Saisie de paiement

Configurations associées aux paiements

Pensez à activer la fonctionnalité (Assistant de paiement) au niveau de l’application Comptabilité pour les fournisseurs et les clients.

Accès : Config applicative → Gestion des applications → Comptabilité, configurer → activez “Assistant paiement sur la facture client” et “Assistant paiement sur la facture fournisseur”

Paramètres par société

Accès : Config applicative → Utilisateurs / Société → Société → cliquez sur les config des Comptes comptables

Vous allez vous trouver par la suite sur la page de la configuration comptable.

Ici, dans l’onglet Comptabilité de la configuration compte de la société, l’application permet de définir (ces rubriques se trouvent en bas de page) :

• Mode de paiement entrant par défaut ;

• Mode de paiement sortant par défaut ;

• Condition de paiement par défaut.

Ces paramètres seront attribués par défaut sur les fiches Tiers lors de leur création (si le Tiers est associé à la société).

Les paramètres applicatifs - Paiement bancaire

Accès : Config applicative → Gestion des applications → Paiement bancaire, configurer

Vous allez y trouver le formulaire de paramétrages permettant de gérer sur AOS les différents modes de paiement et les ordres bancaires associés (voir formation sur ordres bancaires) :

• Prélèvement ;

• Virement (SEPA et International) ;

• Virement interbancaire (trésorerie) ;

• Effets de commerce (LCR) ;

• L’option “Editor” permet d’activer ou non la vue formulaire intégrée pour les lignes de virement, elle facilite la saisie mais n’est pas adaptée à des ordres bancaires volumineux.

Les paramètres sociétés - Comptes bancaires (RIB)

Accès : Config applicative → Utilisateur / Société→ Société → ouvrez une fiche Société → onglet RIB / Coordonnées bancaires

RIB : l’onglet RIB sur la fiche société permet d’activer les différents comptes bancaires de la société dont le RIB par défaut.

Le RIB est important pour la configuration des modes de paiements.

Par exemple, le compte comptable de rattachement et le journal peuvent être indiqués sur le RIB.

attention

Attention, il faut avoir créé ces éléments (le journal et le compte comptable) avant de le configurer pour pouvoir les relier.

Configurations associées aux paiements

Les modes de paiements

Les différents modes de paiements sont configurables via le menu :

Accès : Comptabilité → Configuration → Paiements → Mode de paiement

Un mode de paiement est défini par :

• Un libellé (traductible) et un Code ;

• Un type : impact important sur le reste des configurations. Selon les options sélectionnées sur les paiements bancaire : Virement, Chèque, Espèce, Prélèvement, Carte bancaire, Liquidité, Effets, Web, TIP, TIP + Chèque ;

• Un sens : Entrant (encaissement) ou Sortant (Décaissement).

L’onglet Config. comptables générales

Sur la fiche d’un mode de paiement, L’onglet Config. comptables générales contient des paramètres supplémentaires :

1. Paramètre de déclenchement de la génération des écritures comptables :

• Aucun : aucune écriture ne sera générée (mais pas effectif à tous les endroits)

• Immédiate : génération immédiate des écritures de paiements

2. Si les ordres bancaires sont activés et si le type des virements/prélèvement :

• Confirmation des ordres bancaires.

• Réalisation des ordres bancaires.

• Pour les chèques entrants : Valeur à l’encaissement (voir remise de chèque)

3. Un tableau des configurations comptables permettant pour chaque société et le compte RIB associé de configurer :

• Un journal comptable (même si il peut être repris du RIB) ;

• Un compte comptable de paiement (compte de type trésorerie) ;

• Une séquence mais uniquement utilisée pour la génération des assistants de paiement ;

• Selon les modes de règlement, vous y trouverez un modèle d’email pour avis de règlement (prélèvement, virement…) ;

• Selon les modes de règlement, vous y trouverez un code interbancaire correspondant à l’opération réalisée (pour le rapprochement bancaire).

Onglet Config ordres bancaires

Pour les types ci-dessous (à condition qu’ils aient été activés sur l’App Paiement bancaire), un onglet Config. ordres bancaires permet de configurer les usages suivants. C’est-à-dire, définissez ici pour quels types de paiement les ordres bancaires vont être générés. Vous pouvez configurer les champs suivants :

1. Virement sortant.

2. Prélèvement entrant.

3. Effets entrant.

4. Générer les ordres bancaires : sur le mode de paiement, pour qu’un mode de paiement génère les ordres bancaires, il faut que la case “Générer les ordres bancaires” soit cochée. Une fois cochée plusieurs autres options s’affichent :

• Confirmer auto. les ordres bancaires : passage au statut “Confirmé” sans confirmation nécessaire par l’utilisateur.

