Batchs et automatisation
En production, les échanges avec la plateforme agréée sont réalisés par des batchs : envoi des factures, récupération des factures et des statuts reçus, statuts de paiement, acquittements, annuaire et e-reporting.
Les batchs se trouvent dans le menu Administration › Les Traitements de masse › Batches Facturation électronique.
Les neuf traitements
| N° | Action | Rôle | Règle utilisée |
|---|---|---|---|
| 1 | Synchronisation avec l'annuaire | Met à jour les adresses électroniques des tiers. | Annuaire |
| 2 | Réception des factures (fournisseurs) | Récupère les factures reçues et crée les e-factures reçues. | Réception |
| 3 | Emission des factures (clients) | Génère puis envoie les factures clients B2B ventilées. | Émission |
| 4 | Emission des factures générées en attente d'envoi | Envoie les factures déjà générées mais pas encore transmises. | Émission |
| 5 | Réception des cycles de vie | Récupère les statuts émis par les partenaires et les plateformes. | Réception |
| 6 | Emission e-reporting | Produit et envoie les rapports d'e-reporting. | E-reporting |
| 7 | Synchronisation des flux envoyés en attente | Récupère l'acquittement des flux envoyés. | Réception |
| 8 | Emission du cycle de vie Paiement transmis | Envoie les statuts 211 des factures fournisseurs et des avoirs clients. | Émission |
| 9 | Emission du cycle de vie Encaissée | Envoie les statuts 212 des factures clients. | Émission |
La synchronisation des flux envoyés en attente (7) ne concerne que le raccordement par plateforme agréée : en SFTP, l'acquittement est confirmé par la réception d'un statut de cycle de vie.
Le formulaire d'un batch
| Zone | Contenu |
|---|---|
| En-tête | Nom, code et action. Un texte sous l'action rappelle son rôle. |
| Configuration de la plateforme agréée | Société, plateforme, règle de routage, transport et statut du service. La règle est choisie automatiquement si une seule correspond à l'action ; si plusieurs correspondent, elle doit être choisie. Sans plateforme, la liste propose les règles SFTP. |
| Panneaux de l'action | Réglages propres à l'action choisie (voir ci-dessous). |
| Onglets | Information (création), Exécution (dernière exécution, totaux traités et erreurs, compteurs propres à l'action, curseur, dernière erreur), Traitements de masse (historique des exécutions). |
| Actions | Bouton de lancement manuel de l'action. |
Après sa première exécution, le formulaire passe en lecture seule. Seul le batch e-reporting reste modifiable, tant qu'aucun rapport n'est en attente. Vérifiez donc le paramétrage avant le premier lancement.
Un lancement manuel affiche le résultat à la fin du traitement : nombre de traitements réussis et nombre d'anomalies.
L'assistant Configurer les batchs
L'assistant Configurer les batchs crée en une fois les batchs et leurs planificateurs. Il s'ouvre :
- depuis la liste des plateformes agréées, pour les plateformes sélectionnées ;
- depuis la fiche d'une plateforme active ;
- automatiquement après une synchronisation qui a créé une plateforme.
Les traitements sont regroupés en trois blocs : Annuaire, Réception et Émission. Pour chacun, cochez le traitement, puis la création de son planificateur. L'horaire proposé s'affiche sous forme d'expression cron et peut être modifié.
| Traitement | Horaire proposé | Code du batch |
|---|---|---|
| Annuaire | Chaque jour à 5 h | EINV-DIR |
| Réception des factures | 6 h et 18 h | EINV-REC-INV |
| Réception des cycles de vie | 6 h 30 et 18 h 30 | EINV-REC-CDV |
| Émission des factures | 7 h et 19 h | EINV-EMI-INV |
| Paiement transmis | 7 h 20 et 19 h 20 | EINV-EMI-PT |
| Encaissée | 7 h 40 et 19 h 40 | EINV-EMI-EN |
| Synchronisation des flux envoyés en attente | Toutes les heures | EINV-SYNC |
L'option Émission Cycles de vie crée les deux batchs Paiement transmis et Encaissée. Le batch de synchronisation des flux envoyés en attente est ajouté automatiquement dès qu'une option d'émission est cochée.
Le bouton Créer les batchs crée les batchs et leurs planificateurs :
- chaque batch est nommé « action - plateforme », et chaque planificateur « Planificateur - batch » ;
- avec plusieurs plateformes, les horaires sont décalés de 30 minutes d'une plateforme à l'autre ;
- si des batchs existent déjà pour la même plateforme et la même action, AOS les signale : confirmer crée de nouveaux batchs sans modifier les existants ;
- la règle de routage n'est renseignée que si une seule règle correspond ; sinon, le batch est créé sans règle et doit être complété.
Les nouveaux planificateurs ne sont pris en compte qu'après le redémarrage du planificateur d'AOS.
