Documents
Introduction
L’application Documents est la gestion documentaire électronique intégrée à Axelor. Vous pouvez depuis cette application, télécharger des documents dans le logiciel, retrouver les documents créés dans le logiciel, classer vos documents, créer des fichiers…
Tous les fichiers : vous retrouvez ici tous les documents de la gestion documentaire.
Mes fichiers : vous retrouvez ici tous les fichiers de l’utilisateur actif.
Configuration : Etiquettes : permet de créer des étiquettes qui vont vous aider à classer les fichiers.
Ajouter de nouveaux documents
Documents > Tous les fichiers ou Mes fichiers
Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter votre document, puis cliquez sur le bouton « Nouveau », puis sur « Charger fichiers ». Il ne vous reste plus qu’à sélectionner le fichier de votre choix sur votre ordinateur, et de cliquer sur ouvrir. Une fois le fichier téléchargé, en cliquant sur l’icône avec trois points, vous avez accès à plusieurs possibilités comme de renommer le fichier, gérer les permissions, le télécharger sur votre ordinateur et le supprimer.
Vous pouvez également faire un glisser déposer du fichier depuis l’emplacement de celui-ci dans l’ordinateur.
Des documents sont intégrés automatiquement à la GED, notamment les devis finalisés, les commandes confirmées, les factures etc.
Consulter des documents
Documents > Tous les fichiers ou Mes fichiers
Sur un fichier, vous pouvez double-cliquer afin de l’ouvrir dans un nouvel onglet.
Vous pouvez ensuite le télécharger en format PDF ou l’imprimer depuis les boutons correspondants.
Gérer des permissions
Documents > Fichiers
Sélectionnez un fichier puis cliquez sur l’icône à trois points, puis sur « Permissions », choisissez un utilisateur ou un groupe d’utulisateur et attribuez lui le type de permission accordée (lecture, écriture et partage).
Un utilisateur ou un groupe peut avoir plusieurs types de permissions.
Ajouter une étiquette
Documents > Configuration > Etiquettes
Vous pouvez créer des étiquettes pour vous aider à retrouver vos fichiers selon certains mots clés.
Il faut sélectionner le fichier puis cliquer sur l’icône « Information » à droite de la ligne. Une fenêtre s’ouvre alors sur la droite et vous pouvez cliquer pour ajouter des tags ou choisir des tags existants. Un tag est composé d’un code, d’un nom, et vous pouvez choisir le style du tag.
Ajouter un document en pièce jointe
Depuis n’importe quel formulaire, vous pouvez charger un document en pièce jointe depuis le trombone situé dans la barre des tâches, en cliquant sur le bouton à côté de “Nouveau”. Vous pouvez ainsi charger le fichier voulu grâce au bouton correspondant ou grâce à un simple “Glisser/Déposer” depuis l’emplacement de votre fichier.