Recouvrement
Introduction
Le recouvrement est un processus par lequel une entreprise prend des mesures pour récupérer les fonds dus par les débiteurs en retard de paiement. Les principes de base du recouvrement incluent la communication claire et respectueuse avec le débiteur, le suivi régulier des paiements en retard, l'utilisation de rappels et d'avertissements, la mise en place d'accords de paiement flexibles si nécessaire, et, en dernier recours, le recours à des agences de recouvrement ou à des actions en justice.
L'objectif est de maximiser la récupération des dettes tout en maintenant une relation positive avec le client.
Configurations du recouvrement
Il est primordial de configurer le recouvrement afin de pouvoir par la suite lancer le traitement de masse qui va permettre de relancer les clients sur les factures impayées.
Pour configurer les recouvrements, plusieurs points sont importants :
Définir les méthodes de recouvrement.
Nombre de jours avant recouvrement.
Envoi mail / Courrier.
Montant minimum pour recouvrement etc…
Définir les catégories de clients avec leurs méthodes de recouvrement respectives.
Autres (Délai avant envoi, blocage client etc…).
Méthodes de recouvrement
Accès : Comptabilité → Recouvrement → Méthodes de recouvrement
Les méthodes de recouvrement se trouvent dans le menu Méthodes de recouvrement. Si besoin, il est possible de créer plusieurs méthodes de recouvrement.
Vous pouvez différencier les méthodes de recouvrement par catégorie de client.
En créant une méthode de recouvrement vous allez renseigner :
Le nom.
Le code.
Ajoutez des lignes dans le tableau “Les lignes de méthodes de recouvrement”.
Lorsque vous ajoutez une ligne, vous allez devoir la paramétrer. Le paramétrage des lignes de recouvrement comporte 7 configurations :
Libellé : définissez le nom de la ligne de méthode de recouvrement. Par exemple, “Email”.
Délai de déclenchement : ce délai définit le nombre de jours après échéance d’une facture où le recouvrement doit se déclencher (attention : si la ligne n°2 est à 7J, le recouvrement ne se déclenche que 7 jours après le premier déclenchement).
Montant min : solde débiteur minimal pour déclenchement (il ne s’agit pas des factures, mais du solde de client). Si le montant minimal n’est pas atteint, le recouvrement ne sera pas lancé.
Validation manuelle : si cette case est cochée, une validation manuelle de l'étape de relance est d'abord nécessaire. Vous pouvez toujours ajouter un modèle de mail.
Modèle de message : ajoutez ici un modèle de mail / courrier. Sachez que vous pouvez attacher un modèle BIRT à votre modèle de message.
Message sur l’impression : renseignez le message qui va apparaître sur Courrier.
Mention spécifique : renseignez une mention spécifique sur Courrier.
Afin d’appliquer ces méthodes, passez par les Config applicatives.
Les lignes sont triées par séquence.
Voici un exemple de fonctionnement de recouvrement avec l’option “Validation manuelle” activée.
Validation manuelle : si cette case est cochée, une validation manuelle de l'étape de relance est d'abord nécessaire. Vous pouvez toujours ajouter un modèle de mail.
Par la suite, vous allez lancer un batch de recouvrement.
Accès : Config applicative → Traitement de masse → Batch de comptabilité → sur la fiche, sélectionnez comme action “Recouvrement” → Type de batch de recouvrement (onglet Configuration) sélectionnez “Recouvrement classique → cliquez sur le bouton “Batch recouvrement”.
- Par la suite, ouvrez une fiche de recouvrement afin de la valider.
Accès : Comptabilité → Recouvrement → Recouvrement → vous allez voir la liste “Relance de client” (couleur orange) en attente de validation. Cliquez sur une ligne afin de l’ouvrir.
Valider le recouvrement : cliquez sur le bouton “Valider le recouvrement” afin de le valider.
Icône de trombone : cliquez sur l’icône de la trombone en haut. Ici, vous allez trouver le PDF avec l’email qui a été généré.
Si vous retournez dans la liste Recouvrement, vous allez remarquer que les lignes validées ont changé de couleurs et sont devenues vertes.
Paramétrage dans l’App
Accès : Config applicative → Gestion des applications → Comptabilité, configurer → cliquez sur la fiche de la société → ouvrez l’onglet Recouvrement créances
Pour paramétrer les méthodes de recouvrement, cela se trouve dans l’App Comptabilité par Société, onglet “Recouvrement créances”.
Ici, vous allez pouvoir définir :
Bloquer les clients avec des paiements en retard : possibilité d’activer le blocage des clients par batch à partir d’un certain délai de retard de paiement de facture.
