Suivi des commandes de vente sur l’affaire
Attacher une affaire à une commande
Onglet Affaires : à partir d'une commande, dans l'onglet Affaires, il est possible d'attacher une affaire déjà existante plutôt que d'en générer une nouvelle (même si cela reste possible).
Il est également possible de générer des tâches et des sous-tâches de la même manière que lorsque vous générez une affaire.
Vous pouvez même générer un devis sur une fiche Affaire.
Suivre une commande client à partir d'un projet commercial
Si vous souhaitez convertir un projet en affaire, ouvrez l'onglet Configurations sur la fiche Projet et cliquez sur le bouton "Convertir en affaire".
Quels sont les étapes afin de pouvoir suivre les commandes clients depuis une affaire ?
Accès : Gestion de projet → Affaire → +
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Ouvrez la fiche Affaire. Renseignez les informations nécessaires et ajoutez des tâches dans l’arborescence des tâches.
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Onglet Tâche : dans cet exemple, dans l'onglet Tâche, vous trouverez la tâche “Étude de faisabilité”, qui comprend un chef de projet avec des sous-tâches “Recherche” et “Réunion”.
Vous trouverez une arborescence des tâches dans un onglet Tâche sur la fiche d’une Affaire.
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Onglet Ventes : cliquez sur le bouton “Afficher données financières” pour accéder à l'onglet Ventes. Vous y trouverez les différents panneaux dédiés aux devis et aux commandes (devis / commande client / ligne de commande / livraison client).
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Générer un devis : dans l'onglet Ventes, cliquez sur le bouton “Générer un devis”.
Afficher les données financières : à partir de la version 8.2, afin de pouvoir accéder à l'onglet Ventes, il faut cliquer sur le bouton « Afficher données financières » qui se trouve en haut de la page.
Cliquez sur le bouton pour pouvoir générer un devis de vente.
De plus, en cliquant sur le bouton ‘Afficher données financières’, vous pourrez accéder aux onglets Achats, Note de frais, Contrats, Production et Facturation.
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Vous allez être redirigé vers la fiche de devis.
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Devis : sur la fiche de devis, le client est automatiquement renseigné, ainsi que l’Affaire dans l'onglet Affaire.
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Contenu : ajoutez une ligne de détail dans le tableau Ligne de détail. Cliquez sur +.
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Ligne de commande client : en ajoutant une ligne de détail, la fenêtre pop-up “Ligne commande vente” va s'ouvrir. Ou, si vous utilisez un remplissage rapide de ligne disponible directement dans le tableau Ligne de détail et que vous souhaitez ouvrir la fenêtre Ligne de commande client, sélectionnez une ligne puis cliquez sur “Modifier” pour l'ouvrir.
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Produit : sélectionnez un produit. Ici, il s'agit du service “Chef de projet”. Cliquez sur OK.
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Emplacement de stock : si nécessaire, renseignez l'emplacement de stock dans l'onglet Livraison.
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Enregistrez les modifications apportées.
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Finaliser : sur le formulaire de devis de vente, cliquez sur « Finaliser ».
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Devis finalisé : le statut sur le devis de passe du statut « devis brouillon » au « devis finalisé ».
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Retournez sur la fiche Projet. Rafraîchissez la page.
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Onglet Ventes : sur la fiche du projet, dans l’onglet Ventes, vous allez retrouver le devis que vous avez créé. Ce devis se trouve dans le panel “Devis”. Vous allez également y trouver une ancienne commande dans le panel “Commande client”. Si vous avez besoin de rouvrir l'onglet Ventes, cliquez sur le bouton “Afficher données financières”.
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Retournez sur la fiche du devis.
Une fois que vous avez enregistré le devis de vente, vous allez pouvoir le consulter si vous retournez sur la fiche Projet / Affaire. Si vous cliquez sur le bouton "Afficher données financières", vous pourrez voir le devis de vente que vous venez de créer dans l'onglet Ventes.
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Confirmer la commande : cliquez sur le bouton “Confirmer la commande”. Si vous n'avez pas saisi l'emplacement de stock dans l'onglet Livraison, une erreur s'affiche.
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Commande confirmée : le statut du devis passe à “Commande confirmée”. Le devis devient une commande.
Un message intitulé “Information” s'affiche indiquant qu'un bon de livraison a été généré.
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Retournez sur la fiche du Projet. Rafraîchissez.
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Onglet Ventes : cliquer sur le bouton « Afficher données financières » pour ouvrir l'onglet Ventes. Ici, vous allez constater que le devis est passé du panel “Devis” au panel “Commandes clients”.
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Onglet Livraison : si vous retournez dans la fiche devis/commande confirmée et que vous ouvrez l'onglet Livraison, vous verrez que la livraison a été planifiée automatiquement.
Accès : Config applicative → Gestion des applications → Supplychain, configurer → activez l'option ”Générer les BL automatiquement”.
Cliquez ensuite sur la fiche Société. Dans les configurations de la société, activez l'option “Générer BL pour les prestations” afin de conserver une trace des services livrés.
- Voir les lignes de commandes : sur la fiche de l’Affaire, cliquez sur le bouton « Afficher données financières » et ouvrez l'onglet Ventes. Ensuite, liquez sur le bouton “Voir les lignes de commandes” afin d’accéder à la liste des commandes associés au client et à l’affaire.
Sur la fiche du projet, onglet Ventes permet de facilement naviguer parmi les devis et les commandes. En outre, vous pouvez directement consulter une commande en cliquant sur sa fiche.
- Livraisons clients : vous pouvez également confirmer la réception d'une commande client en cliquant sur une fiche dans le tableau Livraisons clients (situé dans l'onglet Ventes, en bas de la page).
Une fois que vous avez cliqué sur la fiche, cliquez sur le bouton Réaliser pour effectuer le mouvement de stock.
Enregistrez la modification et rafraichissez la page pour que les informations soient prises en compte. Ainsi, vous pourrez voir les livraisons effectuées et planifiées dans ce tableau.
- Ajouter des tâches : ajoutez des tâches sur un devis ou une commande client (associé à un utilisateur spécifique qui gère l’affaire).
Sur un devis client, cliquez sur l'onglet Affaire. Ensuite, ajoutez une tâche par ligne dans le champ Méthode de génération du projet. Sélectionnez un projet dans le champ Projet.
Si vous cliquez ensuite sur le bouton Remplir projet, la tâche sera générée.
Retournez dans la fiche Projet. Dans l'onglet Tâches, vous trouverez la nouvelle tâche.
- Ajouter des tâches : ajoutez des tâches depuis un devis ou une commande client (associés à un utilisateur en particulier qui gère l’affaire).
Sur un devis client, cliquez sur l’onglet Affaire. Ensuite, ajoutez une tâche par ligne sur le champ Méthode de génération du projet. Sélectionnez un projet dans le champ Projet.
Si par la suite vous cliquez sur le bouton Remplir le projet, la tâche va être générée.
Retournez sur la fiche du Projet. Dans l’onglet arborescence des Tâches, vous allez trouver la nouvelle tâche.
Lorsque une affaire est déjà remplie sur la commande client, le bouton “Générer projet” change de nom et devient Remplir projet.
Lorsqu'une commande client a déjà une affaire associée ou lorsque vous complétez le champ "Projet" avec un projet, le bouton "Générer projet" changera de nom et deviendra "Remplir le projet".