Créer/annuler un ordre bancaire

Création des ordres bancaires

Les ordres bancaires peuvent être générés de différentes manières dans AOS (une vignette “Origine” en rouge indique l’origine en haut à droite) :

• Manuelle ;

• Par enregistrement d’un paiement sur une facture fournisseur ;

• Par batch (distinction LCR et Batch) ;

• Par session de paiement (voir la documentation sur la saisie de paiement) ;

• Par notes de frais (pour le remboursement).

Les ordres bancaires sont consultables sur AOS sous l’entrée de menu Comptabilité → Ordres Bancaires, et comprennent les sous-menus suivants :

• Prélèvements ;

• LCR / Virements ;

• Virements Banque à Banque ;

• Envoyer un ordre bancaire (consultez la documentation sur EBICS).

Création manuelle : Virements classiques

1. Pour créer un virement classique, il faut se rendre sur un des onglets :

Accès : Comptabilité → Ordres Bancaires → Virements → Virements SEPA

Accès : Comptabilité → Ordres Bancaires → Virements → Virements internationaux

2. Depuis la vue liste, cliquer sur l’icône + afin de créer un nouvel enregistrement qui s’ouvre avec les valeurs préchargées.

Dans le but de réaliser un Virement SEPA, il faut compléter les champs de l’entête :

1. Mode de paiement : ce champ sert essentiellement pour la comptabilisation et certains paramétrages associés.

2. Destinataire : à sélectionner entre Fournisseur, Employé, Client, Société (interne), Autres.

3. Type d’ordre bancaire : selon le choix effectué ici, les tiers seront filtrés sur les lignes.

4. Format de fichier : dépend du Type d’ordre bancaire et indirectement du mode de paiement.

5. Déclenchez la comptabilisation des écritures.

6. Dès sélection du Mode de paiement et Destinataire, deux nouveaux panels s’affichent :

• Infos. Emetteur : ensemble des informations qui seront présentes dans l’entête du fichier de virement (sauf la date d’échéance et la séquence (ou N° interne de l’ordre).

• Lignes de l’ordre bancaire : informations concernant le/les destinataires de l’opération.

7. Les Infos. Emetteur comprennent les champs principaux suivants :

• Société : société de rattachement de l’ordre bancaire (renseignée avec celle de l’utilisateur par défaut)

• Compte bancaire compte bancaire de la société qui va servir à réaliser l’opération. Si utilisation de EBICS, il faudra que ce compte soit associé à un contrat EBICS.

• Montant total et Devise : calculé automatiquement en fonction des lignes d’ordre bancaire. La devise dépend de plusieurs facture mais en SEPA, forcément EURO.

• Montant total devise société et Devise société : calculé automatiquement. Si la devise de l’ordre est différente de la devise société, le montant sera converti dans la devise société.

• Référence : référence interne que l’expéditeur donne à l’ordre et qui apparaîtra sur le relevé bancaire.

• Libellé : Libellé interne venant en complément de la référence.

Les lignes de l’ordre bancaire comprennent les champs principaux suivants :

1. Tiers : le Tiers bénéficiaire du virement sachant qu’il peut y avoir des lignes pour un même Tiers (sauf si option de regroupement activée sur le mode de paiement) ou des tiers différents

2. Compte bancaire : compte bancaire du Tiers bénéficiaire de la ligne d’ordre de virement

3. Montant de l’ordre bancaire et Devise : montant de l’opération à débiter sur le compte et à envoyer au Tiers bénéficiaire dans la devise renseignée.

4. Montant total devise société et Devise société : calculé automatiquement. Si la devise de l’ordre est différente de la devise de la société, le montant sera converti dans la devise de la société.

5. Référence : référence qui sera envoyée au destinataire de l’ordre pour l’aider à identifier l’origine de la transaction (et qui apparaîtra sur son relevé).

6. Libellé : libellé qui sera envoyée au destinataire de l’ordre interne venant en complément de la référence.

astuce

Pour ajouter une nouvelle ligne en mode éditor (paramètre dans l’App Paiement bancaire), cliquez sur l'icône +. Pour supprimer, cliquez sur x (sinon tableau de ligne classique).

info

Les différents statuts des Ordres bancaires :

Brouillon : statut de départ mais à la sauvegarde une séquence est attribuée.

En attente de signature : uniquement si le module EBICS est installé.

Confirmé : nécessite de cliquer sur le bouton Confirmer et entraîne la génération du fichier qui est stocké sur le serveur (avec un lien cliquable pour le télécharger).

Réalisé : 1) Si aucune connexion n’existe avec la banque, indique l’état final rien n’est envoyé, il s’agit seulement d’un état. 2) Si une connexion EBICS existe, indique que l’envoi de l’ordre à la banque a été exécuté (une case à cocher “Envoyé à la banque” affichant un tag en haut à droite) permet de confirmer l’envoi.

