Saisie d'une distribution budgétaire
Introduction
Maintenant que vous savez comment créer et configurer un budget, comment procéder pour exploiter celui-ci dans le reste de l'outil ?
En effet, il est possible de saisir une distribution budgétaire depuis différents points d'entrée :
- Le premier est la commande ;
- Le second la facture ;
- Et enfin l'écriture comptable.
Saisie d'une distribution budgétaire : devis fournisseur.
Accès: Achats → Devis fournisseurs →+
Saisissez les données générales, puis vous pouvez créer une nouvelle ligne de commande.
Ligne commande d’achat : une fois le produit, la quantité et le prix saisis, ouvrez l'onglet budget.
Onglet budget : dedans, vous allez pouvoir créer une ligne de distribution budgétaire et sélectionner une ligne budgétaire.
Les lignes sont préalablement filtrées et vous ne verrez apparaître que les lignes associées à un budget global validé et correspondant à votre cas d'usage.
C’est-à-dire, pour une commande d'achat par exemple, les lignes associées vont être affichées aux budgets de dépenses ou aux budgets de dépenses et investissements.
Ceci si vous avez sélectionné un compte comptable de charge, c'est-à-dire de classe 6.
À l'inverse, si vous avez sélectionné un compte comptable d'immobilisation, donc de classe 2, les lignes associées aux budgets d'investissement ou aux budgets des dépenses et investissements seront affichées.
Dans le cas d'une commande de vente, vous pourrez sélectionner tout simplement les lignes associées aux budgets de recettes.
En sélectionnant donc un budget, vous allez voir apparaître le montant disponible de celui-ci sur la ligne. Ceci permet ainsi d'avoir un aperçu direct du montant disponible à consommer.
Vous pouvez ensuite saisir librement le montant à imputer.
Toutefois, si vous saisissez un montant supérieur au montant hors taxe de la ligne de commande, un message d'erreur s'affiche vous invitant à corriger votre saisie.
- Demander / Valider : quand vous avez terminé de renseigner les lignes de commande, vous pouvez cliquer sur “Demander” puis “Valider” la commande d'achat. La distribution budgétaire liée à une commande est prise en compte dans le budget dès le passage au statut demandé. En parcourant le budget jusqu'au niveau le plus bas, vous remarquerez que le montant apparaît dans la ligne budgétaire que vous avez sélectionné lors de la saisie. C'est la ligne avec la référence “Pièces détachées”.
Si vous basculez sur le budget sélectionné lors de la saisie, vous allez remarquer alors que le montant engagé de celui-ci est mis à jour.
Dans cet exemple, le montant engagé du budget achat a évolué et est maintenant à 15000€.
La commande est validée auprès de votre fournisseur, vous pouvez maintenant passer à la génération de la facture de contrôle.
Générer facture de contrôle : revenez sur la commande d'achat, puis cliquez sur le bouton “Générer facture de contrôle”. La facture est alors créée et affichée dans un nouvel onglet.
Si vous consultez le détail budgétaire de la ligne de facture, vous allez remarquer que la distribution budgétaire saisie dans la ligne de commande (la table “Ligne de facture”) est reprise et recopiée dans la ligne de facture.
A la ventilation de la facture, la commande est alors considérée comme réalisée.
- Si vous revenez sur le budget et vous rafraîchissez la page, vous allez remarquer que les montants sont mis à jour.
D'abord, le montant engagé a basculé vers le montant réalisé avec engagement. Dans cet exemple, le montant engagé passe à 0. Quant au montant réalisé avec engagement, il passe à 15000€.
Ensuite, vous avez également le montant disponible qui est impacté vu que vous avez en a déduit le montant réalisé. Dans cet exemple, le nouveau montant disponible est de 260000€.
Plus bas vous trouverez un exemple de saisie de distribution budgétaire dans une facture.
Saisie d'une distribution budgétaire : facture
Dans cet exemple la saisie d'une distribution budgétaire utilise une facture d'achat. Sachez que la saisie des données budgétaires dans la facture est très similaire à celle d'une commande.
