1.3. Sélectionnez Les Comptes comptables dédiés aux honoraires en renseignant dans le champ “Nom” le mot-clé “Honoraires”.

1.4. Sur la fiche du Compte Comptable, cliquez sur l’onglet Configuration rapports/exports comptables afin de sélectionner le type de service DAS2.

1.5. La liste de Types de service (Comptabilité ->  Configuration -> Financière -> Type de service (DAS2)).

• Configuration de l’App Comptabilité.

Accès : Config applicative -> Gestion des applications -> Comptabilité, Configurer

1. Sur la page d’App Comptabilité, sous le titre Exports Comptables vous trouverez le champ “Version en cours de la norme N4DS”.

Ce paramètre sera présent sur le fichier d’export.

attention

La version en cours de la norme N4DS doit être vérifiée régulièrement (il faut s’assurer qu’une norme à jour est appliquée).

2. Toujours sur la page d’App Comptabilité, cliquez sur l’onglet DAS2 pour accéder au champ “Type de service (DAS2) par défaut”.

Ce champ permet de renseigner le type de service DAS2 par défaut. C’est-à-dire lorsque on va créer un compte, ce type sera indiqué par défaut lors de la création du compte.

1.6. Sur la page d’App Comptabilité, dans la partie “Exports comptables” vous trouverez le champ “Version en cours de la norme N4DS”.

1.7. Sur la page d’App Comptabilité, cliquez sur l’onglet DAS2 et renseignez le type de service DAS2 par défaut (ce type de service DAS2 sera appliqué par défaut lors de la création du compte).

Produits & Services / Factures Fournisseurs

• Produits & services

Accès : Achats -> Produits & Services

Dans le champ vide de recherche qui se trouve sur la barre de tâches en haut de la page, indiquez le mot-clé “honoraires” afin d’afficher les produits & services étiquetés comme “Honoraire”.

Ces services sont déjà préconfigurés avec un compte comptable (Honoraire Avocat ou Expert comptable). Le fait d’être déjà configuré permet de traiter rapidement les factures.

1.8. Sur la page des Produits & Services, renseignez le mot-clé “Honoraire” dans le champ de recherche afin de trier parmi les produits & services et d’afficher seulement ceux qui sont étiquetés “Honoraire”.

• Facture fournisseur

Accès : Facturation - Factures fournisseur

Afin de pouvoir exporter les données dans la déclaration DAS2, il faut que les paiements sur les prestations soient réalisés.

attention

Important : avant de pouvoir avancer dans la déclaration DADS, il faut qu’en parallèle les écritures comptables soient comptabilisées. Dans le cas contraire, il sera impossible de lancer le rapport comptable (le système ne trouvera pas des écritures qui conviennent).

Ouvrez la liste des écritures comptables, sélectionnez dans la liste les écritures concernées et ensuite cliquez sur l’action  “Comptabiliser” qui se trouve en haut de la page.

• En cas de paiement partiel, comment connaître le montant qui sera payé / déclaré à la DAS2 ?

Vous pouvez le consulter dans les Réconciliations (Comptabilité -> Traitements périodiques -> Réconciliations).

1. Cliquez sur la fiche de Réconciliation concernée.

2. Sur la fiche, vous pouvez consulter le tableau “Répartition du montant imputé sur les lignes d’écritures”.

3. Dans ce tableau, vous trouverez les lignes avec le type de service indiqué, comme par exemple “Honoraire” et le montant à payer.

4. Lors de la déclaration, le système prendra en compte que le paiement marqué comme “Honoraire” et ignorera l’achat d’autres produits comme du matériel informatique (par exemple, 1000€ ont été payés en total et les Honoraires ne sont que de 600€, par conséquent, les 600€ seront pris en compte pour la déclaration DAS2).

• Rapport comptable

Une fois que le paiement a été effectué, créez un rapport comptable.

