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Version: 8.0

CRM

Les pistes / les prospects

Gestion des pistes

Accès : CRM → Pistes → Mes pistes

Dans le menu “Mes pistes” vous allez trouver toutes les pistes qui vous sont assignés.

1.1. Dans le menu “Mes pistes” vous allez trouver toutes les pistes qui vous sont assignés.
1.1. Dans le menu “Mes pistes” vous allez trouver toutes les pistes qui vous sont assignés.

Pistes ouvertes

Accès : CRM → Pistes → Pistes ouvertes

Ouvrez le menu “Pistes ouvertes” afin de consulter toutes les pistes qui ont un statut “Ouvert”.

Lorsque vous consultez les pistes ouvertes en vue “Liste” (“Grid” en anglais), vous allez retrouvez l’ensemble d’informations concernant cette piste comme Le nom complet, l’Entreprise, le Téléphone, l’Adresse, La date de création, à qui est assigné cette piste, son état (à traiter / nurturing etc) et Lead scoring.

Les icônes à droite vous permettent d’effectuer plusieurs actions :

  • L'icône de cartable : le fait de cliquer sur cette icône permet à l'utilisateur de prendre en charge la piste sélectionnée, c’est-à-dire qu’il va assigner la piste à lui-même.

  • L’icône de bonhomme : le fait de cliquer sur cette icône permet de planifier un événement.

  • L’icône de l’enveloppe : le fait de cliquer sur cette icône permet d’envoyer un email.

Sélectionnez les pistes avec Ctrl ou Maj et ensuite cliquez sur “Assignés à moi” dans les “Outils” afin de vous assigner plusieurs pistes

1.1. Lorsque vous consultez les pistes ouvertes en vue “Liste”, vous allez retrouvez l’ensemble d’informations concernant cette piste comme Le nom complet, l’Entreprise, le Téléphone, l’Adresse, La date de création, à qui est assigné cette piste, son état (à traiter / nurturing etc) et Lead scoring.
1.1. Lorsque vous consultez les pistes ouvertes en vue “Liste”, vous allez retrouvez l’ensemble d’informations concernant cette piste comme Le nom complet, l’Entreprise, le Téléphone, l’Adresse, La date de création, à qui est assigné cette piste,  son état (à traiter / nurturing etc) et Lead scoring.
1.2. Les icônes à droite vous permettent d’effectuer plusieurs actions : 1) L'icône de cartable : le fait de cliquer sur cette icône permet à l'utilisateur de prendre en charge la piste sélectionnée, c’est-à-dire qu’il va assigner la piste à lui-même ; 2) L’icône de bonhomme : le fait de cliquer sur cette icône permet de planifier un événement. 3) L’icône de l’enveloppe : le fait de cliquer sur cette icône permet d’envoyer un email.
1.2. Les icônes à droite vous permettent d’effectuer plusieurs actions : 1) L'icône de cartable : le fait de cliquer sur cette icône permet à l'utilisateur de prendre en charge la piste sélectionnée, c’est-à-dire qu’il va assigner la piste à lui-même ; 2) L’icône de bonhomme : le fait de cliquer sur cette icône permet de planifier un événement. 3) L’icône de l’enveloppe : le fait  de cliquer sur cette icône permet d’envoyer un email.
1.3. Sélectionnez les pistes avec Ctrl ou Maj et ensuite cliquez “Assignés à moi” dans les “Outils” afin de vous assigner plusieurs pistes.
1.3. Sélectionnez les pistes avec Ctrl ou Maj et ensuite cliquez “Assignés à moi” dans les “Outils” afin de vous assigner plusieurs pistes.

Vérifier les doublons dans les pistes ouvertes

  1. Dans la barre d’outils en haut, cliquez sur “Outils” et ensuite cliquez sur “Vérifier doublons”.

  2. “Vérifier doublons” permet de détecter la présence des doublons en sélectionnant les éléments (entreprise, nom, fonction etc).

  3. Par exemple, sur la fenêtre “Vérifier doublons” cliquez sur “Sélectionner” et ensuite cliquez sur un champ “entrepriseName”. Toutes les pistes qui appartiennent à la même entreprise seront affichées.

1.1. Dans la barre d’outils en haut, cliquez sur “Outils” et ensuite cliquez sur “Vérifier doublons”.
1.1. Dans la barre d’outils en haut, cliquez sur “Outils” et ensuite cliquez sur “Vérifier doublons”.
1.2. “Vérifier doublons” permet de détecter la présence des doublons en sélectionnant les éléments (entreprise, nom, fonction etc).
1.2. “Vérifier doublons” permet de détecter la présence des doublons en sélectionnant les éléments (entreprise, nom, fonction etc).
1.3. Par exemple, sur la fenêtre “Vérifier doublons” cliquez sur “Sélectionner” et ensuite cliquez sur un champ “entrepriseName”. Toutes les pistes qui appartiennent à la même entreprise seront affichées.
1.3. Par exemple, sur la fenêtre “Vérifier doublons” cliquez sur “Sélectionner” et ensuite cliquez sur un champ “entrepriseName”. Toutes les pistes qui appartiennent à la même entreprise seront affichées.

Vue Kanban et les pistes

Vue Kanban offre seulement les informations essentielles sur les pistes.

La vue Kanban permet de faire du drag & drop et de faire passer une piste d’un statut à l’autre. Simplement cliquez sur une piste et en faisant du drag & drop et placez cette piste dans la colonne avec le statut souhaité (par exemple, la piste peut passer du statut “À traiter” au “Qualification marketing”).

1.1. Vue Kanban vous offre seulement les informations essentielles sur les pistes. La vue Kanban vous permet de faire du drag & drop et de faire passer une piste d’un statut à l’autre.
1.1. Vue Kanban vous offre seulement les informations essentielles sur les pistes. La vue Kanban vous permet de faire du drag & drop et de faire passer une piste d’un statut à l’autre.

La fiche de la piste

Configuration CRM : Secteurs d’activité, Département, Fonction

Créez une nouvelle fiche piste. Renseignez les informations essentielles concernant l’entreprise et le contact.

Sachez que certains champs comme Secteurs d’activité, Département ou Fonction peuvent être créés dans CRM → Configuration → Secteur d’activité / Département / Fonction des contacts.

En outre, certains champs peuvent être configurés directement sur la fiche de la piste. Par exemple, vous pouvez créer “Secteur d’activité” ou “Fonction” directement sur la fiche de la piste en cliquant sur +.

Ne pas appeler, ne pas envoyer des emails

Cochez ces cases si le contact ne souhaite pas être contacté par le téléphone ou par email. Le fait de cocher ces cases permet par la suite de catégoriser les pistes (c’est-à-dire, ces contacts ne vont pas se trouver dans les processus de l’envoi d’email ou les appels automatiques).

1.1. Sachez que certains champs comme Secteurs d’activité, Département ou Fonction peuvent être créés dans CRM → Configuration → Secteur d’activité / Département / Fonction des contacts. En outre, certains champs peuvent être configurés directement sur la fiche de la piste. Par exemple, vous pouvez créer “Secteur d’activité” (dans l’exemple, c’est Réseaux sociaux) ou “Fonction” directement sur la fiche de la piste en cliquant sur +.
1.1. Sachez que certains champs comme Secteurs d’activité, Département ou Fonction peuvent être créés dans CRM →  Configuration →  Secteur d’activité / Département / Fonction des contacts. En outre, certains champs peuvent être configurés directement sur la fiche de la piste. Par exemple, vous pouvez créer “Secteur d’activité” (dans l’exemple, c’est Réseaux sociaux) ou “Fonction” directement sur la fiche de la piste en cliquant sur +.

Les statuts sur la fiche de la piste

Sur la fiche de piste, vous trouverez les statuts “À traiter”, “Qualification marketing”, “Qualification commerciale”, “Nurturing”, “Converti”, et “Perdu” sur le bandeau. Ces statuts sont standard et présents par défaut.

