Annuaire

Cette section décrit l'usage de l'annuaire et la gestion des adresses électroniques des tiers depuis AOS selon un usage opérationnel : comment rechercher une entreprise dans l'annuaire d'une PA depuis la fiche d'un tiers, comment rapatrier ses informations de routage, et comment saisir une adresse électronique à la main lorsque la consultation de l'annuaire ne suffit pas.

Consultation depuis un tiers

L'activation de l'application E-Invoicing ajoute, sur la fiche d'un tiers, un panneau « E-Invoicing » contenant la liste des adresses électroniques rattachées au tiers ainsi qu'un bouton « Consulter l'annuaire ». Ce bouton lance la recherche du tiers dans l'annuaire de la PA et présente les résultats dans une fenêtre de sélection, à partir de laquelle l'utilisateur enregistre les adresses retenues sur la fiche tiers.

Panneau E-Invoicing sur la fiche d'un tiers : liste des adresses électroniques et bouton « Consulter l'annuaire ».

La recherche annuaire ne peut être lancée que si :

• Le tiers est enregistré ;
• Le tiers possède un numéro SIREN ou SIRET ;
• Au moins une plateforme d'accès active doit disposer d'une règle de routage de type Annuaire correctement renseignée.

Un clic sur le bouton « Consulter l'annuaire » déclenche la recherche, le module utilise automatiquement le SIREN et le SIRET du tiers comme critères de recherche.

La recherche est effectuée en deux étapes successives :

1. Recherche par SIREN — Si le tiers possède un SIREN renseigné, une recherche annuaire est effectuée par SIREN. Si des résultats sont trouvés, ils sont retenus.
2. Recherche par SIRET (fallback) — Si la recherche par SIREN ne renvoie aucun résultat ou si le SIREN n'est pas renseigné, une seconde recherche est effectuée par SIRET. Les résultats de cette seconde recherche sont alors retenus.

Si les deux recherches retournent vide, un message « Aucune entrée trouvée dans l'annuaire » est présenté à l'utilisateur et la fenêtre de résultats n'est pas ouverte.

Pour chaque ligne d'annuaire retournée par la PA, les informations suivantes sont alors présentées :

• Identifiant — l'identifiant d'adressage (addressingIdentifier) renvoyé par la PA. Cet identifiant peut différer du SIREN ou du SIRET utilisé pour la recherche : il s'agit de l'identifiant officiellement attribué à cette entreprise dans l'annuaire.
• Schéma EAS — la valeur 0225, correspondant au schéma « FRCTC ELECTRONIC ADDRESS » de la norme EN16931. Cette valeur est attribuée systématiquement aux résultats issus de la recherche annuaire de la facturation électronique en France.

info

Le champ « Schéma » est libre et ne propose pas de liste déroulante. Il doit être renseigné avec un code EAS conforme à la norme EN16931. Le code EAS identifie le type d'identifiant officiel utilisé (par exemple 0225 pour FRCTC ELECTRONIC ADDRESS, 0208 pour les numéros d'entreprises belges, 9925 pour les numéros de TVA belges). Le catalogue officiel des codes EAS est maintenu par PEPPOL et la Commission européenne ; il est recommandé de s'y référer pour les codes moins courants.

• Identifiant d'entrée d'annuaire (directoryEntryId) — l'idInstance de la ligne dans l'annuaire de la PA.
• Identifiant de plateforme (platformId) — le numéro d'immatriculation de la PA, tel que retourné dans la ligne d'annuaire.

Si la recherche ne retourne qu'une seule ligne, celle-ci est automatiquement marquée comme adresse par défaut. En présence de plusieurs lignes, aucune n'est marquée par défaut à ce stade : l'utilisateur doit faire ce choix dans la fenêtre de sélection.

Cette fenêtre présente le tableau des adresses électroniques retournées par la PA.

Fenêtre de sélection des résultats de la consultation annuaire : adresses électroniques retournées par la PA.

Toutes les lignes sont pré-cochées automatiquement et l'utilisateur décoche les lignes qu'il ne souhaite pas conserver sur son tiers. Une seule de ces adresses peut être marquée comme « par défaut ». Le bouton « Ajouter au tiers » en bas de la fenêtre valide la sélection et déclenche l'enregistrement.

Saisie manuelle d'une adresse électronique

Si besoin, une adresse électronique peut être saisie manuellement sur la fiche tiers.

Formulaire de saisie manuelle d'une adresse électronique sur la fiche tiers.

Champs à renseigner par l'utilisateur :

• Identifiant (identifier) — Valeur de l'identifiant officiel du tiers (numéro de SIREN, SIRET, TVA intracommunautaire, code de routage, DUNS, GLN, Odette, etc.). Champ obligatoire.
• Schéma (scheme) — Code EAS associé à l'identifiant.
• Tiers (partner) — Renseigné automatiquement et verrouillé lorsque l'adresse est créée depuis la fiche tiers.
• Adresse par défaut (isDefaultValue)

Le panneau « Informations annuaires » contient uniquement des champs en lecture seule, alimentés par la consultation de l'annuaire ou par la synchronisation en masse via batch. Pour une adresse saisie manuellement, ces champs restent vides jusqu'à ce qu'une synchronisation annuaire vérifie son existence et les remplisse.