Nombre de jours avant de bloquer le compte : renseignez le nombre de jours avant de bloquer le compte.
Le fait de cocher cette case ne résulte pas en blocage automatique : il faut d’abord passer par les traitements de batch.
En outre, sachez que vous pouvez bloquer le client depuis la fiche du recouvrement.
Factor : retrouvez ici le factor de la société.
Délai envoi courrier : le délai avant envoi courrier permet de définir un nombre de jours pour lequel le client recevra la facture initialement (par exemple : par courrier, l’envoi met deux jours à arriver chez le client, si il est en paiement direct, il n’est pas concevable de le relancer avant réception du document).
Tableau de configuration des recouvrements : dans la tableau de configuration, vous pouvez définir la catégorie du client associé à sa méthode de relance.
Important : l’intérêt de définir une méthode de relance par catégorie de client est de définir des méthodes différentes en fonction de la typologie du client (particulier, PME etc)...
Vous pouvez retrouver un recouvrement plus agressif pour un particulier et plus souple pour une entreprise par exemple.
Gestion des batchs de recouvrement
Accès : Config applicative → Traitement de masse → Batch de comptabilité
Afin d’automatiser le processus de recouvrement, il est possible de passer par un traitement de masse associé à un planificateur (par exemple, afin de pouvoir le lancer la nuit).
Pensez à configurer un compte mail par défaut car il est nécessaire au bon fonctionnement du recouvrement. Accès Config applicative → Messages → Comptes SMTP
Ouvrez le menu “Batch de comptabilité”.
Configuration de recouvrement : cliquez sur cet onglet. Sur le champ “Type de batch de recouvrement”, renseignez “Recouvrement classique”.
Batch recouvrements : vous pouvez ensuite lancer le batch en cliquant sur le bouton “Batch recouvrements”.
Informations : dans l’onglet Informations, dans le tableau “Traitement de masse”, vous allez voir les lignes de recouvrement qui ont été traitées.
Bloquer les clients avec des paiements en retard : vous pouvez également “Bloquer les clients avec des paiements en retard” en masse en sélectionnant cette option comme action sur la fiche du recouvrement.
- Une fois le batch lancé, vous retrouverez la liste des recouvrements dans le menu Recouvrement.
Accès : Comptabilité → Recouvrement → Recouvrement
Dans cette liste, un code couleur est appliqué en fonction du statut du recouvrement :
Orange : en attente de validation.
Vert : recouvrement validé et mail envoyé.
Vous retrouvez donc sur cette liste, plusieurs éléments essentiels, comme le nom du client, la date de référence (date d’échéance la plus ancienne des factures du recouvrement), la méthode de relance, le niveau actuel de relance ainsi que le solde total du client concerné.
Accès : Comptabilité → Recouvrement → Recouvrement
Dans le menu Recouvrement, vous pouvez également bloquer les clients avec des paiements en retard en cliquant sur le bouton “Bloquer les clients avec des paiements en retard” qui se trouve en haut de la page.
Informations sur la fiche recouvrement
Plusieurs infos sont à retrouver sur la fiche recouvrement :
La séquence du recouvrement.
Le solde exigible du client.
Le solde exigible recouvrable (il s’agit ici uniquement de la somme des factures impayées dont la date d’échéance est inférieure à la date du jour).
La date de référence : le système récupère ici l’échéance la plus ancienne des factures dans les factures échues.
La date du dernier recouvrement : le système indique également, si c’est le cas, la date du dernier recouvrement afin d’avoir un historique.
Passer en irrécouvrable : si le recouvrement passe en irrécouvrable, les factures du recouvrement seront identifiées comme irrécouvrables. Ce fait sert à titre informatif.
Titulaire décédé : indiquez ici, si le titulaire est décédé, et par conséquent il ne pourra pas recouvrir ses factures.
Adresse inconnue : indiquez ici, si l’adresse du titulaire est inconnue.
Date de sursis avant blocage du compte : si le blocage du paiement est activé, vous allez voir apparaître ici la “Date de sursis avant blocage du compte”.
Dans les caractéristiques, vous allez retrouver :
La méthode de relance du client.
Le niveau actif (par exemple, un email).
La niveau à appliquer/En attente : vous pouvez changer le niveau manuellement.
Validation du recouvrement : ce bouton vous permet de valider le recouvrement manuellement.
Les deux derniers éléments apparaissent uniquement si la ligne de méthode de recouvrement est notifiée comme “Validation manuelle”.
Dans le recouvrement, vous trouverez également 5 onglets:
L’historique des recouvrements (voir diapo suivante).
Factures concernées à recouvrir : vous allez y retrouver les factures avec les dates d’échéances / le paiement / le motif de retard etc.
