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Version: 8.1

Les configurations du module Base

Configuration applicative​

Accès : Config applicative → Gestion des applications → sélectionnez le module et cliquez sur “Configurer”.

Les sauvegardes​

Pour que les modifications apportées au niveau des configurations applicatives soient prises en compte, il est primordial d'effectuer des sauvegardes et ensuite de rafraîchir le navigateur.

Activer une fonctionnalité dans la Config applicative​

Au niveau de la Config applicative, activez une fonctionnalité. Ensuite, cliquez sur l’icône “Sauvegarder”.

attention

Certaines fonctionnalités une fois qu’elles sont activées, se sauvegardent automatiquement. Cependant, ceci n’est pas une règle et il vaut mieux sauvegarder chaque modification apportée.

Rafraîchissez le navigateur

Les sauvegardes sur un formulaire​

Lorsque vous créez un nouvel enregistrement ou vous apportez des modifications, pensez à sauvegarder en cliquant sur l’icône de disquette.

Configuration Base, l’onglet Configuration​

Accès : Config applicative → Gestion des applications → Base, configurer.

Ici, vous trouverez des maintes configurations de base qui peuvent s’avérer utiles. Activez ou désactivez ces configurations en fonction de vos besoins.

Activer la gestion des enseignes commerciales​

Le fait d’activer cette fonctionnalité vous permet d’activer une subdivision plus fine de la société dans l’application. Cette fonctionnalité est utile lors de la saisie. On pourra par exemple préciser l'enseigne commerciale concernée à la création d'un devis, d'une facture, etc.

Activer l’envoi d’email​

Le fait d’activer cette fonctionnalité permet d’envoyer des emails lorsque la configuration SMTP a été mise en place.

Gérer les comptes mail par utilisateur​

Au lieu d’utiliser un compte SMTP commun pour l’envoi d’email sur l’application, sur chaque profil utilisateur il est possible de configurer des connexions à des boîtes emails.

Gérer les comptes mail par société​

Au lieu d’utiliser un compte SMTP commun pour l’envoi d’email sur l’application, sur chaque société il est possible de configurer des connexions à des boîtes emails.

Unités par défaut​

Définissez les unités utilisées par le système par défaut. Par exemple, déterminez la durée d’une journée de travail. Les valeurs par défaut peuvent être changées par la suite sur une fiche en particulier.

1.1. Accès : Config applicative → Gestion des applications → Base, configurer. Sur la page de configuration de Base, activez les fonctionnalités selon vos besoins. 1) Activer la gestion des enseignes commerciales ; 2) Activer l’envoi d’email ; 3) Gérer les comptes mail par utilisateur ; 4) Gérer les comptes mail par société.
1.1. Accès : Config applicative → Gestion des applications → Base, configurer. Sur la page de configuration de Base, activez les fonctionnalités selon vos besoins. 1) Activer la gestion des enseignes commerciales ; 2) Activer l’envoi d’email ; 3) Gérer les comptes mail par utilisateur ; 4) Gérer les comptes mail par société.

Gérer le multi banques​

En activant cette option, vous pourrez utiliser plusieurs RIB pour une même société. L'activation de cette option vous donnera ainsi la possiblité de sélectionner le RIB à utiliser dans certaines fonctionnalités (exemple : Saisie d'un paiement, Ordre bancaire).

Messenger, Calendrier, Documents, Gestion des équipes​

Le fait d’activer ces fonctionnalités résulte en l'apparition des entrées de menu Messenger, Calendrier, Travail d'équipe et Documents.

  • Messenger : Messenger est une messagerie interne, avec une boîte de réception. Vous allez recevoir dans cette messagerie toutes les notifications internes de l'ERP.

  • Calendrier : gérez les événements grâce au Calendrier.

  • Documents : cette option permet d'activer la gestion documentaire électronique. L'application "Documents" devient visible et sert à importer et exporter des fichiers, créer des documents et des dossiers, ainsi que de gérer leur arborescence.

  • Travail d'équipes : permet de gérer des équipes et des tâches d'équipe.

Nb de décimales pour le taux de taxe, les prix unitaires et les quantités​

Ces trois champs permettent de configurer la précision après la virgule.