Vous pouvez faire passer la fiche de la piste d'un statut à l’autre en cliquant sur le statut souhaité. Par exemple, la piste était en statut “À traiter”. Cliquez sur “Qualification marketing” pour que la piste passe à ce statut.

Les seuls statuts qui ne peuvent pas être sélectionné de cette façon sont “Converti” et “Perdu”.

Les statuts peuvent être personnalisés. Consultez la partie “Statuts de piste” et “Statuts personnalisés”.

1.1. La fiche de la piste et le bandeau des statuts. Sélectionnez le statut simplement en cliquant sur le statut qui vous intéresse afin de faire passer la piste d’un statut à l’autre. Attention, les seuls statuts qui ne peuvent pas être sélectionné de cette façon sont “Converti” et “Perdu”. Pour passer aux statuts “Converti” ou “Perdu”, il faut cliquer sur les boutons “Convertir” ou “Perdre”.
1.1. La fiche de la piste et le bandeau des statuts. Sélectionnez le statut simplement en cliquant sur le statut qui vous intéresse afin de faire passer la piste d’un statut à l’autre. Attention,  les seuls statuts qui ne peuvent pas être sélectionné de cette façon sont “Converti” et “Perdu”. Pour passer aux statuts “Converti” ou “Perdu”, il faut cliquer sur les boutons “Convertir” ou “Perdre”.

Onglet Événements

Créez un événement directement sur la fiche de la piste depuis l’onglet Événement. Pour plus d'informations, consultez la partie sur les Événements.

1.1. Créez un événement directement sur la fiche de la piste depuis l’onglet Événement.
1.1. Créez un événement directement sur la fiche de la piste depuis l’onglet Événement.

Onglet Email

Envoyez des emails depuis l’onglet “Email”. Il suffit de cliquer sur le bouton “Créer un email”.

Sachez que vous pouvez également consulter les emails envoyés dans l’espace “Emails envoyés”.

Pour plus d'informations, consultez la partie sur la configuration des Emails.

1.1. Envoyez des emails directement depuis la fiche de la piste. Cliquez sur l’onglet “Emails” et ensuite sur le bouton “Créer un email”. Consultez les emails envoyés dans l’espace “emails envoyés”.
1.1. Envoyez des emails directement depuis la fiche de la piste. Cliquez sur l’onglet “Emails” et ensuite sur le bouton “Créer un email”. Consultez les emails envoyés dans l’espace “emails envoyés”.

Onglet Campagne marketing

La campagne marketing permet de savoir si la personne liée à la piste a participé à une campagne marketing. En outre, vous pouvez voir les campagnes auxquelles a participé le prospect, le client ou le contact depuis leurs fiches.

Cet onglet apparaît à condition que vous ayez installé le module Marketing.

Les campagnes marketing peuvent être consultées depuis le module Marketing (Marketing → Campagnes).

1.1. La campagne marketing permet de savoir si la personne liée à la piste a participé à une campagne marketing. Cet onglet apparaît à condition que vous ayez installé le module Marketing.
1.1. La campagne marketing permet de savoir si la personne liée à la piste a participé à une campagne marketing. Cet onglet apparaît à condition que vous ayez installé le module Marketing.

Prise en charge / Convertir / Perdre

  • Prise en charge : cliquez sur ce bouton afin de vous assigner la fiche de la piste.

  • Convertir : cliquez sur ce bouton afin de convertir la piste en tiers / contact.

  • Perdre : cliquez sur ce bouton afin de perdre la piste.

1.1. Prise en charge : cliquez sur ce bouton afin de vous assigner la fiche de la piste. Convertir : cliquez sur ce bouton afin de convertir la piste en tiers / contact. Perdre : cliquez sur ce bouton afin de perdre la piste.
1.1. Prise en charge : cliquez sur ce bouton afin de vous assigner la fiche de la piste. Convertir : cliquez sur ce bouton afin de convertir la piste en tiers / contact. Perdre : cliquez sur ce bouton afin de perdre la piste.

Panel “Activité”

Retrouvez dans ce panel l’ensemble des actions effectuées sur la fiche de la piste. Par exemple, vous pouvez y trouver les informations concernant les opportunités attachées, le passage d’un statut à l’autre, la création d’un événement etc.

1.1. Retrouvez dans le panel “Activité” l’ensemble des actions effectuées sur la fiche de la piste. Par exemple, vous pouvez y traiter les informations concernant les opportunités attachées, le passage d’un statut à l’autre, la création d’un événement etc.
1.1. Retrouvez dans le panel “Activité” l’ensemble des actions effectuées sur la fiche de la piste. Par exemple, vous pouvez y traiter les informations concernant les opportunités attachées, le passage d’un statut à l’autre, la création d’un événement etc.

Panel “Suivi” & “Marketing”

Sur le panel “Suivi”, il est possible de renseigner plusieurs champs :

  1. Assigné à : ici s’affiche le nom d’utilisateur assigné à cette fiche de la piste.

  2. Équipe : il est également possible d’affecter la piste à une équipe.

  3. Société : affectez la piste à une société.

  4. Date de création : consultez la date de création de la fiche.

Sur le panel “Marketing”, renseignez les détails marketing concernant la piste :

  1. Lead scoring : le but du Lead scoring est de pouvoir donner une note sur cinq étoiles à une piste en termes d'intérêt commercial (par exemple, une étoile signifie “ce prospect est faiblement intéressant”, et cinq étoiles signifient “ce prospect est très intéressant”). Par la suite, Lead scoring permet de vite identifier visuellement les pistes les plus intéressantes.

  2. Taille : concerne la taille de l’entreprise. Ce champ permet de faire des recherches, des requêtes sur la bases de données pour cibler des entreprises d’une certaine taille.

  3. Compté clé : permet d’identifier les comptes importants et stratégiques d’un point de vue commercial, par exemple une entreprise d’une taille importante que l’utilisateur souhaiterait avoir comme cliente. Dans ce cas là, cette option permet de facilement faire des recherches en visualisant les comptes clés rapidement. Du point de vue du marketing, ce sont des comptes qui vont être privilégiés.

  4. Nurturing : signifie que la piste doit être nourri de contenu Marketing / cette piste n’est pas forcément très active dans le cycle d’achat / son projet d’achat pourrait être en pause / ou elle peut se trouver en prospection avancée / il est également possible qu’il n’y a pas d’actions commerciales à réaliser par l’équipe commerciale. Par conséquent, la piste en Nurturing est le plus souvent suivie par le Marketing (par exemple, il serait possible d’envoyer à cette piste des livres blancs ou des invitations à des webinars).

  5. Source : ce champ permet d’indiquer l’origine de cette piste (formulaire contact du site web, participation à un webinar, prospection d’un commercial…etc). Il est possible de consulter la Provenance depuis l’entrée de menu “Provenance des prospects” ou d’en créer une ( Accès :CRM → Configuration → Provenance des prospects).

  6. Catégorie : permet de catégoriser la piste (par exemple, Association / PME / Investisseur etc). La catégorie est personnalisable. Pour accéder aux Catégories en dehors de la fiche d’une piste : Config applicative → Référentiel → Configuration → Catégories de tiers.

  7. Étiquettes : possibilité de créer des étiquettes. Les étiquettes sont des tags qui permettent de faire une recherche sur des mots-clés précis. Renseignez le nom de l’étiquette et la couleur (par exemple, “Open Source” en couleur rouge). Grâce aux étiquettes il est possible de catégoriser encore plus les pistes, faire des requêtes et les rechercher plus facilement.

1.1. Sur la fiche de la piste, vous allez trouver les panels Suivi et Marketing.
1.1. Sur la fiche de la piste, vous allez trouver les panels Suivi et Marketing.

Imprimer un rapport

Sur la fiche de la piste, imprimez un rapport en cliquant sur le bouton “Rapports qui se trouve en haut sur la barre d’outils” et ensuite cliquez sur “Imprimer”. Le rapport contiendra les informations essentielles concernant la piste.

