Créer une immobilisation

Création manuelle d’une immobilisation : création depuis une fiche immobilisation

Accès : Comptabilité → Immobilisations → Immobilisations

Dans le menu “Immobilisations”, vous allez trouver la liste avec toutes les immobilisations créées. Ici, vous allez trouver l’état de votre immobilisation, ainsi que la société sur laquelle vous avez créé les immobilisations (en cas de multi-société).

1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle immobilisation.

2. Saisissez le nom de l’immobilisation.

3. Indiquez la quantité.

4. Catégorie : sélectionnez la catégorie d’immobilisation.

5. Fournisseur : renseignez le fournisseur.

6. Compte comptable à l’achat : renseignez le compte comptable à l’achat.

7. Plan d’amortissement : le plan d’amortissement est chargé automatiquement depuis la catégorie. Vous pouvez le modifier sur la fiche de l’immobilisation.

8. Fiches immobilisations associées : dans cet onglet, vous pouvez associer l’immobilisation à une autre fiche de l’immobilisation existante.

9. Commentaires : dans cet onglet, ajoutez des commentaires sur l’immobilisation.

astuce

Dans le panel à votre droite vous allez trouver des informations concernant l’immobilisation, comme la date l’acquisition, la date de premier service ou encore la valeur brute (coût d’acquisition de l’immobilisation).

10. Calculer l’amortissement : cliquez sur ce bouton afin de calculer l’amortissement. Après avoir cliqué sur le bouton “Calculer l’amortissement” le tableau d’amortissement se remplit suivant les paramètres définis.

11. Informations d’amortissement : suite au lancement du calcul, ici, vous allez trouver le calcul établi dans le logiciel. Ce calcul se base sur les paramètres complétés dans la catégorie de l’immobilisation. Vous allez trouver les informations dans le tableau d’amortissement.

astuce

Équivalent à l’amortissement fiscal : vous avez la possibilité d’avoir un amortissement différent de l’amortissement fiscal. Le fait de décocher cette case vous offre la possibilité de paramétrer votre amortissement réel (c’est-à-dire, changer la méthode de calcul). Vous pouvez également changer la date de référence pour première dépréciation.

Si vous relancez le calcul, vous allez par conséquent obtenir des résultats différents, c’est-à-dire, le calcul d’amortissement ne sera pas identique au calcul fiscal.

12. Valider : une fois que vous avez effectué le calcul, vous pouvez valider l’immobilisation.

• Emplacement : vous pouvez toujours sélectionner un emplacement associé à cette immobilisation.

• Numéro de suivi : vous pouvez également associer un numéro de suivi.

• Ligne de facture / Écriture d’achat : ici, vous pouvez rattacher une ligne de facture ou une écriture d’achat à postériori.

attention

Une fois la fiche validée, les autres informations ne sont plus modifiables.

• Informations d’amortissement

1. Dans l’onglet “Informations d’amortissement”, dans le tableau d’amortissement, cliquez sur une ligne d’immobilisation.

2. Réaliser : cliquez sur le bouton “Réaliser” afin de pouvoir réaliser la ligne d’immobilisation.

3. Enregistrer : enregistrez les modifications apportées.

4. Valeur comptable : vous allez remarquer que la valeur comptable a été mise à jour suite à la réalisation de la ligne d’immobilisation.

remarque

Accès : Comptabilité → Ecritures → Ecritures

Dans les écritures comptables vous allez pouvoir retrouver l’écriture comptable associée à votre immobilisation.

Création manuelle d’une immobilisation : création depuis une écriture comptable

Accès : Comptabilité → Ecritures → Ecritures

attention

La création de la fiche immo depuis la saisie des écritures n’exonère pas de générer les amortissements et de valider la fiche immobilisation.

Dans cet exemple, il faut créer une ligne d’écriture.