1. Sur la fiche du rapport comptable, sélectionnez le type de rapport “Etat préparatoire DADS”.

2. Renseignez le reste des informations.

3. Cliquez sur le bouton “Rechercher”.

4. Ensuite, vous allez être redirigé sur une nouvelle page nommée “Lignes récupérées”. Sur cette page, vous avez la possibilité d’exclure l'élément sélectionné de la déclaration en cliquant sur l’icône de la croix X ou soit de l’ajouter en cliquant sur l’icône de la coche V.

info

Par défaut, ces éléments seront inclus dedans.

5. Une fois que le choix a été fait, vous allez pouvoir imprimer et exporter la déclaration.

Si vous ne trouvez pas les éléments sur la page de Lignes récupérées, il est possible que la fiche du Tiers n’a pas été configurée et donc le paiement de type Honoraire ne sera pas pris en compte. Il faut donc penser à bien configurer la fiche du Tiers : sur la fiche du Tiers, cliquez sur l’onglet “Facturation / Paiement” et ensuite renseignez le champ “Activité DAS2” par exemple, l’Avocat.

attention

Les éléments affichés sur la Liste des pièces éventuellement concernées par la Déclaration est une estimation, et nécessitent un contrôle en plus afin de déterminer quels éléments vont être déclarés.

En outre, il faut tenir compte du fait que la déclaration DAS2 peut se faire en une seule fois. Une fois que vous avez cliqué sur “Imprimer” dans le Rapport Comptable, vous recevrez un message d’Avertissement pour vérifier qu’une autre copie de déclaration n’existe pas.

6. Une fois que les éléments ont été ajoutés sur la page “Lignes récupérées”, retournez sur la page de Rapports comptables.

7. Sur le Rapport Comptable, cliquez sur “Imprimer”.

8. Un document PDF DAS2 “Etat préparatoire déclaration d’honoraire” va être généré.

9. Par la suite, vous allez générer le fichier N4DS :

-Sur la fiche du Rapport Comptable, cliquez sur “Générer l’export comptable”.

-Vous allez être redirigé sur la nouvelle page “Export Comptable” qui sera automatiquement préremplie.

-Sur cette page, il y a deux cases, “Exporté” et “Export complémentaire”.

• Export complémentaire est une détection du mécanisme d’export qui va aller vérifier si vous avez déjà exporté les données sociales entre le 1er janvier et le 31 décembre.

Pourquoi ? A titre d’illustration, lorsque l’entreprise arrive à la fin d’exercice, elle va faire la déclaration. Ensuite, l’entreprise se rend compte qu’un chèque n’a pas été débité mais le tiers a débité le chèque. En parallèle, ce chèque a été déjà enregistré sur une ancienne période.

C’est pour cette raison que vous avez la possibilité de faire un export complémentaire en fonction des entrées comptables saisies / lettrages réalisés.

Une fois que la DADS a été exporté, vous avez la possibilité de refaire un export sur la même période  ; le système détecte s’il y a déjà eu un export de réalisé, et derrière un fichier sera généré avec un paramètre spécifique (export classique est chiffré comme 0 et l’export complémentaire est chiffré comme 1).

Les éléments manquants

Avant de cliquer sur le bouton “Exporter” sur la fiche de l’export comptable, il y a des règles de cohérence à respecter. Un message “Informations” va apparaître pour vous informer sur différentes éléments qui sont manquants / doivent être configurés.

• Par exemple, le message peut dire :

-“La ville dans l’adresse du tiers est manquante” ;

-“L’interlocuteur principal pour l’export DAS est manquant” ;

-“Le code NAF de l’établissement déclarant est manquant”.

Par conséquent, il faut s’assurer d’indiquer les bonnes informations.

“L’interlocuteur principal pour l’export est manquant” :

1. Sur la page de la Configuration Comptable (Config Applicative - Comptabilité, configurer - cliquez sur la société en bas de page sous “Configuration comptable”), dans l’onglet contenu, dans les Exports, renseignez le champ “Contact principal DAS”. Ce contact au sein de la société est l’interlocuteur.
2. En outre, dans la partie Export de la Configuration Comptable, il faut également renseigner le champ “Chemin de dossier pour export comptables”. Enregistrez toujours les modifications apportées.