1.1. Sur la fiche de la piste, imprimez un rapport en cliquant sur le bouton “Rapports qui se trouve en haut sur la barre d’outils” et ensuite cliquez sur “Imprimer”. Le rapport contiendra les informations essentielles concernant la piste.
1.1. Sur la fiche de la piste, imprimez un rapport en cliquant sur le bouton “Rapports qui se trouve en haut sur la barre d’outils” et ensuite cliquez sur “Imprimer”. Le rapport contiendra les informations essentielles concernant la piste.

Statuts de piste

Sur la fiche de la piste vous allez trouver au total six statuts dits dynamiques (À traiter / Qualification marketing / Qualification commerciale / Nurturing / Converti / Perdu). Sachez que ces statuts sont personnalisables (accès: CRM → Configuration → Status personnalisés).

Au niveau du menu “Statuts personnalisés” vous allez trouver Statuts piste / Statuts opportunité / Statuts Prospect (il est nécessaire d’activer la configuration pour que l’entrée de menu Statuts Prospect apparaisse).

info

Comment activer l’entrée de menu “Statuts Prospect” ?

Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer → activez la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects”.

1.1. Les statuts dynamiques sont personnalisables. Accès: CRM → Configuration → Status personnalisés.
1.1. Les statuts dynamiques sont personnalisables. Accès: CRM → Configuration → Status personnalisés.
1.2. Comment activer l’entrée de menu “Statuts Prospect” ? Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer → activez la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects”.
1.2. Comment activer l’entrée de menu “Statuts Prospect”  ? Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer → activez la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects”.

Statuts personnalisés pour les pistes

Accès : CRM → Configuration → Status personnalisés → Statuts Piste

Dans ce menu vous allez retrouver les six statuts dynamiques présents sur la fiche de la piste (À traiter / Qualification marketing / Qualification commerciale / Nurturing / Converti / Perdu). Ces statuts sont standard et présents par défaut sur n’importe quelle piste. Vous pouvez personnaliser les statuts existants, ainsi qu’ajouter des nouveaux statuts si besoin.

Sachez qu' il est possible de faire du drag & drop et ainsi changer l’ordre de positionnement de chaque statut.

  1. Cliquez sur un statut afin de le renommer et sauvegardez-le.

  2. Décidez si ces statuts de piste sont ouverts ou fermés. Ce fait va vous permettre de retrouver les pistes avec ce statut dans le menu “pistes ouvertes” ou “pistes fermées”.

  3. Une fois que vous avez fini de réarranger les statuts piste, ouvrez les configurations du CRM.

  4. Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer. Dans les “Configurations des statuts des pistes”, définissez à quoi correspond chaque statut, par exemple quel statut sera le nouveau statut par défaut. Des statuts Nouveau, Converti et Perdu sont indiqués dans les mêmes champs par défaut, mais ils sont personnalisables.

1.1. Les statuts dynamiques sont personnalisables. Accès: CRM → Configuration → Status personnalisés.
1.1. Les statuts dynamiques sont personnalisables. Accès: CRM → Configuration → Status personnalisés.
1.2. Une fois que vous avez fini de réarranger les statuts piste, ouvrez les configurations du CRM. Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer. Dans les “Configurations des statuts des pistes”, définissez à quoi correspond chaque statut. Il est également possible de configurer les statuts pour les opportunités et les prospects.
1.2. Une fois que vous avez fini de réarranger les statuts piste, ouvrez les configurations du CRM. Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer. Dans les “Configurations des statuts des pistes”, définissez à quoi correspond chaque statut. Il est également possible de configurer les statuts pour les opportunités et les prospects.

Convertir une piste en tiers / contact

Exemple # 1 : convertir une piste, l’option “Gérer les statuts sur les prospects” inactive

Sur la fiche d’une piste, cliquez sur le bouton “Convertir”. Deux possibilités vont se présenter:

  • “Créer un nouveau tiers”. Sachez que si vous cliquez sur “Créer un nouveau tiers”, vous allez pouvoir choisir la deuxième option, “Sélectionner un tiers existant”.

  • “Créer un nouveau contact”. Cliquez sur “Créer un nouveau contact” et sélectionnez parmi “Pas de création de contact” / “Créer un nouveau contact” / “Sélectionner un contact existant”.

  • Dans cet exemple, lors de la conversion de la piste, les options “Créer un nouveau tiers” et “Créer un nouveau contact” ont été sélectionnées.

  1. Lors de la conversion de la piste, l’ensemble des informations sur la fiche de la piste sera repris.

  2. Cliquez sur “Valider” afin de créer le Prospect.

  3. Une fois que vous avez cliqué sur “Valider”, vous allez voir apparaître la fenêtre “Générer une opportunité? Oui / Non” (dans cet exemple, il n’y aura pas de génération d’une opportunité).

  4. Cliquez sur “Propriétés”. Le lead scoring attribué auparavant sera reflété dans cette section.

  5. En outre, dans les “Propriétés” vous pouvez consulter le type de tiers et le changer (Prospect / Client / Fournisseur / Tiers interne / Factor). Lors de la conversion de la piste, le tiers par défaut sera défini comme “Prospect”.

1.1. Sur la fiche d’une piste, cliquez sur le bouton “Convertir”. Deux possibilités vont se présenter: “Créer un nouveau tiers” et “Créer un nouveau contact”. Sachez que si vous cliquez sur “Créer un nouveau tiers”, vous allez pouvoir choisir la deuxième option, “Sélectionner un tiers existant”. En outre, si vous cliquez sur “Créer un nouveau contact”, vous allez pouvoir sélectionner parmi “Pas de création de contact” / “Créer un nouveau contact” / “Sélectionner un contact existant”. Dans cet exemple, lors de la conversion de la piste, les options “Créer un nouveau tiers” et “Créer un nouveau contact” ont été sélectionnées. Cliquez sur “Valider” afin de créer le Prospect.
1.1. Sur la fiche d’une piste, cliquez sur le bouton “Convertir”. Deux possibilités vont se présenter: “Créer un nouveau tiers” et “Créer un nouveau contact”. Sachez que si vous cliquez sur “Créer un nouveau tiers”, vous allez pouvoir choisir la deuxième option, “Sélectionner un tiers existant”. En outre, si vous  cliquez sur “Créer un nouveau contact”, vous allez pouvoir sélectionner parmi “Pas de création de contact” / “Créer un nouveau contact” / “Sélectionner un contact existant”. Dans cet exemple, lors de la conversion de la piste, les options “Créer un nouveau tiers” et “Créer un nouveau contact” ont été sélectionnées. Cliquez sur “Valider” afin de créer le Prospect.
1.2. Lors de la conversion de la piste, l’ensemble des informations sur la fiche de la piste sera repris. Cliquez sur “Propriétés”. Le lead scoring attribué auparavant sera reflété dans cette section. En outre, dans les “Propriétés” vous pouvez consulter le type de tiers et le changer (Prospect / Client / Fournisseur / Tiers interne / Factor). Lors de la conversion de la piste, le tiers par défaut sera défini comme “Prospect”.
1.2. Lors de la conversion de la piste, l’ensemble des informations sur la fiche de la piste sera repris. Cliquez sur  “Propriétés”. Le lead scoring attribué auparavant sera reflété dans cette section. En outre, dans les “Propriétés” vous pouvez consulter le type de tiers et le changer (Prospect / Client / Fournisseur / Tiers interne / Factor). Lors de la conversion de la piste, le tiers par défaut sera défini comme “Prospect”.

Exemple # 2 : convertir une piste, l’option “Gérer les statuts sur les prospects” active

Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer → activez la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects”.

Sauvegardez et pensez à rafraîchir le navigateur une fois que cette option a été activée.