• Consolider les ordres bancaires par tiers : permet de consolider les lignes d’ordres bancaires pour un même tiers afin de limiter le nombre de transactions.

5. Type Ordre bancaire : vous avez le choix parmi les Types d’ordre bancaire AOS.

• Virement SEPA ;

• Virement international ;

• Virement de trésorerie national ;

• Virements de trésorerie internationaux.

6. Dossier d’export des ordres bancaires : dossier sur le serveur, en principe indiquer la valeur “/tmp/”.

7. Format du fichier : le choix du format dépend du type d’ordre bancaire sélectionné et permet de sélectionner un enregistrement parmi la liste des formats disponibles.

Les paramètres paiements - Tiers

Accès : Config applicative → Référentiel → Tiers

Onglet Facturation / Paiement & onglet Informations comptables : les paramètres associés aux informations de trésorerie sur les fiches Tiers sont stockés sur l’onglet “Facturation/Paiement” et aussi sur les “Informations comptables” (les modes de paiement et conditions de paiement sont automatiquement repris depuis la Config comptable société) :

1. Mode de paiement sortant.

2. Mode de paiement entrant.

3. Condition de paiement.

4. RIB.

5. Prélèvement SEPA.

Sur cet onglet sont également paramétrés :

• Les Relevés d’Identifiants Bancaires : à saisir bloc par bloc. Un relevé est défini par : le nom de son titulaire, en fonction des paramètres de la banque (BIC), l’IBAN ou BBAN, la domiciliation associée au BIC, un libellé interne d’identification ainsi qu’un paramètre pour signaler le RIB par défaut.

• Les RUM sont nécessaires pour les prélèvements (voir la formation sur trésorerie avancée).

Saisie des paiements depuis la facture / écriture

Génération des paiements sur les factures

Les paiements sur les factures peuvent être générés de plusieurs manières :

• Manuelle via une saisie paiement sur facture ;

• Via un assistant de paiement ;

• Via un batch de génération des paiements (Virements, LCR, Batch) ;

• Via l’affectation direct d’un avoir sur la facture ;

• Via la réconciliation de l’écriture de facture avec une écriture de paiement ;

• Via l’affectation d’un avoir ;

• Via l’affectation d’un acompte ;

• Via la constatation d’un perte (passage en irrécouvrable) ;

• Par notes de frais (pour le remboursement).

Onglet Paiements : les paiements sur la facture sont présentés dans l’onglet “Paiements”.

Création des paiements sur les factures

Enregistrer un paiement : sur la vue formulaire d’une facture, au statut “Ventilée”, un bouton “Enregistrer un paiement” affiche directement le formulaire de saisie du paiement sur la facture dans l’onglet “Paiements”. OK : cliquer sur OK va générer un enregistrement dans le tableau “Paiements”. Une écriture comptable va être générée.

attention

Assistant de paiement : attention, selon les options activées sur la configuration de l’App Comptabilité, l’écran de saisie du paiement sur la facture peut être remplacé par l’écran d’Assistant paiement.

L’écran de saisie paiement direct sur facture est composé des champs suivants :

1. Montant payé / à payer : le champ “Montant payé (client)” ou “Montant à payer (fournisseur)” est prérempli avec le montant restant à payer sur la facture.

2. Devise : la devise est reprise de la facture.

3. Mode de paiement : le mode de paiement est repris de la facture et il est modifiable. Le mode de paiement a un impact fort sur les processus.

4. Date : date préremplie à la date du jour

5. RIB société : RIB société sur lequel le paiement a été réalisé.

6. Description : la description sera reprise sur l’écriture de paiement.

7. Si le paiement est en retard : deux champs vont s’afficher, celui de Date d’échéance (rappel) de la facture + Motif de retard (ce motif va expliquer pourquoi le paiement a été effectué en retard).

8. Confirmer le paiement : après la confirmation du paiement, en cliquant sur le bouton “Ok”, les informations vont être mises à jour.