"L’adresse principale du tiers associé à la société est manquante” :

Sur la fiche du tiers  :

1. Sur la fiche du tiers, dans la partie Adresse, cliquez sur + afin de renseigner les Détails d’adresse.
2. Sur la page du tiers, dans la partie de l’adresse, cliquez sur l'icône de l'étoile afin d’appliquer l’adresse par défaut.

"Le code NAF de l'établissement déclarant est manquant” :

1. Sur la fiche du Tiers, dans la partie Détails du tiers, indiquez le Code NAF.
2. Une fois que tout a été configuré, sur la page d'Export Comptable cliquez sur “Exporter”. Vous trouverez le fichier N4DS en pièce jointe en cliquant sur l’icône de trombone.

Passage en client douteux (batch)

Introduction

Le passage en créance douteuse est ni plus ni moins un transfert des comptes, du compte 411 vers un compte 416 (Client douteux ou litigieux).

info

Sachez qu'une facture ne peut pas être immédiatement déclarée en tant qu’irrécouvrable.

1. Sur la fiche d’une facture ventilée, consultez l’onglet “Echéances”. Dans le tableau “Échéances de facture”, vous trouverez la Date d'échéance.

Dans le cas où le client ne respecte pas la date d'échéance et paie avec un retard, un mécanisme de relance sera mis en place. Cependant, lorsque une certaine période de temps s’écoule depuis la relance, il devient possible de considérer le client comme douteux.

remarque

Dans une telle situation, il faudra générer des écritures.

1.1. Date d’échéance sur la fiche de la facture (l’onglet Echéances).

• Comment réaliser un passage en client douteux ?

1. Config applicative -> Comptabilité, Configurer - sur la page d’App Comptabilité, dans l’onglet Configurations comptables, cliquez sur la Société qui se trouve dans la partie Configurations Comptables. Vous allez être redirigé vers la page de Configuration comptable.

2. Sur la page de Configuration comptable, cliquez sur l’onglet Comptabilité et trouvez dans la partie “Clients” le champ “Compte clients douteux”. A côté, vous trouverez le champ du Compte irrécouvrable.

3. Onglet Recouvrement créances : il est possible de faire un recouvrement avec un client douteux.

4. L’onglet “Créances douteuses” : vous y trouverez deux motifs de passage : motif de passage (créance +6 mois) et motif de passage (créance + 3 mois). Normalement, il faut sélectionner l’un ou l’autre, et si vous optez pour le motif de créance de +3 mois, vous ne pourrez pas repasser en +6 mois.

5. Vous avez la possibilité de changer le délai sur le champ “Nombre de mois” (créance + 3 / + 6 mois).

1.2. Sur la page d’App Comptabilité, l’onglet Configuration, cliquez sur la Société afin d’accéder à la page de Configuration comptable.

1.3. La page de Configuration Comptable. Sur l’onglet Comptabilité, dans la partie Clients, vous trouverez les champs “Compte Client douteux” et “Compte irrécouvrable”.

1.4. La page de Configuration comptable (accédez via app Comptabilité en cliquant sur la société). Sur l’onglet Créances douteuses, vous trouverez les champs “Nombre de mois” et “Motif de passage”.

info

Mise en client douteux est en réalité un passage des écritures.

Pour effectuer la mise en client douteux, il faut annuler la créance sur le compte 411, et ensuite vous allez débiter le même montant sur le compte 416. Une écriture sera automatiquement générée.

Afin de pouvoir réaliser cette action il est nécessaire de procéder par un batch.

• Réaliser un batch afin de mettre un client en douteux :

Accès : Config applicative -> Traitement de masse -> Batch de comptabilité.

1. Une fois sur la page des batchs de comptabilité, vous trouverez parmi les batchs celui de Client Douteux.

2. Cliquez sur la fiche pour l’ouvrir.

3. Afin de lancer le traitement, cliquez sur le bouton “Batch client douteux”.

4. Le traitement sera fait en fonction des dates d'échéance. Ainsi, sur la fiche de facture il sera visible que la facture est désormais associée au compte 416 au lieu de 411 (l’onglet Comptabilité sur la fiche de facture).

