RH

Introduction

Dans le module RH, plusieurs fonctionnalités et actions sont disponibles :

• Suivi des chronomètres ;

• Accès rapide au dernier chronomètre modifié ;

• Rattachement des chronomètres à une feuille de temps ;

• Création de chronomètre ;

• Validation/refus des feuilles de temps des collaborateurs.

info

Pensez à activer les réglages au niveau des paramètres de Axelor Mobile settings, onglet RH, afin de pouvoir utiliser les fonctionnalités RH sur l’application mobile (accès: ouvrez l’application web → Config applicative → Gestion des applications → ouvrez Axelor Mobile settings → onglet RH).

Dans le module RH, les menus sont séparés en trois catégories :

1. Feuilles de temps (Timesheets).

2. Notes de frais (Expenses).

3. Demandes de congés (Leaves).

Feuilles de temps

attention

Pensez à activer les réglages Timesheets au niveau des paramètres de Axelor Mobile settings, onglet RH, afin de pouvoir utiliser les fonctionnalités liées aux Feuilles de temps sur l’application mobile (accès: ouvrez l’application web → Config applicative → Gestion des applications → ouvrez Axelor Mobile settings → onglet RH → Feuilles de temps / Timesheets).

Gérez les feuilles de temps et les chronomètres au niveau depuis le menu Feuilles de temps :

• Suivi des chronomètres ;

• Accès rapide au dernier chronomètre modifié ;

• Rattachement des chronomètres à une feuille de temps ;

• Création de chronomètre ;

• Validation/refus des feuilles de temps des collaborateurs.

Suivi des chronomètres

Accès: Feuilles de temps → Chronomètres

Sur l’application mobile, ouvrez le menu Chronomètres (Timers) :

1. +: cliquez sur + afin de créer un nouveau chronomètre.

2. Modifier/supprimer: sur un chronomètre déjà existant, cliquez sur l’icône du crayon pour modifier le chronomètre, ou soit, cliquez sur l’icône Supprimer afin de le supprimer.

Lors de la création d’un timer, vous pouvez renseigner les informations suivantes :

1. Date: renseignez la date.

2. Projet: sélectionnez un projet.

3. Tâche: renseignez la tâche.

4. Activité: par exemple, sélectionnez parmi Charge / Chef de projet / Commercial / Consultant.

5. Durée: indiquez la durée.

6. Commentaires: laissez un commentaire.

7. Sélectionner des chronomètres: cliquez sur un chronomètre. Ensuite, cliquez sur le bouton “Déclarer”. Une nouvelle fenêtre Sélectionner des chronomètres va s’ouvrir. Ici, sélectionnez une feuille de temps à lier.

Lors de la sélection d’un chronomètre, vous pouvez :

1. Associer une feuille de temps: sélectionnez une feuille de temps dans un champ dédié.

2. Date de début / fin: renseignez les dates.

3. Feuilles de temps: accédez aux feuilles de temps.

• Accès: Feuilles de temps → Feuilles de temps

• Nombre de feuilles à valider: ouvrez le menu “Feuilles de temps”. Eh haut à droite, vous allez voir le nombre de feuilles à valider (To validate).

• Modifier/Supprimer un temps: lorsque vous ouvrez les feuilles de temps, vous allez y trouver les fiches avec le temps saisi. Cliquez sur l’icône du crayon afin de modifier un temps, ou cliquez sur l’icône Supprimer afin de supprimer un temps.

Notes de frais dans le module RH

Grâce à la fonctionnalité de Notes de frais du Module RH, plusieurs actions sont disponibles sur l’application mobile :

• Gestion des frais ;

• Rattachement des frais à une note de frais ;

• Création de notes de frais ;

• Validation/refus des notes de frais collaborateurs.

info

Accès: Config applicative → Gestion des applications → Axelor Mobile Settings → ouvrez l’onglet HR → activez les options dans la rubrique Expenses Afin de pouvoir utiliser la fonctionnalité de Notes de frais, activez les options dans l’onglet RH, dans la rubrique Expenses.

