Parc auto
Introduction
Cette application permet de gérer les véhicules de votre parc automobile. Vous pourrez créer de nouveaux véhicules, les assigner à des salariés, et gérer les différents états du véhicule durant son cycle de vie, et garder un historique de tous les éléments. L’application permet de gérer les contrats de location des véhicules, de suivre l’entretien et la consommation de carburant.
Journal de service : permet d’assurer un suivi de l’entretien d’un véhicule en notant chaque intervention, entretien effectué.
Coûts des véhicules : permet de rentrer tous les coûts associés à un véhicule.
Consommation de carburant : permet d’enregistrer les consommations de carburant de chaque véhicule en notant chaque plein effectué.
Relevé kilométrique : permet de suivre le kilométrage de chaque véhicule, qui doit être mis à jour régulièrement par les conducteurs. Vous pouvez ainsi programmer les révisions selon les kilométrages des véhicules.
Véhicule : permet de créer des nouveaux véhicules et liste tous les véhicules du parc.
Modèle de véhicule : permet de créer des modèles de véhicule.
Contrat : permet de créer les contrats liés aux véhicules.
Consommation de carburant : permet d’enregistrer les consommations de carburant de chaque véhicule en notant chaque plein effectué.
Configurations
Coûts récurrents : permet de créer des frais récurrents.
Marques véhicules : permet de créer des marques de véhicules.
Relevés kilométriques des véhicules : permet de créer des relevés kilométriques.
Type de service : permet de créer des types de service effectués sur les véhicules.
Etiquettes de véhicules : permet de créer des étiquettes pour les véhicules.
Les véhicules
Créer un modèle de véhicule
Accès : Parc automobile → Modèle de véhicule
Un modèle de véhicule est constitué d’une marque et d’un nom de modèle. Sur chaque modèle de véhicule vous avez également la possibilité de rajouter le ou les fournisseurs de ce véhicule.
Vous pouvez créer les marques de véhicules dans le sous-menu Configuration.
Créer un véhicule
Accès : Parc automobile → Vehicule
Sur la fiche véhicule, il faut tout d’abord sélectionner un modèle, puis rentrer la plaque d’immatriculation. Il s’agit de l’élément qui va être unique à chaque véhicule et qui va permettre de les différencier dans le système. S’il s’agit d’un véhicule de fonction, vous devez sélectionner l’employé qui en bénéficiera dans le champs "Conducteur". Vous avez également la possibilité d’indiquer l’état du véhicule via un champ descriptif, par exemple, vous pouvez inclure des photos. Sur chaque fiche d’un véhicule, vous avez également l'accès à plusieurs éléments que vous pouvez consulter ou créer directement.
Vous pouvez créer des étiquettes permettant de mieux catégoriser les véhicules.
Tous les relevés kilométriques effectués pour un véhicule apparaissent ici, ainsi que les services effectués sur le véhicule (entretien par exemple), les contrats de location et les coûts associés au véhicule.
Les contrats
Créer un contrat
Accès : Parc automobile → Contrat
Chaque contrat est lié à un véhicule. Vous pouvez créer des contrats de 3 types : assurance, leasing, dépannage. Différents champs permettent ensuite de détailler les termes du contrat. L’onglet "Services inclus" va permettre de détailler les services inclus dans le contrat. L’onglet "Conditions générales" vous permet de noter les conditions générales du contrat pour y avoir accès facilement.
A sa création, le contrat est au statut brouillon, vous pouvez modifier cela en cliquant sur le statut de votre choix dans la barre de navigation "Etat" en haut.
La vie du véhicule
Gérer la consommation de carburant
Accès : Parc automobile → Consommation de carburant
Les employés peuvent enregistrer toutes leurs consommations de carburant à chaque fois qu’ils font un plein, en indiquant le véhicule, son kilométrage, ainsi que toutes les informations concernant le plein effectué.
Renseigner des relevés kilométriques
Accès : Parc automobile → Configurations → Relevés kilométriques des véhicules
Les employés peuvent, si besoin, noter régulièrement le kilométrage de leurs véhicules. Un relevé du kilométrage est également effectué lors de l’enregistrement de la consommation de carburant et sur le journal des services.
Il est important d'avoir le kilométrage à jour d’un véhicule, car cela va permettre de programmer l’entretien, et cette information est également utile quand le véhicule est loué et/ou en leasing. En effet, ces contrats prennent souvent fin suite à un certain nombre d’années ou quand un certain kilométrage est atteint.
Les unités de distance se paramètrent au niveau des Config Applicatives → Données générales → Unités.
Rédiger un journal des services
Accès : Parc automobile → Journal des services
Le journal des services va permettre de créer des services effectué sur un véhicule.
Par exemple, si un véhicule a été emmené au garage pour un entretien, vous allez créer un nouveau journal de service depuis le menu correspondant. Vous devez indiquer le kilométrage du véhicule, l’acheteur et d’autres informations comme la date, la référence de la facture. Ensuite, dans l’onglet "Services", vous pouvez détailler ce qui a été effectué sur le véhicule en indiquant un type de service et un coût. Sur la fiche d’un véhicule, dans l’onglet "Services", vous allez ainsi retrouver toutes ces informations et tous les services qui ont été effectués ou qui sont liés à ce véhicule.
Les types de services doivent être créés au préalable via le sous-menu configuration.