Ventes : Client, Produit, Liste de prix
Fiche client
Vous allez trouver la liste de tous les clients et prospects depuis le menu Clients.
Accès : Ventes → Client → cliquez sur + afin de créer une nouvelle fiche ou soit cliquez sur une fiche déjà existante
- Chaque fiche client possède un numéro de référence généré automatiquement.
- Sur la fiche, vous allez retrouvez le solde débiteur ou créditeur.
Créer ou modifier une fiche
Cliquez sur l’icône de crayon afin de pouvoir modifier / ajouter des informations sur la fiche client.
Définissez sur la fiche dans la partie "Propriétés" s'il s’agit d’un client ou d'un partenaire.
Attention, une fois que le client a déjà des commandes / des factures en cours ou d’autres éléments de type comptable liés à son compte dans l’application, il devient impossible de changer la catégorie de tiers.
Le système va afficher le message d’erreur “Ce tiers est catégorisé comme Client du fait des enregistrements existants en base de données. Cette catégorie ne peut être retirée.”.
Depuis la version 8, il n'est désormais plus possible de créer une fiche prospect depuis le module Ventes. Afin de créer un prospect, ouvrez le module CRM → Prospect → +Nouveau.
Renseignez les informations essentielles.
Sur le champ “Société Mère” renseignez la société mère si il y a une. Cochez les case “Compte clé” lorsqu' il s’agit d’un compte clé ou “Nurturing” si c’est un compte issu du Nurtuting.
Compté clé : permet d’identifier les comptes importants et stratégiques d’un point de vue commercial, par exemple une entreprise d’une taille importante que l’utilisateur souhaiterait avoir comme cliente. Dans ce cas là, cette option permet de facilement faire des recherches en visualisant les comptes clés rapidement. Du point de vue du marketing, ce sont des comptes qui vont être privilégiés.
Nurturing : signifie que ce compte est issu de Nurturing. C’est-à-dire que la piste a été nourri de contenu Marketing / et que cette piste n’a pas été forcément très active dans le cycle d’achat / son projet d’achat pourrait être en pause / ou qu’elle se trouvait en prospection avancée / il est également possible qu’il n’y avait pas d’actions commerciales à réaliser par l’équipe commerciale. Par conséquent, la piste en Nurturing est le plus souvent suivie par le Marketing (par exemple, il serait possible d’envoyer à cette piste des livres blancs ou des invitations à des webinars) avant d’être converti en client.
- Contacts client : ajoutez des contacts client qui vont être par la suite utilisés lors de la saisie sur les devis ou les factures.
Onglet Informations
Retrouvez la liste des adresses dans cet onglet
Comme sur la fiche contact, il est possible de renseigner les informations générales sur la fiche prospect, ainsi que d’ajouter des contacts.
Dans l’onglet Informations, renseignez l’adresse. En fonction de la nature de l’adresse, il est possible d’attribuer un type à une adresse en cliquant sur l’une des icônes qui se trouvent sur le champ “Adresses”.
L’icône de facture : définissez l’adresse comme une adresse de facturation ;
L’icône de caddy : définissez l’adresse comme une adresse de livraison ;
L’icône d'étoile : définissez cette adresse comme l’adresse par défaut. Il faut toujours renseigner une adresse par défaut car cette adresse sera reprise automatiquement au remplissage du tiers sur les devis.
Si vous souhaitez renseigner une adresse de facturation par défaut, cochez les deux icônes : l’icône de facturation et l’icône de l’adresse par défaut.
Dans la partie “Adresse”, cliquez sur le bouton + afin d’ajouter une nouvelle ligne d’adresse. Sur le champ lui-même, à droite à côté des icônes qui vous permettent de définir la nature de l’adresse, cliquez sur un autre + afin d’ouvrir la fenêtre de configuration de l’adresse. Renseignez les détails.
Assigné à : permet de savoir quel collaborateur est le propriétaire / référant de ce compte, ou quelle équipe est responsable de ce compte. Si vous travaillez en multisociété, assignez une société sur le champ “Société” à ce client afin de pouvoir partager le référentiel.
Notes : laissez des notes dans l’espace “Notes”.
Sauvegardez les modifications apportées.
Onglet Facturation / Paiement
Trouvez ici les éléments concernant les modes de paiement.
Mode d’envoi des avis de paiement : définissez le mode d’envoi des avis de paiement. Soit par email, soit pas d’avis de paiement (“aucun”).
Mode d’envoi des factures : sélectionnez entre email / papier / email et papier.
Copies de la facture : définissez la quantité des copies.
Mode de paiement entrant : par exemple, encaissement virement. Le mode de paiement entrant peut être défini au cas par cas.
Mode de paiement sortant : par exemple, decaissement virement. Le mode de paiement sortant peut être défini au cas par cas.
