Créer et procéder à un rapprochement bancaire

Création un rapprochement bancaire

Pour créer un rapprochement bancaire, se rendre à l’entrée de menu :

Accès : Comptabilité → Rappro. Bancaires → Rappro. Bancaires

1. Depuis la vue liste, cliquer sur l’icône + pour créer un nouvel enregistrement qui s’ouvre avec les valeurs préchargées.

2. Lancer le rapprochement bancaire : depuis la vue formulaire d’un relevé bancaire, cliquez sur le bouton “Lancer le rapprochement bancaire”.

Processus du rapprochement bancaire

L’assistant de rapprochement bancaire consiste en 8 étapes principales :

1. Paramètres de la session : définir les paramètres de la session de rapprochement (Relevé, Journal, Compte liquidité, Devise, Dates). Si vous faites le rapprochement bancaire directement depuis le relevé, ces données vont se précharger. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de renseigner les champs manuellement.

2. Charger le relevé : bouton de chargement des lignes de relevés (et si activés compta + pointage auto).

3. Tableau rapprochement bancaire : vous trouverez ici les lignes du relevé et si l’option “Inclure les autres relevés” est cochée, vous y trouverez également des anciennes lignes de relevés pas totalement rapprochées.

4. Tableau des écritures comptables : les écritures sont filtrés sur les dates et le compte le cas échéant.

5. Comptabilisation automatique: vous y trouverez le bouton de Comptabilisation automatique. Il sert au déclenchement manuel de la comptabilisation automatique. Il va utiliser les règles de la comptabilisation automatique pour générer les écritures comptables correspondantes aux règles définies et aux différentes lignes de relevés.

6. Pointage automatique : cliquer sur ce bouton afin d’effectuer le Pointage automatique sur les différentes lignes de relevés avec les écritures à rapprocher.

7. Pointer/Dépointer : il est possible d’effectuer le pointage/dépointage manuel.

8. Calculer les soldes : il est possible de vérifier les soldes et refaire le calcul en cliquant sur ce bouton.

9. Valider le rapprochement : validez le rapprochement une fois toutes les informations renseignées.

info

Les différents statuts du rapprochement bancaire :

Brouillon : statut de départ. Une séquence est attribuée uniquement à la sauvegarde.

Validé : ce statut est attribué après avoir cliqué sur le bouton “Valider le rapprochement” (des contrôles de cohérence s’appliquent).

En cours de correction : une fois au statut “Validé”, vous pouvez cliquer sur le bouton “Corriger” afin de procéder à une correction du rapprochement.

Etape 1 : Compléter l’entête

L’entête du rapprochement bancaire est composée des champs suivants :

1. Statut : le statut sert pour la comptabilisation et certains paramétrages associés.

2. Libellé : permet d’identifier à quoi correspond le rapprochement bancaire. Il peut être libre ou pré-complété avec la référence du relevé s’il a été généré depuis un relevé.

3. Société : société de rattachement du relevé.

4. Devis : devise du relevé.

5. Date de début-fin : bornes de dates correspondant au relevé.

6. Relevé bancaire : choix d’un relevé bancaire à charger.

7. Inclure les autres relevés : vous avez la possibilité d’inclure les lignes non totalement rapprochées d’autres relevés.

8. RIB / Journal / Compte liquidité : champs associés permettant de définir l’environnement du rapprochement. Par défaut, vous allez avoir un compte liquidité et/ou un journal par compte bancaire (RIB).

Etape 2 : Charger le relevé

Le bouton “Charger le relevé” permet de charger les lignes de relevé bancaire dans le tableau “Lignes de rapprochement bancaires”. Soit, il y a uniquement des lignes qui ont été sélectionnées, soit il peut également avoir des anciennes lignes non-rapprochées (dans ce cas, l’option “Inclure les autres lignes” doit être activée).

Dans Config. Paiement bancaires :

• Comptabilisation automatique : suite à l’activation de cette option, le système va lancer la Comptabilisation automatique après avoir chargé les lignes de rapprochement bancaire (action équivalente à l’action manuelle du bouton “Comptabilisation automatique”).

• Pointage automatique : suite à l’activation de cette option, le système va lancer le Pointage automatique après avoir chargé les lignes de rapprochement bancaire (action équivalente à l’action manuelle du bouton “Pointage automatique”).