Annulé : statut indiquant que l’ordre a été annulé via le bouton annuler. État final sans retour en arrière possible.

Création des ordres bancaires depuis un batch : Virements classiques

Un batch de comptabilité permet de générer les virements. Ouvrez l’entrée de menu “Batch de comptabilité” :

Accès : Config Applicative → Traitements de masse → Batch de comptabilité

1. Action Virement : depuis la vue liste, cliquer sur l’icône + pour créer un nouvel enregistrement qui s’ouvre comme ci-dessous avec les valeurs préchargées puis sélectionner comme action “Virement”.

2. Sélectionner ensuite dans l’entête le BBAN ou compte bancaire associé à la société sélectionnée qui sera utilisé comme compte initiateur du virement (compte à débiter).

3. Le batch de comptabilité dispose pour le type Virement d’un onglet dédié : “Configuration de virement”. Trois types de batch peuvent être déclenchés ici :

• Paiement de Note de frais ;

• Paiement Fournisseur ;

• Remboursement Client.

4. Mode de paiement : sélectionner le mode de paiement associé qui va ensuite définir le format des fichiers de virement et la configuration comptable associée.

5. Date d’échéance : renseigner la date d’échéance limite pour laquelle les virements seront générés (factures fournisseurs dont la date est inférieure à la date d’échéance de la facture).

6. Devise : la devise dans laquelle le virement sera effectué.

7. Vous avez également une option pour inclure les autres comptes bancaires.

Création des ordres bancaires depuis un batch : Prélèvements

Un batch de comptabilité permet de générer les Prélèvements. Afin de pouvoir lancer un batch de comptabilité, se rendre sur l’entrée de menu :

Accès : Config Applicative → Traitements de masse → Batch de comptabilité

1. Action - Prélèvement : depuis la vue liste, cliquer sur l’icône + pour créer un nouvel enregistrement qui s’ouvre comme ci-dessous avec les valeurs préchargées puis sélectionner comme action “Prélèvement”.

2. Sélectionner ensuite dans l’entête le BBAN ou compte bancaire associé à la société sélectionnée, qui sera utilisé comme compte initiateur du prélèvement (compte à débiter).

3. Le batch de comptabilité dispose pour le type Prélèvements d’un onglet dédié : “Configuration de virement”. Trois types de documents peuvent être prélevés ici :

• Factures client ;

• Échéanciers (très peu utilisé) ;

• Échéanciers de mensualisation (très peu utilisés).

4. Mode de paiement : sélectionner le mode de paiement associé qui va ensuite définir le format des fichiers de virement et la configuration comptable associée (filtre sur le type prélèvement).

5. Date d’échéance : renseigner la date d’échéance limite pour laquelle les prélèvements seront générés (factures clients dont la date d’échéance de la facture est égale ou inférieure à la date spécifiée dans le batch).

6. Devise : indiquer la devise dans laquelle le prélèvement sera effectué

7. Vous avez une option pour inclure les autres comptes bancaires

info

Pour générer les ordres bancaires de type Prélèvements, le mode de paiement doit correctement avoir été configuré.

A ce jour quatre formats de fichiers de prélèvement sont supportés par AOS :

• pain.008.001.01.sbb : SDD BtoB

• pain.008.001.01.cdd : SDD CORE

• pain.008.001.02.sbb : SDD BtoB version 2

• pain.008.001.02.sdd : SDD CORE version 2

Les fichiers CORE peuvent être adressés à des clients particuliers ou professionnels et sont moins contraignants que les fichiers BtoB mais ils peuvent être rejetés par le tiers payeur jusqu’à 8 jours après le prélèvement.

Les fichiers B2B ne peuvent être adressés qu’à des professionnels et nécessitent une validation au préalable auprès de la Banque mais ils sont plus difficilement opposable par le payeur.

Dans tous les cas, le payeur doit avoir une RUM active pour pouvoir déclencher l’ordre de virement.

8. Batch prélèvement : pour lancer le batch, il faut ensuite cliquer sur le bouton “Batch Prélèvement”.

La saisie d’un paiement sur une facture avec un mode de paiement Prélèvement permet également de générer des Ordres bancaires, mais à condition que le mode de paiement ait bien l’option “Générer les ordres bancaires” activée.

Le fonctionnement sur les ordres de prélèvement est ensuite similaire au fonctionnement des ordres de virement à quelques exceptions :

• Des contrôles sont effectués sur la RUM et les numéros ICS. Si par exemple, vous avez oublié de configurer le numéro ICS, un message d’alerte va apparaître. En cas de manque d’une RUM pour un tiers qui va procéder au prélèvement, un message d’alerte va apparaître.

