Distribuer un sondage
Distribution interne
Lorsqu'un sondage interne est publié, les utilisateurs ciblés le voient apparaître automatiquement dans leur menu Mes formulaires. Ce menu affiche uniquement les sondages pour lesquels l'utilisateur connecté est dans la liste des cibles (directement ou via un rôle), et dont le statut est Publié ou Clôturé. Un utilisateur qui n'est pas ciblé ne verra jamais le sondage dans cette liste, même s'il connaît son existence.
Si un modèle d'email a été configuré, un email de notification est également envoyé à chaque utilisateur ciblé au moment de la publication. Cet email permet aux collaborateurs d'accéder directement au sondage sans avoir à le retrouver dans le menu.
Distribution externe
Pour les sondages externes, le canal principal d'accès est le portail Goovee. Ce portail, distinct d'AOS, est l'interface web à destination des partenaires et clients. Il intègre nativement le module Survey et affiche deux sections à un Partner connecté : la liste des sondages disponibles pour lui, et l'historique de ses réponses passées.
La liste des sondages disponibles est construite dynamiquement selon les règles de visibilité configurées sur chaque sondage :
- un visiteur non connecté ne voit que les sondages publics, c'est-à-dire ceux pour lesquels l'option Connexion non requise est activée et qui ne sont pas marqués comme Privé ;
- un partenaire connecté voit en plus les sondages qui lui sont accessibles selon les règles de contrôle d'accès : ouverts à tous les tiers connectés, ou restreints à certains tiers ou catégories de tiers via l'option Privé ;
- dans tous les cas, les sondages marqués comme Masqué n'apparaissent jamais dans la liste.
Un moteur de recherche permet également au tiers de trouver un sondage par son nom.
En cliquant sur un sondage dans la liste, l'utilisateur accède directement au formulaire de saisie, intégré dans le portail. Une fois une réponse soumise, elle apparaît dans la section Mes réponses du portail, permettant à l'utilisateur de retrouver et relire ses saisies passées.
L'email de notification envoyé à la publication joue un rôle d'invitation : il alerte les tiers ciblés qu'un nouveau sondage est disponible et peut contenir un lien direct vers celui-ci sur le portail. Mais l'email n'est pas le seul point d'entrée : un tiers peut tout à fait découvrir et remplir un sondage en naviguant directement sur le portail, sans avoir reçu de notification.