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Version: 8.1

Gestion des groupes

Les groupes sont utilisés pour rassembler un ensemble de rôles afin de représenter un type d’utilisateur ou, bien souvent, un poste donné au sein de l’entreprise utilisatrice.

Vous définissez par exemple les groupes suivants :

  • Assistants commerciaux ;

  • Responsables commerciaux ;

  • Responsables RH.

Vous pouvez renseigner les informations suivantes :

  • Est-ce que le groupe a une action dès son entrée dans l'outil?

  • Staff technique peut voir les informations techniques (XML etc…).

  • Peut voir la collaboration (si plusieurs utilisateurs connectés en même temps).

  • Groupe client ou fournisseur ?

  • Vous pouvez autoriser ou non la personnalisation des vues utilisateurs (vous pouvez même autoriser le partage, qui viendra surcharger les vues de tout le monde).

  • Vous pouvez également intégrer les rôles associés au groupe. Il est également possible de rajouter des éléments supplémentaires (autorisation, permissions, menus).

Fiche d’un groupe​

Accès : Administration → Gestion des utilisateurs → Groupes

Dans une société, vous pouvez avoir plusieurs services. Par exemple, un service peut avoir accès au module Ventes et il va avoir le rôle de Manager dans le cadre du module Ventes.

Les groupes correspondent au métier de l’utilisateur.

Vous pouvez donner à un groupe centré sur les Ventes, l’accès à deux rôles : rôle Manager pour le module Ventes et le rôle Read, c’est-à-dire lecture seule, pour le module Achats.

Le groupe Comptabilité pourrait se voir attribuer les rôles suivants : rôle Read en Ventes et Achat, et le rôle Manager en Comptabilité et Facturation.

Afin de définir les rôles sur un groupe :

  1. Ouvrez la fiche d’un groupe.

  2. Rôle : dans l’onglet “Rôle”, sélectionnez les rôles qui seront attribués à ce groupe (par exemple, “CRM Read” et “Sale Read”).

Autres options sur la fiche du groupe :

  1. Staff technique : cette option est dédiée aux administrateurs. Le fait d’activer cette option permet de voir les info-bulles qui contiennent les informations techniques liées à chaque champ. Cependant, il faut bien penser à désactiver cette option pour les utilisateurs.

  2. Client : cochez cette case si il s’agit d’un groupe client.

  3. Fournisseur : cochez cette case si il s’agit d’un groupe fournisseur.

  4. Action : sélectionnez ici un dashboard, soit directement pour un utilisateur dans sa fiche, soit directement pour tout le groupe (tous les utilisateurs du groupe vont avoir accès à la dashboard).

  5. Autorisations : dans l’onglet “Autorisations”, ajoutez des autorisations spécifiques qui ne font pas partie des rôles.

  6. Permissions(champs) : dans l’onglet “Permissions(champs)”, ajoutez des permissions par champ spécifiques qui ne font pas partie des rôles.

  7. Les Menus : dans l’onglet “Les Menus”, ajoutez des menus spécifiques qui ne font pas partie des rôles.

  8. Vues : dans l’onglet “Vues”, ajoutez des vues spécifiques qui ne font pas partie des rôles.

Assistant de gestion des menus par groupes​

Accès : Administration → Gestion des utilisateurs → Assistant gestion des menus par groupes → Nouveau +

  1. Ouvrez une nouvelle fiche d’Assistant de gestion des menus par groupes.

  2. Groupes : sélectionnez les groupes. Par exemple, Achats, CRM et Ventes.

  3. Menus : sélectionnez les menus. Par exemple, tous les menus de Sale Orders et Sale Quotations. Vous pouvez choisir que les parents, ce qui facilite par la suite la sélection des enfants.

astuce

Affinez votre recherche en renseignant le titre, par exemple, “Sale”.

  1. Créer fichier : cliquez sur le bouton “Créer fichier”.

  2. Cliquez sur le fichier afin de le télécharger.

  3. Dans le fichier téléchargé, vous allez trouver l’ensemble des menus, et en colonnes vous allez trouver les différents groupes. Sélectionnez à qui vous souhaitez afficher un menu en mettant la croix dans la bonne colonne.

  4. Importer le fichier : importez le fichier de nouveau pour mettre à jour l’ensemble des groupes.