Planification de temps

Introduction

Depuis l'onglet Planification, ajoutez des lignes d'activité. La création d’une ligne d’activité prévisionnelle nécessite une unité de temps, une prestation, un employé, une date de début et de fin, et un temps planifié.

Afficher planification: cliquez sur le bouton "Afficher planification" afin d'ouvrir l'onglet Planification. Depuis l’onglet Planification, trois boutons sont disponibles :

• Ajouter une ligne d'activité prévisionnelle ;

• Ajouter plusieurs lignes d'activité prévisionnelle ;

• Retirer des lignes.

1.1. Depuis l'onglet Planification, ajoutez des lignes d'activité. La création d’une ligne d’activité prévisionnelle nécessite une unité de temps, une prestation, un employé, une date de début et de fin, et un temps planifié.

Ajouter une ligne d'activité prévisionnelle

La planification de temps vous permet de planifier du temps sur un projet.

Accès : Gestion de Projet → Projet / Affaire → cliquez sur le bouton "Afficher planification" pour accéder à l'onglet Planification

Ouvrez l'onglet Planification. Ici, vous allez avoir deux possibilités :

• Nouvelle ligne: soit, créez une ligne d'activité prévisionnelle en cliquant sur le bouton "+Nouvelle ligne".

• Ajouter plusieurs lignes: soit, créez plusieurs lignes d'activité en cliquant sur le bouton "Ajouter plusieurs lignes".

1. "+Nouvelle ligne" : cliquez sur le bouton "+Nouvelle ligne".

2. Une fenêtre pop-up "Planning prévisionnel des temps" apparaît.

3. Sur la fenêtre "Planning prévisionnel des temps", renseignez une tâche.

4. Si l'unité de temps est définie en heures, renseignez le temps planifiés en heures. Par exemple, indiquez 2 heures.

5. Renseignez une prestation / un service. Par exemple, "Chef de projet”.

6. Renseignez les dates de début et les dates de fin.

7. Cliquez sur ok.

Ajouter plusieurs lignes d'activité prévisionnelle

La planification de temps vous permet de planifier du temps sur un projet.

Accès : Gestion de Projet → Projet / Affaire → cliquez sur le bouton "Afficher planification" afin d'ouvrir l'onglet Planification

1. "Ajouter plusieurs lignes" : cliquez sur le bouton "Ajouter plusieurs lignes" afin d'ajouter plusieurs lignes d'activité prévisionnelle.

2. Une fenêtre pop-up "Planning prévisionnel des temps" apparaît.

3. Sur la fenêtre "Planning prévisionnel des temps", renseignez une tâche. Par exemple, “Rédaction”.

4. Renseignez une prestation. Par exemple, "Chef de projet”.

5. Renseignez les dates de début et les dates de fin.

6. % du temps : par exemple, 30 %. C’est-à-dire, 30% de la journée vont être alloués pour la tâche rédaction (le pourcentage de temps se réfère au nombre d'heures par jour configuré dans le projet)..

7. Ajouter lignes : cliquer sur le bouton “Ajouter lignes”.

8. Onglet planification : dans cet onglet, vous allez retrouver les lignes planifiées. Par exemple, vous avez trois lignes avec l’unité de temps égale à 2,10 heures. 2,10 heures correspondent à 30% d’une journée de travail.

remarque

Vous pouvez également ajouter du temps pour un projet au niveau de l’onglet "Tâches".

Planification du temps sur une tâche

Il est également possible de planifier du temps sur une tâche. Il faut compléter de la même manière les informations manquantes, sachant que la Tâche et l’Unité de temps sont par défaut complétés.

Cliquez sur l’onglet “Tâches”.

1. Dans la table "Arborescence de tâches", cliquez sur une tâche. Vous allez être rédirigé sur la page "Tâche".

2. Onglet planification : cliquez sur le bouton "Afficher planification" afin d'ouvrir l'onglet Planification

3. +Nouvelle ligne : dans l’onglet Planification, cliquez sur le bouton “+Nouvelle ligne" afin d'ajouter une ligne d’activité prévisionnelle.

