Contrôle de qualité

Un contrôle de qualité permet de contrôler, enregistrer les résultats et assurer un suivi simple. Grâce au contrôle de qualité, vous pouvez paramétrer et créer des processus, enregistrer le résultat de points de contrôle et émettre des actions correctives. Effectuez un contrôle intermédiaire ou final (niveau Projet ou affaire).

Utilisation - Processus qualité

Accès : Qualité → Contrôles qualité → Processus qualité

Le processus est divisé en 3 parties :

1. L’entête:

• Libellé, obligatoire mais libre ;

• Code, libre.

2. Les points de contrôle : permettent de décrire les différents modèles de point de contrôle obligatoires ou facultatifs que vous pouvez utiliser dans un contrôle qualité s’appuyant sur ce processus qualité.

3. Les actions correctives : permet de décrire les différents modèles d’actions correctives applicables dans un contrôle qualité s’appuyant sur ce processus qualité.

Utilisation - Point de contrôle

Le point de contrôle s’applique à :

1. Liste des modèles de points de contrôle.

2. Liste des points de contrôle facultatifs.

Renseigner les champs suivants :

1. Nom : un champ obligatoire.

2. Type : un champ obligatoire.

3. Séquence : incrément permettant d'ordonner les points de contrôles.

4. Description : ajoutez une description.

5. Liste des points de mesure.

Utilisation - Point de mesure

Les points de mesure sont les contrôles à effectuer au sein du point de contrôle dans le processus qualité. Ces points seront repris dans le Contrôle. Ces points peuvent être de deux natures : une note sur 5 ou une conformité binaire.

Renseigner les champs suivants :

1. Nom : indiquez ici un nom.

2. Type de mesure : sélectionnez entre Note (sur 5) ou Conformité (Conforme - 5/5 ou NC - 0/5).

3. Coefficient : il s’agit de la pondération de la note obtenu sur ce point de mesure au sein de la note finale du contrôle.

Utilisation - Actions correctives

Les actions correctives sont des modèles qui seront réutilisés dans les Contrôles qualité. Elles sont indicatives car non suivies. Pour plus de détail et de suivi, utiliser les Améliorations Qualité détaillées dans ce même document.

Renseigner les champs suivants :

1. Nom : indiquez ici un nom.

2. Précisions : ajoutez une précision.

Utilisation - Contrôle qualité

Accès : Qualité → Contrôles qualité → Contrôles qualité

Etape 1 : remplir l’entête.

• Statut : permet de préparer, réaliser ou terminer un Contrôle qualité ;

• Nom : indiquez ici un nom ;

• Projet : sélectionnez un projet ;

• Responsable : sélectionnez un responsable dans les contacts internes ;

• Équipe : sélectionnez une équipe parmi les équipes qualité ;

• Date de début et de fin : permet l’affichage sur un calendrier ;

• Date limite : renseignez la date limite.

Etape 2 : sélectionner un processus pour créer les points de contrôle.

• En cliquant sur le bouton “Choisir un processus de qualité”, les points de contrôles vont être pré remplis sur la base des points obligatoires du processus.

• En cliquant sur “Ajouter points de contrôle optionnel”, il est possible d’ajouter un ou plusieurs points facultatif du processus.

Etape 3 : planifier, réaliser, mettre en pause, terminer ou annuler le Contrôle qualité.

• En cliquant sur les boutons du pavé supérieur, le Contrôle qualité verra son statut évoluer.

• NB : il est possible de le faire évoluer dans la vue Kanban des processus en mode glisser-déposer.

Utilisation - Points de contrôle

Etape 4 : réaliser les points de contrôle

Permet d’accéder à la liste des points de contrôle pour effectuer les contrôles.

attention

Attention, le bouton “Fermer” a pour action de passer le point de contrôle du statut “En attente” au statut “Fait”.

Utilisation - Points de mesure

Etape 5 : remplir des points de mesure

• Définir la note ou la conformité;

• Ajouter si besoin des photos ;

• Ajouter si besoin une observation ;

• Valider en cliquant sur OK.

Utilisation - Points de contrôle

Etape 6 : fermeture du point de contrôle

Une fois les points de mesure renseignés, cliquer sur le bouton “Fermer” pour valider le point de contrôle.

Utilisation - Actions correctives

Etape 7 : définition des actions correctives

Dans le Contrôle qualité, dans le bloc des actions correctives, il est possible de :

• Modifier les actions correctives préremplies sur la base du processus ;

• Ajouter des actions correctives manuellement.

Pour chaque action corrective du Contrôle qualité, penser à indiquer qu’elle est applicable ou non.

Utilisation - Signature, validation, édition

Etape 9 : signature du Contrôle qualité. Il est possible de charger les signatures de l’inspecteur et/ou du client pour générer un rapport signé. Cette étape est facultative.

Etape 10 : terminer le Contrôle qualité. Utiliser le bouton "Terminer" pour faire évoluer son statut. L’édition du Rapport de contrôle fait apparaître l’ensemble des éléments, ainsi que la note finale du Contrôle qualité (calculée sur la base des note /5 et des coefficients).