Suivi des frais

Réalisez dans le module RH le suivi des frais.

Accès: Ressources humaines → Lignes de frais

Dans le Suivi des frais, il est possible de :

1. Activer le mode de sélection des frais: cliquez sur l’icône de la carte bancaire en haut à droite afin d’activer le mode de sélection des frais.

2. +: il est possible de créer une nouvelle ligne de frais en cliquant sur l’icône +.

3. Modifier/Supprimer: les frais existants peuvent être modifiés ou supprimés, il suffit de cliquer sur l’icône correspondante.

4. Prise de photo: cliquez sur l’icône d’un appareil photo pour prendre une photo et créer un frais avec un justificatif.

5. Sélection des frais: il est possible d’avoir une sélection de frais pour la création d’une note de frais.

info

Accès: Config applicative → Gestion des applications → Axelor Mobile Settings → ouvrez l’onglet HR

Plusieurs options doivent être activées au niveau de l’application web afin de devenir actives au niveau de l’application mobile : Généraux / Kilométriques / À facturer (une option à activer) / Devise

Notes de frais

Accès: Ressources humaines → Notes de frais → Notes de frais

Lorsque vous ouvrez la page de notes de frais, vous pouvez :

1. Nombre de notes à valider: voir le nombre de notes à valider dans le champ “A valider”.

2. Statut: filtrez et cherchez en fonction du statut d’une note de frais.

3. Supprimer/Modifier: sur une note de frais, supprimez ou modifiez le temps d’une note de frais en cliquant sur l’icône correspondante.

4. Envoyer/Supprimer: envoyez ou supprimez une note en cliquant sur le bouton.

5. Valider/Refuser: validation ou refus d’une note d’un collaborateur par le manager

info

Quand une note de frais se trouve dans le statut “Validé”, il devient impossible de la modifier / supprimer.

Congés

Grâce au module RH sur l’application mobile, gérez les congés. Plusieurs actions / fonctionnalités sont disponibles :

• Gestion des congés ;

• Assistant de création de demandes de congés ;

• Validation/refus des demandes de congés des collaborateurs ;

Suivi des demandes de congés

Accès: Ressources humaines → Congés

Ouvrez le menu Congés. Sur la page, vous allez pouvoir consulter :

• Le nombre de congés à valider ;

• La liste des congés existants ;

• Rechercher les congés en fonction de leur statut dans la barre de recherche.

Cliquez sur une demande de congés. Sur la fiche de la demande de congés, il est possible :

1. Modifier la demande: cliquez sur l’icône du crayon afin de modifier la demande de congés.

2. Envoyer/Supprimer: cliquez sur le bouton correspondant afin d’envoyer ou supprimer la demande.

3. Valider/Refuser: sur la fiche d’une demande de congés, le manager peut la valider ou refuser.

Assistant de création de demandes de congés

Accès: Ressources humaines → Compléter une demande

Sur l’application mobile, utilisez l’assistant de création de demandes de congés (Compléter une demande). Renseignez les informations suivantes :

1. Date de début / fin: renseignez les dates.

2. Commence le / Se termine le: renseignez à quel moment commence / se termine le congés (matin / après-midi).

3. Motif: indiquez le motif (absence à justifier / accident de travail / congé maternité etc).

4. Distribution: dans ce champ, trouvez le récapitulatif des demandes avec la possibilité d’éditer ou des supprimer les lignes.

5. Quantité manquante: quantité manquante pour remplir la période sélectionnée, par rapport au planning de l’employée et des jours fériés.

6. Quantité: renseignez la quantité des jours de congés.

7. Ajouter/Terminer: cliquez sur “Ajouter” si vous souhaitez ajouter la ligne et continuer. Cliquez sur “Terminer” pour envoyer la demande.