Etape 3 : Consulter les lignes de rapprochement

Le Tableau Lignes de rapprochement bancaire comprend les informations suivantes :

1. Lien vers la Ligne de relevé bancaire.

2. Reprise depuis la ligne de relevé des champs nécessaires pour le rapprochement :

• Date d’effet ;

• Libellé, référence, origine ;

• Débit, Crédit ;

• Montant restant à rapprocher.

3. Champs permettant la comptabilisation à la validation du rapprochement bancaire :

• Type : Général, Fournisseur, Client (pour typer le type de ligne) ;

• Tiers : Tiers concerné par la transaction ;

• Compte comptable : Compte comptable repris de la fiche Tiers en fonction du type sélectionné.

4. Ligne d’écriture de rapprochement.

5. Uniquement sur la vue liste :

• N° de pointage : porté par la ligne de rapprochement et reporté sur la ligne d’écriture comptable avec laquelle elle est attachée ;

• Indice de confiance : utilisé dans le cadre de la comptabilisation automatique, et associé au pointage avec une règle ;

• Règle de comptabilisation/rapprochement (requête) : règle qui a permis d'aboutir au pointage.

Etape 4 : Recherche des écritures à rapprocher

Le Tableau “Écritures à rapprocher” liste les écritures comptables non-rapprochées sur le compte de trésorerie sélectionné en prenant en compte :

1. Lignes d’écritures sur le compte comptable (si sélectionné en entête).

2. Lignes d’écritures sur le journal (si sélectionné en entête).

3. Lignes d’écritures dont le montant rapproché est inférieur au montant de l’écriture.

4. Si le rapprochement :

• Inclut les autres relevés : aucun filtre sur les dates ;

• N’inclut pas les autres relevés : date de l’écriture comprise entre les bornes de dates pour le rapprochement.

5. Le bouton Imprimer en haut dans la barre de tâche permet d’imprimer la liste des écritures présentes :

• Première partie : le tableau des Ecriture(s) non-rapprochée(s) ;

• Deuxième partie : le tableau des lignes de rapprochement bancaire.

Etape 5 : La comptabilisation automatique

Comptabilisation automatique : le bouton “Comptabilisation automatique” permet de déclencher manuellement le mécanisme de comptabilisation automatique.

AOS va vérifier pour chacune des lignes de rapprochement, si une des règles liées aux relevés est applicable. Pour rappel, c’est la requête associée à la règle qui pilote le test, à savoir :

1. Si, par exemple, la requête est basée sur la “Description contenant”.

2. Que sur la règle le libellé recherché est, par exemple, FR14ZZZ012345 (qui est un numéro créancier ICS).

3. Alors, si la Ligne de rapprochement bancaire contient dans sa description ce libellé, une écriture comptable sera générée automatiquement avec :

• Journal = le journal de banque associé à la règle ou un journal du compte de banque ;

• Date = Date de valeur de la ligne ou date d’effet ;

• Tiers = Tiers défini sur la règle (Sélectionné sur la règle, ou défini dynamiquement par formule groovy en fonction d’un règle définie) ;

• Ligne d’écriture 1 : sur le compte de banque défini sur la règle de Gestion comptable de paiement.

• Ligne d’écriture 2 : sur le compte de contrepartie défini sur la règle liées aux relevés

• Montant : même montant, si débit sur le relevé alors crédit sur le compte de banque , si crédit sur le relevé, alors débit sur le compte de banque.

4. Ainsi, si la comptabilisation automatique est appliquée, la ligne de rapprochement sur le relevé va apparaître (sera mise à jour) avec les caractéristiques suivantes :

• Un numéro de pointage ;

• Un indice de confiance vert (car pointage a été généré via une règle configurée) ;

• Absence de règle de Comptabilisation/Rapprochement (pointage) ;

• Ligne d’écriture sélectionnée.

Etape 6 : Le pointage automatique

Le bouton “Pointage automatique” permet de déclencher manuellement le mécanisme de pointage automatique.

