Batch des cut-off PCA / CCA
Accès: Config. applicative → Traitements de masse → Batchs de comptabilité.
Ce batch permet de générer les écritures de cut-off ainsi que l’extourne si cette option est cochée.
Ouvrez la fiche d’un batch.
Action - Cut-off comptable : à la création du batch, il faut ensuite choisir l’action Cut-off comptable.
Type : sélectionnez le type (PCA / CCA / FNP / FAE).
Dates : la date d’écriture doit toujours correspondre au dernier jour du mois sélectionné. La date de l’extourne est quant à elle correspond au premier jour du mois suivant.
Les dates sont remplies automatiquement par le système. Vous pouvez modifier la date.
Description de l'écriture : donnez une description de l’écriture.
Extourne automatique : en cochant l’option “Extourne automatique”, le traitement génère également l’extourne de l’écriture de cut-off sur l’exercice suivant.
Lettrer automatiquement: en cochant l’option “Lettrer automatiquement”, l’extourne est automatiquement réconciliée à l’écriture de cut-off. Cette case apparaît seulement si vous avez coché la case “Extourne automatique”.
Description de l'écriture d’extourne : donnez une description de l’écriture d’extourne.
Journal de comptabilisation (O.D.) : vous pouvez également choisir le journal dans lequel seront comptabilisées les écritures. Par exemple, O.D. manuelles.
Journaux de recherche : vous pouvez également limiter la recherche en sélectionnant un journal sur lequel vous souhaitez limiter la recherche.
Statut écriture Cut off générée : vous pouvez définir le statut de comptabilisation des écritures créées (Brouillard / Comptabilisée). Les statuts dépendent des statuts autorisés sur le journal. Par exemple, un autre journal peut autoriser des écritures simulées / en brouillard / comptabilisées.
Préfixe pour la pièce justificative : ajoutez ici un préfixe pour la pièce justificative.
Prévisualiser les pièces à traiter: avant de lancer le traitement, il est possible de visualiser d’abord les pièces concernées, en cochant l’option Prévisualiser les pièces à traiter.
Prévisualisation des pièces (PCA / CCA) :
Dans le cas des PCA et CCA, le processus va chercher les lignes d’écritures comptables dont la période d’application de cut-off comprend la date de l’écriture.
Lancer le cut-off comptable : une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur le bouton “Lancer le cut-off comptable”.
Lignes d’écritures concernées par le cut-off : un nouvel onglet va s’ouvrir. Vous allez y trouver l’écriture comptable générée.
Plusieurs informations sont alors affichées dans le détail des lignes d’écriture :
Durée proratisée : c’est le nombre de jours entre la date de l’écriture et la date de fin / nombre de jours total de la période d’application du cut-off de la ligne d’écriture.
Montant proratisé : c’est le montant HT x Durée proratisée (exemple : 20 000 x 182 / 366).
Date de début et de fin : la période d’application de cut-off saisie dans la ligne d’écriture.
Les lignes affichées en rouge correspondent aux lignes pour lesquelles un cut-off a déjà été généré.
Les lignes affichées sont regroupées par écriture comptable.
Sélectionnez les écritures que vous souhaitez valider.
Générer le cut-off - Valider : cliquez sur le bouton “Valider” afin de générer les cut-off.
Si vous sélectionnez une ligne dans une pièce (une ligne d’écriture dans un mouvement OU une ligne de mouvement de stock dans une livraison/réception), le cut-off est généré pour l’ensemble de la pièce.
A la fin du traitement, un message en pop up est affiché, récapitulant le nombre de pièces traités et le nombre d’anomalies rencontrées.
Vous pouvez consulter le détail des lignes traitées et générées en allant dans l’onglet Historique du batch (pensez à actualiser l’onglet du batch avant).
Si vous souhaitez consulter les informations qui ont été générées, retournez sur la fiche du batch.
Rafraîchir : pensez à rafraîchir la fiche du batch (routine comptable) en cliquant sur l’icône du triangle dans la barre d’outil en haut et en sélectionnant l’action “Rafraîchir”.
Onglet Informations : dans l’onglet Informations, vous allez trouver le tableau “Traitement de masse” qui contient l’historique de traitement. Cliquez sur la ligne afin de consulter le détail.
Anomalies : en ouvrant la ligne de traitement de masse, vous allez pouvoir consulter les anomalies en cliquant sur le bouton “Anomalies”.
Écritures comptables générées : vous avez également l’accès aux écritures comptables générées. Cliquez sur le bouton afin de les visualiser.
Ecritures comptables traitées : vous avez également l’accès aux écritures comptables traitées. Cliquez sur le bouton afin de les visualiser.
- Résultat du batch :
Si vous avez choisi de générer l’extourne, vous aurez deux écritures créées, l’écriture de cut-off ainsi que l’extourne, chacune associée à la bonne période comptable.
Au niveau des écritures de cut-off, vous trouverez le lien vers l’écriture ou le mouvement d’origine dans l’onglet Précisions.
Du côté de la pièce d’origine, vous avez un tableau récapitulant les pièces de cut-off créées.
Du côté de l’écriture d’origine, vous allez également pouvoir consulter les écritures du cut off liées dans l’onglet Précision.