  1. Ouvrez une fiche de la piste.

  2. Cliquez sur “Convertir”.

  3. Sur la fenêtre “Convertir piste”, un nouveau champ “Statut tiers” a été ajouté suite à l’activation de la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects”.

  4. Définissez un statut (À traiter / Qualification marketing / Qualification commerciale / Nurturing / Gagné / Perdu). Le fait d’activer la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects” vous permet de gérer les statuts sur une fiche prospect de façon identique à celle d’une fiche piste.

  5. Sur une fiche du Prospect vous allez retrouver les statuts identiques à ceux de la fiche de la piste grâce à la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects”. Vous pouvez également passer d’un statut à l’autre.

  6. La fiche est considérée comme “Prospect” jusqu'au changement au statut “Gagné”. Une fois que le Prospect a été gagné, il devient client.

  7. Sachez que pour le changement de statut au statut “Gagné” ou “Perdu” sur une fiche du prospect il suffit de simplement cliquer sur le statut souhaité contrairement à la fiche de la piste.

info

Comme pour les fiches des pistes, il est également possible de personnaliser les statuts pour les prospects au menu “Statuts Prospect” (CRM→ Configuration → Statuts personnalisés → Statuts Prospect). Ensuite, définissez quel statut correspond à quoi par défaut dans la partie “Configuration des statuts des prospects” (Config applicative → CRM, configurer → Configuration des statuts des prospects).

1.1. Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer → activez la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects”.
1.1. Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer → activez la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects”.
1.2. Ouvrez une fiche de la piste. Cliquez sur Convertir. Sur la fenêtre “Convertir piste”, un nouveau champ “Statut tiers” a été ajouté suite à l’activation de la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects”. Définissez un statut.
1.2. Ouvrez une fiche de la piste. Cliquez sur Convertir. Sur la fenêtre “Convertir piste”, un nouveau champ “Statut tiers” a été ajouté suite à l’activation de la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects”. Définissez un statut.
1.3. Sur une fiche du Prospect vous allez retrouver les statuts comme sur la fiche de la piste grâce à la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects”.
1.3. Sur une fiche du Prospect vous allez retrouver les statuts comme sur la fiche de la piste grâce à la fonctionnalité  “Gérer les statuts sur les prospects”.
1.4. Si vous cliquez sur le statut “Gagné” sur une fiche du prospect, la fiche devient automatiquement un Client.
1.4. Si vous cliquez sur le statut “Gagné” sur une fiche du prospect, la fiche devient automatiquement un Client.

Les contacts

Gérez vos contacts depuis le module CRM.

Accès : CRM → Suivi client → Contacts

1.1. Gérez vos contacts depuis le module CRM. Accès : CRM → Suivi client → Contacts. Ici, le menu Contacts est en vue Cards.
1.1. Gérez vos contacts depuis le module CRM. Accès : CRM → Suivi client → Contacts. Ici, le menu Contacts est en vue Cards.

Gérer les contacts

Dans le menu “Contacts” vous allez pouvoir changer parmi plusieurs vues : la vue Cards / la vue Liste / la vue formulaire (form).

Vue formulaire

  1. Ouvrez une fiche du contact.

  2. Consultez les différents onglets en bas de la fiche. Par exemple, dans l’onglet “Coordonnées” vous allez trouver les coordonnées du contact. Ces coordonnées sont héritées depuis la fiche de la piste convertie.

  3. Dans l’onglet “Devis / commandes” vous allez trouver les devis et commandes qui sont rattachés au tiers du contact.

  4. Dans l’onglet “Tiers” vous allez trouver tous les tiers attachés.

  5. Sur la fiche, dans la partie rôle, cliquez sur l’icône de la loupe et donnez un rôle au contact. Les rôles permettent de catégoriser les contacts au sein de la même société. Les rôles sont configurés dans CRM → Configuration → Rôle.

  6. Contacts liés : dans ce tableau, trouvez des contacts liés. C’est-à-dire, ce sont des contacts qui partagent le même domaine email. Par exemple, la fiche du contact ouverte a pour email dans ces coordonnées “l.michel@apollo.fr”. Les contacts liés vont également être associés au domaine email appollo.fr. Par conséquent, les contacts qui font partie de la même organisation, sont regroupés dans le tableau “Contacts liés”.

  7. Référence : est le numéro du tiers. Elle se trouve à droite dans la partie “Configurations”.

  8. Localisation : localisation correspond au pays sélectionné et sa langue d’usage. Ce champ est très important car la langue choisie sera la langue utilisée lors de la génération des différents documents.

attention

Pour l’instant, les seules langues qui peuvent être utilisées lors de la génération des documents, sont Anglais et Français.

  1. “Propriétaire du compte” : l’utilisateur en charge de ce compte qui va effectuer le suivi (le plus souvent un commercial).

  2. ”Equipe” : associez le contact à une équipe.

  3. ”Société” : associez le contact à une ou plusieurs sociétés.

  4. Outils : Voir relance client. Vous trouverez ici les relances clients liées à votre contact.

  5. Rapport : Enveloppe permet d’imprimer l’adresse afin d’envoyer une lettre au contact.

1.1. CRM → Suivi client → Contacts. Ici, la fiche du contact en vue formulaire. Dans l’onglet “Devis / commandes” vous allez trouver les devis et commandes qui sont rattachés au tiers du contact. Dans l’onglet “Tiers” vous allez trouver tous les tiers attachés.
1.1. CRM → Suivi client → Contacts. Ici, la fiche du contact en vue formulaire. Dans l’onglet “Devis / commandes” vous allez trouver les devis et commandes qui sont rattachés au tiers du contact. Dans l’onglet “Tiers” vous allez trouver tous les tiers attachés.
1.2. Sur la fiche, dans la partie rôle, cliquez sur l’icône de la loupe et donnez un rôle au contact. Les rôles sont configurés dans CRM → Configuration → Rôle.
1.2. Sur la fiche, dans la partie rôle, cliquez sur l’icône de la loupe et donnez un rôle au contact. Les rôles sont configurés dans CRM → Configuration → Rôle.
1.3. Il est possible de configurer un rôle. Les rôles sont configurés dans CRM → Configuration → Rôle.
1.3. Il est possible de configurer un rôle. Les rôles sont configurés dans CRM → Configuration → Rôle.
1.4. Contacts liés. C’est-à-dire, ce sont des contacts qui partagent le même domaine email et ils font partie de la même organisation.
1.4. Contacts liés. C’est-à-dire, ce sont des contacts qui partagent le même domaine email et ils font partie de la même organisation.
1.5. Configurations sur la fiche d’un contact.
1.5. Configurations sur la fiche d’un contact.
1.6. Outils, Voir relance client : vous trouverez ici les relances clients liées à votre contact. Rapport : Enveloppe permet d’imprimer l’adresse afin d’envoyer une lettre au contact.
1.6. Outils, Voir relance client : vous trouverez ici les relances clients liées à votre contact. Rapport : Enveloppe permet d’imprimer l’adresse afin d’envoyer une lettre au contact.

Vérifier, fusionner les doublons des contacts

En vue liste, vous allez pouvoir vérifier et fusionner les doublons. Le fonctionnement est le même que pour les fiches pistes.

  • ”Vérifier doublons” : ce bouton vous permet de vérifier l’existence des doublons.

  • ”Fusionner doublons” : ce bouton vous permet de fusionner les doublons.