AOS va vérifier pour chacune des lignes de rapprochement, si une des requêtes de relevé bancaire de type Rapprochement automatique satisfait les critères comparativement aux écritures retournées dans le tableau “Ecriture(s) à rapprocher”. Les règles sont exécutées selon leur ordre de séquence (champ à définir sur la règle). Ainsi, pour que cela soit exhaustif, il faut que :

1. Les règles les plus précises arrivent en premier avec un indice de confiance “Rond Vert”.

2. Les règles avec un intervalle arrivent en un second temps avec un indice de confiance “Carré Orange”.

3. Les règles avec deux intervaux arrivent en dernier avec un indice de confiance “Triangle rouge”.

4. Si la règle pour le pointage retourne vrai, alors la ligne de rapprochement bancaire se verra attribuer :

• Un numéro de pointage (visible sur la ligne de rapprochement bancaire) ;

• Un indice de confiance de pointage pour alerter l’utilisateur ;

• Le lien vers la règle qui a permis d’établir le pointage ;

• Le lien vers la ligne d’écriture sera créé ;

• La ligne d’écriture se verra attribuer le numéro de pointage (qui apparaîtra dans le tableau d’écritures à rapprocher).

Etape 7 : Pointage/Dépointage manuel

Si pour une raison particulière un pointage manuel doit être réalisé, plusieurs possibilités s’offrent à l’utilisateur comptable.

CAS 1 : pointage / dépointage manuel par bouton Sélection

1. Pointage: sélection manuelle d’une ligne dans chacun des tableaux, puis cliquer sur le bouton “Pointer”. Dans le tableau de Lignes de rapprochement bancaire avec le bouton ✔ (la coche “Confirmer”). Dans le tableau des Ecriture(s) à rapprocher avec le bouton ✔ (la coche “Confirmer”). Ensuite cliquer sur le bouton ”Pointer”.

2. Dépointage : pour dépointer le processus est identique, seule la ligne de Rapprochement bancaire est à sélectionner. Ensuite, il faut cliquer sur Dépointer ce qui aura pour effet de supprimer le numéro de pointage sur les lignes et supprimer l’écriture sur la ligne de rapprochement bancaire. Si pour une raison particulière un pointage manuel doit être réalisé, plusieurs possibilités s’offrent à l’utilisateur comptable.

CAS 2 : pointage / dépointage manuel par sélection/suppression de la ligne d’écriture

1. Pointage: pour une ligne de rapprochement n’ayant pas la ligne d’écriture, passer en mode édition sur la ligne. Puis sélectionner une Ligne d’écriture dans la liste dans la colonne Ligne d’écriture (avec la loupe). Un numéro de pointage sera automatiquement attribué aussi bien sur la Ligne de Rapprochement que sur le tableau des lignes d’écritures.

2. Dépointage: fonctionnement identique mais à l’inverse en dé-sélectionnant la ligne d’écriture, le N° de pointage sera effacé. Si pour une raison particulière un pointage manuel doit être réalisé, plusieurs possibilités s’offrent à l’utilisateur comptable.

CAS 3 : pointage par sélection du type / tiers / compte comptable et génération de l’écriture à la validation du rapprochement

1. Pour une ligne de rapprochement n’ayant pas la ligne d’écriture, passer en mode édition sur la ligne.

2. Puis sélectionner le type, le Tiers et le Compte comptable de contrepartie au compte de banque.

3. Puis cliquer à l’extérieur du tableau pour repasser en lecture seule et sauvegarder la ligne.

4. Dès lors que le rapprochement sera validé, la ligne d’écriture sera automatiquement générée.

5. A la validation du rapprochement, si au moins une ligne possède un Tiers et un compte de renseigné, un message d’alerte s’affiche. Cliquer sur OK pour que la ligne d’écriture soit générée.

CAS 4 : pointage multiple par sélection de la ligne de rapprochement et des écritures

Dans certains cas, notamment en fonctionnement global et non détaillé (exemple pour les virements), le relevé fait apparaître une seule ligne alors que plusieurs paiements ont été exécutés ensemble.

1. Sélectionner la ligne (CTRL + Clic gauche ou avec la case à cocher en entête de ligne), puis cliquer sur le bouton “Pointage multiple”.

2. Une fenêtre pop-up va s’ouvrir permettant de sélectionner les lignes d’écritures de paiements sur le compte de banque concernées (même écritures que sur le tableau des Ecriture(s) à rapprocher).

3. Une fois les écritures sélectionnées, le montant des écritures sélectionnées est affiché en bas à gauche, il faut cliquer sur le bouton “Valider”.

4. Enfin, de retour à l’écran de rapprochement bancaire, AOS aura procédé aux actions suivantes :

• Éclatement de la ligne en N lignes de rapprochement correspondant au montant de la ligne des lignes d’écritures sélectionnées. Dans l’exemple présenté ici, décomposition de la ligne de crédit client 123 Service de 38442,47 en 2 lignes de 13953 (40%) et 29929,47 (60%).

