Commande client
Avant de passer à la réalisation d'une commande client, rassurez-vous d'avoir lu la documentation concernant le devis client. Le devis client vous permet de créer la commande client.
Commande confirmée
Une commande confirmée est un devis finalisé. Voici un extrait de la documentation sur le devis pour le rappel :
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Cliquez sur le bouton “Finaliser”.
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Suite à cette action, la plupart du contenu de devis ne sera plus modifiable.
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Le seul champ qui reste modifiable est le contact client, mais pas le client lui-même.
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A chaque fois qu’un devis est finalisé, un document en format pdf est généré dans les pièces jointes en haut de la page. Ce document contient les détails du devis, ce qui vous permet de tracer l’historique de ce devis.
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Le devis finalisé doit être signé par un client.
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Une fois que le devis a été signé par le client, le devis peut passer au statut “Commande confirmée”.
Une fois que le devis a été finalisé, il est plus possible de le modifier.
Le seul champ qui reste modifiable, est le champ “Contact client”.
Actions disponibles suite à la confirmation d'une commande
Une fois la commande confirmée, des nouvelles actions (boutons à votre droite) vont être disponibles :
- “Terminer manuellement la commande client” : le fait de cliquer sur ce bouton permet de passer au statut “commande terminée”. La commande peut passer automatiquement au statut “Commande terminée” lorsque la commande a été entièrement livrée ou lorsque la commande a été facturée en intégralité. Ces options doivent être activées.
Pour la livraison : Config applicative → Gestion des applications → Supplychain, configurer → dans la partie “Commande client” il faut activer l’option “Terminer les commandes clients lors de la livraison”.
Pour la facturation : Config applicative → Gestion des applications → Supplychain, configurer → dans la partie “Commande client” il faut activer l’option “Terminer la commande à la facturation”.
- Modifier commande : ce bouton active le statut de modification. Un message “Commande en cours de modification” s’affiche sur le devis. A ce moment, il est possible de modifier le contenu. Afin de valider les modifications, cliquez sur le bouton “Valider les changements”.
La modification des quantités peut être bloquée, si une partie de la commande a été livrée. Ce fait permet d’éviter des incohérences.
Afin de pouvoir modifier la commande, il est nécessaire d’activer l'option “Autoriser la modification de commande confirmée” sur la page d’app Ventes (Config applicative → Gestion d’applications → Ventes, configurer).
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“Générer le BL” : ce bouton permet de générer un bon de livraison qui sera lié au module Stock.
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“Générer facture” : cliquez sur ce bouton afin de générer une facture qui sera liée au module Comptabilité.
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“Générer commande fournisseur” : cliquez sur ce bouton afin de générer une commande fournisseur pour ces lignes (la commande sera liée au module Achats).
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“Générer un ordre de production” : ce bouton permet de générer un ordre de production qui sera lié au module Production. Des nouveaux onglets seront disponibles par la suite.
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Nouvelle Version : en cliquant sur ce bouton, vous allez créer une nouvelle version du devis qui reprend les anciennes informations dont vous pouvez modifier. Le numéro de la Version est indiqué sur le Devis. Il est toujours possible de consulter l’historique si vous avez créé plusieurs versions. Il suffit de cliquer sur l’icône du trombone pour accéder aux versions de devis en pdf.
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Annuler : ce bouton permet d’annuler le devis. En cas d’annulation une pop-up apparait permettant d’indiquer si vous le souhaitez une raison d’annulation. Les raisons d’annulation se créent depuis le menu Ventes → Configuration → Raisons d’annulation.
Onglet Commande fournisseur générée
Dans cet onglet, trouvez la liste de toutes les commandes fournisseurs.
Onglet Facturation
Le fait de cliquer sur le bouton “Générer facture” résulte en apparition d’un nouveau tableau dans l’onglet Facturation. Dans ce tableau, vous allez trouver la liste de toutes les factures.
Échéancier
Pour la facturation, il est possible de choisir de passer par un échéancier.
Dans l’onglet Échéancier, ajoutez des échéances de facturation pour la commande.
Par exemple, vous pouvez décider de réaliser une facturation en deux fois. Il est possible que la première facturation soit établie à 30%, et la deuxième à 70% :
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Cliquez sur +Nouveau.
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Sélectionnez une première date. Donnez un titre (Echeance 1) et indiquez soit le montant, soit le pourcentage. Le fait d’indiquer le pourcentage va calculer automatiquement le montant. Confirmez la ligne.
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Ajoutez une deuxième ligne. Renseignez les informations (Échéance 2) et cette fois-ci indiquez le pourcentage à 70%.
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Une fois les échéances ont été configurées, cliquez sur le bouton “Générer facture”.
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La génération de facture propose 4 options :
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Tout facturer : si vous optez pour tout facturer, il sera inutile d’utiliser les échéances.
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Facturer les lignes sélectionnées : le fait d’opter pour cette action permet d’ouvrir un assistant. Il devient possible de sélectionner et ensuite de facturer que les lignes concernées (en montant ou en pourcentage).
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Facturer un acompte : facturer un acompte permet de générer une facture d’acompte.
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Facturer sur échéancier : les lignes avec des échéances qu’ont été créées peuvent être sélectionnées. Sélectionnez l’une des échéances, par exemple l’échéance à 30%. Cliquez sur “Générer la facture”.
- Le fait de valider et par la suite de ventiler la facture en comptabilité est pris en compte au niveau du devis client. Lorsque la facture a été partiellement réglée (facture sur échéancier), un message va apparaître sur la page de devis : “facturé partiellement”.
Terminer manuellement la commande client
Une fois que tout a été traité sur la commande, il devient possible de terminer manuellement la commande client.
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Cliquez sur le bouton “Terminer manuellement la commande client“. Le message “Attention, une commande terminée ne peut plus être modifiée. Voulez-vous continuer ?” va apparaître.
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Le devis passe au statut “Commande terminée”.
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Une commande terminée n’est plus visible depuis le menu “Commandes client”.
Les devis en statut “brouillon” et “finalisé” sont visibles depuis le menu Devis client.
Les commandes confirmées sont visibles depuis le menu “commande client”.
Le menu “Historique” vous permet de visualiser tout l’historique de vos devis, et compris celui des devis annulés ou terminés.
Outils
Utilisez les outils afin de pouvoir effectuer des actions différentes.
Voir lignes de devis : Ventes → Devis Client → Outils → Voir lignes de devis
Voir lignes commandes: Ventes → Commandes client → Outils → Voir lignes commandes
Voir lignes commandes (historique): Ventes → Historique → Outils → Voir lignes commandes
Le fait de cliquer sur “voir lignes de devis” ou “voir lignes commandes” permet de visualiser toutes les lignes de devis / commandes. Ce fait peut être intéressant notamment pour la statistique : quels produits ont été vendus et à quel prix.
Exporter
Cliquez sur l’icône de triangle en haut de la page dans l’espace de recherche, et ensuite cliquez sur “Exporter”. Le fait de cliquer sur “Exporter” vous permet d’exporter toutes les lignes affichées sur la page en format csv.
Si vous cliquez sur “Tout exporter”, toutes les lignes (et non seulement celles qui sont affichées sur la page) seront exportées en format csv.
Cette action est disponible pour les devis client, les commandes client ainsi que l’historique dans le Module Ventes.