Définissez le reste des informations de facturation / paiement.
Depuis cet onglet vous pouvez consulter le RIB du client, ainsi que de visualiser les factures associées / impayées.
Onglet Informations comptables
Les informations renseignées dans cet onglet vont définir les configurations comptables pour chacune de vos sociétés pour ce client. Elles sont générées automatiquement à la sauvegarde du client dès la première sauvegarde pour chaque société renseignée dans l’onglet “Informations”.
Vous y trouverez le compte client et le compte fournisseurs par défaut de ce client qui a été repris par défaut du compte client générique et qui peut être précisé pour avoir un compte client défini par défaut.
Dans le tableau “Informations comptables”, vous y trouverez “Montant encours accepté”.
Montant encours accepté est défini au niveau de Config applicative → Gestion des applications → Ventes, configurer → cliquez sur une SOciété afin d'accéder aux configurations par société → dans la partie “Encours client” renseignez le montant encours accepté.
Onglet Blocage
Ajoutez un blocage en cliquant sur +.
Sélectionnez le type de blocage : blocage relance / commande client / prélèvement / commande fournisseur / facturation / remboursement. Les blocages peuvent être gérés par société, accompagnés par un commentaire et d’une date de fin.
Ajoutez une raison du blocage qui pourrait servir à des fins de statistiques.
Par exemple en cas d’un retard de paiement trop important, le blocage commande client va bloquer la saisie d’une commande client pour ce tiers.
Onglet Evénements
Suivez tous les événements liés à ce client depuis l’onglet Evénements. Il est également possible de créer de nouveaux événements depuis cet onglet.
- Créer un rendez-vous
Afin de pouvoir créer un événement sur une fiche, il est nécessaire de renseigner les champs “Clients/Prospects” et “Contact”.
Sur une fiche (ici, une fiche de l’opportunité) cliquez sur l’onglet “Evénements”.
Ensuite, cliquez sur “Créer un rendez-vous”.
Une fenêtre de configuration “Événements” va s’ouvrir.
Renseignez le sujet.
Sélectionnez le type d’événement : Réunion / Appel / Note / Tâche.
Sélectionnez la date du début et la date de la fin.
Pour certains événements, il sera possible de définir un statut : Planifié / Réalisé / Annulée.
Les champs “Tiers” et “Contact” seront automatiquement remplis car ces champs reprennent les informations qui ont été renseignées sur la fiche.
Dans la partie “Suivi”, le champ “Assigné à” sera automatiquement rempli, mais il est toujours possible de changer la personne assignée.
Sélectionnez une catégorie. Cette catégorie vous permet de trier les événements. Par exemple, pour une Réunion, vous allez pouvoir sélectionner parmi Evenementiel / Formation / Rdv client / Rdv fournisseur / Réunion interne.
Récurrence : ajoutez une récurrence si c’est un événement récurrent.
Onglet “Description” : ajoutez une description.
Onglet “Organisation” : il s’agit des informations géographiques.
Onglet “Informations” : renseignez les informations concernant la visibilité semblable à celle des agendas.
Dans la partie “Invités”, ajoutez un invité. Par la suite, vous pouvez renseigner le statut afin de définir si les invités seront présents ou non. Sélectionnez parmi : Oui / Non / Peut-être. Dans le cas de synchronisation avec un agenda personnel (google ou Microsoft 365), ces informations seront récupérées automatiquement.
Si le Module Marketing a été installé, les Campagnes Marketing deviennent actives. Il devient donc possible de rattacher les campagnes Marketing.
”Relié à” : dans ce champ, il est possible de relier l'événement à une autre fiche (Tiers / contact, mais aussi un Devis ou une Commande, voire un autre Événement).
Il est également possible de créer un rappel. Consultez la partie “Créer un rappel” et “Configurer des modèles de mails pour les rappels”.
Grâce au Connecteur Google et Office 365, il sera possible de synchroniser les données de l’agenda et ainsi faire migrer les données des événements sur AOS.
Les événements existants ou passés peuvent être consultés dans l’onglet “Événements”.
Pour un événement existant il est possible de cliquer sur le bouton “Fait” ou “Annuler”.
De cette façon, le statut de l'événement change sur la page de configuration de l’événement. Par exemple, du “Planifié” le statut peut passer au “Annulé” ou au “Réalisé”.
Onglet Opportunité
Retrouvez dans cet onglet la liste de toutes les opportunités liées à ce client.
Onglet Emails
Créez des emails depuis cet onglet. Consultez l’historique des emails envoyés
Campagnes marketing
Cet onglet contient l’historique des campagnes marketing.
Pour que cet onglet apparaisse, il est nécessaire d’installer le module Marketing.
