Clôture comptable
Introduction
La clôture comptable correspond à la clôture de l’exercice comptable. Il s’agit d’une formalité obligatoire pour toute entreprise à réaliser une fois par an.
Plus concrètement, la clôture correspond à la clôture des comptes comptables :
En finalisant l’enregistrement de toutes les écritures comptables de l’exercice en question.
En rassemblant les pièces nécessaires à l’édition du bilan de la société.
Configuration de la clôture comptable
- Compte d’ouverture / Compte de clôture : compte utilisé lors du batch de clôture ou d’ouverture dans les écritures générées en contrepartie de la balance pour chacun des comptes comptables clôturés. En principe il s’agit ici d’un compte spécial 891000 ou 890000 utilisé uniquement à cet effet.
- Compte de résultat (bénéfice) / (perte) : compte utilisé lors du batch de clôture dans l’écriture de résultat générée (selon si bénéfice ou perte).
- Rôles autorisés à la clôture provisoire : les utilisateurs associés à ces rôles auront le droit de procéder à la clôture provisoire d’une période comptable (passage de Ouvert à Clôturée provisoirement).
- Rôles autorisés pour la création/édition d’écriture sur période provisoirement clôturée: seuls les utilisateurs associés à ces rôles auront le droit de création/édition d’écritures sur une période provisoirement clôturée.
- Rôles autorisés à la clôture comptable : les utilisateurs associés à ces rôles auront le droit de procéder à la clôture définitive d’une période comptable et à la clôture de l’exercice comptable (année fiscale).
Assistant de clôture comptable
Accès : Comptabilité → Traitements périodiques → Traitements annuels → Clôture annuelle
L’assistant accompagne l’utilisateur dans sa procédure de clôture en ayant une vision globale sur la progression de celle-ci :
A la création d’un nouvel enregistrement, il faut sélectionner l’entreprise et l’année fiscale pour laquelle vous souhaitez réaliser la clôture.
Une liste d’étapes de clôture est prédéfinie. Les étapes listées sont en aucun cas obligatoires, et dépendent de chaque entreprise. Il s'agit là d’une checklist facilitant l’accès au traitement et le suivi de sa progression.
Vous allez avoir une vue de type liste avec un aperçu de l’avancement de toutes les clôtures. Ce fait est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. Si vous ouvrez une fiche, vous allez trouver l’avancement des étapes. Les étapes sont prédéfinies et il n’est pas possible d’ajouter une autre étape ou d’en supprimer. Il s’agit d’une liste de tâches où vous allez cocher ou décocher des tâches au fur et à mesure de votre avancement.
Valider / Annuler / Ouvrir l’action associée : chaque étape possède trois boutons. Le premier est le bouton “Valider”, le deuxième est le bouton “Annuler”, et le troisième bouton est le bouton “Ouvrir l’action associée” qui vous permet d’ouvrir dans une nouvelle fenêtre la page de l’action associée. Vous ne pouvez pas accéder à la prochaine étape sans confirmer l’étape précédente.
Étapes de l'assistant:
Génération des cut-off : permet d’ouvrir le batch de génération des cut-off.
Réalisation des immobilisations : permet de d’ouvrir le batch de réalisation des immobilisations. Le batch va passer sur l’ensemble des lignes d’amortissement des fiches immobilisations et procéder à la comptabilisation de toutes lignes d’amortissement économiques et dérogatoires. Les écritures générées sont par défaut au statut Nouveau. Il faut donc bien penser à les comptabiliser.
Contrôle des données en base : permet d’ouvrir le batch de contrôle de cohérence des écritures comptable (il s’agit de lancer les mêmes contrôles exécutés à la comptabilisation d’une écriture. Exemple : vérifier la période, période de cut-off, etc).
Editions réglementaires : permet d’ouvrir la vue d’édition de rapports comptables (balance, bilan, compte de résultat, grand livre,etc) qui peuvent être utilisés lors de la clôture.
Calcul du résultat de l’exercice : ouvre dans une nouvelle fenêtre le calcul du résultat de l’année, en calculant de solde net des classes 7 et 6 pour en déduire le résultat (bénéfice ou perte)
Batch de clôture comptable : permet de lancer le batch de clôture comptable, afin de clôturer ou/et ouvrir les comptes comptables.
Fermeture de l’année fiscale : lance directement la fermeture de l’exercice après l’affichage d’un message d’alerte. cette action passe le statut de l’année fiscale sélectionnée à Fermée. Vous pouvez également réaliser cette action depuis la vue formulaire d’une année fiscale.
Batch de clôture comptable
Vous avez la possibilité de générer trois types d’écriture : les écritures de clôture des comptes comptables / les écritures d’ouverture des comptes comptables / l’écriture de résultat.
Accès: Config applicative → Traitement de masse → Batch de comptabilité
- Clôturer les comptes de l’année : cette option permet de clôturer les comptes comptables sur l’année fiscale sélectionnée. L’action de clôture va générer une écriture comptable par compte comptable sélectionné (de classe 1 à 7) sur l’année de clôture. Sélectionnez l’année. La date de clôture est automatiquement mise à jour.