  1. Trouvez un doublon en cliquant sur “Vérifier doublons”.

  2. Sélectionnez les deux fiches contact et cliquez sur Fusionner doublons.

  3. Ensuite, sélectionnez quelle fiche sera l’original sur la fenêtre “Fusionner doublons”.

  4. Sur cette fenêtre, une fois que vous avez sélectionné l’original, cliquez sur le bouton “Fusionner doublons”.

1.1. Dans le menu “Contacts”, en vue liste, il est possible de vérifier et fusionner les doublons en cliquant sur les boutons en haut.
1.1. Dans le menu “Contacts”, en vue liste, il est possible de vérifier et fusionner les doublons en cliquant sur les boutons en haut.
1.2. Fiche Contact. Le système avertit lorsque la nouvelle fiche est un doublon en affichant le message “Il y a déjà un contact avec ce nom”.
1.2. Fiche Contact. Le système avertit lorsque la nouvelle fiche est un doublon en affichant le message “Il y a déjà un contact avec ce nom”.
1.3. Dans le menu “Contacts”, en vue liste, trouvez un doublon en cliquant sur “Vérifier doublons”. Sélectionnez la fiche contact et son doublon et cliquez sur Fusionner doublons. Ensuite, sélectionnez quelle fiche sera l’original sur la fenêtre “Fusionner doublons”. Sur cette fenêtre, une fois que vous avez sélectionné l’original, cliquez sur le bouton “Fusionner doublons”. Le système gardera que l'original.
1.3. Dans le menu “Contacts”, en vue liste, trouvez un doublon en cliquant sur “Vérifier doublons”. Sélectionnez la fiche contact et son doublon et cliquez sur Fusionner doublons. Ensuite, sélectionnez quelle fiche sera l’original sur la fenêtre “Fusionner doublons”. Sur cette fenêtre, une fois que vous avez sélectionné l’original, cliquez sur le bouton “Fusionner doublons”. Le système gardera que l'original.

Fiche Prospect

info

Depuis la v.7.1., la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects” a été ajoutée.

Si la fonctionnalité “Gérer les statuts sur les prospects” est activée (Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer → Gérer les statuts sur les prospects), il sera possible de passer d’un statut à l’autre sur la fiche prospect comme si c’était une piste.

Il est également possible de personnaliser les statuts dans le menu “Statuts personnalisés” (CRM → Configuration → Statuts personnalisés → Statuts prospects).

  1. Comme sur la fiche contact, il est possible de renseigner les informations générales sur la fiche prospect, ainsi que d’ajouter des contacts.

  2. Dans l’onglet Informations, renseignez l’adresse. En fonction de la nature de l’adresse, il est possible d’attribuer un type à une adresse en cliquant sur l’une des icônes qui se trouvent sur le champ “Adresses”.

  • L’icône de facture (IMAGE) : définissez l’adresse comme une adresse de facturation ;

  • L’icône de caddy (IMAGE) : définissez l’adresse comme une adresse de livraison ;

  • L’icône d'étoile (IMAGE) : définissez cette adresse comme l’adresse par défaut.

En outre, dans la partie “Adresse”, cliquez sur le bouton + afin d’ajouter une nouvelle ligne d’adresse. Sur le champ lui-même, à droite à côté des icônes qui vous permettent de définir la nature de l’adresse, cliquez sur un autre + afin d’ouvrir la fenêtre de configuration de l’adresse. Renseignez les détails.

  1. Assigné à : cette notion est récupérée directement depuis la piste. Permet de savoir quel collaborateur est le propriétaire / référant de ce compte, ou quelle équipe est responsable de ce compte.

  2. Si vous travaillez en multisociété, assignez une société sur le champ “Société” à ce client afin de pouvoir partager le référentiel. Lorsque vous travaillez en multisociété, le système remplit automatiquement le champ avec la société principale de l'utilisateur actif. Mais il existe aussi la possibilité d'ajouter d'autres sociétés du groupe pour partager le référentiel entre plusieurs sociétés. L'intérêt est d'éviter d'avoir à créer plusieurs fiches pour un même prospect/client.

Par contre, si vous souhaitez garder un référentiel séparé, il faut fonctionner comme en monosociété et ne rattacher le prospect/client qu'à une seule société. Si vous travaillez en mono société, le champ “Société” sera rempli automatiquement avec la société active.

  1. L’onglet Activité : retrouvez toutes les actions liées à la fiche prospect dans cet onglet. Il est possible de consulter “Activité récente” et “Activité passé”.
info

Si vous souhaitez pouvoir gérer les campagnes marketing sur la fiche prospect, il est nécessaire d’installer le module Marketing.

  1. ”Outils - Générer un projet” : permet de générer un projet qui sera rattaché au prospect et si ce prospect est converti, par la suite au client
astuce

Il est également possible de gérer les doublons sur les prospects. Dans la vue liste, cliquez sur ”Outils” et ensuite cliquez sur “Vérifier doublons” et “Fusionner doublons”.

1.1. Dans l’onglet Informations, renseignez l’adresse. En fonction de la nature de l’adresse, il est possible d’attribuer un type à une adresse en cliquant sur l’une des icônes qui se trouvent sur le champ “Adresses”. L’icône de facture : définissez l’adresse comme une adresse de facturation. L’icône de caddy : définissez l’adresse comme une adresse de livraison. L’icône d'étoile : définissez cette adresse comme l’adresse par défaut.
1.1. Dans l’onglet Informations, renseignez l’adresse. En fonction de la nature de l’adresse, il est possible d’attribuer un type à une adresse en cliquant sur l’une des icônes qui se trouvent sur le champ “Adresses”. L’icône de facture : définissez l’adresse comme une adresse de facturation. L’icône de caddy : définissez l’adresse comme une adresse de livraison. L’icône d'étoile : définissez cette adresse comme l’adresse par défaut.

Les catalogues

Introduction

Il est nécessaire d’activer les catalogues (par défaut cette option est désactivée).

Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer → activez “Gérer les catalogues”

L’entrée de menu “Catalogue” va apparaître dans le menu CRM.

1.1. Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer → activez “Gérer les catalogues”. Par défaut, cette option est désactivée.
1.1. Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer → activez “Gérer les catalogues”. Par défaut, cette option est désactivée.
astuce

Accès : CRM → Catalogues → ouvrez la liste des catalogues en vue Cards.

Une fiche du catalogue en vue Cards possède le bouton “Afficher le PDF”. Le fait de cliquer sur ce bouton permet d’afficher le catalogue qui a été importé sur un catalogue en particulier. En outre, il est possible de télécharger ce PDF une fois que vous avez cliqué sur “Afficher”.

Un catalogue en vue liste vous permet de cliquer sur le lien du pdf et de le télécharger directement.

1.2. Accès : CRM → Catalogues → ouvrez la liste des catalogues en vue Cards. Une fiche du catalogue en vue Cards possède le bouton “Afficher le PDF”. Le fait de cliquer sur ce bouton permet d’afficher le catalogue qui a été importé. En outre, il est possible de télécharger ce PDF une fois que vous avez cliqué sur “Afficher le PDF”.
1.2. Accès : CRM → Catalogues → ouvrez la liste des catalogues en vue Cards. Une fiche du catalogue en vue Cards possède le bouton “Afficher le PDF”. Le fait de cliquer sur ce bouton permet d’afficher le catalogue qui a été importé. En outre, il est possible de télécharger ce PDF  une fois que vous avez cliqué sur “Afficher le PDF”.
1.3. Un catalogue en vue liste vous permet de cliquer sur le lien du pdf et de le télécharger directement.
1.3. Un catalogue en vue liste vous permet de cliquer sur le lien du pdf et de le télécharger directement.

Créer un type de catalogue

Accès : CRM → Configuration → Types de catalogues

  1. Ouvrez le menu “Type de catalogues”.

  2. Cliquez sur + afin de créer un nouveau type de catalogue.

  3. Sauvegardez les modifications apportées.

1.1. Ouvrez le menu “Type de catalogues”. Cliquez sur + afin de créer un nouveau type de catalogue. Sauvegardez les modifications apportées.
1.1. Ouvrez le menu “Type de catalogues”. Cliquez sur + afin de créer un nouveau type de catalogue. Sauvegardez les modifications apportées.

Fiche Catalogue : créer, télécharger et envoyer un catalogue

  1. Sur la fiche du catalogue vous pouvez importer un pdf.

  2. En outre, vous pouvez afficher ce pdf en cliquant sur le bouton “Afficher pdf” une fois que le catalogue en pdf a été importé.

