Gestion budgétaire : introduction
Notions générales
La gestion budgétaire consiste à planifier, à plus ou moins long terme, les recettes et les dépenses sur une période donnée. Cela implique trois concepts :
La prévision : la prévision utilise les données historiques pour fournir un plan prévisionnel du budget. Il est également nécessaire de prendre en compte certains facteurs comme les prix, la quantité à vendre, ou encore l’évolution de la matière première.
La budgétisation : consiste à faire le lien entre les objectifs visés et les moyens à mettre en place pour les atteindre. Par conséquent, le budget permet de détailler les dépenses prévues pour réaliser les activités planifiées et les recettes pour couvrir ces dépenses.
Le contrôle budgétaire : permet de comparer régulièrement les dépenses et recettes réelles à celles saisies lors de la budgétisation, et ainsi s'assurer que l'entreprise atteint son objectif sur le plan financier.
Types de budget
Les budgets de recettes : ceux-ci peuvent être exploités au niveau des commandes clients et des écritures de vente (comptes comptables de Produit).
Les budgets des dépenses : utilisés pour les commandes fournisseurs et les écritures comptables d’achat (comptes comptables de Charge).
Les budgets d'investissements: ces budgets sont utilisés pour les commandes fournisseurs et les écritures comptables d’achat (Comptes comptables d’immobilisation).
Si l'utilisateur souhaite toutefois gérer toutes ses dépenses dans un même budget, il faut dans ce cas opter pour le dernier type de budget :
- Le budget de dépenses et investissements : ce budget est utilisé pour les commandes fournisseurs et les écritures comptables d’achat tous confondus (Charge et Immobilisation).
Gestion budgétaire par niveaux
Dans l’exemple, la fiche d’un budget de recettes a été étudiée.
Accès : Gestion budgétaire → Budget → Budget de recettes
Ensuite, le budget peut être découpé en plusieurs niveaux dans AOS selon le besoin de l'utilisateur.
Comme vous le voyez dans le schéma, il est possible de créer un budget global qui contient plusieurs sous-niveaux, à savoir des groupes, des sections, des lignes et enfin des postes budgétaires. Cette représentation par niveau donne plus de flexibilité afin de mieux hiérarchiser et catégoriser vos recettes et dépenses.
Dans la gestion budgétaire, vous allez trouver des Groupes. Les groupes contiennent des Sections, et les Sections contiennent des lignes, qui par la suite contiennent des postes budgétaires.
Il faut savoir que cette organisation est "figée" et ne peut pas être modifiée. Elle est également propre aux versions 7.1 et 7.2.
Vous pouvez créer des groupes directement sur la fiche d'un budget de recette. Il suffit de renseigner des informations essentielles afin de créer un groupe.
Une nouveauté a été ajoutée depuis la version 7.2 : versioning.
C’est-à-dire, lorsqu’un budget global obtient sa structure validée, il devient impossible de modifier ou de rajouter des sections ou des lignes budgétaires.
Une version est créée avec une ligne représentant chaque ligne budgétaire. Il est alors possible de créer une nouvelle version avec des montants différents afin de modifier le montant global.
Renseignez-vous plus sur la partie versioning dans le chaître dédié.
Les informations sur la fiche du budget de recettes
Statut
Un budget de recettes a toujours un statut. Ce statut varie en fonction de la phase dans laquelle se trouve le budget.
Brouillon : à sa création, un budget est au statut brouillon.
Structure validée : cliquez sur le bouton “Structure validée” en passant au statut structure validée, la structure globale du budget est alors figée et il n'est plus possible de la modifier. Vous pouvez toutefois apporter des modifications sur les montants alloués par niveau.
Validé : cliquez sur le bouton “Valider” afin de passer au statut validé. Au passage au statut validé, il n'est plus possible de modifier les montants directement dans le budget. Une fois validé, il sera possible de sélectionner ce budget depuis une commande, une facture ou une écriture comptable.
Archiver : cliquez sur le bouton “Archiver” afin d’archiver ce budget.
Il sera par contre possible de créer une nouvelle version de budget avec de nouveaux montants rectificatifs par exemple.
Groupes et autres informations
Sur une fiche du budget de recettes vous pouvez avoir plusieurs groupes dans le tableau “Groupes”. Vous trouverez les informations concernant les groupes, les sections, les lignes et les postes budgétaires dans les tables correspondantes.
Groupes : dans cet exemple, vous trouverez 3 groupes différents, les ventes de biens, les prestations de services et les ventes mixtes. Chaque groupe contient des sections, des lignes et enfin des postes budgétaires.
Sections : pour le groupe vente de biens par exemple, vous trouverez les différentes ventes qui ont été séparées en 3 sections :
- les ventes B to B ;
- les ventes B to B internationales ;
- les ventes B to C.
- Lignes : en prenant l'exemple de la section VENTE B to B, vous trouverez une ligne budgétaire pour la vente de matériel informatique. Pour cette ligne, il a été défini de générer 2 postes budgétaires, et par conséquent il a été décidé de le faire sur une périodicité de 6 mois. Vous y trouverez les différentes informations générales telles que le code, le nom, la société, la devise, la période du budget ou encore le service concerné. Enfin, vous y trouverez plusieurs montants indicateurs que seront détaillés un peu plus loin.
A noter qu'à la configuration du budget, le montant initial prévu est automatiquement calculé en sommant le montant prévu des niveaux inférieurs, et pareillement pour le montant disponible.