1.1. 1) Gérer multi banques ; 2) Messenger ; 3) Calendrier ; 4) Documents.
1.1. 1) Gérer multi banques ; 2) Messenger ; 3) Calendrier ; 4) Documents.
1.2. 1) Localisation des tiers par défaut (sert à définir la langue) ; 2) Nb de décimales pour le taux de taxe ; 3) Nb de décimales pour les prix unitaires ; 4) Nb de décimales pour les quantités.
1.2. 1) Localisation des tiers par défaut (sert à définir la langue) ; 2) Nb de décimales pour le taux de taxe ; 3) Nb de décimales pour les prix unitaires ; 4) Nb de décimales pour les quantités.

Gestion des filiales sur les tiers​

Cette option permet d'associer un Tiers "société mère" depuis une fiche tiers. Une liste est également affichée dans cette fiche contenant les sociétés filles associées (Les tiers ayant comme société mère l'enregistrement consulté).

Vérifier l'existence de la séquence à la génération​

Cette option va permettre de vérifier que la séquence générée automatiquement n'existe pas déjà dans l'application. Si c'est le cas, un message d'erreur sera affiché demandant de corriger la configuration de la séquence.

Préfixe brouillon pour les séquences​

Il est possible de configurer le prefixe par défaut associé aux séquences des enregistrements au statut brouillon. La valeur par défaut est # (exemple pour une facture : #102).

1.1. 1) Gestion des équipes ; 2) Gestion des filiales sur les tiers ; 3) Vérifier l’existence de la séquence à la génération ; 4) Préfixe brouillon pour les séquences.
1.1. 1) Gestion des équipes ; 2) Gestion des filiales sur les tiers ; 3) Vérifier l’existence de la séquence à la génération ; 4) Préfixe brouillon pour les séquences.

Activer la génération de code barre d'un produit​

Cette option permet d’activer la gestion des codes barres sur une fiche produit.

Générer une séquence pour les tiers​

Générer une séquence pour les tiers : ce champ permet d’attribuer à chaque tiers créé un numéro de séquence tel que configuré dans la table des séquences (Document concerné = ‘Tiers’) via une séquence spécifique configurée (Données générales / Séquences).

Contrôle du SIRET​

Cette option permet de contrôler la cohérence de la chaîne de caractères du SIRET. Lorsque l’adresse du tiers est française, le champ SIRET sera alors obligatoire.

Gérer les variantes de produit​

Une fois cette option activée, vous pouvez créer des modèles de produit dans le référentiel produit (Config applicative → Référentiel → Produits). A partir d'un modèle, vous allez pouvoir créer différentes variantes d'un produit, selon certains attributs (couleur, taille...etc.).

1.1. 1) Activer la génération de code barre d'un produit ; 2) Générer une séquence pour les tiers ; 3) Contrôle du SIRET ; 4) Gérer les variantes de produit.
1.1. 1) Activer la génération de code barre d'un produit ; 2) Générer une séquence pour les tiers ; 3) Contrôle du SIRET ; 4) Gérer les variantes de produit.

Modèle de message pour les changements de mot de passe​

Cette option permet d’utiliser un template d’email pour les changements de mot de passe.

Nombre de tâches générées au plus à la fois​

Correspond au seuil maximum des tâches récurrentes à la génération.

Temps d'attente maximal pour un traitement (secondes)​

Temps maximum d'attente que prend un traitement lancé par l'utilisateur avant de continuer en arrière-plan.

Activer la gestion multi-société​

Activez la gestion multi-société sur l’application. Lorsque cette option est désactivée, il n'est pas possible de gérer qu'une seule société dans l'outil.

Stocker les noms de voie​

Cette option vous permet d’activer la copie des numéros et noms de voies directement sur le formulaire d’adresse au lieu d’être dynamique (sur internet).

1.1. 1) Modèle de message pour les changements de mot de passe ; 2) Nombre de tâches générées au plus à la fois ; 3) Temps d'attente maximal pour un traitement (secondes) ; 4) Activer la gestion multi-société. 5) Stocker les noms de voie.
1.1. 1) Modèle de message pour les changements de mot de passe ; 2) Nombre de tâches générées au plus à la fois ; 3) Temps d'attente maximal pour un traitement (secondes) ; 4) Activer la gestion multi-société. 5) Stocker les noms de voie.

Adresse partagée​

Cette option vous permet de définir si une adresse peut être partagée ou non.