Les échéances concernées par le recouvrement : dans le cas du multi échéance (par exemple, une facture qui a trois échéances et seulement une ou deux des échéances sont concernées par le recouvrement).
Les factures bloquées : trouvez ici la liste des factures qui sont bloquées.
Contact : retrouvez le contact associé au recouvrement (intéressant dans le cas d’envoi d’e-mail). Le contact peut contenir l’adresse, le téléphone et le site web.
Gestion des irrécouvrables
Historique de recouvrement
Accès : Comptabilité → Recouvrement → Historique de recouvrement
Une fois qu’un recouvrement a été validé (manuellement ou automatiquement), le système va générer un historique de recouvrement. L'intérêt de l’historique de recouvrement c’est d’avoir un historique avec une traçabilité des recouvrements qui ont été effectués. Les paramètres de recouvrement sont intégrés dans l’historique.
Paramètres de recouvrement : retrouvez ici toutes les informations issues du recouvrement.
Informations détaillées sur le client et le solde, niveau de relance à cet instant T.
Contenu du recouvrement - Courrier : retrouvez ici la liste des courriers envoyés s'il y en a. Ces courriers détiennent les détails de mails envoyés.
Icône de la trombone : et de retrouver les différents éléments (PDF) dans la trombone.
Rapport : vous avez la possibilité ici d’éditer un document de Rappel de paiement.
Important : ce qu’il faut comprendre c’est qu’un “historique de recouvrement” est statique, à la différence du recouvrement qui peut évoluer à chaque application du batch. Le concept étant d’avoir un historique clair et détaillé des recouvrements.
Gestion des irrécouvrables
Accès : Comptabilité → Recouvrement → Recouvrement
Si le client est en liquidation, et vous souhaitez le passer en irrécouvrable, ouvrez la fiche du recouvrement. Sur la fiche, cliquez sur l’onglet “Facture concernées à recouvrir”.
Sur la facture, cliquez sur l'onglet Comptabilité :
Vous pouvez indiquer ici, si la facture a fait l’objet d’un passage auprès de l’huissier.
Le motif de retard de paiement : le motif de retard de paiement permet d’indiquer les raisons pour lesquelles les paiements sont en retard.
Date de prochaine action : il est possible de mettre en place une date de prochaine action, afin de mettre en œuvre des mesures.
Commentaire : vous pouvez également donner plus de détails sur la raison d’impayé.
Motif de passage en irrécouvrable : le motif sera mis par défaut. Par exemple, “passage manuel en créance irrécouvrable”.
Passer en irrécouvrable : Il est possible manuellement ici de passer une facture en irrécouvrable en cliquant sur le bouton “Passer en irrécouvrable”.
Statut irrécouvrable : une fois que vous avez effectué l’action de passage en irrécouvrable, le statut irrécouvrable va indiquer que la facture a passé en irrécouvrable.
Remarque : Une fois que la facture est passée en irrécouvrable, la ligne d’écriture 411 y passe également. Vous pouvez également manuellement passer une ligne d’écriture en irrécouvrable.
Lorsque vous passez une facture en “irrécouvrable”, un processus est mis en place.
Axelor dispose d’une gestion irrécouvrables comptables, mais il faut pour cela réaliser des paramétrages initiaux dans l’app Comptabilié (accès : Config applicative → Gestion des applications → Comptabilité, configurer → cliquez sur la fiche de la société → ouvrez l’onglet Comptabilité).
Dans l’onglet Comptabilité :
Compte irrécouvrables : indiquez le compte d’irrécouvrables qui va permettre de générer une écriture de perte de créances sur un compte (par exemple 654).
Le motif par défaut de passage en irrécouvrable : plus bas dans l’onglet Comptabilité, retrouvez le motif par défaut de passage en irrécouvrable
TVA standard pour irrécouvrables : la tva standard pour irrécouvrables.
- Il est ensuite possible de traiter les factures irrécouvrables en masse afin de passer les écritures en perte, via le menu Comptabilité → Traitements périodiques → Passer en irrécouvrable”.
Récupérer les factures et échéances à passer en irrécouvrable : cliquez sur ce bouton afin d’ajouter les factures “A passer en irrécouvrable” pour ensuite les valider.
Passer en irrécouvrable : cela génère une écriture sur le journal “Irrécouvrable”.
Passée en perte : si vous ouvrez une facture concernée par le passage en irrécouvrable, vous allez remarquer qu’elle est passée en perte (cette mention apparaît dans le panel à droite, à côté du montant total).
Factures & rejets : une écriture va également être générée (journal Irrécouvrable) et elle va apparaître dans l’onglet Factures & Rejets (sur la fiche de la facture).