Onglet Client
Libellé à afficher sur les commandes : ajoutez un libellé qui sera affiché sur les commandes lorsque vous allez sélectionner un tiers sur un devis. Il peut servir d’indication pour la personne qui va remplir le devis dans le cas où il y a quelque chose en particulier à préciser pour une commande pour un client en particulier.
Liste de prix de vente : sélectionnez une liste de prix de vente.
Catalogue client : renseignez le catalogue client. Le catalogue client permet de donner des noms spécifiques à chaque produit pour ce client en particulier.
Commentaire à afficher sur la commande de vente : ce commentaire sera repris sur l’impression pour ce client donné. Par exemple : renseignez le numéro de la TVA pour un compte à l’étranger.
Détails des ventes par produit : vous trouverez ici la quantité totale vendue de chaque produit / le prix de vente moyen / ainsi que le prix total. Bouton ”Créer devis client” : cliquez sur ce bouton si vous souhaitez directement créer un devis pour ce client (j’ai écrit ça moi-même).
Devis / cmdes : vous y trouverez tout l’historique de tous les devis et commandes liées à ce client.
Fiche produit
Configuration
Accès : Ventes → Articles et prestations → ouvrez la fiche existante ou créez une nouvelle en cliquant sur +Nouveau
Type d’article : sélectionnez parmi article ou prestation.
Sous-type de produit : sélectionnez parmi produit fini / produit semi-fini / composant.
Sachez que le sous-type de produit a des impacts sur le module production
Famille comptable : sélectionnez une famille comptable (composants). La famille comptable est utilisée dans la gestion comptable des comptes liés à ce produit là.
Catégorie produit : définissez une catégorie de produit. La catégorie de produit est analytique.
Produits par sociétés : ce tableau affiche des valeurs par société. C’est-à-dire, les prix peuvent varier d’une société à l’autre. Par conséquent, cette différence sera renseignée dans ce tableau.
Onglet Vente
Case à cocher “Vendable” : cochez cette case afin d’indiquer que ce produit est vendable.
Case à cocher ”Mettre à jour le prix de vente depuis le prix de revient”. Le prix de revient est le coût de produit qui est déterminé dans l’onglet Achat/Coûts. Si cette case est cochée, le prix de vente n’est plus modifiable manuellement et il sera par la suite calculé automatiquement.
“Méthode d’approvisionnement par défaut sur les commandes clients” :
Stock : le produit sera fourni depuis votre stock existant.
Achat : générez une commande fournisseur afin de fournir le produit.
Produire : générez un ordre de fabrication.
Unité : sélectionnez l'unité. Les unités par défaut peuvent être définies sur la page de l’app Ventes (Config applicative → gestion des applications → Ventes, configurer → définissez les valeurs dans le champ Unité par défaut).
Dates produits : si vous vous trouvez en dehors de période renseignée dans les “Date de mise en application du produit” et “Date de fin d’application du produit”, il sera impossible de sélectionner le produit pour la vente. Si les dates ne sont pas renseignées, le produit sera toujours sélectionnable.
Case ”Prototype” : cochez cette case si il s’agit d’un prototype.
Case ”Non renouvelé” : cochez cette case si le produit n’est pas renouvelable.
Catalogue client : définissez des intitulés spécifiques pour un client.
Description : renseignez la description. Cette description sera affichée au client.
Description interne : cette description sera affichée seulement en interne.
Onglet Achat/Coûts, partie Frais
Les coûts indiqués dans la partie frais vont être utilisés dans le calcul des marges sur une commande client.
Prix de revient : c’est le coût déterminé pour votre produit. Il peut être déterminé manuellement depuis le champ “type coût”.
Type coût :
manuel : définissez le prix manuellement.
dernier prix d’achat (devise société) : la dernière commande passée est consultée et utilisée dans le calcul du prix de revient.
PMP (prix moyen pondéré) : permet de définir une valeur moyenne du produit en stock.
Dernier prix de production : retrouvez le coût de dernier ordre de production.
Coefficient de gestion : est utilisé si vous avez activé la case “Mettre à jour le prix de vente depuis le prix de revient”. Le prix de revient sera multiplié par le coefficient de gestion.
Coefficient de frais d’approche : ce coefficient est utilisé dans la gestion du stock. Il permet d’appliquer un coefficient lorsque vous allez recevoir le produit pour qu’il ait un coût adapté à la réception.
Consultez les informations concernant la configuration de l’onglet Achats dans la documentation sur le module Achats.
Onglet Comptabilité
- Déterminez les comptes comptables et la TVA appliquée depuis cet onglet
Lorsque vous renseignez une famille comptable pour un produit, il n’est plus utile de renseigner des informations comptables dans l’onglet Comptabilité. Dans le mode Modifier, cliquez sur l’icône “Vue” d’une famille comptable afin de visualiser les informations comptables qu’ont été renseignées pour cette famille. Dans le mode Vue, simplement cliquez sur la famille comptable sur la fiche produit afin de la consulter.