Contrôle qualité - cas pratique

Equipe de qualité

Afin de pouvoir utiliser la fonctionnalité du contrôle qualité, il est nécessaire de le configurer. Dans une équipe, vous allez pouvoir filtrer des rôles ou ajouter des membres.

Équipes qualité : définit les équipes qualités, basé sur les contacts internes

Accès : Qualité → Configuration → Équipes qualité

1. Ouvrez une fiche de l’équipe qualité.

2. Donnez un nom. Par exemple, “Team qualité”.

3. Membres : ajoutez des membres. Par exemple, Anne, Daniel et Cyril feront partie de l’équipe qualité.

4. Image : Il est aussi possible d’ajouter une image. Nous avons ensuite les types de points de contrôle.

Types de point de contrôle

Accès : Qualité → Configuration → Types de point de contrôle

A titre d’exemple, définissez deux types : documentaire et réglementaire. Ces types de contrôles vont pouvoir être réutilisés dans les processus qualité.

1. Nom : donnez un nom à votre type de contrôle. Par exemple, “réglementaire”.

2. Ajoutez le deuxième type.

3. Sauvegardez.

Une fois que vous avez fini la configuration des types de point de contrôle, il faut passer à la création d’un premier processus qualité. Ensuite, il devient possible de réaliser un contrôle qui s'appuiera dessus.

Processus qualité

Accès : Qualité → Configuration → Processus qualité

1. Libellé : renseignez un libellé. Par exemple, “Revue d’offre”.

2. Code : renseignez un code. Par exemple, pQ001.

3. Liste des modèles de points de contrôle : ensuite, ajoutez des points de contrôle, qui vont être utilisés dans le cadre du contrôle s'appuyant sur cette revue d'offre. Sachez qu’il est aussi possible d’ajouter des points de contrôle facultatifs (Liste des points de contrôle facultatifs).

• Cliquez sur + afin d’ajouter un nouveau modèle.

• Ajoutez un point de contrôle. Par exemple, “Données d’entrées”.

• Type : sélectionnez un type. Par exemple, “Documentaire”.

• Séquence : grâce à une séquence, vous pouvez hiérarchiser les différents points de contrôle si besoin.

info

Lorsque vous êtes dans le cadre d'une revue d'offre, il faut vérifier que toutes les données d'entrée vous permettent de réaliser l'offre dans de bonnes conditions.

4. Liste des points de mesure : toujours sur la fenêtre de configuration des points de contrôle, vous pouvez mettre des subdivisions que sont les points de mesure.

• Cliquez sur + afin d’ajouter un point de contrôle.

• Type de mesure : un point de mesure peut s’évaluer de 2 façons différentes, soit avec une note de 0 à 5 étoiles, soit avec une conformité qui vaudra 0 ou 5 étoiles. Dans cet exemple, un délai de réponse sous forme de note a été ajouté. Cette note va pouvoir être pondérée par le coefficient dans le cadre d’une note globale au niveau du contrôle qualité.

• Nom : donnez un nom. Par exemple, “Délai de réponse suffisant?”.

• Coefficient : renseignez un coefficient, par exemple, 2.

5. Liste des points de mesure : par la suite, il faut créer d'autres points de contrôle : un sur la conformité des indices et l’autre sur la présence de spécifications. Ces deux points seront évalués par une conformité, et non une note.

• Cliquez sur + afin d’ajouter un point de contrôle.

• Type de mesure : sélectionnez “Conformité”.

• Nom : donnez un nom. Par exemple, “Les indices des plans correspondent aux indices de la demande”.

• Coefficient : renseignez un coefficient, par exemple, 5.

• Refaites les mêmes manipulations et créez un point de mesure “Spécifications fournies par le client” avec type de mesure “Conformité” et coefficient 5.

info

Le point de contrôle est configuré et sera découpé en 3 parties. La note et les deux conformités permettront, à l’aide des coefficients, de calculer la note finale de ce contrôle. Une fois que ces points seront contrôlés, il faudra potentiellement ajouter des actions correctives. Celles-ci sont à définir dans le processus pour pouvoir être sélectionnées lors du contrôle.

6. Liste des actions correctives : définissez les actions correctives qui vont être appliquées à cette revue d’offre. Elles peuvent être sélectionnées lors du contrôle.

• Cliquez sur + afin d’ajouter une action corrective. Dans l’exemple, uniquement le cas des conformités d’indices de documents a été traité.

• Donnez un nom à votre action corrective. Par exemple, “Demander au client la modification des plans pour correspondre à la demande”. Cette action corrective est utile dans le cas où la demande indique des indices plus élevés que les plans qui vous ont été fournis. Par conséquent, vous devez demander la mise à jour des plans pour correspondre à la demande.

• Ajoutez une autre action corrective. Par exemple, “Demander au client la modification de sa demande pour correspondre aux indices des plans”. Dès que tous les éléments sont prêts, vous allez pouvoir créer un contrôle qualité.

