Configurer les ordres bancaires
Les paramètres applicatifs - Paiement bancaire
Accès: Config applicative → Gestion des applications → Paiement bancaire, configurer
Sur la page des configuration du Paiement bancaire, vous allez trouver les paramétrages qui permettent de gérer sur AOS les différents modes de paiement et les ordres bancaires associés :
Prélèvement ;
Virement (SEPA et International) ;
Virement interbancaire (trésorerie) ;
Effets de commerce (LCR) (non traité dans cette formation) ;
L’option Editor permet d’activer ou non la vue formulaire intégrée pour les lignes de virement, elle facilite la saisie mais n’est pas adaptée à des ordres bancaires volumineux.
Les paramètres par société - Paiement bancaire
Accès : Config applicative → Gestion des applications → Paiement bancaire, configurer → cliquez sur la fiche de la société afin de pouvoir accèder aux configurations de paiement bancaire
Accès : Config applicative → Utilisateurs / Société → Société → sur la fiche de la société, cliquez sur le bouton “Configurations Paiement bancaire”
Configurations comptables : le panneau “Configuration comptables” permet pour les ordres bancaires de virement de trésorerie de définir le compte de transition pour les virements entre deux comptes d’une même société (en général 580100). Si le virement est effectué entre deux sociétés différentes sur AOS alors il faudra utiliser le compte multi-société qui fonctionnera selon le principe du cash pooling (compte 451).
Pour les prélèvements, il permet de définir le numéro ICS de la société (sur 13 caractères et commençant par FR) qui sera nécessaire pour générer les ordres bancaires de prélèvement.
Séquences : le reste des configurations concerne les séquences des différents ordres bancaires avec la distinction possible entre la zone SEPA et l’international (sauf pour les LCR et prélèvements internationaux (aucun fichier supporté) et autres types d’ordres).
Sur les séquences, afin d’être sélectionnable, le Document concerné doit être Ordre bancaire.
Relevé bancaire : le panneau “Relevé bancaire” permet d’activer les fonctions de Pointage automatique et comptabilisation automatique au moment du chargement du relevé bancaire pour les opérations de rapprochement bancaire.
Montant et durée du demi-intervalle : les deux paramètres Montant et durée du demi-intervalle sont des paramètres utilisés dans le cadre du pointage automatique pour faciliter le rapprochement (propositions avec intervalle de confiance).
Impressions : les impressions permettent de surcharger le cas échéant l’impression permettant de sortir un état des lignes de relevés et l’état de rapprochement bancaire (deux impressions accessibles via les boutons sur les objets respectifs).
Les paramètres sociétés - Comptes bancaires (RIB)
Accès : Config applicative → Utilisateurs / Société → Société → onglet RIB / Coordonnées bancaires
L’onglet RIB (Coordonnées bancaires) sur la fiche société permet d’activer les différents comptes bancaires de la société dont le RIB par défaut.
Notion importante pour la configuration des modes de paiements : par exemple, sur le RIB peuvent être indiqués le compte comptable de rattachement et le journal (attention à avoir créé ces éléments avant de le configurer pour pouvoir les relier).
Les types/formats de fichiers
Les différents formats de fichier des ordres bancaires sont accessibles via le menu :
Accès : Comptabilité → Configuration → Ordres bancaires → Formats de fichier des ordres bancaires
Le format de fichier est un critère et paramètre très important car c’est lui qui va permettre de générer les fichiers d’ordre bancaires qui pourront ensuite être envoyés à la banque
Afin de pouvoir effectuer l’envoi en banque, il est nécessaire d’installer le module EBICS. Sans le module EBICS, vous allez générer un fichier .xml ou .txt, le télécharger et ensuite l’envoyer à la banque. Avec le module EBICS, vous pouvez transmettre le fichier .xml ou .txt directement depuis l’AOS à la banque.
Les formats de fichiers répondent à des normes très précises (ISO). Par conséquent, la liste des formats est figée, mais le nom peut être modifié avec une description.
En France, le Comité Français d’organisation et de normalisation bancaire ou CFONB est l’organisme qui étudie, organise, anime et résout les problématiques à caractère technique des activités bancaires. L’implémentation de la norme ISO600022 est en marche.
Les formats de fichier dont la génération est supportée par AOS à ce jour sont les suivants : sct / sbb / sdd / dco / ict / xct.
Les modes de paiements
Les différents mode de paiements sont configurables via le menu :
Accès : Comptabilité → Configuration → Paiements → Mode de paiement
Pour les types ci-dessous (à condition qu’ils aient été activés sur l’App Paiement bancaire), un onglet Config. ordres bancaires permet de configurer les usages:
Virement sortant ;
Prélèvement entrant ;
Effets entrant.
- Générer les ordres bancaires: sur le mode de paiement, dans l’onglet Config.ordres bancaires, pour qu’un mode de paiement génère les ordres bancaires, il faut que la case “Générer les ordres bancaires” soit cochée. Une fois cochée, plusieurs autres options s’affichent :
Confirmer auto. les ordres bancaires : passage au statut “Confirmé” sans confirmation nécessaire par l’utilisateur.
Consolider les ordres bancaires par tiers : permet de consolider les lignes d’ordres bancaires pour un même tiers afin de limiter le nombre de transactions.
- Type Ordre bancaire : choix parmi les Types d’ordre bancaire AOS
Virement SEPA ;
Virement international ;
Virement de trésorerie national ;
Virements de trésorerie internationaux.
Dossier d’export des ordres bancaires : dossier sur le serveur, en principe indiquer la valeur “/tmp/”.
Format du fichier : le choix du format dépend du type d’ordre bancaire sélectionné et permet de sélectionner un enregistrement parmi la liste des formats disponibles.
Les comptes bancaire des Tiers
Pour les tiers Clients qui seront prélevés, tous doivent disposer sur leur fiche dans l’onglet Facturation/Paiement :
D’un RIB + BIC actif (afin de pouvoir faire des transactions).
D’une RUM active.
RUM active : est une séquence composée de 14 caractères. C’est un numéro d’identifiant de mandat. Le mandat peut être créé directement dans AOS avec le numéro RUM qui est incrémenté directement par le système.
RUM contient les informations suivantes : nom du débiteur, adresse du débiteur, date de création, date de signature du mandat, ville de signature du mandat.
Le mandat doit être signé et il doit également être conservé en version papier.
L’impression pour un mandat signé n’existe pas, même si vous pouvez appliquer un template dans AOS en reconstituant ce mandat avec un modèle PDF / Word.