Rapports de projet / de tâche

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Il s'agit d'un rapport complet du projet. Ce rapport est généré chaque mois pour les projets sélectionnés. Il existe un batch permettant de générer ce rapport, dans lequel les projets peuvent être sélectionnés pour la génération du rapport.

Il calcule les montants à partir des éléments liés au projet, tels que les tâches, les feuilles de temps, les lignes de dépenses, les lignes de commande, les lignes de facture et les lignes de mouvement de stock.

Ce rapport est généré par projet et par tâche. Il est également important de savoir que tous les sous-projets du projet sélectionné seront pris en compte pour le calcul du rapport de ce projet.

Il existe principalement deux types de valeurs calculées dans le rapport de projet : l'une est basée sur le temps, où tout est calculé en jours, et l'autre est financière, où tout est calculé dans la devise de l'entreprise.

Production : par exemple, dans la rubrique Production en haut de la page, vous trouverez les informations concernant l’avancement de la tâche par rapport à ce qui a été produit (inclut le temps passé, les forfaits etc).

Plusieurs onglets avec les informations détaillées sont disponibles sur la fiche du rapport.

Onglet Informations

info

Dans AOS, deux types de calculs sont possibles :

• Un calcul sur la période ;

• Un calcul lancé depuis le début du projet.

Ces deux calculs vous permettent d’avoir une vision globale du projet.

Dans les rapports, vous trouverez des indicateurs qui vous permettent de suivre l’avancement d’un projet ou d’une tâche.

Dans l’onglet Informations, vous allez trouver plusieurs rubriques :

• Initial:

1. Ventes initiales totales : total du « montant des ventes » des lignes initiales liées au projet ou à la tâche. Y compris toutes les lignes dont la date est antérieure à la fin de la période de reporting.

2. Coût initial total : total du « montant des coûts » des lignes initiales liées au projet ou à la tâche. Y compris toutes les lignes dont la date est antérieure à la fin de la période de reporting.

• Période: Tous les champs affichent ici le total de la période de reporting actuelle.

1. Chiffre d'affaires théorique du mois: il s'agit de la somme du montant des ventes hors taxes de toutes les lignes concernées relevant du reporting et liées au projet ou à la tâche et pour lesquelles « À facturer » est vrai. Il comprend également le champ « Pourcentage d'avancement de la tâche * Entreprise W.T. » de la tâche à prix fixe.

2. Coût du mois: il s'agit de la somme du montant des coûts de toutes les lignes concernées relevant de la période de reporting et liées au projet ou à la tâche.

3. Facturé du mois: total du montant des lignes de facture client ventilées dont la date limite de facturation relève de la période de reporting et est liée au projet ou à la tâche. Ici aussi, le montant de la ligne de facture peut être proportionnel aux dates comprises dans la période de reporting à partir des dates limites.

• Total:

1. Chiffre d'affaires réel total: le calcul de ce champ dépend de la sélection « Calcul du chiffre d'affaires du projet » dans les configurations de l’application Gestion à l’affaire dans la partie Reporting projet.

• Selon le montant produit théorique uniquement: le montant total est calculé en additionnant simplement le « chiffre d'affaires théorique actuel » et tous les « chiffres d'affaires théoriques actuels » précédents.

• Selon facturé réel + lignes et avancement non facturés: le total est calculé à partir de tous les montants facturés des lignes associées au projet et à la tâche, ainsi que du montant des lignes non encore facturées mais pour lesquelles « À facturer » est vrai. Il ajoute également le montant de la tâche à prix fixe si la tâche est partiellement facturée. Il est calculé sur la base de (progression totale - % de progression facturée) * montant de la tâche + montant facturé de la tâche.

2. Coût total: somme du coût du mois de tous les rapports précédents et du rapport du mois.

3. Total facturé: somme du champ « Actuellement facturé » de tous les rapports précédents et du rapport du mois.

4. Chiffre d'affaires théorique total: somme du « chiffre d'affaires théorique actuel » de tous les rapports précédents et du rapport actuel.

• Restant:

1. Total restant à produire: Total des ventes initiales - Total du chiffre d'affaires réel + éléments supplémentaires lorsque la case « Ventes supplémentaires » est cochée et en rapport avec la tâche ou le projet et que la date se situe dans la période de référence.

2. Coût restant total: Coût total initial - Coût total + Somme du montant de la ligne correspondante (calculé comme le coût actuel) lorsque la case « Coût supplémentaire » est cochée.

