Gestion à l’affaire
Introduction
Chez Axelor, un projet et une affaire sont deux choses distinctes et ils sont gérés différemment.
Un projet à pour vocation d’être géré en interne, tandis qu’une affaire est rattachée au client.
Par conséquent, certaines fonctionnalités sont reservées à l'usage sur une fiche d'une affaire, et non sur la fiche d'un projet.
Affaire : l’affaire comprend des notions de facturation client et de facturation fournisseur.
Depuis la version 8.0, une refonte des menus a eu lieu.
Le menu Gestion à l'affaire a été supprimé. Le menu Affaires a été ajouté au menu Projet.
Création d’une affaire
Une affaire est assimilée à un client. Elle est gérée avec des notions de facturation (achat ou / et vente effectués avec un tiers extérieur).
Accès : Projet → Projet → + → sur la fiche projet, activez l’option “Affaire”
Accès : Projet → Affaire → +
Chaque affaire possède un workflow. Les statuts sont les suivants : Nouveau → En cours → Terminé → Annulé
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Sur la fiche d ’un nouveau projet, renseignez un code.
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Par la suite, saisissez un nom.
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Sélectionnez une société propre à ce projet.
Si vous décidez que votre projet est une affaire, il est possible d’activer l’option “Affaire” à droite dans la partie “Caractéristiques”.
Par la suite, des nouveaux onglets seront disponibles, par exemple Facturation, Notes de frais, Contrats, Ventes et Achats.
En outre, des champs comme Devise, Client, Adresse et Liste de prix vont apparaître.
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Sélectionnez un client.
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Sélectionnez le contact client.
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Projet parent : sélectionnez un projet parent sur le champ dédié qui se trouve dans la partie Caractéristiques.
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Afficher les sous-projets : activez cette option afin d’afficher les sous-projets en cours.
Onglet Arbre de tâches
L’arbre des tâches permet de gérer toutes les tâches associées au projet.
Vous y trouverez :
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L'icône de plus : permet de créer une nouvelle tâche enfant.
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L'icône de caddy : permet de générer un achat (commande fournisseur). Le fait d'y cliquer ouvre directement la fiche du devis.
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L'icône de croix : permet de supprimer une tâche.
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L'icône de carré : permet d'ouvrir la tâche dans une nouvelle fenêtre.
Vous pouvez également cliquer sur les boutons :
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Nouvelle tâche : permet de créer une nouvelle tâche.
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Nouveau ticket : permet de créer un nouveau ticket.
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Toutes les tâches : ce bouton ouvre une nouvelle fenêtre en vue liste avec toutes les tâches.
Onglet Membres
Vous pouvez facilement importer des membres d’un projet depuis l’onglet Membres.
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Sélectionnez une équipe.
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Importer tous les membres : si vous importez des membres, cliquez sur le bouton “Importer tous les membres”.
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Synchroniser : vous pouvez également synchroniser l’équipe.
Onglet Planification
Depuis cet onglet, planifiez le temps pour les équipes.
Onglet Rapports
Cet onglet spécifique aux affaires permet de suivre les indicateurs de performance de l’affaires.
Vous allez y retrouvez le suivi des temps (temps devisés / actualisés (tâche) / planifiés / passés) et les pourcentages de consommation et de progression.
Cet onglet permet de suivre financièrement l’affaire en regardant les chiffres d’affaires, les coûts, les marges et les taux de marge des budgets vendus, prévisionnels, réels pour déduire l'atterrissage financier (voir détail dans le chapitre 2) de l’affaire.
Dans cet onglet, nous retrouvons également les indicateurs de facturation ainsi que l’historique du projet. Comparez ce qui a été vendu, comparez le prévisionnel et le réel.
Onglet Ventes
L’onglet Ventes permet de gérer l’ensemble des devis et des commandes liés à votre client, ainsi que les Lignes de commande ainsi et les Réceptions client..
Un bouton permet de Générer un devis ou encore Voir les lignes de commandes.
Onglet Achats
Onglet Achats permet de répertorier l’ensemble des devis et des commandes d’achat nécessaires pour la réalisation de l’affaire.
Cet onglet spécifique aux affaires permet de retrouver les Devis fournisseur, les Commandes fournisseur, les Lignes de commande ainsi que les Réceptions fournisseur. Un bouton permet de Générer un devis ou encore Voir les lignes d’achat.
