Tiers et annuaire
Pour qu'une facture arrive à destination, chaque tiers doit être identifié et adressable : AOS doit savoir à quelle adresse électronique envoyer ses factures, et reconnaître l'émetteur des factures reçues.
Les données du tiers
Plusieurs données de la fiche tiers déterminent la portée des factures, c'est-à-dire leur circuit (e-invoicing ou e-reporting) :
| Donnée | Rôle |
|---|---|
| Type de tiers | Un particulier est toujours traité en B2C. |
| N° SIRET | Donnée saisie. Pour une adresse en France, le SIREN et le numéro de TVA en découlent. |
| N° TVA | Pour une société française, distingue le B2B (renseigné) du B2C (absent). |
| Pays de l'adresse | Distingue le B2B en France du B2B international. |
| Adresse électronique | Permet d'acheminer la facture vers la plateforme du client. |
Un client B2B en France sans SIRET ou sans numéro de TVA est traité en B2C : ses factures partent en e-reporting au lieu d'être transmises comme factures électroniques. Le calcul de la portée est détaillé dans Émission des factures.
L'onglet Facturation électronique du tiers
Lorsque l'application est installée, la fiche du tiers comporte un onglet Facturation électronique, placé après l'onglet Livraison.
| Élément | Description |
|---|---|
| Mode de génération en capture de données | Pour un fournisseur, mode de génération de la facture d'achat à partir d'une facture reçue. Voir Réception des factures. |
| Origine | Manuel, ou E-Invoicing (créé automatiquement) lorsque le tiers a été créé à la réception d'une facture. En lecture seule. |
| Adresses électroniques | Liste des adresses électroniques du tiers. |
| Consulter l'annuaire | Recherche le tiers dans l'annuaire. |
Les adresses électroniques
Une adresse électronique se crée depuis l'onglet Facturation électronique du tiers, ou depuis le menu Facturation électronique › Configuration › Adresses électroniques, qui regroupe les adresses de tous les tiers.
| Champ | Description |
|---|---|
| Valeur de l'identifiant | Identifiant d'adressage. Obligatoire et unique pour un même tiers. |
| Schéma | Code EAS indiquant le type d'identifiant (voir ci-dessous). |
| Tiers | Tiers propriétaire. Verrouillé lorsque l'adresse est créée depuis la fiche du tiers. |
| Adresse par défaut | Adresse reprise par défaut sur les factures. Un tiers ne peut avoir qu'une adresse par défaut. |
Le panneau Informations annuaire est alimenté par la consultation de l'annuaire : existence dans l'annuaire, type de plateforme (plateforme agréée ou portail public de facturation), suffixe d'adressage, nom du code routage, statut de la ligne d'annuaire (Activé, À venir, Désactivé) et date de dernière validation.
Les schémas les plus courants sont :
| Schéma | Identifiant |
|---|---|
0225 | Adresse de l'annuaire : SIREN, ou SIREN suivi d'un suffixe |
0002 | SIREN |
0009 | SIRET |
0088 | GLN |
Une adresse issue de l'annuaire a sa valeur d'identifiant et son schéma verrouillés.
Dans la plupart des cas, une adresse par défaut basée sur le SIREN suffit. Pour isoler certains flux, préférez la référence acheteur ou un suffixe ajouté au SIREN, et évitez de multiplier les adresses.
Les adresses sur la facture
À la création d'une facture, AOS reprend les adresses électroniques par défaut :
- sur une facture de vente ou un avoir client, l'adresse de l'émetteur est celle de la société (adresse par défaut de son tiers), celle du destinataire est celle du client ;
- sur une facture d'achat ou un avoir fournisseur, l'émetteur est le fournisseur et le destinataire la société.
Les adresses se modifient dans l'onglet Facturation électronique de la facture. La liste ne propose que les adresses du tiers ou de la société, selon le rôle.
Consulter l'annuaire
Le bouton Consulter l'annuaire de l'onglet Facturation électronique interroge l'annuaire pour le tiers affiché.
Trois conditions doivent être remplies :
- le tiers est enregistré ;
- son SIREN ou son SIRET est renseigné ;
- une plateforme agréée active dispose d'une règle de routage Annuaire.
La recherche se fait d'abord par SIREN, puis par SIRET si rien n'a été trouvé. Sans résultat, le message « Aucune entrée trouvée dans l'annuaire pour ce tiers » s'affiche.
Les résultats s'affichent dans la fenêtre Résultats de la recherche annuaire. Chaque ligne indique la valeur de l'identifiant, le type de plateforme, le statut de la ligne d'annuaire et si l'adresse est l'adresse par défaut. Toutes les lignes sont cochées par défaut.
- Décochez les adresses à ne pas conserver.
- Cliquez sur l'étoile (Définir par défaut) en bout de ligne pour désigner l'adresse par défaut. S'il n'y a qu'un résultat, il est marqué par défaut automatiquement.
- Cliquez sur Ajouter au tiers.
Une adresse dont l'identifiant existe déjà sur le tiers est mise à jour, et non recréée. Aucune adresse n'est supprimée.
Pour traiter tous les tiers en une fois, utilisez le batch Synchronisation avec l'annuaire, décrit dans Batchs et automatisation.
Les fournisseurs créés automatiquement
Lorsqu'un fournisseur n'est pas reconnu à la réception d'une facture, AOS peut le créer automatiquement, avec son adresse et son RIB. Cette création se règle sur le paramétrage Data Capture, dans le panneau Paramètres e-invoicing, et elle est désactivée par défaut.
Un fournisseur créé de cette façon porte l'origine E-Invoicing (créé automatiquement). Filtrez sur ce champ pour retrouver ces fournisseurs, les contrôler et les compléter.