3. Total restant à facturer: Total du chiffre d'affaires réel - Total facturé.

4. Total planifié à produire: Somme de la progression de 1 % de toutes les tâches du projet * montant de la tâche.

5. Coût planifié total:

• Il est calculé à partir de toutes les périodes précédentes jusqu'à la période actuelle.

• Il est calculé en fonction du type de produit , du produit basé sur le temps et du produit non basé sur le temps.

• Pour les produits non basés sur le temps : Coût initial - coût de toutes les périodes (jusqu'à la période actuelle) + total des coûts supplémentaires.

• Pour les produits basés sur le temps : coût initial - coût de toutes les lignes sauf les lignes de la feuille de temps + coûts supplémentaires + montant restant à faire. Le montant restant à faire est calculé à partir du « temps prévu » restant sur la base du coût des employés OU du temps estimé restant et de la progression restante des tâches, en fonction de la configuration « Calcul du temps restant » dans le projet commercial de l'application.

info

L’avancement du projet / de la tâche peut être reflété soit en pourcentage, soit en jours.

-Marge: 1.Marge initiale totale : Total des ventes initiales - Total des coûts initiaux 2.Marge du mois : Chiffre d'affaires théorique du mois - Coût du mois 3.Marge réelle totale à ce jour : Chiffre d'affaires réel total - Coût total 4.Marge finale : Marge totale réelle à ce jour + Total restant à produire - Coût restant total 5.Marge théorique totale : Chiffre d'affaires théorique total - Coût total

Onglet Détail de coûts

Tous les champs liés aux coûts sont affichés ici. Les champs déjà expliqués sont omis. 1.Coût additionnel du mois : montant total (dans la devise de l'entreprise) de toutes les lignes liées au projet et à la tâche qui entrent dans la période de reporting actuelle et pour lesquelles le coût additionnel est coché. 2.Coût temps passé du mois : total du montant des coûts calculé à partir des lignes de la feuille de temps liées à la tâche ou au projet dont la date se situe dans la période de reporting. Il est calculé sur la base de la durée en heures indiquée dans la ligne de la feuille de temps et du coût horaire de l'employé qui y est associé. 3.Coût de frais actuel : total du montant des dépenses provenant des lignes de dépenses liées à la tâche ou au projet, dont la date de dépense se situe dans la période de reporting. 4.Coût additionnel total : total des « coûts additionnels du mois » de toutes les périodes de reporting précédentes + période de reporting actuelle. 5.Coût temps passé total : total des « coûts du temps passé du mois » de toutes les périodes de reporting précédentes + période de reporting actuelle. 6.Coût total des frais : total des « coût de frais actuel » de toutes les périodes de reporting précédentes + période de reporting actuelle.

Chiffre d’affaire au forfait

Il s'agit du calcul des montants de la tâche au forfait liée au projet. Il sera masqué si tous les montants sont égaux à 0. C'est le cas lorsque le type de tâche est basé sur le temps. -Période: 1.Chiffre d'affaires théorique au forfait du mois : il s'agit de la somme du pourcentage d'avancement * le montant de la tâche au forfait liée au projet. 2.Forfait facturé du mois : somme du montant de la ligne de facture client liée à la tâche dont la date de coupure de facturation tombe dans la période de reporting. -Total: 1.Chiffre d’affaires réel total au forfait : similaire au champ « Chiffre d'affaires réel total », il dépend de la configuration de l'application Gestion à l’affaire. Les valeurs sont calculées à partir du reste à facturer * montant de la tâche + montant « Total facturé au forfait ». 2.Chiffre d'affaires théorique total au forfait : somme du pourcentage d'avancement (jusqu'à la période de reporting) * montant de la tâche de toutes les tâches au forfait liées au projet ou pour le rapport de tâche uniquement lié à la tâche concernée. 3.Total facturé au forfait : total du « Total facturé actuel au forfait » de tous les rapports précédents + rapport actuel. -Restant: 1.Total restant à facturer au forfait : chiffre d'affaires réel total à prix fixe - total facturé à prix fixe. En cliquant sur le bouton « Détails », vous ouvrirez les tâches au forfait associées.