Activer les numéros de TVA​

Cette option vous permet de saisir des numéros de TVA depuis la fiche Société.

Champs des produits à surcharger par société​

Permet de définir quels champs du Produit seront surchargés par société.

Modèle d'email par défaut pour les notifications Messenger​

Configuration du modèle d’email par défaut à utiliser lorsqu’une alerte email est envoyée.

Gestion CC & CCI emails (Manage related CC & BCC emails)​

Cette option permet de gérer les CC & CCI lors d’un envoi mail.

Liste des modèles de mail pour les notifications Messenger​

En fonction du module métier, un modèle de mail par défaut peut être utilisé lorsqu’une notification email est envoyée.

1.1. 1) Adresse partagée ; 2) Champs des produits à surcharger par société ; 3) Modèle d'email par défaut pour les notifications Messenger ; 4) Gestion CC & CCI emails (Manage related CC & BCC emails) ; 5) Liste des modèles de mail pour les notifications Messenger.
1.1. 1) Adresse partagée ; 2) Champs des produits à surcharger par société ; 3) Modèle d'email par défaut pour les notifications Messenger ; 4) Gestion CC & CCI emails (Manage related CC & BCC emails) ; 5) Liste des modèles de mail pour les notifications Messenger.

Configuration Base, l’onglet Interfaces​

Cliquez sur l’onglet Interface pour accéder aux configurations des webservices externes.

API pour cartes​

Renseignez dans ce champ le lien vers l’API à utiliser pour toutes les fonctions de cartes. Il existe deux choix : Google ou OpenStreetMap.

attention

Les services de Google maps peuvent être payants pour les entreprises.

Validation adresse QAS​

Cette option permet de configurer le webservice de QAS servant à formater et valider les adresses.

Il est possible de vérifier la connexion à ce service en cliquant sur le bouton : “Tester la connexion vers le service web QAS”.

Services web : URL WS Devises​

Cette configuration permet de se connecter à un webservice pour récupérer les taux de change. Par défaut, le taux de change proposé est BCE (Banque centrale Européenne). Il est également possible de se connecter au webservice Fixer (https://fixer.io/).

Geonames​

Ici, configurez le dossier (les champs “URL Dump de GeoNames” et “URL Zip de GeoNames”) où se trouve les dumps pour la base adresse et le fichier ZIP.

1.1. 1) API pour cartes ; 2) Validation adresse QAS ; 3) URL WS Devises ; 4) Geonames.
1.1. 1) API pour cartes ; 2) Validation adresse QAS ; 3) URL WS Devises ; 4) Geonames.

Configuration Base, l’onglet Conversion des devises​

Depuis cet onglet, on peut créer des taux de changes inter-devises manuellement. Le bouton “MaJ & Historiser le taux actuel” sert à effectuer une mise à jour automatique depuis le webservice configuré dans le champ "URL WS Devises" et à historiser les taux.

1.1. “Conversion des devises” permet de créer des taux de changes inter-devises manuellement. Le bouton “MaJ & Historiser le taux actuel” sert à effectuer une mise à jour automatique et à historiser les taux.
1.1. “Conversion des devises” permet de créer des taux de changes inter-devises manuellement. Le bouton “MaJ & Historiser le taux actuel” sert à effectuer une mise à jour automatique et à historiser les taux.

Configuration Base, l’onglet Configuration de la traçabilité globale​

Cette fonctionnalité permet de configurer la traçabilité de champs d'objets. Ainsi les actions réalisées sur ce champ sont tracées et consultables depuis un journal de traçabilité. Il peut s'agir d'actions de création, modification, suppression, export ou lecture. Dans cet exemple : on trace toute action réalisée sur les champs : nom complet simple, nom complet, nom et prénom de l'objet Tiers (Partner) ayant une catégorie de tiers correspondant à XXX.

1.1. La traçabilité globale permet aux certains champs de l’application qui sont à configurer de conserver une traçabilité des actions qui sont réalisées en création, en suppression, en mise à jour, en export et en lecture avec la possibilité de définir des conditions de traçabilité.
1.1. La traçabilité globale permet aux certains champs de l’application qui sont à configurer de conserver une traçabilité des actions qui sont réalisées en création, en suppression, en mise à jour, en export et en lecture avec la possibilité de définir des conditions de traçabilité.

