Principes des rapprochements et configurations
Qu’est-ce qu’un rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire est un contrôle réalisé par la comptabilité/finance dans le but de contrôler que les transactions sur les relevés bancaires sont au maximum en concordance avec les écritures comptables du compte comptable de banque associé.
Le rapprochement bancaire consiste à associer (pointer) les opérations enregistrées dans la comptabilité de la société avec celles de la banque afin de faire apparaître les écritures isolées.
Le rapprochement bancaire permet de détecter :
Les oublis d’enregistrements ;
Les agios, frais bancaires, et commissions qui apparaissent directement sur le relevé ;
Les erreurs d’enregistrements comptables ;
Les décalages de certaines opérations connues par l’établissement d’abord et que la banque enregistre après ou inversement (une opération peut également apparaître le mois suivant sur le relevé bancaire).
L’état de rapprochement bancaire va permettre de justifier les différences de soldes.
Approche comptabilité globale
- Comptabilité client :
La facturation et les modes de paiements entrant demandent un travail minutieux pour identifier les transactions entrantes directement sur le relevé. Avec AOS, il est possible de simplifier le travail au maximum Avec les relevés enrichis qui contiennent le RIB de l’émetteur ⇒ Identification immédiate du Tiers et recherche des factures. Le fait de définir des règles de recherche sur le nom de Tiers, certes moins précis, vous permet assez souvent d’identifier le Tiers.
- Comptabilisation Fournisseur :
Ici, vous pouvez réaliser une vérification des pointages, par exemple sur les chèques ou virement émis, ou potentiellement sur les prélèvements effectués.
- Comptabilité Générale:
Gestion orientée sur les frais bancaires ou autres frais récurrents avec une gestion des règles et intégration des écritures automatiques facilitant le travail au quotidien.
Rapprochement / Comptabilisation bancaire
- Rapprochement bancaire :
Rapprochement bancaire permet d’associer (pointage) une écriture comptable de paiement à une ligne de relevé.
Il s’agit des cas des ordres émis depuis l’ERP (virements fournisseurs ou de trésorerie, prélèvements, LCR ..).
Il s’agit des cas des paiements reçus et directement saisis depuis l’ERP.
- Comptabilisation bancaire :
Comptabilisation bancaire permet de générer une écriture comptable d’encaissement/décaissement à partir d’une ligne de relevé (dans les cas des virements clients reçus, frais bancaires etc…)
Requêtes pour pointage et comptabilisation
Les requêtes sont utilisées conjointement dans le système pour le pointage et la comptabilisation (sélection Tiers, Facture, Description contient …), récupération de Tiers ou de Ligne d’écriture, peuvent être configurées via l’entrée de menu :
Accès : Comptabilité → Configuration → Comptabilisation/Rapprochement bancaire → Requêtes de relevés bancaires
Les règles permettent de réaliser des tests de correspondances de valeurs ou de récupérer une valeur via du Code en utilisant du code Groovy (et permet aussi de récupérer les paramètres de demi-interval par exemple..).
Exemple :
Description contenant un libellé ;
Montant au débit dans le demi-interval de confiance ;
Si RIB est identique au RIB du tiers.
Configuration des règles liées aux relevés (de comptabilisation)
Les règles de comptabilisation permettent de définir des règles de recherche pour générer la configuration comptable automatiquement :
Configuration comptable : sélectionner la configuration comptable associée à un compte bancaire par mode de paiement.
Requête + Libellé : sélectionner requête permettant de tester la correspondance avec un élément du relevé + Libellé recherché (par exemple, ENC_VIR). Avec le libellé, le système va automatiquement générer une écriture comptable sur le journal.
Méthode de récupération du tiers : sélectionner une méthode de récupération du tiers :
Aucune : pas de Tiers.
Sélection : choix d’un tiers dans la base de Tiers.
Avec formule Groovy: choix d’une formule Groovy pour sélectionner le Tiers.
Compte de contrepartie : le compte de contrepartie à celui du compte associé au moyen de paiement.
Taxe spécifique : définir une taxe spécifique, si une taxe doit être appliquée.
Lettrer à la facture : si cette option est cochée, sélection d’une requête de récupération de la ligne d’écriture.
Configuration des règles de pointage
Les règles de pointage (Requête de type rapprochement auto) permettent de définir les règles permettant de vérifier des égalités par ordre d’exécution et de définir un code couleur entre les lignes de relevés et les écritures comptables sur le compte comptable associé au RIB.
Les codes couleurs :
Rond vert permet de définir si la règle est très précise, qui se traduit par la confiance dans le rapprochement. Par exemple, si les montants et les modes de paiements sont égaux et les dates sont respectées, l’indice est vert.
Carré orange montre un degré de certitude mais qui n’est pas égale à 100% ;
Triangle rouge indique une incertitude élevée.
Voici la liste des règles préconfigurées par ordre :
Origine et montant égaux : indice vert.
Montant et mode de paiement et date sont égaux : indice vert.
Montant égaux et dates identiques : indice vert.
Montant et mode de paiement égaux et dates dans les fourchettes (Date +/- Demi-interval de confiance) : indice vert.
Montant égaux et dates dans les fourchettes (Date +/- Demi-interval de confiance) (C. orange) : indice orange.
Montant égaux (C. orange) : indice orange.
Montant et date dans les intervalles indiqués : indice rouge.
Les paramètres sociétés - Paiements bancaires
Relevé bancaire : le panneau Relevé bancaire contient 2 cases à cocher qui permettent d’activer les fonctions de Pointage automatique et Comptabilisation automatique au moment du chargement du relevé bancaire (bouton “Charger le relevé”) pour les opérations de rapprochement bancaire. Dans le cas contraire, des boutons sur le rapprochement bancaire permettront de lancer ces traitements unitairements.
Montant et durée du demi-intervalle : les deux paramètres Montant et durée du demi-intervalle sont des paramètres utilisés dans le cadre du pointage automatique pour faciliter le rapprochement (propositions avec intervalle de confiance). Ces valeurs sont prises en compte dans les requêtes de pointage automatique contenant dans leur nom “Montant dans les fourchettes” (Montant + ou - 1 unité), “Date dans les fourchettes” (Date du relevé + ou - 2 jours).
Etat des lignes / état de rapprochement : enfin, les impressions permettent de surcharger le cas échéant l’impression permettant de sortir un état des lignes de relevés et l’état de rapprochement bancaire (deux impressions accessibles via les boutons sur les objets respectifs).