4. Planning prévisionnel des temps : la fenêtre pop-up “Planning prévisionnel des temps” va s’ouvrir.

5. Temps planifié : indiquez le temps planifié. Par exemple, 3 heures.

6. Prestation : indiquez la prestation. Par exemple, "Chef de projet".

7. Dates de début / heure de fin : renseignez les dates de début et de fin.

info

Le temps planifié est reporté dans l’onglet "Suivi des temps" de la tâche.

attention

Si vous souhaitez que cette nouvelle activité prévisionnelle créée au niveau de l’arborescence de tâche soit reflétée dans la table Temps planifiés dans l’onglet Planification, ouvrez d’abord l’onglet Planification.

Ensuite, cliquez sur l’icône de rouage qui se trouve à droite (table “Temps planifié”) et cliquez sur Rafraîchir.

Par conséquent, la nouvelle tâche sera reflétée dans la table Temps planifiés.

La saisie de temps, le temps passé & calculer les totaux du projet

Il existe trois possibilité pour saisir du temps sur une tâche :

• Depuis la Feuille de temps du module MyRH ;

• Depuis une Tâche qui vous est assigné, le bouton "Temps passé" permet de saisir rapidement du temps ;

• Depuis l’onglet "Chronomètre" d’une tâche, il est possible de lancer un chronomètre. Une fois votre tâche terminé vous pouvez stopper votre chronomètre et obtenir le temps à reporter dans votre feuille de temps.

Cliquez sur l’onglet Rapports. Ici, vous trouverez l’ensemble des temps calculés dans la partie "Suivi des temps".

Vous allez trouver dans cette table :

• Le temps divisé ;

• Le temps actualisé ;

• Le temps planifié ;

• Le temps passé.

attention

Si vous n’effectuez pas le pointage, le temps passé sera égal à zéro.

• Reste à faire : ce temps correspond au temps actualisé

Il existe deux possibilités pour saisir le temps : via l’arborescence des tâches et via la feuille de temps.

attention

Dans l’onglet Rapport, vous allez remarquer que le temps passé est toujours à zéro.

En effet, il faut valider la feuille de temps pour que le temps passé soit pris en compte dans le calcul.

• Via l’arborescence des tâches :

1. Cliquez sur l’onglet “Tâches”.

2. Cliquez sur la tâche qui vous a été assignée.

3. Tâche : la fenêtre ”Tâche” va s’ouvrir.

4. Temps passé : sur cette fenêtre, cliquez sur l'onglet “Temps passé”. Ajoutez une nouvelle ligne.

5. Ligne de feuille de temps : la fenêtre pop-up “Ligne de feuille de temps” va s’ouvrir.

6. Durée : ici, rentrez du temps passé. Par exemple, vous avez passé la moitié d’une journée. Ça sera donc soit 0,5 jour ou 3,50 heures (en fonction de l’unité de temps).

7. Durée ajustée pour le client : ajustez la durée pour le client, si nécessaire (se trouve dans la partie "Informations").

8. A facturer : cochez la case “à facturer”, si ce temps doit être facturé (se trouve dans la partie "Informations").

9. Cliquez sur OK.

10. Rafraîchir : cliquez sur l’icône de rouage (se trouve sur le tableau) et par la suite cliquez sur “Rafraîchir” (se trouve en haut de la page).

11. Outils : cliquez sur Outils.

12. Calculer les totaux du projet : cliquez sur l'action “Calculer les totaux du projet”.

attention

Dans l’onglet Rapport, vous allez remarquer que le temps passé est toujours à zéro.

En effet, il faut valider la feuille de temps pour que le temps passé soit pris en compte dans le calcul.

• Via la feuille de temps :

Accès : RH → Feuille de temps → retrouvez la feuille de temps avec le pointage

Une fois vous avez trouvé la bonne feuille de temps (par exemple, une demi-journée / 3,5 heures), vous pouvez la modifier.

1. Afin d’ajouter plus de temps sur un projet, cliquez sur + dans la table “Lignes de feuille de temps”.

2. Terminer : cliquez sur le bouton “Terminer”.

Par la suite, retournez sur la fiche Affaire.

• Fiche Affaire

1. Cliquez sur “Outils”.

2. Cliquez sur “Calculer les totaux du projet”.

3. Cliquez sur l’onglet “Rapports”.

4. Vous allez constater que le temps passé a été mis à jour selon le temps saisi sur la feuille de temps.

remarque

Le temps de progression correspond au temps passé sur le temps devisé.

% de consommation correspond au temps passé sur le temps actualisé.