Cycle de vie
Après l'envoi ou la réception d'une facture, l'acheteur, le vendeur et leurs plateformes échangent des statuts : l'acheteur indique qu'il a pris en charge la facture, qu'il l'approuve, la conteste ou la refuse ; le vendeur peut la compléter ou l'annuler.
Chaque statut est un message au format CDAR. AOS le génère, le contrôle (schéma et règles de conformité du cycle de vie), puis l'envoie à la plateforme par la règle d'émission, comme une facture. Les statuts reçus sont récupérés par la règle de réception.
Les statuts de paiement et d'affacturage sont décrits dans Paiements et affacturage.
Les statuts
| Code | Statut | Émis par AOS |
|---|---|---|
| 200 | Déposée | Non, reçu |
| 201 | Émise | Non, reçu |
| 202 | Reçue | Non, reçu |
| 203 | Mise à disposition | Non, reçu |
| 204 | Prise en charge | Oui, sur une facture fournisseur |
| 205 | Approuvée | Oui, sur une facture fournisseur ou une e-facture reçue |
| 206 | Approuvée partiellement | Oui, sur une facture fournisseur |
| 207 | En litige | Oui, sur une facture fournisseur |
| 208 | Suspendue | Oui, sur une facture fournisseur |
| 209 | Complétée | Oui, sur une facture client |
| 210 | Refusée | Oui, sur une facture fournisseur ou une e-facture reçue |
| 211 | Paiement transmis | Oui, voir Paiements et affacturage |
| 212 | Encaissée | Oui, voir Paiements et affacturage |
| 213 | Rejetée | Non, reçu |
| 214 | Visée | Non, reçu |
| 220 | Annulée | Oui, sur une facture client |
| 221 | Erreur de routage | Non, reçu |
| 224 | Demande de paiement direct | Non, reçu |
| 225 à 228 | Statuts d'affacturage | Oui, voir Paiements et affacturage |
| 501 | Irrecevable | Non, reçu |
Où consulter les statuts
- Dashlet Cycle de vie, dans l'onglet Facturation électronique de la facture : liste chronologique des statuts émis et reçus, avec la date, la direction, le statut, le motif, l'action requise et le statut technique d'envoi.
- Badge d'en-tête de la facture : « Facturation électronique » suivi du dernier statut de cycle de vie acquitté.
- Menu Tous les flux cycle de vie : ensemble des statuts, regroupés par référence de facture.
- Menu Anomalies et suivi technique › Flux cycle de vie en anomalie : statuts qui demandent une attention particulière (Approuvée partiellement, En litige, Suspendue, Refusée, Rejetée, Erreur de routage, Irrecevable).
Émettre un statut depuis une facture
Les boutons de statut sont regroupés dans le panneau Actions cycle de vie facturation électronique, dans la colonne de droite de la facture. Seuls les boutons autorisés pour la facture sont affichés.
| Bouton | Statut | Côté | Ouverture |
|---|---|---|---|
| Prendre en charge | 204 | Acheteur | Confirmation |
| Approuver | 205 | Acheteur | Confirmation |
| Approuver partiellement | 206 | Acheteur | Assistant de saisie du motif |
| Mettre en litige | 207 | Acheteur | Assistant de saisie du motif |
| Suspendre | 208 | Acheteur | Assistant de saisie du motif |
| Refuser | 210 | Acheteur | Assistant de saisie du motif |
| Compléter | 209 | Vendeur | Sans confirmation |
| Annuler la facture électronique | 220 | Vendeur | Confirmation |
Un statut transmis ne peut pas être annulé. Vérifiez avant de confirmer.
L'assistant de saisie du motif
Pour les statuts 206, 207, 208 et 210, l'assistant Émettre un statut de cycle de vie s'ouvre.
| Champ | Description |
|---|---|
| Statut à émettre | Imposé par le bouton. |
| Motif du statut | Obligatoire. La liste dépend du statut (voir ci-dessous). |
| Action requise | Facultative : aucune action requise, information complémentaire requise, créer une facture rectificative, créer un avoir total, créer un avoir partiel, rembourser le paiement de la facture, autre. |
| Justification | Texte libre qui explique la décision au partenaire. |
Le bouton de confirmation dépend du statut : « Confirmer le refus », « Confirmer la mise en litige », etc. Le bouton Retour abandonne la saisie.