• Mise à jour du tableau des paiements avec l’état Validé (les informations sont identiques à celles saisies) sauf une l’écriture comptable (voir ci-après)

• Le montant payé et le montant restant à payer sur la facture sont mis à jour en fonction du montant du paiement.

• Le montant restant à payer sur la/les échéances est également mis à jour. Si l’échéance est payée entièrement, le champ “Payé” sera cochée.

Création des paiements sur les factures : Écriture générée

Après la confirmation du paiement sur le bouton “Ok”, l’écriture de paiement (pièce) est générée et rattachée au paiement qui apparaît sur le tableau des paiements. Vous pouvez la consulter directement depuis le tableau des paiements, il suffit de cliquer sur un paiement afin de trouver les détails sur l’écriture générée et son numéro.

L’écriture générée reprend l’ensemble des éléments de configuration suivants :

• Société et RIB Société repris de la saisie paiement ;

• Période / date / date de pièce = dépend de la date saisie pour le paiement ;

• Journal = repris de la config du mode de paiement sélectionné pour le RIB Société sélectionné ;

• Tiers : Tiers provenant de la facture ;

• Devise / Mode de paiement est repris de la saisie paiement ;

• La Ref. pièce justificative est le numéro de facture ;

• La description est reprise de la saisie paiement.

Les lignes d’écritures générées dépendent des configurations suivantes et du type de facture (Facture client / Facture fournisseur / Avoir client / Avoir fournisseur) :

• Le compte de trésorerie utilisé est celui configuré sur le mode de paiement pour la société et le RIB Société sélectionné ;

• Le compte de tiers est repris lui de la facture/avoir (Onglet Comptabilité, champ Compte comptable Tiers) ;

• Le sens débit/crédit dépend du type de facture (par exemple, sur une facture client, vous allez créditer le compte client et vous allez venir débiter le compte de banque) ;

• Le montant au débit ou au crédit dépend du montant saisi sur le formulaire de paiement.

Création des paiements depuis les écritures

Une pièce matérialisant un paiement peut, en étant lettrée avec une écriture de facture, générer un paiement sur la facture ou un avoir (côté Client ou fournisseur). Pour ce faire, deux conditions doivent être réunies :

1. Au moins une des lignes d’écriture réconciliée doit être rattachée à une écriture comptable (pièce) qui pointe elle-même vers une facture/avoir.

2. L’écriture stockée sur la facture dans l’onglet Comptabilité doit être la même écriture que celle réconciliée avec le paiement ou sa contrepartie.

Voici un exemple :

1. En partant du principe qu’un paiement de 5000€ est arrivé par un Virement sur un compte bancaire, une écriture de paiement va matérialiser la transaction.

2. Lettrer les pièces : réconciliez l’écriture de facture avec l’écriture de paiement.

3. Le lettrage entre les écritures comptables est généré.

4. En regardant sur la facture FC240004, vous allez remarquer qu’un paiement a été généré (avec un type Autre).

Saisir des paiements via l’assistant de paiement

Accès : Comptabilité → Paiements → Assistant paiements

Une fois sur la vue liste des assistants de paiements, cliquer sur l’icône + pour saisir un nouveau paiement.

L’assistant paiement consiste en 6 étapes principales :

1. Définir le contexte général du paiement (type, date, société).

2. Définir le payeur : Tiers, Mode de paiement, RIB Société (compte) concerné.

3. Définir le montant payé et la devise du règlement OU la sélection d’un trop perçus.

4. La recherche (en fonction du type de paiement) parmis les échéances impayées.

5. La sélection des échéances à payer avec possibilité de modifier le montant imputé.

6. Confirmation du paiement.

Saisie d’un paiement via l’assistant paiement : Contexte Etape 1

L’assistant paiement est surtout destiné à la saisie des règlements clients (entrant) mais une saisie peut être de type :

• Achat fournisseur : paiement sortant émis par l’entreprise (sauf prélèvement/LCR).

• Remboursement fournisseurs : paiement entrant reçu d’un fournisseur.

• Vente client : paiement entrant.

• Remboursements Clients : remboursement des clients liés à des avoirs ou trop perçus.

• Séquence (référence) : la séquence est utilisée sur la saisie paiement est définie sur le Mode de paiement sélectionné dans l’onglet Payeur.