- Cependant, il est toujours possible de supprimer la priorité de la famille comptable. Si il existe besoin, renseignez une ligne d'écriture comptable spécifique à ce produit directement sur la fiche produit.
Liste de prix
Accès : Ventes → Configuration → Listes de prix
Une liste de prix a pour but de définir des tarifs spécifiques pour un client (par exemple, des remises).
Configuration
Donnez un titre.
Le type est automatiquement défini comme “Ventes”, car c’est une liste de prix créée depuis le module Ventes.
Cochez la case “Actif” pour que la liste de prix soit active.
Date de début d’application & Date de fin d’application : définissez les dates de début et de fin pour que la liste de prix soit active que pendant une certaine période. Par exemple, pendant la période des soldes. Si ces champs ont été laissés vides, la liste de prix sera applicable et utilisable en continue. Par contre, si les dates ont été précisées, la liste ne sera appliquée que pendant une certaine période de temps. Les dates peuvent être utiles lorsque vous pratiquez des tarifs négociés avec un client pour une durée de temps précise, ou pour mettre en place des périodes de promotions.
La case à cocher “Liste de prix non négociable” : si cette case est activée, vous ne pourrez pas faire des remises supplémentaires sur des tarifs déjà négociés. Il ne sera pas possible de modifier les remises au niveau des devis / commandes.
Case à cocher "Cacher remise sur impressions” : quand vous faites un devis et que vous ajoutez une liste de prix, les remises seront cachées sur l’impression du devis et du bon de commande.
Remise systématique % : une remise systématique est appliquée avec cette liste de prix sur l’ensemble des produits / prestations. Par exemple, si vous avez indiqué 5%, les 5% de remise seront appliqués systématiquement pour tous les produits.
Les listes de prix peuvent être de plusieurs types :
Optez pour une remise systématique en % sur tous les produits.
Soit, vous pouvez définir des produits ou des catégories des produits qui feront objet d’une remise.
Contenu de la liste de prix
Sur le tableau “Contenu de la liste de prix”, cliquez sur +Nouveau afin d’ajouter une nouvelle ligne avec un produit / une catégorie de produit qui serait concernée par la réduction.
La fenêtre de configuration “Ligne de liste de prix” va s’ouvrir.
Sélectionnez un produit ou une catégorie de produit.
Dans la partie “Méthode de calcul”, sur le champ “Remise/Surcharge/Remplace” sélectionnez soit Escompte, soit Ajout.
Dans le champ “Montant fixe”, sélectionnez entre “Aucune remise” / “En % / Fixe”.
Si vous sélectionnez “en %”, vous pouvez ensuite indiquer le pourcentage dans le champ dédié.
Le champ “Quantité minimale” : si vous renseignez la quantité minimale, ça veut dire que la remise sera appliquée qu’à partir de cette quantité. Par exemple, la remise sera appliquée qu'à partir de 5 produits commandés.
Il est possible d’ajouter d’autres lignes dans le tableau “Contenu de la liste de prix”. Sauvegardez les modifications apportées.
Historiser liste de prix
Les listes de prix existantes peuvent être historisées. Une fois que la liste de prix a été créée et sauvegardée, le bouton “Historiser liste de prix” va apparaître. Cliquez sur ce bouton afin d’historiser la liste de prix. Le tableau “Listes de prix historisées” contient toutes les listes historisées. Consultez dans ce tableau les paramètres d’une liste de prix historisée.
Liste de prix pour tiers
Accès : Ventes → Configuration → Listes de prix pour tiers
Plusieurs listes de prix peuvent être regroupées dans une liste de prix pour tiers. La liste de prix pour tiers est celle qui sera renseignée sur la fiche client.
Configuration
Donnez un libellé (par exemple, liste de prix Apollo).
Dans le tableau “Listes de prix”, cliquez sur “Sélectionner”.
Sélectionnez une liste à appliquer. Ici, vous trouverez toutes les listes de prix actives qu’ont été créées depuis le menu “Liste de prix”.
Vous pouvez appliquer plusieurs listes de prix si c’est nécessaire. Ce fait permet de partager différentes listes de prix entre différents tiers ou entre différentes types de tiers.
Sauvegardez les modifications apportées.
Liste de prix sur la fiche client
Une fois la liste de prix a été créée et appliquée, ouvrez la fiche client.
Sur la fiche client, cliquez sur l’onglet “Client”.
Ensuite, sélectionnez une liste de prix sur le champ “Listes de prix de ventes”. Sauvegardez.
Il restera donc de sélectionner ce produit avec la remise pendant la création du devis pour constater les réductions qui s’appliquent.