• La nouvelle ligne de rapprochement générée (celle avec Pointage N°9) est reliée à la ligne de relevé initiale.

• Chacune des lignes a été pointée automatiquement avec la ligne d’écriture d’origine.

Etape 8 : Vérification des soldes

La principe du rapprochement bancaire est de vérifier qu’il n’y a pas d’écart entre la comptabilité et le relevé bancaire. A ce titre, le rapprochement dispose d’une impression et de plusieurs indicateurs pour les soldes :

1. L’impression de l'État détaillé permet d’imprimer un PDF (bouton imprimer en haut de page) se présentant en deux parties :

• Première partie : état de rapprochement qui présente à gauche les lignes de rapprochement pointées et à droite les écritures comptables correspondantes sur la période.

• Deuxième partie : état des écritures non pointées qui présente à gauche les lignes de rapprochement non-pointées et à droite les écritures les écritures comptables du journal de banques non-pointées/rapprochées correspondantes sur la période.

2. Panneau d’indicateur N°1 : vous le trouverez au dessus des Lignes de rapprochement bancaire.

• Total réglé : Montant total au débit des lignes présentes dans le tableau des lignes de rappro.

• Total encaissé : Montant total au crédit des lignes présentes dans le tableau des lignes de rappro.

• Solde de départ : Solde du précédent rapprochement bancaire (ou dans le cas du premier rapprochement bancaire effectué, est égal au Solde de départ du relevé).

• Solde d’arrivée : Solde de départ + SOMME des (Débit - Crédit) des Lignes de rapprochement bancaire (avec une ligne d’écriture sélectionnée / 3ème indicateur du tableau en bas).

3. Le solde d’arrivée est mis à jour au fur et à mesure que les rapprochements sont effectués.

4. Panneau d’indicateur N°2 : vous le trouverez en bas du formulaire.

5. A gauche se trouvent les soldes provenant du Relevé bancaire, à droite les soldes en comptabilité.

6. Le bouton “Calculer les soldes” permet de mettre à jour les soldes.

• Déjà rapprochées : somme des montants des Lignes de rapprochement validées VS les lignes sur le compte comptable bancaire (Montant rapproché) ;

• Non-Rapprochées et en cours : somme des montants des Lignes de rapprochement non-rapprochées (sans ligne d’écriture) et en cours de rapprochement (avec ligne d’écriture) VS Lignes non-rapprochées et en cours de rappro. sur le compte comptable ;

• En cours de rapprochement : somme des montants des Lignes de rapprochement en cours (rapprochement non validé) comparativement aux lignes d’écritures comptables sélectionnées sur le rapprochement en cours ;

• Reste à rapprocher : somme des montants des Lignes de rapprochement non-rapprochées sur le relevé comparativement aux Lignes d’écritures comptables non rapprochées sur le compte comptable (sans montant rapproché ou numéro de pointage) ;

• Nouveau Solde Théorique : Déjà rapprochées + En Cours de rapprochement.

7. La validation du rapprochement bancaire entraîne :

• Le passage au statut Validé du rapprochement ;

• Les Lignes de rapprochement avec une ligne d’écriture sont marquées comme “Est Comptabilisé” (voir case à cocher en bout de ligne) ;

• Les lignes d’écritures dans le cas N°3 cité précédemment sont générées. C’est-à-dire, les lignes qui étaient avec un compte bancaire sélectionné et/ou un tiers sélectionné vont être générées directement au moment où vous allez valider le relevé bancaire.

astuce

Voir les écritures rapprochées : ce bouton permet d’ouvrir la liste des écritures rapprochées.

Correction de rapprochement

Lorsque le rapprochement est au statut “Validé”, le bouton “Corriger” permet de corriger le relevé en cas d’erreur lors d’un rapprochement.

Le statut passe à “En cours de correction” et le tableau des lignes de rapprochement n’est plus en lecture seule et le bouton “Valider le rapprochement” est à nouveau cliquable. Ce fait permet de re-valider la correction effectuée. La correction nécessite d’indiquer un commentaire pour pouvoir être validée, un champ spécifique est situé à côté de la case des calculs de soldes.

Une fois la correction effectuée, il faut cliquer sur le bouton “Valider” pour confirmer la correction du rapprochement et le statut du rapprochement reprendra son état “Validé”.

Si vous faites des modifications, il faudra appuyer de nouveau sur le bouton “Calculer les soldes” pour que l’ensemble des soldes soit mis à jour.