Réservation ressources
Permet de réserver des ressources physiques
Notes de frais
Cet onglet permet de regrouper les Notes de frais en attente, validées ainsi que leurs détails.
Onglet Facturation
L’onglet Facturation permet de configurer la facturation par défaut.
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Facturation Ndef : si cette case est cochée, lorsque vous saisissez une note de frais, une note de frais associée à cette affaire sera facturable auprès du client.
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Facturation Achats / tâches : il est également possible d’activer ces options afin de pouvoir facturer les achats et les tâches.
Onglet Analytique
L’onglet Analytique permet de réaliser le suivi analytique de votre affaire.
Onglet Wiki
L’onglet Wiki permet de répertorier des informations essentielles pour le projet, par exemple, les liens utiles.
Onglet Feuille de route
L’onglet Feuille de route permet de suivre le versioning. Cet onglet est très utile pour les projets informatiques.
Onglet Annonce
Répertoriez des annonces importantes de l’affaire.
Onglet Configuration : configurez un projet ou une affaire
Dans cet onglet, configurez le projet ou l’affaire.
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Types d’activité autorisées : sélectionnez une activité. Par exemple, si il s’agit d’un projet de consulting, vous pouvez autoriser l’accès aux activités aux chefs de projet, aux managers et aux consultants.
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Dossiers projets : associez les dossiers projets. Ce fait vous permet de ranger vos projets.
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Nombres d’heures par jour : dans ce champ, sélectionnez le nombre d'heures par jour. Le nombre d’heures par jour sont pris par défaut en compte dans le projet / affaire. Dans l’exemple, le nombre d’heures par jour a été défini à 7 heures par jour.
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Unité de temps du projet : dans l’exemple, c’est l’heure.
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Types de statuts autorisés : modifiez les statuts en fonction de vos besoins. Ces statuts seront par la suite ajoutés au niveau du workflow de l’affaire (Nouveau / En cours / Terminé / Annulé).
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Type de priorités autorisées : modifiez les statuts associées aux tâches.
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Catégories : il est également possible d’autoriser certains types ou catégories de tâches.
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Temps passé / Activer la vue Gantt / la vue Kanban et les autres cases à cocher : ces fonctionnalités permettent de contrôler le temps passé, d’afficher les différentes vues, ou d’activer les vues sur le calendrier. Par exemple, le fait d’activer la case Sujet va vous permettre de discuter des sujets concernant l’affaire.
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Vous pouvez également Rendre le projet Imputable sur feuilles de temps RH (ou non).
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Autorisez l’accès à des catégories de tâches (faible / normal / élevé / urgent).
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Enregistrez les modifications apportées.
Onglet Contrats
Cet onglet permet de répertorier l’ensemble des contrats client et fournisseur, ainsi que les factures associées.
Onglet Champs personnalisés
Les champs personnalisés permettent de répertorier des informations propres à votre corps de métier.
Les champs personnalisés sont paramétrables dans la config applicative au niveau du module Projet.
Onglet Activités
Cet onglet permet de tracer l’ensemble des modifications qui ont été faites sur cet objet projet / affaire.
Création d’une affaire à partir d’un modèle
Vous pouvez créer un modèle de projet (ou d’affaire) depuis l’entrée de menu : Projet → Modèle → Modèle de projet → +
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Créer affaire à partir de ce modèle : dans un modèle, vous pouvez définir des paramètres par défaut à appliquer à un projet en cliquant sur le bouton “Créer affaire à partir de ce modèle”.
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Les paramètres pouvant être mis en place sont les suivants :
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Les Modèles de tâche permettent la mise en place de tâche par défaut, ces modèles sont paramétrables depuis l’entrée de menu Projet → Modèle → Modèle de tâche
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Définissez les Membres par défaut
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Ajoutez des configurations de Facturation par défaut : facturation de note de frais par défaut / facturation d’achat par défaut
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Un Wiki par défaut
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Définissez les Configurations par défaut : Types d’activités autorisées / Types de catégories de tâches autorisées / Dossier projet / Imputation du projet sur les feuilles de temps RH
Paramétrer les dossiers projet
Un dossier de projet permet de regrouper des projets et des affaires dans un dossier commun. Accès : Projet → Configuration → Dossiers projet → +
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Renseignez le nom.
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Donnez une description.
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Sélectionnez un projet en cliquant sur l’icône de la loupe. En outre, le dossier projet est sélectionnable depuis un projet ou une affaire depuis l’onglet Configuration.