Remise de chèque

Introduction

Quand un chèque est reçu, celui-ci est considéré comme encaissé dès lors qu’il a été remis à la banque.

Entre le temps de sa réception et de sa remise en banque, il est peut être pertinent pour certains cas d’usage de l’enregistrer temporairement sur un compte de valeur à l’encaissement.

Pour cela, il faut d’abord générer une écriture comptable à la réception. Ici, vous allez débiter le compte de valeur à l’encaissement (511) et vous créditez le compte client (411).

Une fois le chèque remis en banque, vous pouvez par la suite comptabiliser le paiement. Pour cela, il faut générer une écriture de remise dans laquelle vous créditez cette fois le compte 411 et vous débitez le compte 512.

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Bordereau de remise de chèque et assistant de paiement : depuis la version 7.1, un nouveau champ a été ajouté pour les coordonnées bancaires sur l'assistant de paiement, permettant de sélectionner le RIB concerné par la remise. Celui-ci sera imprimé dans le bordereau et permet de regrouper les chèques par RIB.

Configurations

Accès : Comptabilité → Configuration → Paiement → Modes de paiement → sur la liste de modes de paiement, ouvrez Encaissement Chèque

Au niveau du mode de paiement Enc. Chèque, deux configurations sont possibles :

1. Comptabilisation du paiement directement sur le compte comptable de paiement (Configuration par défaut ):

• Immédiate : la valeur du champ “Paramètre de déclenchement de la génération des écritures comptables” doit être défini comme “Immédiate”. Cette valeur permet de générer directement l’écriture de paiement au moment de la confirmation de la saisie paiement. Le paiement sera donc directement comptabilisé sur le compte 512 de banque

• La valeur du champ “Compte comptable de paiement” sera repris sur l’écriture de paiement → la saisie du paiement est directement comptabilisée sur le compte en banque.

2. Comptabilisation temporaire dans un compte de valeur à l’encaissement:

• Valeur à l’encaissement : la valeur du champ “Paramètre de déclenchement de la génération des écritures comptables” doit être défini comme “*Valeur à l’encaissement”. Cette valeur va vous offrir la possibilité de comptabiliser le paiement dans un premier temps sur un compte temporaire, donc le compte de valeur à l’encaissement avant de pouvoir générer l’écriture de paiement sur le compte de banque.

• La valeur du champ “Compte comptable de paiement” sera repris sur l’écriture de remise en banque (génération bordereau de remise - vu plus loin) ;

• Compte comptable de valeur à l’encaissement : un champ additionnel “Compte comptable de valeur à l’encaissement”, sera repris sur l’écriture d’enregistrement du paiement. Quand cette option est sélectionnée, un nouveau champ est disponible au niveau de la configuration comptable par société pour ce mode de paiement. Il va vous permettre de configurer un nouveau compte à utiliser pour ce cas en particulier.

La saisie paiement est d’abord comptabilisée sur un compte de valeur à l’encaissement.

Puis à la génération du bordereau de remise, une écriture de remise en banque permet de comptabiliser le paiement sur le compte en banque.

Saisie d’une remise de chèque

• Cas 1 : Comptabilisation du paiement directement sur le compte comptable de paiement.

Depuis l’assistant de paiement, à la sélection du mode de paiement “Enc. Chèque”, un encart relatif aux données du chèque apparaît. Ces données ne sont pas obligatoires à ce stade. Le titulaire et la date de chèque sont pré-remplis.

A la confirmation de la saisie de paiement, l’écriture de paiement est générée et comptabilisée directement sur le compte 512.

• Cas 2 : Comptabilisation temporaire dans un compte de valeur à l’encaissement.

Depuis l’assistant de paiement, à la sélection du mode de paiement “Enc. Chèque”, un encart chèque s’affiche, plusieurs informations sont alors visibles :

Option “Générer écriture de banque sans écriture de valeur à l’encaissement” : donne la possibilité d’outrepasser la configuration du compte de valeur à l’encaissement. Quand cette option est cochée, le formulaire standard est affiché et vous allez générer une écriture de paiement directement sur le compte de paiement (c’est-à-dire, vous revenez au Cas 1).

A la confirmation de la saisie paiement, vous générez une écriture de paiement comptabilisée directement sur le compte de paiement (similaire au Cas 1).