• Date : la date doit correspondre à la date à laquelle le règlement a été reçu (du moins c’est cette date qui sera utilisée en comptabilité comme date de la pièce comptable).

Saisie d’un paiement via l’assistant paiement : Contexte Etape 2

1. Tiers à l’origine ou bénéficiaire: l’utilisateur doit ensuite sélectionner le Tiers à l’origine ou bénéficiaire du paiement.

2. Filtres : en fonction du type de paiement, des filtres sur les tiers (coche Client, Fournisseur) sont activés. Pour le type “Vente client”, seuls les Tiers cochés Clients seront affichés par exemple.

3. Mode de paiement (filtres) : les modes de paiement sont également filtrés en fonction du type de paiement (filtre sur le sens du mode de paiement : entrant / sortant). Pour le type “Vente client”, seuls les modes de paiement entrant seront sélectionnables.

4. RIB : RIB Société permet de sélectionner le RIB utilisé pour encaisser/décaisser les liquidités.

Saisie d’un paiement via l’assistant paiement : Contexte Etape 3

1. Rechercher les pièces à régler : le bouton “Rechercher les pièces à régler” permet de rechercher les échéances Tiers ayant un restant à payer et correspondant au type de paiement sélectionné. Ces pièces sont listées dans le tableau “Liste des factures/échéanciers avec un restant à payer”.

2. L’étape 3 consiste à :

• Renseigner le “Montant payé” (ou à payer) et la devise associée.

• Sélectionner une ligne d’écriture de trop-perçus pour la réaffecter.

3. Le montant restant à allouer est calculé et dépend du montant payé ou de la ligne d’écriture et des montants imputés dans le tableau de “Liste des imputations du montant payé par facture/échéance”.

4. Charger les lignes sélectionnées : l’utilisateur peut sélectionner les échéances à payer puis cliquer sur Charger les lignes sélectionnées ce qui entraînera le passage dans le tableau des imputations. Dans certains cas, si la facture (associée à l’échéance) et le tiers bénéficie de l’escompte, l’utilisateur peut décider d’appliquer l’escompte sur le paiement (ce qui aura un impact sur l’écriture comptable de paiement générée).

5. Une fois les lignes sélectionnées, elles sont effacées du tableau au-dessus et recopiées dans la Liste des imputations du montant payé par facture/échéance.

6. Contrairement, au premier tableau, les lignes sont là éditables et il est possible de modifier le montant imputé au cas où l’affectation par date et montant ne conviendrait pas.

7. Un contrôle permet de vérifier que le montant imputé ne dépasse pas le montant payé.

8. Réinitialiser les imputations : le bouton “Réinitialiser les imputations” viendra vider la liste des imputations.

9. Confirmer le paiement : une fois que le montant du paiement est entièrement alloué, l’utilisateur pourra appuyer sur le bouton “Confirmer le paiement”

10. La confirmation entraîne les actions suivantes :

• Passage à l’état Confirmée (le formulaire est en lecture seule) ;

• Génération de l’écriture de paiement dont le lien est situé en haut à droite ;

• Le montant Restant à payer des échéances payées sera est mise à jour ;

• Un paiement est généré sur les factures rattachées aux échéances payées ;

• Le montant restant dû des factures / lignes d’écritures est mis à jour.

info

L’écriture générée est rattachée à l’Assistant paiement qui l’a généré.

Saisie d’un paiement via l’assistant paiement : cas particuliers

• Cas particulier 1 : Remises de chèques

La saisie paiement pour les remises de chèques est différente en terme de comportement avec des champs supplémentaires à remplir (voir chapitre suivant).

• Cas particulier 2 : Paiement en espèce

Dans le cadre des paiements en espèces, si le journal associé permet l’édition d’un reçu, un Numéro de reçu sera généré (la séquence à configurer concerne le document N° Reçu (Saisie paiement) dans l’onglet Info et un bouton “Imprimer reçu” permet d’imprimer le reçu).

• Cas particulier 3 : Montant payé supérieur aux montants imputés

Dans certains cas, le montant payé peut être supérieur aux montants imputés. Un contrôle empêche d’imputer des trops perçus sauf si l’option a été autorisée sur le journal associé au Mode de paiement et au RIB.

Dans ce cas précis, l’écriture générée contiendra une écriture de trop perçu, qui pourra être sélectionnée ensuite pour payer d’autres factures/échéances.