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Version: 8.2

Saisie des paiements depuis la facture / écriture

Génération des paiements sur les factures​

Les paiements sur les factures peuvent être générés de plusieurs manières :

  • Manuelle via une saisie paiement sur facture ;

  • Via un assistant de paiement ;

  • Via un batch de génération des paiements (Virements, LCR, Batch) ;

  • Via l’affectation direct d’un avoir sur la facture ;

  • Via la réconciliation de l’écriture de facture avec une écriture de paiement ;

  • Via l’affectation d’un avoir ;

  • Via l’affectation d’un acompte ;

  • Via la constatation d’un perte (passage en irrécouvrable) ;

  • Par notes de frais (pour le remboursement).

Onglet Paiements : les paiements sur la facture sont présentés dans l’onglet “Paiements”.

Création des paiements sur les factures​

Enregistrer un paiement : sur la vue formulaire d’une facture, au statut “Ventilée”, un bouton “Enregistrer un paiement” affiche directement le formulaire de saisie du paiement sur la facture dans l’onglet “Paiements”.

OK : cliquer sur OK va générer un enregistrement dans le tableau “Paiements”. Une écriture comptable va être générée.

attention

Assistant de paiement : attention, selon les options activées sur la configuration de l’App Comptabilité, l’écran de saisie du paiement sur la facture peut être remplacé par l’écran d’Assistant paiement.

L’écran de saisie paiement direct sur facture est composé des champs suivants :

  1. Montant payé / à payer : le champ “Montant payé (client)” ou “Montant à payer (fournisseur)” est prérempli avec le montant restant à payer sur la facture.

  2. Devise : la devise est reprise de la facture.

  3. Mode de paiement : le mode de paiement est repris de la facture et il est modifiable. Le mode de paiement a un impact fort sur les processus.

  4. Date : date préremplie à la date du jour

  5. RIB société : RIB société sur lequel le paiement a été réalisé.

  6. Description : la description sera reprise sur l’écriture de paiement.

  7. Si le paiement est en retard : deux champs vont s’afficher, celui de Date d’échéance (rappel) de la facture + Motif de retard (ce motif va expliquer pourquoi le paiement a été effectué en retard).

  8. Confirmer le paiement : après la confirmation du paiement, en cliquant sur le bouton “Ok”, les informations vont être mises à jour.

  • Mise à jour du tableau des paiements avec l’état Validé (les informations sont identiques à celles saisies) sauf une l’écriture comptable (voir ci-après)

  • Le montant payé et le montant restant à payer sur la facture sont mis à jour en fonction du montant du paiement.

  • Le montant restant à payer sur la/les échéances est également mis à jour. Si l’échéance est payée entièrement, le champ “Payé” sera cochée.

Création des paiements sur les factures : Écriture générée​

Après la confirmation du paiement sur le bouton “Ok”, l’écriture de paiement (pièce) est générée et rattachée au paiement qui apparaît sur le tableau des paiements. Vous pouvez la consulter directement depuis le tableau des paiements, il suffit de cliquer sur un paiement afin de trouver les détails sur l’écriture générée et son numéro.

L’écriture générée reprend l’ensemble des éléments de configuration suivants :

  • Société et RIB Société repris de la saisie paiement ;

  • Période / date / date de pièce = dépend de la date saisie pour le paiement ;

  • Journal = repris de la config du mode de paiement sélectionné pour le RIB Société sélectionné ;

  • Tiers : Tiers provenant de la facture ;

  • Devise / Mode de paiement est repris de la saisie paiement ;

  • La Ref. pièce justificative est le numéro de facture ;

  • La description est reprise de la saisie paiement.

Les lignes d’écritures générées dépendent des configurations suivantes et du type de facture (Facture client / Facture fournisseur / Avoir client / Avoir fournisseur) :

  • Le compte de trésorerie utilisé est celui configuré sur le mode de paiement pour la société et le RIB Société sélectionné ;

  • Le compte de tiers est repris lui de la facture/avoir (Onglet Comptabilité, champ Compte comptable Tiers) ;

  • Le sens débit/crédit dépend du type de facture (par exemple, sur une facture client, vous allez créditer le compte client et vous allez venir débiter le compte de banque) ;

  • Le montant au débit ou au crédit dépend du montant saisi sur le formulaire de paiement.

Création des paiements depuis les écritures​

Une pièce matérialisant un paiement peut, en étant lettrée avec une écriture de facture, générer un paiement sur la facture ou un avoir (côté Client ou fournisseur). Pour ce faire, deux conditions doivent être réunies :

  1. Au moins une des lignes d’écriture réconciliée doit être rattachée à une écriture comptable (pièce) qui pointe elle-même vers une facture/avoir.

  2. L’écriture stockée sur la facture dans l’onglet Comptabilité doit être la même écriture que celle réconciliée avec le paiement ou sa contrepartie.

Voici un exemple :

  1. En partant du principe qu’un paiement de 5000€ est arrivé par un Virement sur un compte bancaire, une écriture de paiement va matérialiser la transaction.

  2. Lettrer les pièces : réconciliez l’écriture de facture avec l’écriture de paiement.

  3. Le lettrage entre les écritures comptables est généré.

  4. En regardant sur la facture FC240004, vous allez remarquer qu’un paiement a été généré (avec un type Autre).