Saisir des paiements via l’assistant de paiement
Accès : Comptabilité → Paiements → Assistant paiements
Une fois sur la vue liste des assistants de paiements, cliquer sur l’icône + pour saisir un nouveau paiement.
L’assistant paiement consiste en 6 étapes principales :
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Définir le contexte général du paiement (type, date, société).
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Définir le payeur : Tiers, Mode de paiement, RIB Société (compte) concerné.
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Définir le montant payé et la devise du règlement OU la sélection d’un trop perçus.
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La recherche (en fonction du type de paiement) parmis les échéances impayées.
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La sélection des échéances à payer avec possibilité de modifier le montant imputé.
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Confirmation du paiement.
Saisie d’un paiement via l’assistant paiement : Etape 1
L’assistant paiement est surtout destiné à la saisie des règlements clients (entrant) mais une saisie peut être de type :
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Achat fournisseur : paiement sortant émis par l’entreprise (sauf prélèvement/LCR).
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Remboursement fournisseurs : paiement entrant reçu d’un fournisseur.
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Vente client : paiement entrant.
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Remboursements Clients : remboursement des clients liés à des avoirs ou trop perçus.
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Séquence (référence) : la séquence est utilisée sur la saisie paiement est définie sur le Mode de paiement sélectionné dans l’onglet Payeur.
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Date : la date doit correspondre à la date à laquelle le règlement a été reçu (du moins c’est cette date qui sera utilisée en comptabilité comme date de la pièce comptable).
Saisie d’un paiement via l’assistant paiement : Etape 2
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Tiers à l’origine ou bénéficiaire: l’utilisateur doit ensuite sélectionner le Tiers à l’origine ou bénéficiaire du paiement.
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Filtres : en fonction du type de paiement, des filtres sur les tiers (coche Client, Fournisseur) sont activés. Pour le type “Vente client”, seuls les Tiers cochés Clients seront affichés par exemple.
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Mode de paiement (filtres) : les modes de paiement sont également filtrés en fonction du type de paiement (filtre sur le sens du mode de paiement : entrant / sortant). Pour le type “Vente client”, seuls les modes de paiement entrant seront sélectionnables.
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RIB : RIB Société permet de sélectionner le RIB utilisé pour encaisser/décaisser les liquidités.
Saisie d’un paiement via l’assistant paiement : Etape 3
Accès : Comptabilité → Paiements → Assistant paiements
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Rechercher les pièces à régler : le bouton “Rechercher les pièces à régler” permet de rechercher les échéances Tiers ayant un restant à payer et correspondant au type de paiement sélectionné. Ces pièces sont listées dans le tableau “Liste des factures/échéanciers avec un restant à payer”.
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L’étape 3 consiste à :
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Renseigner le “Montant payé” (ou à payer) et la devise associée.
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Sélectionner une ligne d’écriture de trop-perçus pour la réaffecter.
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Le montant restant à allouer est calculé et dépend du montant payé ou de la ligne d’écriture et des montants imputés dans le tableau de “Liste des imputations du montant payé par facture/échéance”.
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Charger les lignes sélectionnées : l’utilisateur peut sélectionner les échéances à payer puis cliquer sur Charger les lignes sélectionnées ce qui entraînera le passage dans le tableau des imputations. Dans certains cas, si la facture (associée à l’échéance) et le tiers bénéficie de l’escompte, l’utilisateur peut décider d’appliquer l’escompte sur le paiement (ce qui aura un impact sur l’écriture comptable de paiement générée).
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Une fois les lignes sélectionnées, elles sont effacées du tableau au-dessus et recopiées dans la Liste des imputations du montant payé par facture/échéance.
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Contrairement, au premier tableau, les lignes sont là éditables et il est possible de modifier le montant imputé au cas où l’affectation par date et montant ne conviendrait pas.
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Un contrôle permet de vérifier que le montant imputé ne dépasse pas le montant payé.
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Réinitialiser les imputations : le bouton “Réinitialiser les imputations” viendra vider la liste des imputations.
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Confirmer le paiement : une fois que le montant du paiement est entièrement alloué, l’utilisateur peut cliquer sur le bouton “Confirmer le paiement”.
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La confirmation entraîne les actions suivantes :
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Passage à l’état Confirmée (le formulaire est en lecture seule) ;
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Génération de l’écriture de paiement dont le lien est situé en haut à droite ;
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Le montant Restant à payer des échéances payées sera est mise à jour ;
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Un paiement est généré sur les factures rattachées aux échéances payées ;
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Le montant restant dû des factures / lignes d’écritures est mis à jour.
L’écriture générée est rattachée à l’Assistant paiement qui l’a généré.
Saisie d’un paiement via l’assistant paiement : cas particuliers
- Cas particulier 1 : Remises de chèques
La saisie paiement pour les remises de chèques est différente en terme de comportement avec des champs supplémentaires à remplir (voir chapitre suivant).
- Cas particulier 2 : Paiement en espèce
Dans le cadre des paiements en espèces, si le journal associé permet l’édition d’un reçu, un Numéro de reçu sera généré (la séquence à configurer concerne le document N° Reçu (Saisie paiement) dans l’onglet Info et un bouton “Imprimer reçu” permet d’imprimer le reçu).
- Cas particulier 3 : Montant payé supérieur aux montants imputés
Dans certains cas, le montant payé peut être supérieur aux montants imputés. Un contrôle empêche d’imputer des trops perçus sauf si l’option a été autorisée sur le journal associé au Mode de paiement et au RIB.
Dans ce cas précis, l’écriture générée contiendra une écriture de trop perçu, qui pourra être sélectionnée ensuite pour payer d’autres factures/échéances.