  3. Sur le champ “Type de catalogue”, renseignez le type de catalogue.

  4. Ajoutez un logo en important une image.

  5. Ajoutez une description au catalogue.

  6. ”Outils - Envoyer email” : cliquez sur Outils et ensuite sélectionnez “Envoyer un email” afin d’envoyer un email qui contiendra le catalogue aux contacts sélectionnés.

  • Une fois que vous avez cliqué sur “Envoyer email”, la fenêtre “Catalogue” va s’ouvrir ;

  • Assurez-vous que sur le champ “Modèle”, un modèle “Envoi catalogue” a été sélectionné.

  • Si vous avez renseigné des adresses emails sur les fiches contactes, vous allez pouvoir envoyer un email via votre compte SMTP.

  • Sélectionnez la liste des contacts auxquels vous souhaitez envoyer le catalogue. Cliquez sur “Valider”.

1.1. La fiche du catalogue (vue formulaire). Importez un pdf en cliquant sur le bouton dédié. En outre, vous pouvez afficher et ensuite télécharger le pdf en cliquant sur le bouton “Afficher le pdf”.
1.1. La fiche du catalogue (vue formulaire). Importez un pdf en cliquant sur le bouton dédié. En outre, vous pouvez afficher et ensuite télécharger le pdf en cliquant sur le bouton “Afficher le pdf”.
1.2. Sur la fiche du catalogue, cliquez sur Outils et ensuite sélectionnez “Envoyer un email” afin d’envoyer un email avec le catalogue aux contacts sélectionnés.
1.2. Sur la fiche du catalogue, cliquez sur Outils et ensuite sélectionnez “Envoyer un email” afin d’envoyer un email avec le catalogue aux contacts sélectionnés.
1.3. Une fois que vous avez cliqué sur “Envoyer email”, la fenêtre “Catalogue” va s’ouvrir. Assurez-vous que sur le champ “Modèle”, un modèle “Envoi catalogue” a été sélectionné. Sélectionnez la liste des contacts auxquels vous souhaitez envoyer le catalogue. Cliquez sur Valider.
1.3. Une fois que vous avez cliqué sur “Envoyer email”, la fenêtre “Catalogue” va s’ouvrir. Assurez-vous que sur le champ “Modèle”, un modèle “Envoi catalogue” a été sélectionné. Sélectionnez la liste des contacts auxquels vous souhaitez envoyer le catalogue. Cliquez sur Valider.

Les opportunités

Introduction

Une opportunité c'est la déclaration d'une opportunité de vente avec un prospect ou un client. Une opportunité sert à indiquer qu'un prospect est potentiellement intéressé par un produit/service, mais sans avoir un faire un devis. L'opportunité d'avoir une vision du pipeline commercial. Il peut y avoir plusieurs opportunités rattachées à un même tiers.

Accès : CRM → Opportunités → Mes opportunités / Opportunités ouvertes / Opportunités fermées

  • Il est possible de créer des opportunités depuis les pistes, les prospects et les contacts.

  • Il est également possible de créer une opportunité directement depuis le menu “Opportunités”.

  • Les statuts fonctionnent de la même manière que sur les pistes et les prospects.

Statuts personnalisés Opportunité

Accès : CRM → Configuration → Statuts personnalisés → Statuts opportunité

  1. Dans ce menu vous allez retrouver les six statuts dynamiques, présents sur la fiche de l’opportunité (À traiter / Qualification marketing / Qualification commerciale / Nurturing / Converti / Perdu).

  2. Sachez qu' il est possible de faire du drag & drop et ainsi changer l’ordre de positionnement de chaque statut.

  3. Cliquez sur un statut afin de le renommer et sauvegardez-le.

  4. Décidez si ces statuts de l’opportunité sont ouverts ou fermés. Cela va vous permettre de retrouver les opportunités avec ce statut dans le menu “opportunités ouvertes” ou “opportunités fermées”.

  5. Une fois que vous avez fini de réarranger les statuts opportunités, ouvrez les configurations du CRM.

  6. Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer.

Dans les “Configurations des statuts d’opportunités”, définissez à quoi correspond chaque statut, par exemple quel statut sera le nouveau statut par défaut. Des statuts Nouveau, Converti et Perdu sont indiqués dans les mêmes champs par défaut, mais ils sont personnalisables.

Les opportunités possèdent un statut en plus, celui de Proposition. Ce statut peut être personnalisé dans le champ “Étape de proposition commerciale”.

1.1. Accès : CRM → Configuration → Statuts personnalisés → Statuts opportunité. Dans ce menu vous allez retrouver les six statuts standards présents sur la fiche de l’opportunité. Sachez qu' il est possible de faire du drag & drop et ainsi changer l’ordre de positionnement de chaque statut. Cliquez sur un statut afin de le renommer et sauvegardez-le. Décidez si ces statuts de l’opportunité sont ouverts ou fermés. Ce fait va vous permettre de retrouver les opportunités avec ce statut dans le menu “opportunités ouvertes” ou “opportunités fermées”.
1.1. Accès : CRM → Configuration → Statuts personnalisés → Statuts opportunité.  Dans ce menu vous allez retrouver les six statuts standards présents sur la fiche de l’opportunité. Sachez qu' il est possible de faire du drag & drop et ainsi changer l’ordre de positionnement de chaque statut. Cliquez sur un statut afin de le renommer et sauvegardez-le. Décidez si ces statuts de l’opportunité sont ouverts ou fermés. Ce fait va vous permettre de retrouver les opportunités avec ce statut dans le menu “opportunités ouvertes” ou “opportunités fermées”.
1.2. Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer. Dans les “Configurations des statuts d’opportunités”, définissez à quoi correspond chaque statut, par exemple quel statut sera le nouveau statut par défaut. Des statuts Nouveau, Converti et Perdu sont indiqués dans les mêmes champs par défaut, mais ils sont personnalisables.
1.2. Accès : Config applicative → Gestion des applications → CRM, configurer.  Dans les “Configurations des statuts d’opportunités”, définissez à quoi correspond chaque statut, par exemple quel statut sera le nouveau statut par défaut. Des statuts Nouveau, Converti et Perdu sont indiqués dans les mêmes champs par défaut, mais ils sont personnalisables.

Opportunités ouvertes

Fiche opportunité

Sur la fiche d’une opportunité ouverte, passez d’un statut à l’autre en cliquant sur le statut. Parmi les statuts opportunités, vous trouverez le statut “Proposition” en plus, propre aux opportunités.

  • ”Scoring opportunité” : le scoring opportunité est similaire au Lead scoring d’une piste. Le but du “Scoring opportunité” est de pouvoir donner une note sur cinq étoiles à une opportunité en termes d'intérêt commercial (par exemple, une étoile signifie “cette opportunité est faiblement intéressante”, et cinq étoiles signifient “cette opportunité est très intéressante”). Par la suite, “Scoring opportunité” permet de vite identifier visuellement les opportunités les plus intéressantes.

  • ”Probabilité” : indiquez le taux de probabilité de réussite pour une opportunité.

  • ”Outils - Créer un devis” : lorsque vous cliquez sur “Outils” et ensuite vous cliquez sur “Créer un devis”, l’opportunité se mettra automatiquement en statut “Proposition”. Une fois que vous avez créé un devis client, il est possible de le retrouver dans l’onglet “Devis / commande client”.

  • ”Montant” : indiquez ici le montant approximatif.

  • ”Au mieux” : indiquez ici le montant maximal attendu.

  • ”Au pire” : indiquez ici le montant minimal attendu.

  • ”Référence” : quand une opportunité est créée depuis un contact ou un client, ces données seront transmises directement dans les champs “Client/Prospect” et “Contact”. Si ces champs sont vides, il est possible d’y rattacher un client et un contact manuellement.

  • ”Description” : ajoutez une description.