Sélectionnez le compte comptable à clôturer (de classe 1 à 7). Le sens de l’écriture générée dépend du solde du compte si débiteur ou créditeur.
Le compte est à solde débiteur : créditez le compte comptable et débitez le compte comptable de Bilan de clôture (891).
Le compte est à solde créditeur : débitez le compte comptable et créditez le compte comptable de Bilan de clôture (891).
- Ouvrir les comptes annuels : permet d’ouvrir les comptes comptables sur l’exercice suivant. Le fait de cocher cette case fait apparaître la “Date des à nouveaux” qui sera déterminée automatiquement. L’action d’ouverture va générer une écriture comptable par compte comptable sélectionné (de classe 1 à 5) sur l’exercice suivant. Le sens de l’écriture générée dépend du solde du compte si débiteur ou créditeur.
Le compte est à solde débiteur : débitez le compte comptable et créditez le compte comptable de Bilan d’ouverture (890).
Le compte est à solde créditeur : créditez le compte comptable et débitez le compte comptable de Bilan d’ouverture (890).
Description de l’écriture : renseignez ici la description de l’écriture.
Affecter par tiers : vous pouvez également affecter les écritures par tiers en activant cette option. Pour cela, il faut que le compte comptable et l’option “Utilisé pour le solde de tiers” soient activés.
- Générer l’écriture de résultat : consiste en la génération du résultat de l’exercice. Cette option est disponible uniquement lors de la génération des écritures d’ouverture. Le sens de l’écriture comptable dépend si l’exercice est en bénéfice ou perte.
L’exercice est en bénéfice : créditez le compte de résultat de l’exercice (120) et débitez le compte de bilan d’ouverture (890).
L’exercice est en perte : débitez le compte de résultat de l’exercice (129) et on crédite le compte de bilan d’ouverture (890).
Statut des écritures : les écritures vont êtres générées au statut “Brouillard” ou “Comptabilisées” (en fonction de la configuration de la société et du journal). Si vous souhaitez générer les écritures au statut “Simulées”, il faudra penser à activer cette option dans le batch. Il faut également s’assurer que ce statut est bien compatible avec le journal et qu’il soit bien activé au niveau de la Configuration Comptable (app Comptabilité) pour la société.
Editer la balance générale : à la fin du traitement, vous pouvez éditer la balance générale du journal des à nouveaux sur l’exercice fiscal suivant.
Démarrer : cliquez sur “Démarrer” afin de lancer le traitement. Les écritures vont être générées, par exemple, au statut “Brouillon” (ce fait dépendra de vos configurations) avec un régime fonctionnel selon le type d’écriture (Ouverture ou Clôture).
Les écritures affectées par tiers** : si l’option “Affecter par tiers” est activée, vous allez également pouvoir trouver des écritures affectées par tiers. Le tiers sera renseigné dans la colonne “Tiers”.
Clôturer l’exercice
Accès : Comptabilité → Configuration → Financière → Années fiscales
Ensuite, vous pouvez passer à la clôture fiscale de l’exercice depuis la vue formulaire de celui-ci.
- Clôturer l’exercice : lancez la clôture de l’exercice en cliquant sur le bouton “Clôturer l’exercice”. Une fois fermé, il est possible de procéder à la rectification de l’exercice si c’est nécessaire.
Rectification de l’exercice
Après la clôture d’un exercice, il n’est plus possible de modifier ou créer des écritures.
Rectifier l’exercice : vous avez toutefois la possibilité de rectifier l’exercice, à l’aide du bouton Rectifier l’exercice dans la vue formulaire de l’exercice fiscale.
Le statut de l’exercice bascule au statut “En cours de rectification”.
Vous pouvez ouvrir la période que vous souhaitez rectifier à ce moment. Son statut passe également à “En cours de rectification”.
Ce statut permet de saisir des écritures rectificatives en comptabilité (tag “Écritures rectificatives”).
La liste des écritures rectificatives est visible au niveau de la période comptable concernée ainsi que dans la vue de l’exercice fiscal.
Clôture provisoire de période
Depuis une fiche de la période comptable, plusieurs possibilités s’offrent au gestionnaire afin de restreindre l’enregistrement d’écritures comptables, dans le cadre de la préparation de la clôture.
Clôturer la période provisoirement : cette action restreint la création ou édition des écritures aux utilisateurs ayant droit (configuration comptable).
Fermer les journaux sur la période : permet de sélectionner des journaux à fermer sur la période. En sélectionnant un journal dans la liste au dessous de cette case, le journal ne peut alors plus être utilisé à la saisie des écritures sur cette période.
Conserver des journaux ouverts sur la période : a contrario, cette option est disponible quand la période est provisoirement clôturée. Vous pouvez alors ouvrir le droit de création et d’édition pour tous les utilisateurs sur certains journaux, pour cette période.