Évitez des horaires identiques ou proches entre des actions différentes : des exécutions simultanées dégradent les performances. L'assistant le rappelle en tête de fenêtre.
Créer un batch à la main
L'assistant ne crée pas deux traitements :
- Emission des factures générées en attente d'envoi (4) : traitement de rattrapage, à créer si l'entreprise souhaite que les fichiers générés mais non transmis, par exemple après un incident réseau, soient envoyés automatiquement ;
- Emission e-reporting (6) : à créer pour les sociétés concernées par l'e-reporting. Voir E-reporting.
Pour créer un batch, ouvrez Batches Facturation électronique, cliquez sur +, choisissez l'action, la plateforme et la règle de routage, puis enregistrez.
Pour le planifier, créez un planificateur dans Administration › Gestion des planificateurs › Les Planificateurs avec :
- le job des batchs d'AOS ;
- le service des batchs Facturation électronique ;
- le code du batch ;
- une expression cron décalée de celles des autres batchs.
Réglages propres aux actions
Synchronisation avec l'annuaire
Ce batch reprend, pour un ensemble de tiers, la recherche du bouton « Consulter l'annuaire » décrite dans Tiers et annuaire.
| Réglage | Description |
|---|---|
| Mode de traitement | Tous les tiers actifs, tiers sans adresse électronique, ou sélection manuelle (liste des tiers). |
| Types de tiers | Clients et fournisseurs (cochés par défaut), affactureurs, transporteurs et sous-traitants si l'application correspondante est active. |
| Prévisualiser les tiers ciblés | Affiche les tiers qui seront traités. |
Les tiers archivés sont exclus. Un tiers sans SIREN ni SIRET est ignoré. Après exécution, trois compteurs s'affichent : tiers synchronisés, tiers non synchronisés et adresses synchronisées. Le compteur des tiers non synchronisés signale les fiches à compléter.
Curseur de synchronisation
Les batchs de réception des factures (2) et des cycles de vie (5) récupèrent les flux à partir d'un curseur de synchronisation. Avant la première exécution, le panneau Curseur de synchronisation demande de choisir le point de départ :
- Depuis le début : récupère tous les flux disponibles sur la plateforme ;
- Dernier curseur : reprend là où la règle de routage s'est arrêtée.
Ensuite, chaque passage reprend là où le précédent s'est arrêté. Le curseur est visible sur la règle de réception (« Sync curseur factures », « Sync curseur cycle de vie »).
Revenir à un curseur antérieur fait récupérer des flux déjà traités : les doublons sont détectés, mais le traitement est inutilement long. AOS affiche un avertissement dans ce cas.
Réception des factures
- Flux de cycle de vie orphelins : profondeur de reprise, en mois (6 par défaut), des statuts reçus avant leur facture. À chaque passage, le batch les rattache à leur facture. Voir Cycle de vie.
- E-mail récapitulatif : modèle d'e-mail envoyé après chaque passage. Le modèle livré « Récapitulatif du batch de réception e-invoicing » présente le nombre de flux traités, de factures créées et d'anomalies, la liste des factures créées, des flux en anomalie et des flux sans copie lisible. Les copies lisibles des factures reçues sont jointes, compressées. Si le champ est vide, aucun e-mail n'est envoyé.
Émission des factures
Par défaut, le batch prend les factures clients ventilées (et les factures d'acompte validées) de portée B2B ou Archive uniquement, aux statuts FE En attente de génération ou Généré, de la société de la règle de routage.
Le panneau Filtre facture permet de restreindre cette sélection par une condition complémentaire (par exemple, les factures d'un journal particulier). La condition s'écrit en JPQL, avec l'alias invoice. Deux boutons aident à la mettre au point :
- Tester le filtre : vérifie la syntaxe et indique le nombre de factures sélectionnées ;
- Prévisualiser les factures : affiche les factures sélectionnées.
L'ordre conseillé
- Annuaire, tôt le matin, pour que les adresses des tiers soient à jour.
- Réception des factures, puis réception des cycles de vie.
- Émission des factures, puis statuts de paiement.
- Acquittements, toutes les heures dès qu'il y a de l'émission.
C'est la logique des horaires proposés par l'assistant.
Suivre les exécutions
- L'onglet Exécution du batch donne la date de la dernière exécution, les totaux traités et les erreurs, les compteurs propres à l'action et la dernière erreur.
- L'onglet Traitements de masse liste les exécutions. Chacune détaille, selon l'action, les adresses récupérées, les factures créées ou traitées, et les flux créés, générés ou synchronisés.
- Les anomalies sont tracées avec l'origine « Batch facturation électronique ».
Un élément en erreur (un tiers, une facture, un flux) est compté en anomalie, et le traitement continue sur les éléments suivants. Une erreur globale (plateforme injoignable, règle de routage absente) interrompt le traitement : elle est visible dans la dernière erreur du batch.
Le suivi des flux eux-mêmes est décrit dans Suivi et dépannage.