5. Ensuite, il devient possible de procéder à la mise en irrécouvrable.

1.5. Batchs de comptabilité (Config applicative -> Traitement de masse -> Batch de comptabilité).

1.6. En cliquant sur le batch de client douteux, vous accédez à la fiche.Sur la fiche, afin de lancer le traitement, cliquez sur le bouton “Batch clients douteux”.

Traitement de cut-off

Il existe plusieurs cut-offs, notamment :  FNP (factures non parvenues) ; FAE (facture à établir) ; PCA (produits constatés d’avance) ; CCA (charges constatées d’avance).

L’objectif : pouvoir les enregistrer en comptabilité.

Exemple :  L’entreprise a reçu de la marchandise mais pas la facture. Dans la valorisation à l’instant T, vous retrouvez la marchandise achetée, donc par conséquent le patrimoine de l’entreprise est augmenté, sauf que l’absence de la facture fausse la réalité. Dans ce cas-là, il est nécessaire d’enregistrer une provision de charge qui représente la facture que vous devrait recevoir.

Il faudra procéder de la même manière pour les factures à émettre.

• Comment déclencher les cut-offs ?

Accès : Config applicative → Traitements de masse → Batchs de comptabilité → Nouveau ou Modifier soit cherchez “Batchs de comptabilité” dans Raccourci

astuce

Triez les batchs de comptabilité selon le type en cliquant sur Action. Sélectionnez Cut-off comptable sur la liste Action et appuyez sur la touche “Entrée” pour afficher que les cut-offs comptables sur le référentiel.

1.1. Champ “Action” et menu déroulant dans lequel vous pouvez sélectionner “Cut off comptable” pour afficher seulement les batchs de comptabilité concernés.

Sur la fiche de routine comptable, renseignez les champs nécessaires :

1. Comme Action choisissez cut-off comptable.
2. Cliquez en bas de page sur l’onglet Configuration des cut-offs comptables pour remplir d’autres champs.
3. Sélectionnez le type (CCA, FNP, PCA, FAE).
4. Il faut que la Date de l’écriture soit renseignée (généralement elle a lieu à la fin du mois et donc cette ligne est remplie automatiquement).
5. Il faut également choisir le journal de comptabilisation sur lequel sera enregistrée l’écriture. Il est important de savoir que sur le journal vous allez autoriser des comptes, donc il faut vérifier que le compte 408 et les comptes de charges / de produits soient autorisés.
6. Sélectionnez le statut d’écriture Cut-off  (Simulée / Brouillard / Comptabilisée). En fonction du journal vous sélectionnez soit le statut brouillard (possible de modifier son imputation mais impossible de supprimer), soit le statut comptabilisé (impossible de modifier). Les écritures brouillard et comptabilisées peuvent être lettrées.

info

Le statut simulé permet de voir un résultat, et l’écriture simulée ne peut pas être lettrée. Les écritures simulées sont supprimables et n’apparaissent pas dans les états comptables (sauf si vous activez une option qui le permet).

1.2. Sur la fiche de la routine comptable, renseignez les champs Action, Type, Journal de comptabilisation etc.

astuce

Dès que le batch a été lancé, vous devez pouvoir trouver le même montant dans l’extourne que dans l’écriture de cut-off.

7. En outre, au moment où vous renseignez le type de cut-off comme FNP dans l’onglet de Configuration des cut-offs comptables, un nouveau champ nommé Compte Fournisseur FNP apparaît.

-L’écriture de FNP se construit de la même manière que l’écriture de l’achat. Il faut savoir que dans le cas de l’écriture FNP / FAE le compte client ou fournisseur passe du 401 et 411 au 408 et 418.

Cependant, il n’est pas obligatoire de les faire apparaître dans les soldes (afin d’éviter de polluer le compte tiers avec les écritures) :

-Cliquez sur “Vue” de Compte fournisseur pour FNP

-Vous vous trouverez dans l’onglet Compte Comptable. Dans cet onglet il est possible de cocher / décocher la case “Utiliser pour le solde de tiers”. Le plus souvent cette case est décochée.

