Émission des factures
Cette page suit une facture client depuis sa ventilation jusqu'à son acceptation par la plateforme agréée.
Vue d'ensemble
- Ventilation : AOS calcule les données électroniques de la facture.
- Génération : File Generator produit le fichier dans le format défini sur la règle d'émission.
- Contrôle : le fichier est vérifié par son schéma et par les règles de conformité (Schematron). En cas d'échec, la facture passe En anomalie et n'est pas envoyée.
- Envoi : le fichier est transmis à la plateforme, à l'unité depuis la facture ou en masse par batch.
- Acquittement : la plateforme confirme qu'elle a accepté le flux.
Données électroniques calculées à la ventilation
À chaque ventilation d'une facture ou d'un avoir client, quel que soit le point de départ (écran, batch, API), AOS calcule les données électroniques de la facture. Une erreur de calcul ne bloque pas la ventilation. Si ces données manquent au moment de générer le fichier, par exemple pour une facture d'acompte seulement validée, elles sont calculées à ce moment-là.
| Donnée | Valeurs |
|---|---|
| Type | 380 Facture commerciale, 381 Avoir, 386 Facture d'acompte, 503 Avoir de facture d'acompte. En affacturage classique : 393 Facture affacturée, 396 Avoir affacturé. |
| Portée | B2B, B2B International, B2C, etc. (voir ci-dessous). |
| Cadre de facturation | Lettre selon la nature de la facture (B biens, S services, M mixte) et chiffre selon sa situation : 1 par défaut, 2 si la facture est déjà payée, 4 si elle déduit des factures d'acompte. |
| Multi-livraison, Multi-commande | Indiquent si la facture porte sur plusieurs livraisons ou plusieurs commandes. |
| Type de factor, Affactureur assigné | Renseignés pour une facture affacturée. |
La portée se calcule à partir du client :
| Portée | Condition |
|---|---|
| B2B | Société avec un SIREN de 9 chiffres, un SIRET de 14 chiffres, une adresse en France et un numéro de TVA. |
| B2B International | Société identifiée hors de France. |
| B2C | Particulier, ou société sans numéro de TVA. |
Sur une facture client, ces données peuvent être corrigées à la main avant la transmission, par exemple pour choisir un cadre de facturation que le calcul ne peut pas déduire. Sur une facture d'achat, elles sont en lecture seule.
L'onglet Facturation électronique de la facture
Tout ce qui concerne l'émission est regroupé dans l'onglet Facturation électronique de la facture.
L'onglet contient :
- le statut FE de la facture ;
- les adresses électroniques de l'émetteur et du destinataire, et, pour une facture affacturée, celle du bénéficiaire et l'affactureur ;
- les données électroniques : type, portée, cadre de facturation, multi-livraison, multi-commande ;
- l'encadré rouge Anomalies de conformité facturation électronique, lorsque le dernier fichier généré n'a pas passé les contrôles ;
- le dashlet Cycle de vie, qui liste les statuts émis et reçus ;
- le dashlet Historique des envois, qui liste les flux envoyés, avec le téléchargement du fichier ;
- pour les portées B2B International et B2C, le Rapport e-reporting qui a déclaré la facture et le dashlet Paiements e-reporting ;
- l'ID flux attribué par la plateforme et l'identifiant de Suivi du flux.
En tête de la facture, deux badges signalent l'état de l'émission : « Facturation électronique » suivi du dernier statut de cycle de vie acquitté, et un badge rouge indiquant le nombre d'anomalies de facturation électronique.
Statut FE
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente de génération | Valeur initiale. Le fichier n'a pas encore été produit. |
| Généré | Le fichier a été produit et a passé les contrôles. |
| Envoyé | La plateforme a accepté le dépôt. |
| En anomalie | La génération ou les contrôles ont échoué, ou un acquittement en erreur a été reçu après l'envoi. |
| Irrecevable | La plateforme a refusé le dépôt. |
Transmettre une facture
Le bouton Transmettre la facture apparaît sur une facture ou un avoir client ventilé, ou sur une facture d'acompte validée, tant que le statut FE n'est pas Envoyé.
Son libellé dépend de l'historique de la facture :
- Retransmettre la facture si un envoi a déjà eu lieu ;
- Réessayer la transmission si la facture est En anomalie.
Au clic, AOS demande une confirmation, puis enchaîne la génération du fichier, ses contrôles et son envoi. Si la société a plusieurs règles d'émission actives, une fenêtre demande de choisir la règle à utiliser.
