Lettrage comptable
Introduction
Lettrage : le lettrage est une procédure comptable consistant à affecter un repère commun – généralement une série de lettres – à une ou plusieurs entrées (écritures) comptables afin de les associer et d’identifier plus facilement quelle écriture de paiement vient solder l’écriture d’une facture. Cette procédure permet de faciliter le suivi des factures en attente de règlement et de repérer d’éventuelles erreurs de montant. Il est coutumier de faire le lettrage sur les comptes comptables clients (411) et fournisseurs (401) mais il arrive parfois, pour certains besoins, de le faire sur d’autres types de compte tels les comptes de taxes.
Même si le lettrage n’est pas une obligation légale, il est généralement très conseillé de l’effectuer de manière régulière car elle permet de contrôler facilement l’état de la comptabilité de l’entreprise et d’identifier les éventuelles erreurs de saisie.
Réconciliation : il n’y a pas de différence fondamentale entre les principes de lettrage et de réconciliation, les deux termes pouvant désigner la même procédure. Parfois, le terme réconciliation peut être utilisé spécifiquement pour les rapprochements des comptes de banque (512) avec les relevés bancaires. Il s’agit d’une forme de lettrage spécifique aux relevés bancaires.
Dans AOS, ces trois termes désignent des notions différentes :
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Réconciliation : lien entre deux lignes d’écritures (au débit et au crédit) avec un montant imputé à cette association ;
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Lettrage : série de lettres associées à une ou plusieurs réconciliations ;
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Rapprochement bancaire : réconciliation spécifique aux comptes de banque.
Gestion des lettrages dans AOS
Activer le lettrage
Lettrable : une seule configuration est nécessaire pour permettre le lettrage de lignes d’écritures portant le même compte comptable. Pour cela, il suffit d’activer le paramètre “Lettrable” sur le compte sélectionné.
Accès : Comptabilité → Configuration → Financière → Comptes comptables → onglet Paramètres → activez l’option “Lettrable”
Il existe deux manières de lettrer des pièces dans AOS. Soit vous pouvez lettrer les pièces via les lignes d'écritures, soit vous pouvez utiliser le gestionnaire des écritures.
Gestionnaire des lettrages
Accès : Comptabilité → Traitements périodiques → Gestionnaires des lettrages
L’entrée de menu se trouve dans le module de Comptabilité. Il permet, à travers plusieurs filtres en entête, de sélectionner, en excluant les lignes ayant un montant restant à payer nul, les lignes d’écritures par compte comptable, par plage de date et éventuellement par tiers, puis d’effectuer un lettrage par lot. Il est possible de sélectionner autant de lignes que voulu, AOS se chargera d’établir la correspondance entre les lignes ayant les mêmes montants et mêmes dates pour lettrer.
La sélection s’effectue par les boutons bleus sur chaque ligne.
Ici, vous pouvez ajouter une session de lettrage dans laquelle vous pouvez filtrer de manière plus globale les lignes d’écriture, via les périodes.
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Date : indiquez la date de début et de fin.
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Compte comptable : sélectionnez un compte comptable.
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Tiers : si vos écritures sont liées à un tiers, vous pouvez l’indiquer dans ce champ.
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Filtrer les lignes d’écritures : cliquez sur le bouton “Filtrer les lignes d’écritures”. Les lignes d’écritures à traiter vont apparaître dans le tableau “Lignes d’écritures à traiter”. Vous allez y trouver les lignes à traiter, mais également les lignes annulées.
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Listes d’écritures à traiter : sélectionnez ici les lignes qui doivent être traitées.
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Lettrer les pièces : une fois les lignes sélectionnées, cliquez sur le bouton “Lettrer les pièces”. AOS va rechercher les correspondances au niveau du débit et du crédit (les montants doivent être égaux).
Les lignes lettrées vont disparaître du tableau “Lignes d’écritures à traiter” car elles ont été traitées. Ce tableau contient seulement des lignes à traiter.
Accès : Comptabilité → Traitement périodique → Réconciliation
Dans le menu Réconciliation, vous allez retrouver toutes les lignes de réconciliation.
Accès : Comptabilité → Traitement périodique → Lettrage
Dans le menu Lettrage, vous allez retrouver toutes les lignes lettrées. Vous pouvez saisir la référence (par exemple, AADC) afin d’afficher la bonne ligne. Si vous cliquez sur la ligne, vous allez pouvoir cliquez sur le bouton Délettrer afin d’annuler l’action de lettrage.
Lettrer les pièces
Vous pouvez lettrer les pièces depuis les lignes d'écriture.
Accès : Comptabilité → Écritures → Lignes d’écriture
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Ouvrez la vue liste des lignes d’écritures.
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Sélectionnez les lignes d’écritures que vous souhaitez lettrer.
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Cliquez sur le bouton Lettrer les pièces qui se trouve en haut de la page dans la barre d’outils.
Ce bouton aura pour effet d’ajouter une réconciliation pour chaque couple débit/crédit de lignes d’écritures compatibles et d’y associer un lettrage. Les montants restants à payer seront mis à jour via la réconciliation et permettront de suivre l’état des paiements.
Colonne lettrage : cette colonne vous permet d’identifier les lignes d’écritures qu’ont déjà été lettrées.
A payer / A utiliser : le montant indiqué dans cette colonne est égale au débit. Pour les lignes lettrées (=payées), ce montant sera réconcilié.
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Une fois que la ligne est lettrée, vous pouvez ouvrir la ligne d’écriture. Le montant lettré y serait affiché directement. Le lettrage sera affiché en haut à droite en grandes lettres (par exemple, AADA).
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Liste des réconciliations au crédit : ouvrez l’onglet “Liste des réconciliations au crédit”. Vous allez y trouver une ligne de réconciliation qui a été créée suite au lettrage.
Si vous avez fait une erreur au niveau du lettrage, ouvrez la ligne de réconciliation au crédit.
Au niveau de la réconciliation, cliquez sur le bouton Déréconcilier qui permet d’annuler l’étape de réconciliation.
C’est-à-dire, le montant lettré va disparaître, ainsi que le lettrage associé.
L'Etat passera du “Confirmé” au “Annulé”.
Dans AOS, vous allez générer automatiquement une écriture pour garder une cohérence sur les liaisons entre différents comptes comptables.