Configuration Base, l’onglet Impressions​

Regrouper les produits sur les impressions​

Cette option active la possibilité de regrouper les lignes par produits dans les générations de documents d'impression (devis de vente, commandes d'achat, mouvements de stocks, factures).

Modèles​

Les modèles permettent d'associer un template BIRT pour l’impression de certains documents (catalogue produit, annuaires).

Paramètres d'impression BIRT​

Les paramètres d'impression BIRT permettent d’associer un template (BIRT) à un modèle de données.

1.1. 1) Regrouper les produits sur les impressions : cette option active la possibilité de regrouper les lignes par produits dans les générations de documents d'impression (devis de vente, commandes d'achat, mouvements de stocks, factures) ; 2) Modèles : les modèles permettent d'associer un template BIRT pour l’impression de certains documents (catalogue, annuaire); 3) Paramètres d'impression BIRT : les paramètres d'impression BIRT permettent d’associer un template (BIRT) à un modèle de données.
1.1. 1) Regrouper les produits sur les impressions : cette option active la possibilité de regrouper les lignes par produits dans les générations de documents d'impression (devis de vente, commandes d'achat, mouvements de stocks, factures) ; 2) Modèles : les modèles permettent d'associer un template BIRT pour l’impression de certains documents (catalogue, annuaire); 3) Paramètres d'impression BIRT : les paramètres d'impression BIRT permettent d’associer un template (BIRT) à un modèle de données.

Configuration Base, l’onglet Signature​

Le champ “certificat PFX” permet d'ajouter un certificat numérique PFX dans l'application qui va signer les documents déposés. Une des utilisations dans Axelor Open Suite est de fournir une valeur probante aux justificatifs de notes de frais, déposés sur les lignes de notes de frais.

1.1. Ce champ permet d'ajouter un certificat numérique PFX dans l'application qui va signer les documents déposés. Une des utilisations dans Axelor est de fournir une valeur probante aux justificatifs de notes de frais, déposés sur les lignes de notes de frais.
1.1. Ce champ permet d'ajouter un certificat numérique PFX dans l'application qui va signer les documents déposés. Une des utilisations dans Axelor est de fournir une valeur probante aux justificatifs de notes de frais, déposés sur les lignes de notes de frais.

Configuration Base, l’onglet Barèmes​

Cliquez sur “Activer les barèmes” afin d’activer les barèmes. L’entrée de menu “Barèmes” va apparaître au niveau du module Ventes. D’autres réglages seront par conséquent disponibles dans le menu Config Applicative, dans les configurations du module Ventes (par exemple, “Activer le calcul complet des devis à partir des barèmes”).

Un barème dans AOS, permet de créer des règles de calculs pour évaluer un champ (un entier, un décimal, une date, ....) d'un objet (une ligne de commande, une commande, un devis, un mouvement de stock, ...) en fonction de paramètres (appelé règle de classification).

Les barèmes s'appliquent aussi lorsque le produit est ajouté comme objet complémentaire.

1.1. Cliquez sur “Activer les barèmes” afin d’activer les barèmes. L’entrée de menu “Barèmes” va apparaître au niveau du module Ventes. D’autres réglages seront par conséquent disponibles dans le menu Config Applicative, dans les configurations du module Ventes (par exemple, “Activer le calcul complet des devis à partir des barèmes”)..
1.1. Cliquez sur “Activer les barèmes” afin d’activer les barèmes. L’entrée de menu “Barèmes” va apparaître au niveau du module Ventes. D’autres réglages seront par conséquent disponibles dans le menu Config Applicative, dans les configurations du module Ventes (par exemple, “Activer le calcul complet des devis à partir des barèmes”)..
1.1. Cliquez sur “Activer les barèmes” afin d’activer les barèmes. L’entrée de menu “Barèmes” va apparaître au niveau du module Ventes. D’autres réglages seront par conséquent disponibles dans le menu Config Applicative, dans les configurations du module Ventes (par exemple, “Activer le calcul complet des devis à partir des barèmes”)..
1.1. Cliquez sur “Activer les barèmes” afin d’activer les barèmes. L’entrée de menu “Barèmes” va apparaître au niveau du module Ventes. D’autres réglages seront par conséquent disponibles dans le menu Config Applicative, dans les configurations du module Ventes (par exemple, “Activer le calcul complet des devis à partir des barèmes”)..