  • ”Onglet Événements” : créez un événement directement depuis la fiche opportunité. En outre, il est possible de créer en événement en cliquant sur “Outils” et ensuite en cliquant sur “Événement planifié”.

1.1. ”Outils - Créer un devis” : lorsque vous cliquez sur “Outils” et ensuite vous cliquez sur “Créer un devis”, l’opportunité se mettra automatiquement en statut “Proposition”. Une fois que vous avez créé un devis client, il est possible de le retrouver dans l’onglet “Devis / commande client”.
1.1. ”Outils - Créer un devis” : lorsque vous cliquez sur “Outils” et ensuite vous cliquez sur “Créer un devis”, l’opportunité se mettra automatiquement en statut “Proposition”. Une fois que vous avez créé un devis client, il est possible de le retrouver dans l’onglet “Devis / commande client”.
1.2. Fiche Opportunité.
1.2. Fiche Opportunité.
1.3. Onglet Evénements : créez un événement directement depuis la fiche opportunité. En outre, il est possible de créer en événement en cliquant sur “Outils” et ensuite en cliquant sur “Événement planifié”.
1.3. Onglet Evénements : créez un événement directement depuis la fiche opportunité. En outre, il est possible de créer en événement en cliquant sur “Outils” et ensuite en cliquant sur “Événement planifié”.

Fermer l’opportunité manuellement

Afin de fermer l’opportunité manuellement, il suffit de cliquer sur le statut “fermée gagnée” ou “fermée perdue” sur la fiche de l’opportunité.

Fermer l’opportunité lorsque l’une des commandes liées est confirmée

Accès : Config applicative → Gestion des applications → Ventes, configurer → activez “Fermer l’opportunité lorsque l’une des commandes liées est confirmée”.

Le fait d’activer cette fonctionnalité permet de faire passer automatiquement une opportunité au statut “Fermée gagnée” quand un devis lié à cette opportunité vient d’être confirmé.

1.1. Accès : Config applicative → Gestion des applications → Ventes, configurer → activez “Fermer l’opportunité lorsque l’une des commandes liées est confirmée”.
1.1. Accès : Config applicative → Gestion des applications → Ventes, configurer → activez “Fermer l’opportunité lorsque l’une des commandes liées est confirmée”.
1.2. Le fait d’activer cette fonctionnalité permet de faire passer automatiquement une opportunité au statut “Fermée gagnée” quand un devis lié à cette opportunité vient d’être confirmé.
1.2. Le fait d’activer cette fonctionnalité permet de faire passer automatiquement une opportunité au statut “Fermée gagnée” quand un devis lié à cette opportunité vient d’être confirmé.

Opportunités fermées

Accès : CRM → Opportunités → Opportunités fermées

Trouvez les opportunités fermées au menu “Opportunités fermées”.

Les opportunités fermées en rouge sont des opportunités perdues, tandis que les opportunités en vert sont des opportunités gagnées.

attention

Le système effectue un contrôle lorsque un prospect a plusieurs opportunités. Par exemple, un prospect (Bourgeois Industrie) est lié aux deux opportunités ouvertes. Par la suite, l’une de cette opportunité passe au statut “gagnée fermée”. Le système automatiquement va proposer de fermer l’autre opportunité.

Ce contrôle concerne seulement les prospects, et pas les clients.

1.1. Accès : CRM → Opportunités → Opportunités fermées. Les opportunités fermées en rouge sont des opportunités perdues, tandis que les opportunités en vert sont des opportunités gagnées.
1.1. Accès : CRM → Opportunités → Opportunités fermées.  Les opportunités fermées en rouge sont des opportunités perdues, tandis que les opportunités en vert sont des opportunités gagnées.

Les évènements

Il est possible de créer un événement depuis les fiches Piste, Prospect, Contact et Opportunité. Simplement cliquez sur l'onglet “Evènements”, et ensuite procédez à la création d’un événement.

Soit, créez un événement depuis le menu “Evénements”. Dans ce cas, il faudra rattacher l’événement à une fiche déjà existante.

Par défaut, quatre types d’événement sont disponibles sur une fiche depuis l’onglet “Evènement” :

  • Un rendez-vous.

  • Un appel.

  • Une tâche.

  • Une note.

Cependant, il reste possible de créer des nouvelles catégories dans le menu “Catégories d'événements”.

1.1. Onglet Événement (pour les fiches Piste, Prospect, Contact et Opportunité).
1.1. Onglet Événement (pour les fiches Piste, Prospect, Contact et Opportunité).

Catégories d’événements

Accès : CRM → Configuration → Catégories d’événements

Dans la liste “Catégories d’événements”, vous y trouverez quelques catégories par défaut. Il est toujours possible de créer une nouvelle catégorie en cliquant sur +.

1.1. Accès : CRM → Configuration → Catégories d’événements. Vous y trouverez quelques catégories par défaut. Il est toujours possible de créer une nouvelle catégorie.
1.1. Accès : CRM → Configuration → Catégories d’événements. Vous y trouverez quelques catégories par défaut. Il est toujours possible de créer une nouvelle catégorie.
  1. Cliquez sur + afin de créer une nouvelle catégorie.

  2. Renseignez le Nom et le Code.

  3. Sélectionnez le type d’événement. Sachez que les types d’événements ne peuvent pas être personnalisés. Sélectionnez parmi : Événement / Note / Appel / Réunion.

  4. Tâche / Absence. Chaque type correspond à un processus.

  5. Sauvegardez les modifications apportées.

1.2. Cliquez sur + afin de créer une nouvelle catégorie.
1.2. Cliquez sur + afin de créer une nouvelle catégorie.

Créer un évènement

info

Les événements peuvent se créer de plusieurs manières : depuis la fiche prospect ou contact, ou soit depuis la fiche client ou directement depuis l’entrée de menu Évènements. Sachez qu’il faudra ensuite attacher cet événement à une fiche, tandis que la création d’un Événement depuis une fiche l’attache directement.

attention

Afin de pouvoir créer un événement sur une fiche, il est nécessaire de renseigner les champs “Clients/Prospects” et “Contact”.

Dans l’exemple, un événement a été créé sur une fiche de l’opportunité.

  1. Sur une fiche (ici, une fiche de l’opportunité) cliquez sur l’onglet “Evénements”.

  2. Ensuite, cliquez par exemple sur “Créer un rendez-vous”.

  3. Une fenêtre “Événements” va s’ouvrir.

  4. Sélectionnez le type d’événement : Réunion / Appel / Note / Tâche.

  5. Pour certains événements, il sera possible de définir un statut : Planifié / Réalisé / Annulée.

  6. Les champs “Tiers” et “Contact” seront automatiquement remplis car ces champs reprennent les informations qui ont été renseignées sur la fiche.

  7. Dans la partie “Suivi”, le champ “Assigné à” sera automatiquement rempli, mais il est toujours possible de changer la personne assignée.

  8. Sélectionnez une catégorie. Cette catégorie vous permet de trier les événements. Par exemple, pour une Réunion, vous allez pouvoir sélectionner parmi Evenementiel / Formation / Rdv client / Rdv fournisseur / Réunion interne.

  9. Récurrence : ajoutez une récurrence si c’est un événement récurrent.

  10. Onglet “Description” : ajoutez une description.

  11. Onglet “Organisation” : il s’agit des informations géographiques.

  12. Onglet “Informations” : renseignez les informations concernant la visibilité semblable à celle des agendas.

  13. Dans la partie “Invités”, ajoutez un invité. Par la suite, vous pouvez renseigner le statut afin de définir si les invités seront présents ou non. Sélectionnez parmi : Oui / Non / Peut-être. Dans le cas de synchronisation avec un agenda personnel (google ou Microsoft 365), ces informations seront récupérées automatiquement.

  14. Si le Module Marketing a été installé, les Campagnes Marketing deviennent actives. Il devient donc possible de rattacher les campagnes Marketing.