Quand l’option “Générer écriture de banque sans écriture de valeur à l’encaissement” est activée :

1. Le champ “Valeur à l’encaissement” : en lecture seule est affiché. Il rappelle le compte comptable de valeur à l’encaissement qui sera utilisé à la confirmation du paiement.

2. Les champs “Numéro de chèque” et “Banque du chèque” sont obligatoires.

3. Un champ additionnel “RIB de la banque de remise”, également obligatoire, permet de saisir le RIB de la banque.

4. A la confirmation du paiement, une écriture de la valeur à l’encaissement est générée.

5. A ce stade, le paiement n’est pas encore comptabilisé sur le compte de banque.

6. Pour cela, il faut saisir une remise et imprimer le bordereau de remise de chèque.

Génération d’un bordereau de remise

Accès : Comptabilité → Paiement → Bordereau de remise

Pensez à saisir le type de remise : chèque.

Il faut également saisir soit un compte bancaire ou un compte comptable de valeur à l’encaissement.

Dans le premier cas, vous pouvez générer un bordereau de remise au format pdf (pas d’impact comptable).

Dans le second cas, en plus de l’édition d’un bordereau, vous aurez la possibilité d’effectuer la remise (génération de l’écriture de paiement pour les saisies paiement avec écriture de valeur à l’encaissement).

Vous pouvez filtrer la liste des saisie paiement sur une période.

La liste de recherche est filtrée selon la société, la période, le compte bancaire ou compte de valeur à l’encaissement.

Si une saisie paiement est déjà sélectionnée dans un autre bordereau, elle ne sera pas visible dans la liste des pièces.

La bouton au-dessus (en bleu) du tableau permet de charger les pièces.

Les boutons au-dessous (en vert et en rouge) permettent de charger ou de vider les pièces sélectionnées de la liste finale.

• Cas 1 : génération d’un bordereau de remise de chèque sans génération d’écriture de remise en banque:

1. Type de remise : ici, sélectionnez “Chèque”.

2. Sélectionnez un compte bancaire.

3. Charger les pièces disponibles à la remise en banque : cliquez sur ce bouton afin de charger les saisies de paiement à encaisser sur le compte bancaire et pour lesquelles vous voulez seulement éditer un bordereau de remise.

4. Charger les lignes sélectionnées : sélectionnez les pièces à inclure dans le bordereau et ensuite cliquez sur le bouton “Charger les lignes sélectionnées”.

5. Renseignez les données obligatoires si manquantes (Titulaire, banque, Numéro, Date du bordereau, RIB de la banque de remise. Les lignes sont affichées en rouge quand il y a des données manquantes).

6. Éditer le bordereau de remise : cliquez sur le bouton “Éditer” le bordereau de remise en banque pour l’impression.

• Cas 2 : Génération d’un bordereau de remise de chèque avec génération d’écriture de remise en banque.

1. Type de remise : ici, sélectionnez “Chèque”.

2. Sélectionnez un compte comptable de valeur à l’encaissement.

3. Sélectionnez les pièces à inclure dans le bordereau.

4. Renseignez les données obligatoires si manquantes (Titulaire, banque, Numéro,Date du bordereau, RIB de la banque de remise. Les lignes sont affichées en rouge quand il y a des données manquantes).

5. Éditer le bordereau de remise en banque : cliquez sur le bouton “Éditer le bordereau de remise en banque” pour l’impression. Ensuite, vous allez pouvoir effectuer la remise.

6. Effectuer la remise : rafraîchissez, puis cliquez sur le bouton “Effectuer la remise”, pour générer l’écriture de remise en banque pour chaque saisie paiement sélectionnée dans le bordereau.

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Vous allez avoir des actions supplémentaires : vous allez pouvoir éditer en masse les dates de remise.

Résultat du traitement est suivant :

A la fin de l’édition, le nombre de chèques traités ainsi que le montant total du bordereau sont affichés en bas du formulaire.

L’option “Écriture de remise générée” est cochée, dans le cas où l’écriture de remise a été générée.

Les saisies de paiement impactées sont mises à jour également avec le lien vers l’écriture de remise.

Si vous revenez au niveau de la page “Saisie paiement” et vous rafraîchissez la page, vous allez apercevoir que l’écriture de paiement a été générée et associée à la saisie. Si vous cliquez sur le lien (il se trouve dans l’encart à votre droite), vous allez ouvrir la fenêtre pop up “Ecriture comptable”. Sur cette fenêtre, vous allez voir que le compte de valeur à l’encaissement a été crédité et que le compte de banque a été débité.