1.3. Lorsque vous sélectionnez comme type la FNP, vous pouvez consulter l’onglet du Compte Comptable en cliquant sur “Vue” dans le champ de Compte fournisseur pour FNP. L’onglet du Compte Comptable s’ouvrira ensuite et il contient la case “Utiliser pour le solde des tiers” qui est par défaut décochée.

En outre, sur la fiche de routine comptable, vous pouvez :

• Cocher la case T.T.C., ici ce ne sont pas forcément les taxes, mais les montants des écritures qui vont correspondre au montant équivalent au TTC. Si vous la décochez, le calcul sera fait hors taxes.

Si la case T.T.C. est cochée (ce qui vous permet de voir le futur montant avec la TVA), il  faudra penser à la mettre sur un compte séparé pour éviter de déclarer cette “taxe”.

• Cocher la case “taxes récupérées” (dès que vous cochez la case “taxes récupérées", la case TTC disparaît même si elle a été cochée). Il y aura une écriture de la TVA, et par conséquent il faudra travailler avec un équivalent.

• Préfixe pour la pièce justificative : ceci n’est pas un champ obligatoire, mais vous pouvez renseigner un préfixe.

• Une fois que toutes les informations ont été renseignées, pour déclencher les cuts-offs, cliquez sur Lancer le cut-off comptable

• Prévisualiser les pièces : cochez la case pour avoir la possibilité de prévisualiser les pièces sans générer des écritures dans l’immédiat.

Si la prévisualisation est activée, le logiciel va regrouper tous les bons de livraison qui sont concernés (cette action déclenche l'ouverture de l'onglet "Lignes de mouvements de stock concernées par le cut off").

Donc, pour déclencher les cut-off, vous pouvez :

• Soit lancer les cut-offs depuis la nouvelle fenêtre ouverte avec des lignes de mouvements de stock concernées par le cut off, en choisissant les lignes qui vous intéressent et en cliquant sur Valider.

• Soit, avec la prévisualisation activée, retourner sur la fiche de routine comptable, décocher “prévisualiser” et lancer les cut-offs.

Une fenêtre intitulée “Informations” apparaît suite à la génération des écritures cut-off. S'il existe des anomalies, elles seront signalées à l'utilisateur.

Les lignes du tableau de Traitements de masse sur la fiche de la routine comptable :

Sur la fiche de routine comptable dans l’onglet “Informations” sur le tableau des traitements de masse il est possible de consulter les lignes contenues dans le tableau.

En cliquant sur une ligne du tableau des traitements de masse vous ouvrez la fenêtre de traitement de masse.

Dans cette fenêtre, il est possible de consulter les informations concernant les mouvements de stock qui ont été traités.

Afin d’y accéder, cliquez sur les boutons “Anomalies”, “Mouvements de stock”, “Lignes de mouvement de stock”  et "Écritures comptables”.

1. Bouton "Mouvements de stock” permet de consulter les mouvements de stock qui ont été traités. Cliquez sur n’importe quel mouvement pour ouvrir sa fiche.

Sur la fiche de mouvement de stock, en bas de page, dans l’onglet Liens, vous retrouverez le tableau "Mouvement" avec des écritures qui ont été déclenchées. Il est possible de consulter les écritures.

2. Bouton "Lignes de mouvements de stock” : permet de consulter les lignes de mouvement de stock traitées.
3. Bouton "Écritures comptables” : en cliquant sur ce bouton, dans la nouvelle fenêtre d'Écriture Comptable, vous pouvez consulter les écritures dans les Lignes d’écriture.
4. Bouton “Anomalies” : permet de consulter les anomalies.

1.4. Sur la fiche de la routine comptable, dans l’onglet “Informations”, cliquez sur une ligne du tableau de Traitement de masse pour consulter les informations qui vous intéressent.

