Paiements et affacturage
Cette page traite des statuts de cycle de vie liés à l'argent : les statuts de paiement Paiement transmis et Encaissée, puis les statuts d'affacturage. Leur fonctionnement général (format CDAR, acquittement, consultation) est décrit dans Cycle de vie.
Les statuts de paiement
Deux statuts informent le partenaire, et l'administration, qu'un paiement a eu lieu :
- 211 Paiement transmis, émis par celui qui paie ;
- 212 Encaissée, émis par celui qui reçoit le paiement.
| Pièce | Statut émis par AOS |
|---|---|
| Facture fournisseur | 211 Paiement transmis |
| Avoir client envoyé et acquitté | 211 Paiement transmis |
| Facture client envoyée et acquittée | 212 Encaissée |
| Avoir fournisseur | Aucun |
Le statut Encaissée est obligatoire pour les prestations de services dont la TVA est exigible à l'encaissement : il permet à l'administration de connaître la date à laquelle la TVA devient due.
Le lien avec le lettrage
Les statuts de paiement s'appuient sur le lettrage :
- Le paiement est saisi dans AOS, puis lettré avec la facture.
- Au lettrage, AOS crée une ligne de TVA sur paiement par taux de TVA de la facture, au prorata du montant lettré.
- Tant qu'au moins une de ces lignes n'a pas fait l'objet d'un statut envoyé, le bouton de statut de paiement apparaît sur la facture.
- AOS émet un statut par paiement, avec le montant ventilé par taux de TVA.
Chaque paiement lettré est déclaré au fil de l'eau : une facture réglée en trois fois donne trois statuts. Si un paiement est délettré, AOS crée des lignes négatives, qui sont envoyées à leur tour pour signaler l'annulation du paiement déjà déclaré.
Émettre les statuts de paiement
Les statuts de paiement s'émettent de deux façons :
- À l'unité : le panneau Actions cycle de vie facturation électronique de la facture propose le bouton Paiement transmis ou Encaissée, selon la pièce. Après confirmation, AOS envoie un statut par paiement en attente et affiche le nombre de flux envoyés.
- Par batch : les batchs Emission du cycle de vie Paiement transmis et Emission du cycle de vie Encaissée envoient automatiquement les statuts en attente. L'assistant « Configurer les batchs » les planifie deux fois par jour. Voir Batchs et automatisation.
Chaque message contient, par taux de TVA, le montant toutes taxes comprises payé (211) ou encaissé (212) et le taux concerné.
Si un statut de paiement n'est pas envoyé
- Envoi en erreur : les lignes de paiement ne sont rattachées au statut qu'après un envoi réussi. Si l'envoi échoue, elles restent à envoyer et le bouton réapparaît sur la facture. Il suffit de corriger la cause et de relancer l'envoi, à la main ou au prochain passage du batch.
- Acquittement en erreur : le statut refusé par la plateforme ne compte pas. Il est envoyé de nouveau.
- Bouton absent : vérifiez dans l'ordre que le paiement est lettré avec la facture, que la facture a été envoyée et acquittée, et qu'il ne s'agit pas d'un avoir fournisseur.
L'affacturage
L'affacturage est la cession d'une facture client à un affactureur (factor). Il donne lieu à des statuts de cycle de vie spécifiques, de 225 à 228.
Préparer l'affacturage
Trois réglages sont nécessaires :
- l'affactureur est renseigné dans la configuration comptable de la société ;
- le client est marqué Client factorisé sur sa fiche ;
- le RIB de la société porté par la facture détermine le type d'affacturage : s'il porte le type de mention de subrogation (ACC), l'affacturage est classique ; sinon, il est confidentiel.
En affacturage classique, la ventilation donne à la facture le type 393 (Facture affacturée) et à l'avoir le type 396 (Avoir affacturé). L'adresse électronique du bénéficiaire et l'affactureur assigné apparaissent dans l'onglet Facturation électronique de la facture.
Le bouton Affacturage
Le bouton Affacturage apparaît sur une facture ou un avoir client ventilé lorsque :
- le client est marqué Client factorisé ;
- un affactureur est renseigné dans la configuration comptable de la société ;
- la facture a été envoyée et acquittée ;
- aucune annulation (220) n'a été émise.
Il ouvre l'assistant Affacturage, qui propose une action selon l'état de la facture :
| État de la facture | Actions proposées |
|---|---|
| Pas encore affacturée | Affacturée (affacturage classique) ou Affacturage confidentiel |
| Déjà affacturée | Annulation affacturage ou Changement d'affactureur, avec le nouveau type d'affacturage |
Avant un changement d'affactureur, modifiez d'abord l'affactureur dans la configuration comptable de la société : c'est elle qui indique à AOS le nouvel affactureur.
Les statuts envoyés
Chaque action envoie une séquence de statuts, à l'acheteur et à l'affactureur :
| Action | Statuts envoyés |
|---|---|
| Affacturage classique | 225 Affacturée à l'acheteur, puis 225 à l'affactureur |
| Affacturage confidentiel | 227 Changement de compte à payer à l'acheteur, puis 226 Affacturage confidentiel à l'affactureur |
| Annulation d'un affacturage classique | 228 Non affacturée à l'acheteur, puis à l'affactureur |
| Annulation d'un affacturage confidentiel | 228 à l'affactureur, puis 227 à l'acheteur |
| Changement d'affactureur | 228 à l'ancien affactureur (et à l'acheteur si l'affacturage était classique), puis la séquence du nouveau type d'affacturage |
Les statuts portent les coordonnées bancaires du bénéficiaire et la mention de subrogation. Celui destiné à l'affactureur contient en plus la facture.
Tant qu'une séquence attend son acquittement, aucune nouvelle action d'affacturage n'est possible sur la facture.