Contrôle qualité

Accès : Qualité → Contrôle qualité → Contrôle qualité

Les contrôles qualité s’affichent dans une vue kanban. Grâce à cette vue, vous allez pouvoir faire évoluer leur statut. Procédez à la création d’un contrôle qualité.

info

Il est important de noter qu’un contrôle qualité est attaché à un projet.

1. Nom : renseignez un nom. Le nom du contrôle pourrait être le numéro de l’offre à contrôler. Par exemple, “Offre n°123”.

2. Projet : sélectionnez un projet. Par exemple, 123Service Projet.

3. Responsable : ajoutez un responsable.

4. Equipe : ajoutez une équipe.

5. Dates : les dates permettent de prioriser les contrôles et surtout de les afficher dans le calendrier des contrôles, par équipe ou par responsable.

6. Choisir un processus de qualité : il faut ensuite choisir un processus qualité pour aller copier les informations du processus dans le contrôle. Cliquez sur le bouton “Choisir un processus de qualité”. Le contrôle est ainsi pré-rempli avec les points de contrôle et les actions correctives possibles. Une fenêtre pop-up “Choisir un processus de qualité” va apparaître. Ici, sur le champ “Processus de qualité”, sélectionnez un processus (par exemple, Revue d’offre). Pour valider, cliquez sur le bouton “Pré-remplir les points de contrôle”.

7. Planifier : cliquez sur le bouton “Planifier”. Le statut passe au statut “Planifié”.

8. Démarrer : cliquez sur le bouton “Démarrer” afin de démarrer le contrôle. Le statut passe au statut “En cours”.

astuce

Vous allez voir l'évolution du statut du contrôle dans la vue kanban.

9. Si vous revenez sur la fiche “Contrôle de qualité” en mode édition, vous allez pouvoir travailler sur chacune des lignes du point de contrôle (tableau “Liste des points de contrôle”).

• Ouvrez une ligne dans le tableau “Liste des points de contrôle”. La fenêtre pop-up “Points de contrôle” va s’ouvrir.

• Cliquez sur une ligne contenue dans le tableau “Liste des points de mesure”. Par exemple, la ligne “Délai de réponse suffisant?”.

• Vous estimez que le délai de réponse est bon, mais sans être trop long. Par conséquent, vous pouvez attribuer la note de 4 sur 5 étoiles.

• Nom : identifiez-vous afin d’indiquer que vous avez réalisé le contrôle.

• Photos : ajoutez une photo correspondant au point de mesure si nécessaire.

Non-conformité d’un contrôle

Voici un exemple dans le cas où les indices de plan ne sont pas conformes.

1. Sur la fiche du contrôle qualité, cliquez sur une ligne contenue dans le tableau “Liste des points de contrôle”. La fenêtre pop-up “Points de contrôle” va s’ouvrir.

2. Cliquez sur la ligne “Spécifications fournies par le client”. Dans cet exemple, les spécifications ont été bien reçues. Par exemple, il s’agit des spécifications de peinture ou les spécifications de traitement de surface pour la fabrication des pièces.

• Conforme : pour valider la conformité, cochez la case “Conforme”.

3. Non-conforme : si vous cliquez sur une ligne, par exemple, la ligne “Les indices des plans correspondent aux indices de la demande”, ne cliquez pas sur la case à cocher “Conforme”. De cette façon, cette ligne sera non-conforme car vous estimez que les indices des plans ne correspondent pas aux indices de la demande.

4. Fermer : cliquez sur le bouton “Fermer” pour changer le statut de ce point de contrôle.

info

A noter, à la fin de cette partie du contrôle, il y a une subtilité.

Si vous cliquez sur OK, vous allez enregistrer le point de contrôle, mais sans le terminer.

C’est pourquoi il faut d’abord cliquer sur le bouton “Fermer” pour changer le statut de ce point de contrôle.

5. OK : cliquez ensuite sur “OK” pour enregistrer. Par conséquent, le statut du contrôle documentaire est passé au statut “Fait”.

6. Vous avez indiqué que les indices de plans n’étaient pas conformes à ceux indiqués dans la demande. Par exemple, les plans ont un indice plus élevé que sur la demande. Dans ce cas, vous allez pouvoir garder la première action corrective (“Demander au client la modification de sa demande pour correspondre aux indices des plans”) et supprimer la deuxième (“Demander au client la modification des plans pour correspondre à la demande”).

7. Signature : vous avez la possibilité ici d'ajouter des signatures.

Quel est l'intérêt des notes ? En cas d'impression du contrôle qualité, vous allez retrouver le calcul de la note qui a été fait en fonction des coefficients et des notes qui ont été obtenues.

Dans cet exemple, la note finale est de 55%.

Ici, il s’agit d’un cas simplifié. Il faut se projeter sur un contrôle qualité beaucoup plus complexe, sur une revue d'offres qui pourrait être beaucoup plus détaillée. Le contrôle qualité peut aussi être utilisé comme point d’arrêt en cas de fabrication à l’affaire en mode projet, comme dans le cas d’une machine spéciale ou d’un ensemble mécano-soudé.