1. Description : renseignez la description.

2. Lignes d’écriture : ajoutez une ligne d’écriture. Renseignez le reste des informations concernant la ligne d’écriture (tiers, compte comptable, débit etc).

3. Origine fonctionnelle : définissez l’origine fonctionnelle “immobilisation”.

4. Cliquez sur la ligne d’écriture afin de pouvoir activer l’immobilisation sur la fenêtre pop up “Ligne d’écriture”.

5. Générer une immobilisation depuis cette ligne : permet d’activer la génération de la fiche immobilisation depuis la facturation.

6. Catégorie d’immobilisation : sélectionnez la catégorie d’immobilisation correspondante (par exemple, matériel informatique).

7. Mettre en brouillard : de retour sur la fiche d’immobilisation, cliquez sur le bouton “Mettre en brouillard”.

astuce

Accès : Comptabilité → Configuration → Journaux

Si vous ne trouvez pas le bouton “Mettre en brouillard”, c’est que cette fonctionnalité n’a pas été activée.

La fonctionnalité “Autoriser les écriture brouillard” se trouve dans l’onglet Configuration sur la fiche d’un journal. Cochez la case afin de l’activer.

8. Comptabiliser : comptabilisez l’écriture en cliquant sur le bouton “Comptabiliser”. Suite à ces actions, une immobilisation va être créée dans le menu Immobilisations.

Accès : Comptabilité → Immobilisations → Immobilisations

Vous pouvez modifier les informations sur la fiche d’immobilisation qui vient d'être créée.

1. Ecriture d’achat : sur ce champ, vous allez voir le lettrage associé à l’écriture d’achat original grâce à laquelle cette immobilisation a été créée.

2. Quantité : indiquez la quantité associée.

3. Première date d’amortissement fiscal : indiquez la première date d’amortissement fiscal.

4. Première date d'acquisition : indiquez la première date d'acquisition.

5. Date de premier service : indiquez également la date du premier service (elle peut se différencier de la date d’acquisition).

6. Calculer l’amortissement : vous pouvez cliquer sur le bouton “Calculer l’amortissement”. Les résultats seront visibles dans le tableau d’amortissement, dans l’onglet Informations d’amortissement.

attention

Attention, si vous n’avez pas indiqué les dates d’amortissement fiscal / d’acquisition, il sera impossible de lancer le calcul.

7. Valider : cliquez sur le bouton “Valider” afin de valider l’immobilisation.

Création depuis une facture

Accès : Facturation → Facture fournisseurs

1. Ouvrez la facture.

2. Cliquez sur l'onglet Contenu. Ici, vous allez trouver le tableau qui contient les lignes de factures.

3. En ajoutant une nouvelle ligne de facture, sélectionnez le produit et ouvrez l'onglet Comptabilité. Cochez la case “Immobilisation”. C’est une indication que le produit sélectionné est une immobilisation dans le contexte de cette facture.

Génération d’immobilisations : autres méthodes

Il existe d'autres méthodes grâce auxquelles vous pouvez générer une immobilisation, par exemple via une reprise ou une scission.

Dans l’onglet Commentaires, le champ Origine permet de connaître distinctement la méthode qui a initié la génération de la fiche de l’immobilisation :

• Manuel : fiche créée manuellement par un utilisateur.

• Facture : fiche créée automatiquement à la ventilation d’une facture d’Achat d’immobilisation.

• Ligne d'Écriture : fiche créée automatiquement à la ventilation d’une écriture d’Achat d’immobilisation.

• Scission : fiche issue de la scission d’une fiche immobilisation initiale. La fiche immobilisation originelle est liée à cette fiche.

• Mise au rebut partielle : fiche créée par la mise au rebut partielle d’une fiche immobilisation (partie mise au rebut).

• Cession partielle : fiche créée par la mise au rebut partielle d’une fiche immobilisation (partie mise au rebut).

• Importer : fiche importée depuis un autre logiciel permettant d’effectuer des reprises.