Les motifs proposés dépendent du statut, par exemple :
- Refusée (210) : taux de TVA erroné, montant total erroné, erreur de calcul de la facture, mention légale manquante, facture en doublon, erreur de destinataire, transaction inconnue, émetteur inconnu, contrat terminé, double facture, numéro de commande incorrect ou manquant, adresse de facturation électronique erronée, référence contractuelle nécessaire manquante ;
- Suspendue (208) : justificatif absent ou insuffisant, erreur de coordonnées bancaires, numéro de commande incorrect ou manquant, SIRET erroné ou absent, code routage absent ou erroné, référence contractuelle manquante, référence incorrecte ;
- Approuvée partiellement (206) : erreurs portant sur la commande, le SIRET, le code routage, les références, les prix unitaires, les remises, les quantités, les articles, les modalités de paiement, la qualité ou la livraison, ainsi que « Autre » ;
- En litige (207) : les motifs de l'approbation partielle et ceux du refus, ainsi que l'erreur de coordonnées bancaires et le destinataire inconnu.
Quand un statut est-il disponible ?
| Statut | Conditions |
|---|---|
| Tous, sauf 210 | La facture est ventilée, ou validée s'il s'agit d'une facture d'acompte. |
| 204 Prise en charge | Facture fournisseur de portée B2B, pour laquelle une facture électronique a été reçue, et sans prise en charge déjà émise. |
| 205 à 208 | Une prise en charge 204 a été émise et acquittée, et aucun statut final (205 ou 210) n'a été émis. |
| 210 Refusée | Une facture électronique a été reçue et aucun refus n'a été émis. Ni la ventilation ni la prise en charge ne sont exigées. |
| 209 Complétée, 220 Annulée | Facture client dont la facture électronique a été envoyée et acquittée (statut Ok). |
Les règles de répétition sont les suivantes :
- Statuts finaux : 205 Approuvée et 210 Refusée. Après l'un d'eux, les statuts 205 à 208 ne sont plus disponibles. Un refus reste possible après une approbation, mais pas l'inverse.
- Statuts uniques : 204, 205, 209, 210 et 220 ne s'émettent qu'une fois par facture.
- Statuts répétables : 206, 207 et 208 peuvent être émis plusieurs fois.
- Réémission : un statut dont l'acquittement est en erreur ne compte pas ; il peut être émis de nouveau.
Si la prise en charge 204 est encore en attente d'acquittement, les statuts 205 à 208 restent indisponibles. Lancez le batch Synchronisation des flux envoyés en attente pour obtenir l'acquittement.
Approuver ou refuser depuis la facture reçue
L'option Activer l'approbation et le refus depuis le modèle de capture des données de l'application Facturation électronique (désactivée par défaut) affiche les boutons Approuver et Refuser sur l'écran Facture reçue. L'entreprise peut ainsi répondre au fournisseur avant de générer la facture d'achat, par exemple pour refuser une facture non conforme sans la créer dans AOS.
- Approuver est disponible lorsque l'e-facture reçue est au statut Validé.
- Refuser est disponible au statut Validé ou Anomalie, et ouvre l'assistant de saisie du motif.
Le statut émis porte sur les données reçues. Le SIREN de l'acheteur indiqué sur la facture reçue doit correspondre à la société active de l'utilisateur. Une seule réponse est possible par e-facture reçue : une approbation ou un refus.
Recevoir les statuts
- Le batch Réception des cycles de vie interroge la plateforme et récupère les statuts émis par les partenaires et les plateformes.
- AOS rapproche chaque statut de sa facture à partir du numéro de facture qu'il porte, ou de l'e-facture reçue si la facture fournisseur n'a pas encore été générée.
- Le statut apparaît dans le dashlet Cycle de vie de la facture. Les envois de cette facture encore en attente d'acquittement passent à Ok.
Un statut peut arriver avant la facture à laquelle il se rapporte. Il reste alors visible dans Anomalies et suivi technique › Flux entrants non rapprochés. Le batch Réception des factures (fournisseurs) rattache automatiquement ces statuts à leur facture dès qu'elle est disponible, en remontant jusqu'à six mois en arrière (durée réglable sur le batch).
En SFTP, un statut reçu qui ne correspond à aucune facture est déplacé dans le dossier d'erreur.