Affacturage

Introduction

L’affacturage permet de bénéficier rapidement de trésorerie pour financer votre croissance, vos investissements ou vos besoins en fonds de roulement. Cela permet d'optimiser votre trésorerie sans attendre le paiement de vos créances commerciales par vos clients.

Dans Axelor, il y a quatre notions importantes :

1. Les factures dites “factorisées”, celles-ci sont identifiées afin de les céder à la société d’affacturage.

2. Le factor : c’est une banque qui va acheter les factures de la société à un certain taux.

3. La quittance subrogative : c’est le document contractuel entre la société et factor listant les factures cédées.

4. Notification : elle fait référence à un processus où la société d'affacturage informe le débiteur (le client de l'entreprise vendeuse) du changement de propriété de la facture. Cela intervient après que l'entreprise a cédé ses factures impayées à la société d'affacturage.

Configuration du factor

Accès : Config applicatives → Gestion des applications → Comptabilité, configurer → cochez l’option “Gérer les factors”.

1. Premièrement, il faut activer la gestion des factores dans l’App Comptabilité.

2. Configurations comptables - Société : il faut ensuite définir les comptes au débit et crédit du factor dans la configuration comptable. Cliquez sur la fiche de la société afin d'accéder aux configurations comptables.

3. Factor : sur les configurations comptables, dans l’onglet Comptabilité, trouver la rubrique “Factor”. Ici, vous allez pouvoir paramétrer le compte “Compte débit factor” (par exemple, 467100) et le compte “Compte crédit factor” (par exemple, 467200). La quittance est comptabilisée et elle va être transmise, et ça va générer des écritures directement sur ces comptes.

4. Recouvrement créances - Factor : cliquez sur l’onglet “Recouvrement créances” et configurez le factor. Sur le champ “Factor”, sélectionnez un tiers factor.

attention

Attention, le factor doit être configuré en amont pour pouvoir le sélectionner en tant qu’un tiers factor.

Accès : Comptabilité → Configuration → Factor

Dans ce menu, vous allez trouver la liste des factors.

5. Factorisé : définissez un client comme “Factorisé” (il est également possible de le faire depuis la fiche client). Accès : Ventes → Client → Onglet client → cochez la case “Client factorisé”.

Génération d’une quittance subrogative

Accès : Comptabilité → Recouvrement → Affacturage → Quittance subrogative

Vous allez pouvoir sélectionner les factures de vos clients “factorisés” dans le menu “Quittance subrogative” et ainsi pouvoir les transmettre à votre factor, jusqu’à la génération des écritures comptables, en attendant la notification de paiement.

1. Ouvrez une nouvelle fiche de la quittance subrogative.

2. Société : le système indique automatiquement la société.

3. Factor : le système indique automatiquement le factor.

astuce

Le factor est unique par société.

4. Récupérer les factures des clients factorisés : cliquez sur le bouton “Récupérer les factures des clients factorisés” (au préalable, il faut avoir des factures).

5. Détails de la quittance : suite à la récupération des factures des clients factorisés, les factures vont apparaître dans le tableau “Détails de la quittance”.

6. Enregistrez les modifications apportées.

7. Transmettre quittance : cliquez sur le bouton “Transmettre quittance” afin de pouvoir transmettre la quittance.

8. Numéro de la séquence : suite à la transmission, le système va attribuer un numéro de la séquence à la quittance.

9. Date de transmission : par la suite, une date de transmission apparaît sur la fiche de la quittance subrogative. La quittance subrogative doit être envoyée à cette date (en PDF / en CSV). Utilisez le bouton “Imprimer / exporter” pour le faire.

10. Imprimer/exporter : cliquez sur le bouton imprimer / exporter. Ici, vous avez la possibilité d’imprimer / exporter le document pour le factor (disponible uniquement à partir du statut “Quittance transmise”).

11. Comptabiliser la quittance : une fois que vous avez transmis la quittance, vous pouvez la comptabiliser. Cliquez sur le bouton “Comptabiliser la quittance” à votre droite. Suite à cette action, la quittance va passer au statut “Quittance comptabilisée”.

12. Date de comptabilisation : cette date est mise à jour une fois que vous avez comptabilisé la quittance.

13. Commentaires : ajoutez des commentaires afin d’avoir de traçabilité.

14. Montant total restant : si vous avez plusieurs factures, et que les clients ont effectué le paiement qu’en partie, vous allez pouvoir consulter le montant total restant de la quittance subrogative.

15. Voir les lignes d’écriture : cliquez sur ce bouton afin de consulter les lignes d’écriture de votre quittance subrogative.

Validation de la quittance subrogative & notifications

Notifications

Accès : Comptabilité → Recouvrement → Affacturage → Notifications

Le menu Notifications permet d’indiquer que le client a bien restitué la créance au factor.

Sur la fiche d’une notification :

1. Société et factor sont renseignés automatiquement.

2. Date de paiement : la date de paiement peut être renseignée automatiquement, mais vous pouvez la modifier.

3. Quittance subrogative : sur ce champ, sélectionnez la quittance subrogative concernée. La facture attachée à cette quittance subrogative va apparaître par la suite dans le tableau “Factures”.

4. Sélectionnez le type.

• Paiement au factor : via le paiement du client au factor se fait avant la restitution de la créance par le factor. C’est-à-dire, le paiement de factor n’a pas été enregistré dans l’application. Par conséquent, le type “paiement au factor” permet de créer une O.D afin d’informer que la quittance subrogative qui a été envoyée à la banque, a bien été payée. Il y a une opération de lettrage qui se passe automatiquement lorsque vous validez la notification, qui va venir générer une écriture sur le compte du tiers de client.

• Paiement au factor après restitution du factor : ici, vous avez la restitution des créances par le factor (le factor vous informe qu’il va vous payer), par conséquent une O.D. est faite en interne qui va servir à générer une écriture du paiement de factor vers la société. Un paiement direct du client au factor va avoir lieu, et par la suite c’est le paiement du client vers la société qui va être réalisé.

Scénario en fonction de la sélection choisie :

Paiement du client au factor avant la restitution de la créance par le factor :

• Facture : débit du 411.

• Quittance : débit du 46711 et credit du 46712.

• Notification de paiement : débit du 46712 et crédit du 411.

Paiement du client au factor après la restitution de la créance par le factor :

• Facture : débit du 411.

• Quittance : débit du 46711 et crédit du 46712.

• Restitution des créances par le factor : OD manuelle : débit du 46712 et crédit du 46711

A. Paiement du client au factor : débit du 46711 et crédit du 411

OU

B. Paiement direct du client à la société : débit 512 et crédit 411.

• Avec cette configuration, le système ne lettrera pas les écritures 467 après validation de la notification.

6. Valider : après avoir validé la notification, vous pouvez constater le lettrage ou non des écritures comptables.

7. Ecriture de paiement : suite à la validation, une écriture va être générée. Vous pouvez cliquer sur l’écriture et consulter les informations. Vous pourrez par exemple y voir le paiement vers le compte tiers (le client a payé au factor). Le factor a été lettré. Le système a automatiquement lettré le paiement réalisé sur le compte du factor.

8. Quittance soldée : la quittance passe au statut “Quittance soldée”.