Batch des cut-off PCA / CCA

Accès: Config. applicative → Traitements de masse → Batchs de comptabilité.

Ce batch permet de générer les écritures de cut-off ainsi que l’extourne si cette option est cochée.

1. Ouvrez la fiche d’un batch.

2. Action - Cut-off comptable : à la création du batch, il faut ensuite choisir l’action Cut-off comptable.

3. Type : sélectionnez le type (PCA / CCA / FNP / FAE).

4. Dates : la date d’écriture doit toujours correspondre au dernier jour du mois sélectionné. La date de l’extourne est quant à elle correspond au premier jour du mois suivant.

remarque

Les dates sont remplies automatiquement par le système. Vous pouvez modifier la date.

5. Description de l'écriture : donnez une description de l’écriture.

6. Extourne automatique : en cochant l’option “Extourne automatique”, le traitement génère également l’extourne de l’écriture de cut-off sur l’exercice suivant.

7. Lettrer automatiquement: en cochant l’option “Lettrer automatiquement”, l’extourne est automatiquement réconciliée à l’écriture de cut-off. Cette case apparaît seulement si vous avez coché la case “Extourne automatique”.

8. Description de l'écriture d’extourne : donnez une description de l’écriture d’extourne.

9. Journal de comptabilisation (O.D.) : vous pouvez également choisir le journal dans lequel seront comptabilisées les écritures. Par exemple, O.D. manuelles.

10. Journaux de recherche : vous pouvez également limiter la recherche en sélectionnant un journal sur lequel vous souhaitez limiter la recherche.

11. Statut écriture Cut off générée : vous pouvez définir le statut de comptabilisation des écritures créées (Brouillard / Comptabilisée). Les statuts dépendent des statuts autorisés sur le journal. Par exemple, un autre journal peut autoriser des écritures simulées / en brouillard / comptabilisées.

12. Préfixe pour la pièce justificative : ajoutez ici un préfixe pour la pièce justificative.

13. Prévisualiser les pièces à traiter: avant de lancer le traitement, il est possible de visualiser d’abord les pièces concernées, en cochant l’option Prévisualiser les pièces à traiter.

info

Prévisualisation des pièces (PCA / CCA) :

Dans le cas des PCA et CCA, le processus va chercher les lignes d’écritures comptables dont la période d’application de cut-off comprend la date de l’écriture.

14. Lancer le cut-off comptable : une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur le bouton “Lancer le cut-off comptable”.

15. Lignes d’écritures concernées par le cut-off : un nouvel onglet va s’ouvrir. Vous allez y trouver l’écriture comptable générée.

Plusieurs informations sont alors affichées dans le détail des lignes d’écriture :

• Durée proratisée : c’est le nombre de jours entre la date de l’écriture et la date de fin / nombre de jours total de la période d’application du cut-off de la ligne d’écriture.

• Montant proratisé : c’est le montant HT x Durée proratisée (exemple : 20 000 x 182 / 366).

• Date de début et de fin : la période d’application de cut-off saisie dans la ligne d’écriture.

• Les lignes affichées en rouge correspondent aux lignes pour lesquelles un cut-off a déjà été généré.

• Les lignes affichées sont regroupées par écriture comptable.

16. Sélectionnez les écritures que vous souhaitez valider.

17. Générer le cut-off - Valider : cliquez sur le bouton “Valider” afin de générer les cut-off.

• Si vous sélectionnez une ligne dans une pièce (une ligne d’écriture dans un mouvement OU une ligne de mouvement de stock dans une livraison/réception), le cut-off est généré pour l’ensemble de la pièce.

• A la fin du traitement, un message en pop up est affiché, récapitulant le nombre de pièces traités et le nombre d’anomalies rencontrées.

• Vous pouvez consulter le détail des lignes traitées et générées en allant dans l’onglet Historique du batch (pensez à actualiser l’onglet du batch avant).

18. Si vous souhaitez consulter les informations qui ont été générées, retournez sur la fiche du batch.

19. Rafraîchir : pensez à rafraîchir la fiche du batch (routine comptable) en cliquant sur l’icône du triangle dans la barre d’outil en haut et en sélectionnant l’action “Rafraîchir”.

20. Onglet Informations : dans l’onglet Informations, vous allez trouver le tableau “Traitement de masse” qui contient l’historique de traitement. Cliquez sur la ligne afin de consulter le détail.

• Anomalies : en ouvrant la ligne de traitement de masse, vous allez pouvoir consulter les anomalies en cliquant sur le bouton “Anomalies”.

• Écritures comptables générées : vous avez également l’accès aux écritures comptables générées. Cliquez sur le bouton afin de les visualiser.

• Ecritures comptables traitées : vous avez également l’accès aux écritures comptables traitées. Cliquez sur le bouton afin de les visualiser.

21. Résultat du batch :

• Si vous avez choisi de générer l’extourne, vous aurez deux écritures créées, l’écriture de cut-off ainsi que l’extourne, chacune associée à la bonne période comptable.

• Au niveau des écritures de cut-off, vous trouverez le lien vers l’écriture ou le mouvement d’origine dans l’onglet Précisions.

• Du côté de la pièce d’origine, vous avez un tableau récapitulant les pièces de cut-off créées.

remarque

Du côté de l’écriture d’origine, vous allez également pouvoir consulter les écritures du cut off liées dans l’onglet Précision.