Gestion des utilisateurs
Paramétres utilisateur
Accès : Administration → Gestion des utilisateurs → Utilisateurs.
Le paramétrage des utilisateurs permet quelques avantages principaux :
Sécurité des données : en paramétrant les utilisateurs, l'ERP permet de définir des droits d'accès spécifiques pour chaque utilisateur ou groupe d'utilisateurs.
Personnalisation de l'expérience utilisateur : chaque utilisateur peut avoir une interface et des fonctionnalités adaptées à ses besoins et à son rôle au sein de l'entreprise.
Suivi et responsabilité : l'attribution de comptes utilisateurs uniques permet de suivre les actions effectuées dans le système.
Efficacité opérationnelle : en limitant les fonctionnalités accessibles à chaque utilisateur selon ses besoins, l'ERP évite la surcharge d'information et simplifie les workflows.
Formation et adoption : la personnalisation des accès rend plus facile la formation des utilisateurs, car chaque personne apprend uniquement les fonctionnalités pertinentes pour son travail.
Gestion des changements de rôle : les paramètres des utilisateurs peuvent être facilement modifiés pour refléter les changements de rôle ou de responsabilités au sein de l'entreprise.
Créer la fiche utilisateur
Accès : Administration → Gestion des utilisateurs → Utilisateurs.
Commencez par créer un utilisateur et ensuite renseignez les informations générales.
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Pour créer un utilisateur, il vous suffit d’aller dans le menu Administration → Gestion des utilisateurs → Utilisateurs.
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Vous retrouverez dans le fiche utilisateur plusieurs informations à remplir :
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Le nom et l’identifiant de l’utilisateur.
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Email : si vous souhaitez envoyer automatiquement un email pour que l’utilisateur puisse choisir son mot de passe.
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Le groupe associé (voir dans les règles de droits).
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Localisation.
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Le thème de l’application (Claire ou Sombre).
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Action : définir si vous souhaitez que l’utilisateur arrive sur un tableau de bord par exemple.
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Vous pouvez également définir des autorisations pour l’utilisateur plus bas sur la fiche (rubrique Autorisation).
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Mot de passe.
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Générer un mot de passe aléatoire : activez cette option si vous souhaitez générer un mot de passe aléatoire.
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Envoyer un email lorsque le mot de passe est modifié : activez cette option si vous souhaitez envoyer un email lorsque le mot de passe est modifié (email sera envoyé à l’utilisateur qui va pouvoir modifier le mot de passe lui-même).
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Vous pouvez également forcer l’utilisateur à changer de mot de passe, il suffit ici d’indiquer le votre et d’en choisir un autre pour l’utilisateur, l’utilisateur pourra ainsi recevoir un mail de confirmation après modification (à cocher).
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Il est également possible de définir des rôles manuellement sur l’utilisateur dans les rubriques dédiées (Rôles / Autorisation / Permissions sur la fiche de l’utilisateur).
Sur la fiche de l’utilisateur, vous trouverez un processus de création de l’utilisateur, décliné en plusieurs étapes :
Info.de connexion → Droits d’accès → Contact/Tiers → Employé → Activation → Terminer
Cliquez sur la flèche afin de passer d’une étape à l’autre.
En ce qui concerne la rubrique Autorisations, plusieurs champs sont disponibles :
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Autoriser à partir de / jusqu’au : ces champs vous permettent d’activer un compte pour une période donnée.
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Bloquer l’utilisateur : si besoin, vous pouvez bloquer un utilisateur.
En bas de la fiche de l’utilisateur vous retrouverez des éléments supplémentaires à renseigner :
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Informations contact de l’employé (numéro, mail etc…).
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Les sociétés associées à l’utilisateur.
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La ou les équipes associées à l’utilisateur.
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Les calendriers associés à l’utilisateur (dans le cas de synchronisation Outlook ou Gmail).
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Le paramétrage de la signature électronique de l’utilisateur.
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La liste des projets associés à l’utilisateur.
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Le paramétrage de la signature d'email.
Les étapes de la création d’une fiche utilisateur
Comme il a été mentionné, sur la fiche de l’utilisateur, vous trouverez un processus de création de l’utilisateur, décliné en plusieurs étapes :
Info.de connexion → Droits d’accès → Contact/Tiers → Employé → Activation → Terminer
Cliquez sur la flèche afin de passer d’une étape à l’autre.
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Droits d’accès : cliquez sur la flèche afin de pouvoir passer à l’étape “Droits d’accès”.
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Contact/tiers : passez à l'étape de contact/tiers. Elle correspond à la création d’une fiche contact pour l’utilisateur et l’association des sociétés liées à l’utilisateur.
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Société active : ici, sélectionnez une société active et paramétrez les droits de telle façon pour que l’utilisateur puisse voir que les données liées à la société active.
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Equipe active : sélectionnez une équipe active. Sachez que vous pouvez associer l’utilisateur à une ou plusieurs équipes.
- Employé : dans cette étape, vous pouvez attacher un employé qui existe déjà dans la base de données.
- Créer employé : cliquez sur ce bouton afin de créer un nouvel employé.
- Activation : cette étape correspond à l’activation de l’utilisateur.
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Valider : cliquez sur ce bouton afin de directement valider la fiche utilisateur. Le fait de valider résulte en ouverture de la fiche utilisateur avec toutes les informations saisies.
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Autoriser à partir de / jusqu’au : sélectionnez les dates pendant lesquelles l’utilisateur va pouvoir se connecter.