Accès : Facturation → Factures fournisseurs → +
Ici, vous allez renseigner la distribution budgétaire au niveau des lignes de facture. Dans cet exemple, saisissez 2 lignes de facture d'un montant respectif de 15000,00€ 500000,00€ pour chacune de ces lignes. Vous créez des distributions budgétaires avec ces mêmes montants.
Pour la ligne de facture au produit : pack classique, vous noterez que le montant de la distribution budgétaire saisie est supérieur au disponible du budget sélectionné.
Valdier / Ventiler : une fois la saisie terminée, vous pouvez valider, puis ventiler la facture.
Onglet budget : vous pouvez consulter l'ensemble des distributions budgétaires des factures dans l'onglet budget. Vous basculez ensuite vers le budget pour constater son évolution.
Dans le cas des factures créées sans saisie préalable de commande, il n'y a pas de notion d'engagement.
Par conséquent, le montant des distributions budgétaires saisies de votre facture apparaîtra cette fois au niveau du montant réalisé sans engagement.
Dans notre exemple, vous avez donc un montant total réalisé sans engagement de 515000,00€.
Rappelez-vous, à la saisie de votre facture, vous avez dépassé le montant disponible pour la 2e ligne.
C'est pour cette raison que le disponible est dorénavant à 0.
Vous allez aussi constater un écart de 400000€.
Il faut noter que l'écart est calculé au niveau le plus bas du budget, c'est-à-dire celui des postes budgétaires.
Pour le poste budgétaire en question, vous remarquerez que vous avez un montant disponible de 100000€, vous avez consommé 500000€, ce qui vous donne un écart de 400000€.
Voici un dernier exemple de saisie, cette fois au niveau des écritures comptables.
Saisie d'une distribution budgétaire : écritures comptables.
Dans cet exemple, il faut saisir une écriture de vente.
Accès : Comptabilité → Ecritures → +
Créez une nouvelle écriture en saisissant les données générales.
Compte de produit : ensuite au niveau des lignes d'écriture, sélectionnez un compte de produit.
Dans cet exemple, saisissez le compte 701 “Vente de marchandises”.
Générez la contrepartie : ensuite, entrez le montant au crédit et cliquez sur le bouton “Générez la contrepartie” pour créer automatiquement le reste des lignes d'écriture.
Pour saisir une distribution budgétaire, il faut ouvrir la ligne d'écriture avec le compte comptable de produit, puis se diriger vers l'onglet Budget.
Il faut créer une nouvelle ligne de distribution, puis sélectionner un budget de recettes et saisir le montant.
Dans le cas des Écritures comptables, il est possible de faire apparaître le montant des distributions budgétaires dans le budget, avant même que l'écriture comptable ne soit comptabilisée.
Pour cela, il faut avoir recours au statut simulé.
Petit rappel: pour activer ce statut, il faut d'abord ouvrir la configuration comptable de la société, puis cocher “Autoriser les écritures simulées”.
Enfin, il faut se diriger vers le journal concerné, en l'occurrence ici le journal de vente, et activer l'option des Écritures simulées dans l'onglet Paramètres.
En revenant à l'exemple de l'écriture qui a été saisie.
- Simuler : en rafraîchissant l'enregistrement, il est maintenant possible de passer l'écriture au statut simulé. Cliquez sur le bouton “Simuler”.
Si vous ouvrez le budget de recette sélectionné à la saisie, vous remarquerez que le montant de la distribution budgétaire est pris en compte dans le montant Écriture simulée.
Le montant réalisé n'est pas impacté à ce stade.
Toutefois, le montant disponible avec simulé est lui bien mis à jour et prend en compte le montant de 30000€ qui a été saisi.
Dès lors que l'écriture passe au statut brouillard, le montant saisi qui était au niveau du montant écriture simulée bascule vers le montant réalisé sans engagement.
Le disponible est également mis à jour et prend en compte maintenant le montant de l'écriture.