Gestion des utilisateurs

Paramétres utilisateur

Accès : Administration → Gestion des utilisateurs → Utilisateurs.

Le paramétrage des utilisateurs permet quelques avantages principaux :

Sécurité des données : en paramétrant les utilisateurs, l'ERP permet de définir des droits d'accès spécifiques pour chaque utilisateur ou groupe d'utilisateurs.

Personnalisation de l'expérience utilisateur : chaque utilisateur peut avoir une interface et des fonctionnalités adaptées à ses besoins et à son rôle au sein de l'entreprise.

Suivi et responsabilité : l'attribution de comptes utilisateurs uniques permet de suivre les actions effectuées dans le système.

Efficacité opérationnelle : en limitant les fonctionnalités accessibles à chaque utilisateur selon ses besoins, l'ERP évite la surcharge d'information et simplifie les workflows.

Formation et adoption : la personnalisation des accès rend plus facile la formation des utilisateurs, car chaque personne apprend uniquement les fonctionnalités pertinentes pour son travail.

Gestion des changements de rôle : les paramètres des utilisateurs peuvent être facilement modifiés pour refléter les changements de rôle ou de responsabilités au sein de l'entreprise.

Créer la fiche utilisateur

Accès : Administration → Gestion des utilisateurs → Utilisateurs.

Commencez par créer un utilisateur et ensuite renseignez les informations générales.

1. Pour créer un utilisateur, il vous suffit d’aller dans le menu Administration → Gestion des utilisateurs → Utilisateurs.

2. Vous retrouverez dans le fiche utilisateur plusieurs informations à remplir :

• Le nom et l’identifiant de l’utilisateur.

• Email : si vous souhaitez envoyer automatiquement un email pour que l’utilisateur puisse choisir son mot de passe.

• Le groupe associé (voir dans les règles de droits).

• Localisation.

• Le thème de l’application (Claire ou Sombre).

• Action : définir si vous souhaitez que l’utilisateur arrive sur un tableau de bord par exemple.

• Vous pouvez également définir des autorisations pour l’utilisateur plus bas sur la fiche (rubrique Autorisation).

• Mot de passe.

• Générer un mot de passe aléatoire : activez cette option si vous souhaitez générer un mot de passe aléatoire.

• Envoyer un email lorsque le mot de passe est modifié : activez cette option si vous souhaitez envoyer un email lorsque le mot de passe est modifié (email sera envoyé à l’utilisateur qui va pouvoir modifier le mot de passe lui-même).

3. Vous pouvez également forcer l’utilisateur à changer de mot de passe, il suffit ici d’indiquer le votre et d’en choisir un autre pour l’utilisateur, l’utilisateur pourra ainsi recevoir un mail de confirmation après modification (à cocher).

4. Il est également possible de définir des rôles manuellement sur l’utilisateur dans les rubriques dédiées (Rôles / Autorisation / Permissions sur la fiche de l’utilisateur).

info

Sur la fiche de l’utilisateur, vous trouverez un processus de création de l’utilisateur, décliné en plusieurs étapes :

Info.de connexion → Droits d’accès → Contact/Tiers → Employé → Activation → Terminer

Cliquez sur la flèche afin de passer d’une étape à l’autre.

En ce qui concerne la rubrique Autorisations, plusieurs champs sont disponibles :

1. Autoriser à partir de / jusqu’au : ces champs vous permettent d’activer un compte pour une période donnée.

2. Bloquer l’utilisateur : si besoin, vous pouvez bloquer un utilisateur.

En bas de la fiche de l’utilisateur vous retrouverez des éléments supplémentaires à renseigner :

1. Informations contact de l’employé (numéro, mail etc…).

2. Les sociétés associées à l’utilisateur.

3. La ou les équipes associées à l’utilisateur.

4. Les calendriers associés à l’utilisateur (dans le cas de synchronisation Outlook ou Gmail).

5. Le paramétrage de la signature électronique de l’utilisateur.

6. La liste des projets associés à l’utilisateur.

7. Le paramétrage de la signature d'email.

Les étapes de la création d’une fiche utilisateur

Comme il a été mentionné, sur la fiche de l’utilisateur, vous trouverez un processus de création de l’utilisateur, décliné en plusieurs étapes :

Info.de connexion → Droits d’accès → Contact/Tiers → Employé → Activation → Terminer

Cliquez sur la flèche afin de passer d’une étape à l’autre.

1. Droits d’accès : cliquez sur la flèche afin de pouvoir passer à l’étape “Droits d’accès”.

2. Contact/tiers : passez à l'étape de contact/tiers. Elle correspond à la création d’une fiche contact pour l’utilisateur et l’association des sociétés liées à l’utilisateur.

• Société active : ici, sélectionnez une société active et paramétrez les droits de telle façon pour que l’utilisateur puisse voir que les données liées à la société active.

• Equipe active : sélectionnez une équipe active. Sachez que vous pouvez associer l’utilisateur à une ou plusieurs équipes.

3. Employé : dans cette étape, vous pouvez attacher un employé qui existe déjà dans la base de données.

• Créer employé : cliquez sur ce bouton afin de créer un nouvel employé.

4. Activation : cette étape correspond à l’activation de l’utilisateur.

• Valider : cliquez sur ce bouton afin de directement valider la fiche utilisateur. Le fait de valider résulte en ouverture de la fiche utilisateur avec toutes les informations saisies.

• Autoriser à partir de / jusqu’au : sélectionnez les dates pendant lesquelles l’utilisateur va pouvoir se connecter.