Le nombre de transmissions d'une même facture est limité par le champ Tentatives max. de la plateforme agréée (3 par défaut).
Le bouton ne contrôle pas la portée de la facture. Vérifiez la portée avant d'envoyer : une facture B2C ou B2B International relève de l'e-reporting et ne doit pas être transmise comme facture électronique.
Émettre par batch
En production, les factures sont le plus souvent transmises par le batch Emission des factures (clients). Il génère puis envoie les factures qui remplissent toutes ces conditions :
- statut FE En attente de génération ou Généré ;
- facture ou avoir client ventilé, ou facture d'acompte validée ;
- portée B2B ou Archive uniquement ;
- société de la règle de routage du batch ;
- le cas échéant, le filtre facture du batch.
Le batch ne reprend pas les factures En anomalie ou Irrecevable. Une fois la cause corrigée, retransmettez-les avec le bouton de la facture.
Deux autres batchs complètent l'émission :
- Emission des factures générées en attente d'envoi : rattrapage des fichiers générés mais non transmis, par exemple après un incident réseau ;
- Synchronisation des flux envoyés en attente : récupération de l'acquittement des flux envoyés.
Ces batchs sont décrits dans Batchs et automatisation.
L'acquittement
Le statut technique d'envoi du flux indique si la plateforme a accepté le dépôt :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Ok | La plateforme a accepté le flux. |
| En attente | La réponse n'est pas encore connue : la plateforme répond de façon différée, ou l'envoi s'est fait par SFTP. |
| Erreur | La plateforme a refusé le flux. Le code et le message d'erreur sont visibles sur le flux. |
Un flux passe de En attente à Ok de deux façons :
- en raccordement par plateforme agréée, le batch Synchronisation des flux envoyés en attente interroge la plateforme ;
- dans tous les cas, y compris en SFTP, la réception d'un statut de cycle de vie pour la facture confirme l'envoi.
Un acquittement en erreur reçu après l'envoi fait passer la facture En anomalie : elle revient alors dans les factures à traiter.
Traiter une facture en anomalie ou irrecevable
Facture en anomalie
L'encadré rouge Anomalies de conformité facturation électronique de l'onglet Facturation électronique liste les contrôles en échec du dernier fichier généré. Pour chacun, il indique s'il est bloquant, le nom du contrôle et le détail de l'erreur.
- Identifiez la règle en échec et la donnée en cause.
- Corrigez la donnée : sur la facture, sur la fiche du tiers, sur une taxe ou sur la fiche de la société.
- Cliquez sur Réessayer la transmission. Le fichier est régénéré, contrôlé et envoyé.
Facture irrecevable
Une facture est Irrecevable lorsque la plateforme a refusé le dépôt (codes d'erreur commençant par IRR, ou autre refus technique). Le message invite à une intervention de l'administrateur.
- Ouvrez le flux depuis l'historique des envois et lisez le code d'erreur, le message et la réponse brute de la plateforme (onglet Statut technique d'envoi).
- Corrigez la cause.
- Cliquez sur Retransmettre la facture.
Le menu Outils de la facture propose aussi l'action Réinitialiser à En attente de génération, disponible sur une facture irrecevable, pour reprendre le cycle depuis le début.
Rejet d'une facture envoyée par SFTP
En SFTP, AOS n'est pas informé directement d'un rejet par la plateforme. Le bouton Marquer rejetée par la plateforme agréée, visible sur une facture client envoyée par SFTP, permet de l'enregistrer : choisissez le motif de rejet, saisissez une justification et confirmez. La facture passe Irrecevable et peut être corrigée puis retransmise.
Une facture irrecevable n'a rien à voir avec un refus du client (statut 210 Refusée). Un refus du client porte sur le fond de la facture et se traite par un avoir, et non par une retransmission. Voir Cycle de vie.
E-documents émis
Chaque génération de fichier laisse une trace dans le menu Facturation électronique › E-documents émis, qui liste les modèles de génération des factures : numéro, nom, type de document, schéma et statut (Brouillon, Aperçu, Anomalie, Validé, Fermé).
La fiche d'un modèle affiche le flux d'envoi correspondant. Cette liste permet de retrouver le fichier produit pour une facture et l'étape à laquelle une génération s'est arrêtée.
L'impression de la facture est automatiquement étiquetée « LISIBLE » : c'est la copie lisible qui accompagne le fichier structuré. Le contenu du fichier émis (correspondance des données, pièces jointes, modèle PDF de Factur-X) relève du paramétrage File Generator, décrit dans la documentation File Generator.