Configuration de CCA et PCA

Accès : Config applicatives → Gestion des applications → Comptabilité, Configurer

1. Pour que la case "Gérer une période d’application Cut off”  apparaisse sur la fiche du compte comptable, il faut l’activer dans les Config applicatives (Gestion des applications).

1.5. Config applicatives —> Gestion des applications —> Comptabilité, Configurer. Sur la page d’App Comptabilité, cochez la case “Gérer une période d’application Cut off”.

2. Ensuite, cochez la case “Gérer une période d’application Cut off” sur la fiche du compte comptable.

Accès : Comptabilité → Configuration → Financière → Comptes comptables → cliquez sur la fiche d’un compte comptable → sur la fiche d’un compte comptable, dans l’onglet Paramètres, en bas de page, se trouve Configuration Cut Off avec une case à cocher “Gérer une période d’application Cut off”.

1.6. Case à cocher “Configuration Cut off”, l’onglet Paramètres, sur la fiche du Compte Comptable.

Activez la case, ventilez la facture, ouvrez les batchs de comptabilité (soit Raccourci - Batch de Comptabilité, soit Config applicative → Traitement de masse → Batchs de comptabilité → Nouveau ou Modifier → vous vous trouverez sur la fiche de la Routine Comptable).

• Sur la fiche de la routine comptable, renseignez les champs nécessaires :

1. Sur le champ Action, sélectionnez Cut-off comptable.
2. Sur le champ Code, vous pouvez renseigner CCA.
3. Dans Configuration des cut off comptables, sélectionnez CCA comme Type. Complétez également la description et les dates.
4. Choisissez le journal de recherche, c’est-à-dire le journal sur lequel vous allez récupérer les écritures (par exemple, Achats).
5. Ensuite sélectionnez le journal de comptabilisation O.D, c’est-à-dire le journal sur lequel seront enregistrés les cut-off (par exemple, journal O.D.).
6. Une fois que la fiche est remplie, cliquez sur le bouton “Lancer le cut-off comptable”.
7. Sur la page des lignes d’écriture concernées par le cut-off il est possible de les valider manuellement.

• Comment déclencher les cut-off pour les réceptions fournisseurs ?

Accès : Stock → Réceptions → Réceptions fournisseur, soit cherchez "Réceptions fournisseur" dans Raccourci.

Vous pouvez exploiter toutes les réceptions de stock qui ont un statut “Réalisé” et qui n’ont pas une facture derrière.

Pour pouvoir sélectionner les réceptions fournisseurs sans facture, il faut :

1. Stock → Mouvement de stock → Réceptions fournisseur → sur la page des Réceptions fournisseur, cliquez sur la recherche avancée.
2. Dans la recherche avancée, choisissez dans les listes déroulantes “Statut de facturation” ; “pas égal” ; “facturé” ou “facturé partiellement”.
3. Cliquez sur "Appliquer".

1.7. La Recherche avancée sur la page de Réceptions fournisseur.

Suite à cette action :

4. La liste des réceptions des fournisseurs se réduira seulement à celles qui correspondent aux critères de la recherche avancée.
5. Cliquez sur la fiche de réception du fournisseur qui vous intéresse.

Sur la fiche ouverte de réception fournisseur :

6. Vous pouvez consulter la date du Bon de Réception (date de mouvement).

Par exemple, si la date de réception est le 17/11/2022, il est possible de déclencher les cut-offs FNP le 30/11/2022

• Le cut-off ne sera pas forcément déclenché pour toutes les lignes ; ça sera fait uniquement pour les produits gérés en stock
• Vous pouvez inclure ou exclure les produits qui ne sont pas gérés en stock au niveau du batch.

Déclaration d’échanges

La déclaration d’échanges de biens (DEB) / déclaration européenne de services (DES)

Accès : Comptabilité —> Traitements périodiques —> Déclaration d’échanges

La fonctionnalité permet de tracer la déclaration des échanges de flux entre pays de l’Union Européenne.