  15. ”Relié à” : dans ce champ, il est possible de relier l'événement à une autre fiche (Tiers / contact, mais aussi un Devis ou une Commande, voire un autre Événement).

  16. Il est également possible de créer un rappel. Consultez la partie “Créer un rappel” et “Configurer des modèles de mails pour les rappels”.

info

Grâce au Connecteur Google et Office 365, il sera possible de synchroniser les données de l’agenda et ainsi faire migrer les données des événements sur AOS.

astuce

Les événements existants ou passés peuvent être consultés dans l’onglet “Événements”. Pour un événement existant il est possible de cliquer sur le bouton ‘Fait” ou “Annuler” afin de signaler que l'événement a eu lieu, soit a été annulé.

De cette façon, le statut de l'événement change sur la page de configuration de l’événement. Par exemple, du “Planifié” le statut peut passer au “Annulé”.

1.1. Page de création d’un événement.
1.1. Page de création d’un événement.
1.2. Les événements existants peuvent être consultés dans l’onglet “Événements”. Le fait de cliquer sur le bouton “Fait” ou “Annuler” change par la suite le statut de cet événement. Par exemple, l'événement peut passer au statut “Réalisé” ou “Annulé”.
1.2. Les événements existants peuvent être consultés dans l’onglet “Événements”. Le fait de cliquer sur le bouton “Fait” ou “Annuler” change par la suite le statut de cet événement. Par exemple, l'événement peut passer au statut “Réalisé” ou “Annulé”.

Événement récurrent

En outre, l’utilisateur peut configurer des événements récurrents, comme des Réunions de suivi par exemple. Cliquez sur “Créer une réunion” → ensuite sur la fenêtre “Événement” cliquez sur “+Nouveau” dans le champ “Récurrence” dans la partie Caractéristiques. Ensuite, une nouvelle fenêtre “Assistant récurrence” va s’ouvrir. Sur la page “Assistant récurrence”, configurez la récurrence qui vous intéresse.

  1. Sélectionnez dans le champ “Récurrence” la fréquence du rappel (par exemple, chaque semaine / jour).

  2. Dans le champ “Répéter chaque...” indiquez le nombre (par exemple “répéter chaque deux semaines).

  3. Sélectionnez le jour dans le champ “Répéter le Dimanche / Lundi / Mardi / Mercredi / Jeudi / Vendredi / Samedi”.

  4. Nombre de répétitions : indiquez un nombre de répétitions dans leur totalité (par exemple 5, cela voudra dire qu'il y aura 5 répétitions au total).

  5. Sélectionnez comment vous souhaitez terminer l'événement récurrent. Sélectionnez soit “terminer après n répétitions”, soit “terminer à la date”.

  6. En bas de la page, l’utilisateur voit le résumé sur la récurrence suite à la configuration effectuée (Chaque semaine le lundi, 5 fois).

1.1. Cliquez sur “Créer une réunion” → ensuite sur la fenêtre “Événement” cliquez sur “+Nouveau” dans le champ “Récurrence” dans la partie Caractéristiques. Ensuite, une nouvelle fenêtre “Assistant récurrence” va s’ouvrir. Dans cette fenêtre, configurez un événement récurrent.
1.1. Cliquez sur “Créer une réunion” → ensuite sur la fenêtre “Événement” cliquez sur “+Nouveau” dans le champ “Récurrence” dans la partie Caractéristiques. Ensuite, une nouvelle fenêtre “Assistant récurrence” va s’ouvrir. Dans cette fenêtre, configurez un événement récurrent.

Configurer des modèles de mails pour les rappels

Accès : Config applicative → Message → Modèles → créez un nouveau Modèle pour les rappels

  1. Au menu “Modèles”, cliquez sur + afin de créer un nouveau modèle.

  2. Renseignez le nom.

  3. Sélectionnez un type de média. Dans l’exemple c’est un rappel de type Email.

  4. Renseignez le modèle dans le champ “Modèle”. Il est nécessaire de renseigner le modèle “EventReminder”. Ce modèle permet de créer des rappels pour les événements.

  5. Il n’est pas obligatoire d’ajouter des destinataires car pour un modèle de rappel, le système va utiliser les emails des invités qui ont été renseignés pendant la configuration d’un événement sur une fiche.

  6. Dans la partie contenu, renseignez un sujet.

  7. Ajoutez une signature si il y a besoin.

  8. Sauvegardez.

1.1. Création d’un modèle de message.
1.1. Création d’un modèle de message.
1.2. Création d’un modèle de message.
1.2. Création d’un modèle de message.

Créer un rappel

  1. Sur une fiche (ici, une fiche de l’opportunité) cliquez sur l’onglet “Rappel”.

  2. Onglet ”Rappel” : ici, créez des rappels pour l’événement afin de recevoir X jours avant ou le jour G un mail / une note. Cliquez sur “Créer un nouveau rappel”.

info

Afin de pouvoir envoyer un message de rappel, il est nécessaire de définir un modèle de message.

  1. Sur la fenêtre “Rappel d’événement”, configurez les derniers réglages.
  • Mode de fonctionnement : sélectionnez soit “À la date”, soit “Avant la date de début”.

  • Si le mode de fonctionnement a été défini comme “Avant la date de début”, il faudra renseigner la durée et le type de durée (par exemple, 3 jours avant).

  • Si le mode de fonctionnement a été défini comme “A la date”, sélectionnez la date et l’heure d’envoi.

  • Assigné à : sélectionnez soit “Pour moi”, soit “Pour tous”. Si vous sélectionnez “Pour tous”, ce rappel sera reçu par vous, ainsi que par les invités.

1.1. La page de création d’un rappel. Sélectionnez le mode de fonctionnement (À la date / Avant la date de début). “Assigné à” : sélectionnez soit “Pour moi”, soit “Pour tous”. Si vous sélectionnez “Pour tous”, ce rappel sera reçu par vous, ainsi que par les invités.
1.1. La page de création d’un rappel. Sélectionnez le mode de fonctionnement (À la date / Avant la date de début). “Assigné à” : sélectionnez soit “Pour moi”, soit “Pour tous”. Si vous sélectionnez “Pour tous”, ce rappel sera reçu par vous, ainsi que par les invités.

Les rapports

Accès : CRM → Rapports → sélectionnez un type de rapport dans la liste

Il existe quatre types de rapports :

  1. Appels.

  2. Opportunités.

  3. Piste.

  4. Événement.

Déplacer les graphiques dans un rapport

Les rapports sont standardisés, c’est-à-dire qu' il est impossible de les modifier. Cependant, il est possible de déplacer les différents éléments (les graphiques) dans un rapport en faisant du drag & drop.

1.1. Déplacez les différents éléments (les graphiques) d’un rapport en faisant du drag & drop.
1.1. Déplacez  les différents éléments (les graphiques) d’un rapport en faisant du drag & drop.

Ajouter des colonnes dans un rapport

Ajoutez des éléments d’informations sur la vue Liste uniquement. C’est-à-dire, il est possible d’ajouter des colonnes. Cliquez sur “Nom” → ensuite cliquez sur “Personnaliser” → ajoutez une nouvelle colonne en sélectionnant une colonne sur la page “Colonnes”.

1.1. Dans un rapport, cliquez sur “Nom” → ensuite cliquez sur “Personnaliser” → ajoutez une nouvelle colonne en sélectionnant une colonne sur la page “Colonnes”.
1.1. Dans un rapport, cliquez sur “Nom” → ensuite cliquez sur “Personnaliser” → ajoutez une nouvelle colonne en sélectionnant une colonne sur la page “Colonnes”.

Exporter les données

Cliquez sur l’icône de rouage. Plusieurs actions sont disponibles : Rafraîchir / Cacher la légende / Exporter. Les données que vous exportez sont des données utilisées dans le graphique.

1.1. Cliquez sur l’icône de rouage afin d’exporter les données du graphique.
1.1. Cliquez sur l’icône de rouage afin d’exporter les données du graphique.