• Validité de l’IBAN (lors du contrôle, si l’IBAN n’est pas valide, vous ne pourrez pas valider l’ordre bancaire).

Création des ordres bancaires depuis un batch : Effets (LCR)

Un batch de comptabilité permet de générer les prélèvements LCR. Pour se faire se rendre sur l’entrée de menu :

Accès : Config Applicative → Traitements de masse → Batch de comptabilité

1. Action - Effets : depuis la vue liste, cliquer sur l’icône + pour créer un nouvel enregistrement qui s’ouvre avec les valeurs préchargées puis sélectionner comme action “Effets”.

2. BBAN : sélectionner ensuite dans l’entête le BBAN ou compte bancaire associé à la société sélectionnée qui sera utilisée comme compte initiateur des LCR (le compte à débiter).

3. Le batch de comptabilité dispose pour le type Effets d’un onglet dédié : “Configuration des effets”. Le traitement se fait en 3 étapes :

• Génération des effets : Mise en portefeuille ;

• Envoi des relevés de factures ;

• Génération de l’ordre bancaire.

4. Types de données des effets à prélever : sélectionner Factures client.

5. Type d’effets : sélectionner LCR direct banque.

6. Journal d’effets : Journal dans lequel seront stockés les ordres bancaires

7. Mode de paiement : sélectionner le mode de paiement associé qui va ensuite définir le format des fichiers de virement et la configuration comptable associée (filtre sur le type effet).

8. Date d’échéance : la date d’échéance limite pour laquelle les prélèvements LCR seront générés (factures clients dont la date d’échéance de la facture est égale ou inférieure à la date spécifiée dans le batch).

9. Devise : la devise dans laquelle le prélèvement sera effectué.

10. Vous avez une option pour inclure les autres comptes bancaires.

attention

Pour générer les ordres bancaires de type Effets (Prélèvements LCR), le mode de paiement doit correctement avoir été configuré. A ce jour, seul le format pain.xxx.cfonb160.dco est supporté par AOS Dans la configuration comptable du mode de paiement, et qui sera envoyé à l’étape 2, il faudra configurer le modèle d’email pour avis de règlement.

11. Lancer le batch LCR : pour lancer le batch, il faut ensuite cliquer sur le bouton “Lancer le batch LCR” (voir ci-dessous un exemple de batch avant exécution).

12. Afficher les factures traitables : le bouton “Afficher les factures traitables” affiche les factures qui répondent aux critères de filtre du batch pour contrôle avant exécution.

info

Modifications au niveau des factures : les factures traitables qui ont été intégrées au batch LCR Etape 1 ont subi certaines modifications :

• La mise en portefeuille a entraîné une modification dans l’onglet comptabilité pour les écritures comptables ;

• L’écriture de facture initiale a été passée en Ancienne pièce comptable ;

• L’écriture de mise en portefeuille est devenue l’écriture de référence ;

• La facture est marquée comme “Comptabilisé LCR” ;

• Le compte comptable de Tiers a été remplacé par celui sur la config. comptable par société “Compte d’effet à recevoir” ;

• A ce stade aucun paiement n’a été généré.

13. Envoyer les relevés de factures / Lancer le batch LCR : pour passer à l’étape 2, il suffit de cliquer sur la flèche au centre de la frise des étapes “Envoyer les relevés de factures”. Ensuite cliquer sur le bouton “Lancer le batch LCR”.

Le système va générer les emails d’avis de paiement (bien s’assurer de disposer d’un serveur SMTP pour l’envoi des emails). Ils se trouvent dans le menu Messages. Dans le menu Messages, vous allez également trouver les emails non-envoyés.

14. Pour passer à l’étape 3, il suffit de cliquer sur la flèche à droite de la frise des étapes “Génération de l’ordre bancaire”.

15. Lancer le batch LCR : ensuite cliquer sur le bouton “Lancer le batch LCR”.

16. Le système va cet fois générer les paiements (selon configuration de comptabilisation sur le mode) et surtout générer les Ordres bancaires.

Le Batch LCR a permis de générer les ordres bancaires selon la configuration du Mode de paiement (par exemple, il peut s’agir de la Confirmation automatique).

Le fonctionnement sur les ordres LCR est ensuite similaire au fonctionnement des ordres de virement.

Annulation des ordres bancaires : Virements classiques

Un ordre bancaire peut seulement être annulé sur le système au statut “Brouillon”, “En attente de Signature” (seulement si vous avez EBICS) ou “Validé”.

L’Annulation (Appui sur le bouton “Annuler”) entraîne les actions suivantes :

• Passage de l’ordre au statut Annulé ;

• Annulation par extourne des écritures comptables générées le cas échéant.

astuce

Le statut “Annulé” est un état final, il n’est plus possible de modifier un ordre annulé.