Vous retrouvez le même mode de fonctionnement de la TVA : c’est-à-dire, pour connaître le flux correspondant des taxes entre les pays de l’UE, sur le module Achats, il existe la fonctionnalité “Autoliquidation de la TVA intracommunautaire".

info

La DEB doit s’appliquer sur les produits physiques, quand la TVA correspond aux produits financiers.

1. Les éléments pour la DEB sont enregistrés dans le logiciel en format de fichier CSV, cependant il est toujours possible de remplir la DEB sur le site des Douanes. Accédez au site douane.gouv.fr

2. Sur le site des Douanes → cliquez sur "Professionnels" → cliquez sur “Échanges Intra UE de biens” → sur la page, à droite, Vos services, cliquez sur Échanges Intra-UE de Biens.

3. Vous allez être rédirigé sur la nouvelle page, où vous pourrez renseigner les informations à compléter.

astuce

La solution Axelor contient également Les codes de nomenclature douanière. Vous pouvez les trouver sur : Stocks —> Configuration —> Codes de nomenclature douanière

• Comment procéder à la déclaration d’échanges dans la solution Axelor ?

Accès : Comptabilité → Traitement annuels → Déclaration d’échanges → Nouveau

1. Sur la fiche, complétez les informations. Vous pouvez également choisir le format (PDF ou CSV). Le document sera téléchargeable et imprimable. Il est possible de changer de format en fonction de vos besoins.

2. Lorsque les éléments sont renseignés sur la fiche, cliquez sur “Enregistrer”. Sur la fiche, les lignes de mouvement de stock seront ensuite remplies automatiquement.

3. L’espace économique européen est renseigné dans :

Config applicative → Organisation → Territoires → Zones économiques → Espace économique européen.

Déclaration d’échanges de biens entre Etats Membres de la Communauté Européenne peut ensuite être générée par la solution Axelor.

4. Toujours sur la fiche de  “la Déclaration d’échange de biens entre Etats Membres de la Communauté Européenne”, cliquez sur “Imprimer” pour visualiser et ensuite imprimer la DEB.

Dans la DEB vous trouverez :

• les codes de la nomenclature douanière ;

• le pays de la destination ;

• la valeur ;

• la Masse Nette ;

• le Régime ;

• l’Unité supplémentaire ;

• la Nature de transaction ;

• le pays d’origine.

Sur la fiche de DEB il est possible de consulter par exemple le Régime et la Nature de la transaction appliqués, visibles depuis la Ligne de mouvement de stock.

5. Téléchargeable en format CSV, le fichier de la DEB peut être exporté sur le site des Douanes. En outre, les mouvements de stock peuvent être consultés en mode lecture une fois que la commande a été réalisée.

• Comment créer une commande pour la déclaration d’échanges ?

Accès : Ventes → Commandes clients → Nouveau

1) Sur la fiche, renseignez les informations manquantes. En bas de page, dans l’onglet Contenu, cliquez sur +Nouveau (tableau Lignes de détails).

2) Sur la nouvelle fenêtre ouverte Ligne Commande Vente, complétez les informations concernant le produit.

3) Cliquez sur “Finaliser” → ensuite cliquez sur “Confirmer” → puis cliquez sur “Générer le BL” → “Réaliser”.

4) Il faudra également facturer la commande.

attention

Afin d’activer la Déclaration d’échanges de services (DES), il est nécessaire de cocher la case “Générer les BL pour les prestations” et “Générer les BR pour les prestations”.

• Dans le but d’activer la case :

Config Applicative → Gestion des applications → SupplyChain configurer → Configuration de la chaine logistique, cliquez sur la Société → sur la page Configuration Supply Chain, cocher la case “Générer les BL pour les prestations” et “Générer les BR pour les prestations”.

1.1. Sur la page AppSupplychain, dans la partie “Configuration de la chaîne logistique”, cliquez sur la Société afin d’ouvrir la page de la Configuration Supply Chain par société.

1.2. Sur la page Configuration Supply Chain, activez les cases “Générer BL pour les prestations” et “Générer BR pour les prestations”. Enregistrez les modifications apportées.