Onglet Chiffre d’affaires - temps passé

Dans cet onglet, vous trouverez les informations concernant les ventes. Tous les montants du chiffre d'affaires liés aux tâches basées sur le temps sont affichés ici. -Période: 1.Chiffre d'affaires théorique temps passé du mois : il est calculé de la même manière que le « chiffre d'affaires théorique du mois », sauf que le pourcentage d'avancement par rapport au forfait n'est pas inclus. 2.Facturation temps passé du mois : somme des montants facturés à partir des lignes associées dont la date correspond à la période de reporting. 3.Ventes additionnelles actuelles : il s'agit de la somme des « montants des ventes » provenant des éléments supplémentaires liés au projet ou à la tâche et dont la date correspond à la période de reporting actuelle. -Total: 1.Chiffre d'affaires réel total - temps passé : similaire au « chiffre d'affaires réel total », mais il ne tient pas compte du montant basé sur la progression de la tâche au forfait. 2.Chiffre d'affaires théorique total - temps passé : similaire au « chiffre d'affaires théorique total », mais sans le montant basé sur l'avancement de la tâche au forfait. 3.Total facturé - temps passé : somme des montants facturés des lignes de facture client associées, à l'exception des lignes de facture liées à la tâche à prix fixe. Seules les lignes de facture qui tombent dans la période de reporting actuelle sont prises en compte. 4.Ventes additionnelles totales : somme des « ventes supplémentaires actuelles » du rapport actuel et de tous les rapports précédents liés à la tâche ou au projet.

Onglet Lignes employé

Les lignes affichent ici les valeurs et les montants par employé liés au projet et à la tâche associés à la période de reporting actuelle. Il y a une ligne par employé et par rapport. La dernière icône de la grille permet d'ouvrir les lignes de la feuille de temps liées à l'employé et au rapport. Ligne employé: les différents champs décrits ci-dessus se trouvent dans la fenêtre Ligne employé ; il est nécessaire de double-cliquer sur la ligne afin de l’ouvrir. 1.Temps planifié total: nombre total de jours prévus pour l'employé dans la période de reporting actuelle + temps planifié total dans les rapports précédents, en rapport avec le projet ou la tâche. 2.Temps planifié du mois : nombre total de jours prévus pour l'employé dans la période de reporting actuelle en rapport avec la tâche ou le projet. 3.Temps passé total : nombre total de jours passés par l'employé dans la période de reporting actuelle + « Temps passé total » du rapport précédent en rapport avec la tâche ou le projet. 4.Temps passé du mois : nombre total de jours passés par l'employé au cours de la période de rapport actuelle sur une tâche ou un projet du rapport. 5.Production au forfait du mois : -Elle est calculée proportionnellement à partir du rapport de projet. -La proportion est basée sur le rapport entre le temps passé du mois par l'employé et le temps passé du mois du rapport. -Le rapport multiplié par la production au forfait du mois du rapport correspond à la valeur de ce champ. -Par exemple, si la production au forfait du mois = 10 jours dans le rapport et le temps passé du mois = 20 dans le rapport. Si le temps passé du mois d'un employé est de 5 jours, la valeur de ce champ pour l'employé est de 2,5 jours. 6.Pourcentage de la production/temps passé du mois : pourcentage de la production du temps passé actuellement par rapport au temps passé du mois de l'employé. Tous les champs sont calculés de la même manière que la « production au forfait du mois» du rapport de projet, à l'exception de certains des champs suivants. 7.Coût du temps passé du mois : il est calculé à partir de la durée totale de la période de rapport du mois par l'employé sur les projets et tâches connexes, multipliée par le coût horaire de l'employé. 8.Coût temps passé total : le coût total du temps passé est calculé en additionnant le « coût du temps passé du mois » et le « coût total du temps passé » du rapport de la période précédente. 9.Coût de frais actuel : il est calculé à partir du montant total des dépenses de l'employé sur les projets et tâches connexes au cours de la période de reporting actuelle. 10.Coût total des frais : le coût total des dépenses est calculé en additionnant le « coût des dépenses actuelles » et le « coût total des dépenses » du rapport de la période précédente.

astuce

Il est possible de séparer les différentes informations du reporting par employé dans les configurations.

Accès: Config applicative → Gestion des applications → Gestion à l’affaire, configurer → Reporting employé

Dans la rubrique Reporting employé, vous pouvez activer les options suivantes qui vous permettront de séparer les différentes informations par employé :

-Afficher chiffre d’affaire par employé ;

-Afficher coûts par employé ;

-Afficher marge par employé.