Dans cette rubrique vous allez voir comment reprendre une immobilisation en cours de route via un import dans le système et comment scinder une immobilisation.

Autres méthodes de génération d’immobilisations : reprise

Accès : Comptabilité → Immobilisations → Immobilisations

Pour procéder à la reprise d’immobilisations existantes, il est nécessaire de procéder par import (pour le moment en standard).

Dans le cadre d’une immobilisation reprise, il faudra renseigner l’ensemble des champs nécessaires à renseigner une immobilisation classique : Nom, Catégorie, Plan d’amortissement, Date d’acquisition, Date de premier service, Valeur brute.

Cependant, des champs complémentaires doivent être renseignés :

• Date de reprise : date à laquelle l’amortissement et donc les écritures comptables seront à générer dans le système. Situé à droite sous la valeur résiduelle.

Par exemple :

L’entreprise AXELOR dispose d’un matériel d’une valeur brute de 3600€ à amortir sur 3 ans en linéaire, acheté le 01/07/2022 et mis en service le 01/10/2022. L’immobilisation est amortie à partir du 31/12/2022 (à une période annuelle).

Si l’immobilisation est reprise sur AOS en 2023, alors la date de reprise à renseigner sera en date du 31/12/2023.

Ainsi que les informations relatives aux précédents amortissements déjà constatés sur l’ancien logiciel et ce par plan d’amortissement :

• Nbre d’amortissements déjà effectués : nbre d’amortissement effectués depuis la date d’acquisition du bien ou de date de premier service selon le plan d’amortissement

• Montant déjà amorti : montant déjà amorti correspondant au Nbre d’amortissements déjà effectués.

Ces champs sont à renseigner pour les plans d’amortissement Fiscal (de référence), Économique (pratiqué par la société), et IFRS le cas échéant.

L’amortissement dérogatoire n’est pas concerné par la reprise puisqu’il s’agit d’une constatation d’écart entre le fiscal et l’économique, ces différences vont perdurer dans la reprise du plan d’amortissement.

Suite à la reprise, de l’immobilisation précédente, par exemple, le tableau d’amortissement économique débutera à la date de reprise soit le 31/12/2023 avec un amortissement linéaire de 3600/3 = 1200 €

L’amortissement cumulé sera donc égal à 300€ correspondant à l’amortissement déjà constaté auquel se rajoutera l’amortissement de l’année 2023 1200€ soit un total de 1500€.

Dans l’onglet des informations d’investissement correspondant à l’amortissement économique, le tableau d’amortissement va être rempli.

Autres méthodes de génération d’immobilisations : scission

Accès : Comptabilité → Immobilisations → Immobilisations

Une immobilisation en cours d’amortissement peut être scindée si elle fait l’objet d’un démembrement ou, par exemple, si plusieurs immobilisations ont été enregistrées ensemble sur un seul lot.

Par exemple, une fiche immobilisation reprend l’achat de 3 PC portables au 01/07/2022 pour un total de 10800€ soit 3800€ par unité, en linéaire sur 3 ans.

Dès lors que l’immobilisation est en cours d’amortissement, par exemple en ayant constaté les amortissements en 2022, ce qui vous amène à une valeur comptable de 7200€ pour les 3 PC.

En 2023, l’entreprise souhaite scinder ces fiches pour suivre leur évolution indépendamment.

Pour scinder, il faut cliquer sur le bouton Scinder ce qui va ouvrir la fenêtre pop-up.

La scission peut se faire de deux manières :

1. Quantité lot. Dès lors que ce choix est fait, le champ quantité à scinder permet d’indiquer la quantité à sortir et qui constituera une nouvelle fiche immobilisation.

2. Montant. Indiquez la valeur brute à scinder. La scission entraînera le recalcul de l’immobilisation en cours sans la valeur brute à scinder, et entraînera la génération d’une nouvelle fiche immobilisation qui sera liée à la fiche.